Ist es besser, zwei kurze Meetings abzuhalten oder ein größeres, wenn nicht alle an demselben teilnehmen können? [geschlossen]

Ich wurde beauftragt, ein Treffen mit einem Teil meines Teams zu organisieren, bevor ich ein weiteres Treffen mit dem Leiter meiner Abteilung habe. Ich muss von allen Feedback zu bestimmten Fragen erhalten, die mir vorgegeben wurden, und ich brauche Leute, die gemeinsam über diese Fragen nachdenken. Ich habe also ein Doodle eingerichtet, damit ich weiß, wer wann darf. Offensichtlich können nicht alle gleichzeitig und jetzt stehe ich vor einem Dilemma:

  • Einige Mitglieder des Teams haben die Notwendigkeit geäußert, dass das Meeting 2 Stunden dauern sollte, anstatt der 1 Stunde, an die ich gedacht hatte. Ich könnte das Meeting für 2 Stunden ansetzen und 3 Personen verpassen.
  • Oder ich könnte zwei Treffen zu unterschiedlichen Zeiten ansetzen, bei denen einige Leute bei beiden anwesend sein könnten, andere bei nur einem, aber am Ende hätte jeder die Möglichkeit gehabt, sich auszudrücken, und niemand hätte beide Treffen verpasst.

Ich musste noch nie Meetings oder ähnliches organisieren, ich bin mir nicht sicher, wie ich das am besten mache. Ich habe das Gefühl, dass die zweite Idee, obwohl sie fairer ist, verwirrend sein könnte und die Leute eine Sitzung überspringen würden. Aber gleichzeitig möchte ich jedem die Möglichkeit geben, sich zu beteiligen.

Sie wüssten viel besser als wir, wie wichtig es ist, dass alle teilnehmen oder dass die Leute während der gesamten Dauer da sind. Hier gibt es keine Einheitslösung, es hängt davon ab, wessen Input Sie benötigen, wie modular das Meeting ist und wie wichtig Ihnen Inklusion ist.
Ist das der Grund für die Ablehnung? Es ist mir ziemlich wichtig, dass jeder das Gefühl hat, daran teilnehmen zu können, deshalb dachte ich, ich könnte eine alternative Lösung finden, um zwei Meetings zu machen, oder ich könnte lernen, dass das ein No-Go ist
Ok, ich versuche nur zu verstehen, damit ich die Frage besser stellen kann :)

Antworten (2)

Wenn das Meeting nur zum Sammeln von Informationen gedacht ist, müssen nicht alle Personen gleichzeitig im selben Raum sein, da ich davon ausgehe, dass Sie jeweils einer Person zuhören können. In diesem Fall können Sie ihre Agenda verfolgen und die 1-zu-1-Termine planen, wenn sie frei sind.

Sollen sie stattdessen auch kollegial über das Thema diskutieren, dann muss man versuchen, so viel Input wie möglich zu sammeln. Senden Sie MOM für diejenigen, die an einem Teil oder dem gesamten Meeting nicht teilnehmen können, damit sie Feedback zu der getroffenen Entscheidung geben. Stellen Sie sicher, dass der Umfang des Meetings klar ist und warum ihr Beitrag benötigt wird.

MOM steht für Minutes Of Meeting. Es sollte enthalten:

  • Liste der eingeladenen Personen mit Angabe von Anwesenheit/Abwesenheit mit Begründung/Abwesenheit ohne Begründung
  • Zusammenfassung der besprochenen Punkte
  • vereinbarte Aktionen, mit Aktionsinhaber und Termin
  • Folgemaßnahmen (falls erforderlich)
Ich habe die Frage bearbeitet, um die Tatsache hinzuzufügen, dass jeder ein Brainstorming durchführen und "Antworten" auf diese Fragen finden muss
Können Sie erklären, was MOM ist? :)
@Malcolm, Erklärung hinzugefügt

Zwei Stunden sind wahrscheinlich zu lang für ein Meeting wie dieses, Sie verlieren die Aufmerksamkeit der Leute.

Versuchen Sie, so viel wie möglich in eine Stunde zu stecken, und ermutigen Sie die Leute, Feedback per E-Mail zu senden, sammeln Sie dann dieses Feedback oder vereinbaren Sie bei Bedarf eine zweite Sitzung.

2 Stunden und ich werde schläfrig.
Ist es besser, zwei kurze Meetings abzuhalten oder ein größeres, wenn nicht alle an demselben teilnehmen können? [geschlossen]
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