Benötigen Sie Rat bei der Erstellung der Meeting-Agenda

Ich arbeite als Teil eines kleinen Teams an der technischen Produktentwicklung. Ich wurde kürzlich in eine eher strategisch ausgerichtete Rolle befördert. Eine meiner ersten Aufgaben besteht darin, die Tagesordnung für ein wiederkehrendes Meeting, das wir immer hatten, zu „erneuern“. Dies ist ein anständig langes Meeting (~1,5 Stunden), das wöchentlich stattfindet und als Sitzung für unser kleines Team gedacht war, um auf die gleiche Seite zu kommen und zukünftige Schritte zu diskutieren, hat sich aber in der Vergangenheit entweder zu tangentialen Diskussionen oder in einigen Fällen entwickelt , schimpft. Ich möchte mich in meiner neuen Rolle beweisen, aber aufgrund meiner mangelnden Erfahrung würde ich gerne etwas Hilfe dabei haben, herauszufinden, wie ich meine Veränderung gestalten sollte.

Ich möchte auf das zurückkommen, was das Treffen bezwecken sollte (unseren Fortschritt und unsere Planung für die nächste Woche besprechen), aber ich möchte auch nicht effektiv sagen: „Ich werde genau Ihre Tagesordnung machen, aber besser.“ Das Beste, was ich mir ausgedacht habe, ist, es als "strategische Sitzung" zu verkaufen, bei der jede Person mehr Verantwortung für ihre eigene Strategie für die kurzfristigen Ziele trägt, was den Menschen mehr Eigenverantwortung für ihre Aufgaben gibt und gleichzeitig andere Menschen einlässt ihren Denkprozess für die Arbeit und gibt anderen die Möglichkeit, Feedback zur Planung zu geben. Dies sollte das Siloing von Aufgaben reduzieren und gleichzeitig möglicherweise Straßensperren vorbeugen (die in letzter Zeit ein Problem waren). Ich möchte nicht, dass dies nur als Paraphrasierung der ursprünglichen Agenda herauskommt, aber ich bin mir nicht sicher, in welche andere Richtung ich es einschlagen kann.

EDIT: Entschuldigung, ich habe eine wichtige Information komplett vergessen! Wir haben tägliche Standups, und diese Meetings sollten im Wesentlichen tiefergehende Versionen der Standups sein und sollten ursprünglich eher vorausschauend sein (oder zumindest im Wochen- oder 2-Wochen-Maßstab statt im 1- oder 2-Tages-Maßstab ).

„Leute, wir werden ein „Stand-up“ haben. Jeder von euch hat 5 Minuten Zeit, um seinen Status zu schildern und Probleme zu benennen.
Wählen Sie ein Aufgabenverwaltungstool, kaufen Sie es und verwenden Sie es gnadenlos.
@RedSonja Wie ich in der Antwort von Mister Positive erwähnt und dann als Bearbeitung kopiert habe, habe ich völlig vergessen zu erwähnen, dass wir bereits tägliche Standups implementiert haben. Das tut mir leid!
Dann schlage ich vor, dass jedes andere Treffen für überflüssig erklärt werden kann.
@RedSonja Ich stimme dir sicherlich weitgehend zu, aber es wurde mir ausdrücklich untersagt, das Treffen abzusagen. Meine Aufgabe ist es, dieses Meeting so gut wie möglich zum Laufen zu bringen, und eine Absage ist keine Option, die mir gegeben wird.

Antworten (3)

Einige Teams können mit sehr lockeren Tagesordnungen und Diskussionen in freier Form gut arbeiten, aber viele können das nicht. Es hört sich so an, als könnte deines das nicht. Im Allgemeinen ist die beste Herangehensweise an Meetings für Teams, die eine Struktur benötigen, folgende:

  • Seien Sie bewusst: Vielleicht treffen Sie sich, um über Strategie oder Projektarchitektur oder aktuelle Themen zu sprechen, oder vielleicht eine Mischung aus beidem. Aber um erfolgreich zu sein, müssen Sie dies im Voraus definieren.
  • Seien Sie konkret: Wenn Sie sagen „dieses Treffen dient dazu, über Probleme zu sprechen“, landen Sie wieder dort, wo Sie angefangen haben: Tangenten und Schimpftiraden. Stattdessen müssen Sie etwas sagen wie: „Dieses Meeting dient dazu, über Hindernisse zu sprechen, bei denen Sie die Unterstützung eines anderen Teammitglieds benötigen“ oder „Die erste Hälfte dieses Meetings dient dazu, einen schnellen Rot/Grün-Status über aktuelle Kunden zu geben und über den nächsten zu berichten Schritte"
  • Wertvoll sein: Wenn niemand wissen muss, woran alle anderen arbeiten, verschwenden Sie keine Zeit in der Besprechung, indem Sie alle auflisten lassen, woran sie arbeiten! Veranstalten Sie keine Meetings, nur um Meetings zu haben. Stellen Sie sicher, dass es einen Grund für das gibt, was besprochen wird – stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung einen Mehrwert bringt. Stellen Sie sicher, dass die Leute den Wert verstehen.

Sobald Sie in der eigentlichen Besprechung sind, besteht Ihre Aufgabe als Organisator darin, der Verkehrspolizist zu sein. Wenn Sie über den Rot/Grün-Kundenstatus sprechen und jemand anfängt, über Probleme zu sprechen, erinnern Sie ihn daran, dass Probleme später auftreten. Oder wenn Sie ein schnelles Problem-Update geben sollen und jemand anfängt, sich über eine bestimmte Entscheidung zu streiten, bitten Sie ihn, ein separates Meeting zu vereinbaren. Sie müssen sich darauf konzentrieren, die Leute sanft dazu zu bringen, beim Thema zu bleiben, um sicherzustellen, dass das Meeting den letzten Punkt oben erfüllt, nämlich wertvoll zu bleiben.

In einigen Umgebungen kann ein 90-minütiges wöchentliches Meeting ein großartiges Format sein. In anderen Umgebungen sind Sie vielleicht besser dran, wenn Sie zu Beginn des Tages 10 Minuten lang aufstehen. Nehmen Sie sich jetzt, während Sie die Tagesordnung ändern, die Zeit, auch über das Format nachzudenken. Und nehmen Sie sich schließlich nach jedem Treffen etwas Zeit zum Nachdenken – wie ist es gelaufen? Ist das Format relevant? Sind die Leute auf halbem Weg abgehauen und haben das Interesse verloren, weil es nicht wertvoll war? Sind Ihre Agendapunkte sinnvoll? Passen Sie nach Bedarf an oder ändern Sie Ihre „Verkehrspolizisten“-Strategie, um die Leute beim Thema zu halten.

Bearbeiten, um einen abschließenden Gedanken hinzuzufügen: Wenn Sie wirklich Schwierigkeiten haben, eine Agenda zu erstellen, die diese Ziele erfüllt - insbesondere das Ziel "von Wert sein", brauchen Sie das Meeting möglicherweise nicht wirklich. Viele Manager gehen davon aus, dass sie ständig Besprechungen benötigen, um Informationen zu erhalten oder auszutauschen oder um Probleme zu lösen. Meetings sind nur eines von vielen Tools. Stellen Sie am besten sicher, dass Sie die Tools angemessen verwenden, und unternehmen Sie etwas dagegen, wenn dies nicht der Fall ist. Eine sehr häufige Beschwerde von Mitarbeitern an vielen Arbeitsplätzen ist, dass ich so viele Besprechungen habe, dass ich nichts erledigen kann, und die meisten davon sind nutzlos! - Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu diesem Problem beitragen.

Danke Dwizum! Das ist definitiv ein wirklich toller Ratschlag, und ich werde ihn vor meinem ersten Treffen wahrscheinlich noch mehrmals lesen, haha. Haben Sie neben den bereits erwähnten Vorschlägen zu möglichen Diskussionsthemen noch weitere Vorschläge, was auf die Tagesordnung gesetzt werden sollte? Irgendetwas aus Ihrer Erfahrung in der Vergangenheit hilfreicher Dinge, wenn Sie über eine Strategie im Maßstab von ~ 1-2 Wochen nachdenken?
Das ist, als würde man fragen, welchen Schraubendreher man braucht, um etwas abzuschrauben. Sie benötigen den zur Schraube passenden Schraubendreher. Sie brauchen die Agenda, die zu Ihrem Arbeitsplatz passt. Schauen Sie sich die Probleme an, die Sie haben, und die Lösungen, die Sie brauchen. Erstellen Sie darum herum eine Agenda. Darum geht es in meinem dritten Aufzählungspunkt: Erstellen Sie eine Agenda, die an Ihrem Arbeitsplatz tatsächlich einen Wert hat . Wir können vielleicht Vorschläge auf den Tisch werfen, aber das Wichtigste ist, dass Sie auf der Grundlage dessen, was Sie über Ihren Arbeitsplatz wissen, entscheiden. Die Gefahr bei unseren Vorschlägen besteht darin, dass Sie unsere Vorschläge einfach verwenden, unabhängig davon, ob sie passen.
Stimmen Sie dem Punkt „Be Of Value“ von ganzem Herzen zu. Ich habe einige große Abteilungsmeetings durchgemacht, die meistens Zeitverschwendung waren, weil 3/4 davon für mich oder mein Team einfach nicht relevant waren. Dinge, die in Meetings besprochen werden, sollten für alle anwesenden Parteien relevant sein.

Als neuer Manager ist es nicht ungewöhnlich, Änderungen an der Arbeitsweise vorzunehmen, um die Effizienz zu verbessern. Ein guter Ausgangspunkt sind Meetings wie dieses: Ein Stand-up- oder Status- Meeting.

Schauen Sie sich diesen Link Daily Stand Up an. Dies ist sozusagen nicht das Ende, aber es enthält eine Menge nützlicher Tipps für die Durchführung Ihrer Statusmeetings.

Typischerweise dauern Besprechungen wie diese etwa 15 Minuten, aber viele Unternehmen verlängern die zulässige Zeit und ändern den Zweck ein wenig, damit er vollständig den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Ein weiterer Ratschlag, den ich anbieten werde, ist es, Änderungen vorzunehmen, bei denen Sie schrittweise Änderungen vornehmen können , um Ihre Mitarbeiter nicht vollständig zu schockieren. Dies ist ein gutes Beispiel dafür.

Entschuldigung, ich habe eine wichtige Information völlig vergessen! Wir haben tägliche Standups, und diese Meetings sollten im Wesentlichen tiefergehende Versionen der Standups sein und sollten ursprünglich eher vorausschauend sein (oder zumindest im Wochen- oder 2-Wochen-Maßstab statt im 1- oder 2-Tages-Maßstab ).

Es scheint ein wenig seltsam. Ein Meeting ist grundsätzlich ein Instrument, um Entscheidungen zu treffen. Wenn der Fokus strategisch sein soll, treffen Sie wirklich jede Woche strategische Entscheidungen?

Wenn es darum geht, wie Sie Ihre strategischen Ziele erreichen, anstatt sie festzulegen, dann ist das in Ordnung und macht es ein bisschen einfacher. Ihre strategischen Ziele werden zur Grundlage der Agenda. Die Ergebnisse des Treffens sollten die Prioritäten für die nächste Woche sein. Der Input sollte die Prioritäten der vergangenen Wochen sein und wie Sie dagegen vorgegangen sind.

Eine Art Kanban-Board (entweder physisch oder auf so etwas wie Trello) könnte bei der Planung und Verfolgung helfen. Vielleicht möchten Sie aber dennoch ein traditionelleres Protokoll des Meetings erstellen.

Vielleicht ist Strategie in diesem Szenario nicht das beste Wort. Unsere Ziele ändern sich jedoch ziemlich schnell, da wir uns in einem frühen Entwicklungsstadium befinden und aufgrund der Art unserer Experimente ziemlich flexibel in unserem Zeitplan sind. Aus diesem Grund gibt es ziemlich viel Einfluss auf die Pläne, und es kann aufgrund häufiger Kursänderungen schwierig sein, alle auf die gleiche Seite zu bringen.
Es gibt verschiedene Arten von Meetings. Nicht alle haben „Entscheidung“ als primäres Ergebnis – aber Sie haben Recht, es hilft, das beabsichtigte Ergebnis im Voraus anzuerkennen.
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