Ressourcenplanung und -überwachung für mehrere Projekte und Teams

Wenn Sie Microsoft Excel verwenden und einen einfachen Übergang zu einem Tool wünschen, mit dem Sie Daten aggregieren und in Dashboards anzeigen können, empfehle ich Ihnen, Smartsheet auszuprobieren.

Smartsheet sieht aus wie Excel und verfügt über einige (aber nicht alle) Funktionen von Excel. Was hinzugefügt wird, ist, dass Sie die Blätter teilen und Daten einfach in Dashboards anzeigen können. Mit Smartsheet können Sie auch einfache Pläne mit Gantt-Diagrammen erstellen und eine Ressourcenverfolgung hinzufügen. Daher gehe ich davon aus, dass Sie möglicherweise eine Art Plug-and-Play-Situation haben. Sie können die Software kostenlos testen, es entstehen also keine Kosten.

Ich schlage vor, dass Sie die Level-1-Pläne für jedes Projekt (nur die Phasen) an Smartsheet übertragen, jedem Projekt eine PM zuweisen und dann in einem Dashboard die Anzahl der Projekte nach PM anzeigen und die Projekte nach der Phase, in der sie sich befinden, aggregieren (Halten Sie es am Anfang einfach; wie initiiert, Ausführung, Abschluss - oder etwas Ähnliches), und zeigen Sie dies in einem Balken- oder Tortendiagramm an, sowie zeigen Sie die Mischung der Projektmethodik, die Sie in einem anderen Diagramm haben.

Halten Sie es am Anfang einfach, dh bauen Sie ein Minimum Viable Product und dann können Sie es basierend auf dem Feedback von PMs und Stakeholdern verbessern.

In Bezug auf Smartsheet möchte ich klarstellen , dass ich es derzeit mit einer kostenpflichtigen Lizenz als Tool verwende, um einige der PM-Prozesse und -Techniken bereitzustellen. Die Software war bereits im Unternehmen im Einsatz und ich nutze sie jetzt aktiv zur Unterstützung von PM-Prozessen, meine Antwort basiert auf meinen jüngsten Erfahrungen.

Was Sie suchen, ist Projektportfoliomanagement (PPM)

Wenn alle Ihre Projekte zusammenhängen und koordiniert verwaltet werden, nennt das PMI Programmmanagement.

Es scheint mir jedoch, dass das, was Sie haben, möglicherweise nicht verwandte Projekte sind. Ich würde also sagen, Sie sollten sich mit Project Portfolio Management (PPM) befassen .

Ich möchte eine einfache und praktische Lösung

Ich fürchte, bei einer so großen Anzahl von Projekten ist es nicht realistisch, eine einfache und handliche Lösung für „Ressourcenplanung und -überwachung“ zu erwarten. Es wird eine erhebliche Menge an koordinierten Anstrengungen aller Teams erfordern, um dies zu erreichen.

Ich folge der Projektmanagement-Community seit 2012 und es ist das erste Mal, dass ich eine Frage lese, die viele Teams und viele Projekte in einem solchen Umfang beschreibt.

Beim Projektmanagement ist es meiner Meinung nach am wichtigsten, die Fristen und das Budget einzuhalten. Ich berücksichtige, dass jedes Team, das Sie leiten, eine Deadline und ein Budget hat.

Seit ich Ende der 1980er Jahre meine BAA-Kurse in Projektmanagement absolvierte, haben sich Projektmanagement-Tools stark weiterentwickelt. Sie scheinen jedoch hauptsächlich mit der IT-Branche und der Bauwelt verbunden zu sein. Manager mit einem Abschluss in Betriebswirtschaftslehre lernen andere Fähigkeiten, um ein Projektteam zu führen, als den Umgang mit einer Projektmanagement-Software. Auch wenn viele Projektmanager das nicht mögen und das als Übersteuerung empfinden, können Sie die Projektmanager einmal pro Woche anrufen, um zu sehen, ob sie das Budget überschreiten und ihre Fristen eingehalten werden. Wenn nicht, können Sie sich mit ihnen treffen, um sie auf den richtigen Weg zu bringen.

Es klingt einfach, aber in der IT und in der Baubranche ist die Kommunikation zu diesen Themen ein sinnvoller Punkt. Der Ruf des Projektleiters und des Auftragnehmers steht auf dem Spiel. Ein BWL-Studium hilft also, mit Anfälligkeiten umzugehen; steigert die Motivation der Führungskraft und ihrer Teammitglieder und entwickelt die Lebensqualität am Arbeitsplatz.

Sie können ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, um einen wöchentlichen Bericht zu erstellen, den Sie Ihrem eigenen Chef vorlegen. Wenn ein Manager zeigt, dass er oder sie diese Art von Informationen bereitstellen kann, ohne Spannungen oder Ressentiments zu erzeugen, werden die Teams, die er oder sie leitet, an Innovation und Entschlossenheit wachsen.

Bin ich altmodisch zu glauben, dass ein Telefon, E-Mails und ein Textverarbeitungsprogramm ausreichen, damit ein Manager wirklich weiß, was in seinen Arbeitsteams vor sich geht? Ich glaube nicht. Seitdem E-Mails aufgetaucht sind, verstecken sich viele Manager hinter ihnen, verfolgen nicht das ausgegebene Budget und überwachen die Fristen nicht. So verwandelt sich das Arbeitsumfeld in ein Wettbewerbsumfeld, in dem einige Teams gewinnen und einige Teams verlieren; Das übliche Schuldzuweisungsspiel beginnt, wenn niemand die aufgetretenen Fehler erklären kann.

In meiner Karriere habe ich zu oft gesehen, wie Mitarbeiter für Dinge verantwortlich gemacht wurden, die sie nicht getan haben, nur um den Job und den Ruf eines anderen zu schützen. In ein paar Jahren wird diese Phase vorbei sein und ein Anruf bei allen Projektmanagern wird als normale Arbeit wahrgenommen, die ein angenehmes Arbeitsumfeld schafft.

Das sind allgemeine Prinzipien des Managements, aber zum Telefonhörer zu greifen, eine E-Mail zu senden und einen globalen Bericht zu schreiben, ist der eigentliche Test für die Kompetenz im Management.