Wie fordere ich neue Geräte für das Büro an?

In gewissem Maße fragen Sie sich, wie Sie am besten einen überzeugenden „Business Case“ für die Dinge erstellen, nach denen Sie suchen. Um einen überzeugenden Fall aufzubauen, kann es hilfreich sein, „zuerst zu verstehen, dann verstanden zu werden“.

Beim Erstellen eines Falls sind die beiden wichtigsten Dinge zu betonen:

- wir sind gefährdet und dies beseitigt das Risiko

- Dies ist eine Investition und wird sich auszahlen

Meiner Erfahrung nach reagieren die meisten Organisationen schneller auf Risiken (Angst) als auf Belohnungen (Gier), daher kann dies bei der Argumentation ein besseres Argument sein. Noch wichtiger ist vielleicht, dass die Menschen Effizienzsteigerungen gegenüber eher skeptisch sind, es sei denn, sie erlauben ihnen entweder, die Anzahl der Mitarbeiter zu reduzieren oder eine überzeugende Verbesserung zu erzielen (normalerweise ein 10-facher Faktor oder mehr als 5 % bis 10 % Ihrer gesamten Arbeitszeit in einer Woche). )

Daher würde ich vorschlagen, dass Sie nach Möglichkeit versuchen, die gewünschte Verbesserung mit der Risikominderung zu verknüpfen, es sei denn, Sie können überzeugende Argumente für Kosten-/Zeiteinsparungen vorbringen.

Beispiele könnten sein:

• Reduzierung des Verletzungsrisikos für Mitarbeiter (Ausfallzeiten, rechtliche Auswirkungen)
• Verringerung des Flucht-/Fluktuationsrisikos der Mitarbeiter (schlechte Bedingungen, Ausrüstung)
• Reduzierung des Risikos einer schlechten Kunden-/Investorenwahrnehmung (veraltete Hardware, ungepflegte Büros)

Die zweite Sache, die zu berücksichtigen ist, ist, woher das Geld kommt.

In den meisten Organisationen besteht dies aus zwei Teilen – ob Ihr Chef die „Freigabe“-Ebene hat, um diese Dinge direkt zu genehmigen, und ob er ein Budget für solche Dinge reserviert hat.

Diese beiden Punkte sind wichtig, denn wenn Ihrem Chef entweder die direkte Budgetkontrolle oder die Freigabe fehlt, muss er sich woanders in der Organisation (HR, IT oder sein direkter Vorgesetzter) um einen anderen umstrittenen Geldtopf kümmern. was im Allgemeinen viel mehr Arbeit (für Ihren Chef) bedeutet und einen viel überzeugenderen Fall erfordert.

Stellen Sie sich die Situation vor, in der Ihr Chef die Gesundheits- und Sicherheitshinweise für den Vorsitz einer anderen Person vorlegen muss – einem leitenden Manager oder vielleicht der Personalabteilung. Wenn sie in Ihrem Fall tätig werden, müssen sie in der gesamten Organisation tätig werden. Die Kosten betragen nicht mehr 500 $, sondern 500 $ für jeden mit einem älteren Stuhl.

Wenn dies der Fall sein könnte, ist es in der Regel besser, das Problem informell mit Ihrem Vorgesetzten zu besprechen und es von Anfang an auf die gesamte Organisation zu beziehen, nicht nur auf Sie, und mit dem Hauptargument und den unterstützenden Beweisen einzuleiten:

„Ich bin auf diesen Artikel gestoßen, der darauf hindeutet, dass schlechte Ergonomie landesweit über 1 Million US-Dollar pro Jahr in Bezug auf Ausfallzeiten von Mitarbeitern und Fälle von Verletzungen am Arbeitsplatz kostet. Wenn wir uns umsehen, ist dies ein echtes Risiko für uns – wie können wir es beheben?“

Wenn Sie von Anfang an darauf hinweisen, dass Sie sich der Auswirkungen Ihrer Frage auf Ihren Chef bewusst sind , und ihm die Munition geben, die er benötigt, um sich gegenüber anderen durchzusetzen, wird es viel wahrscheinlicher, dass er positiv reagiert.

Abhängig von Ihrer Situation möchten Sie vielleicht mit Kollegen zusammenarbeiten, wenn viele von Ihnen ähnliche Arbeitsbedingungen und Wünsche haben. Je mehr von Ihnen gemeinsam vortreten, desto mehr Druck können Sie auf das Management ausüben. Außerdem entstehen weniger Spannungen zwischen Ihnen und anderen (wie es passieren kann, wenn Sie allein neue Ausrüstung bekommen, andere jedoch nicht).

Je mehr Sie andererseits sind, desto kostspieliger ist es für das Management, Ihren Anforderungen nachzukommen, was die Erfolgschancen verringern kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt besteht darin, Ihre Anfrage so zu formulieren, dass das Management sie verstehen und überzeugen kann. Konzentrieren Sie sich also auf Kosten und Nutzen. Z.B

• „Ein neuer PC mit schnellerer CPU, mehr Arbeitsspeicher und einer SSD-Festplatte würde das Unternehmen etwa NNNN kosten. Allerdings würde es die Kompilierungszeit unserer Anwendung von 10 Minuten auf 1 Minute verkürzen, was durchschnittlich X Minuten pro Tag einspart. Das würde summieren sich basierend auf meinem Gehalt auf $MMM pro Monat und zahlen die Anfangsinvestition in P Monaten zurück."

Sie können auch im Internet nach den positiven Auswirkungen ergonomischer Möbel (und den negativen Auswirkungen ihres Fehlens) suchen. Vieles hängt von den lokalen Gesetzen ab, aber Unternehmen in den meisten Ländern können für Mitarbeiter verantwortlich gemacht werden, die aufgrund ergonomisch schwieriger Arbeitsbedingungen langfristige Gesundheitsprobleme entwickeln. Mit anderen Worten, die Verbesserung der Ergonomie Ihres Arbeitsplatzes kann als Investition Ihres Unternehmens angesehen werden, um die langfristigen Gesundheitskosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern – was wiederum die Fluktuation verringert und wiederum erhebliche direkte und indirekte Kosten einspart.

Ergonomische Möbel mögen teuer aussehen, aber ein hochwertiger Stuhl/Schreibtisch kann ein Jahrzehnt halten. Verglichen mit dem kumulierten Gehalt eines durchschnittlichen Arbeitnehmers im selben Zeitraum sind diese Kosten Peanuts (oder Toilettenpapier :-). Ihr Unternehmen kann also mit einer Investition, die einer Gehaltserhöhung entspricht, einen großen langfristigen Unterschied in der Stimmung, dem Engagement und der Gesundheit seiner Mitarbeiter bewirken.

Persönlich würde ich die Anfrage an die Personalabteilung unseres Vorgesetzten eher aus gesundheits- und sicherheitstechnischer Sicht als aus wirtschaftlicher Sicht angehen. Arbeitsplatzergonomie ist ein sehr wichtiges Thema.

• Das Sitzen auf einem guten und bequemen Stuhl ist langfristig für Ihre Gesundheit unerlässlich.
• Ein gut eingestellter Schreibtisch ist wichtig, um Verletzungen durch wiederholte Belastung zu vermeiden .
• Eine laute und überfüllte Umgebung kann sich ebenfalls nachteilig auf Ihre Gesundheit auswirken, steht aber auch auf Platz 8 der Liste der 10 tödlichsten Fehler in der Softwareentwicklung

Ein schnellerer Computer kann Ihre Produktivität steigern und ein langsamerer Computer kann Ihre Gesundheit nicht beeinträchtigen.

Ich wäre überrascht und enttäuscht, wenn Ihre Personalabteilung diese Überlegungen nicht ernst nimmt.

Sie wissen, dass ich in der Vergangenheit den größten Erfolg hatte, indem ich einfach den Prozess zum Kauf neuer Geräte oder Möbel herausfand und das Formular ausfüllte und es meinem Vorgesetzten übergab. Einen guten Teil der Zeit denken wir, dass etwas schwieriger sein wird, als es ist. Der Grund, warum Sie schlechte Möbel haben, kann so einfach sein, dass niemand bessere Möbel verlangt hat.

Jetzt ist Timing natürlich alles, das macht man nicht, wenn man gerade eine Entlassung oder ein finanziell schlechtes Quartal angekündigt hat. Aber wirklich die meisten Manager wollen nicht recherchieren müssen, um festzustellen, welche Art von Stuhl und wo sie ihn bekommen, und wollen keine Zeit damit verbringen, den Papierkram auszufüllen. Wenn Sie das alles tun, bevor Sie den Antrag stellen, machen Sie es ihm viel einfacher, ja zu sagen, wenn er das Budget hat. Er muss den Antrag nur unterschreiben.

Wenn er dieses Jahr kein Budget hat, können Sie fragen, ob er nächstes Jahr etwas Budget dafür bekommen kann. Aus diesem Grund ist das letzte Quartal des Jahres oft ein guter Zeitpunkt, um den Antrag zu stellen - es kann sein, dass es nicht ausgegebenes Budget gibt, das sie ausgeben möchten, damit sie es nächstes Jahr nicht verlieren, oder sie können einen Weg finden, die Ausrüstung im nächsten Jahr zu finanzieren Budget, bevor alles ausgegeben ist.

Weichen Sie Ihrem Vorgesetzten nicht aus. Halte ihn zumindest auf dem Laufenden. Die Personalabteilung kann angemessen sein oder auch nicht, je nachdem, wer die Neugestaltung/Reorganisation des Büros verwaltet.

Zwei wichtige Punkte, die Sie vielleicht ansprechen möchten:

• Ist Ihr aktueller Schreibtisch richtig als Computerarbeitsplatz konzipiert?
• Ist Ihr aktueller Stuhl stützend und verstellbar genug, um Rücken, Hüften, Nacken und Oberkörper zu entlasten?

Ergonomie und Komfort sind wichtig, aber Sie können nicht einfach sagen „Ich möchte einen neuen Schreibtisch und Stuhl“ – es sollte offensichtlich sein (und wenn nicht, müssen Sie darauf hinweisen), dass die richtige Anordnung von Schreibtisch und Stuhl eine lange Lebensdauer hat – langfristige gesundheitliche Auswirkungen, die sich letztendlich in höheren oder niedrigeren Gesundheitskosten auf das Endergebnis des Unternehmens auswirken werden.

Neuere Büromöbel wirken sich auch positiv auf die Moral aus, und wenn Berater, Kunden (aktuelle oder potenzielle) oder potenzielle Mitarbeiter jemals Ihre Büros sehen, senden 20 Jahre alte Möbel eine negative Botschaft an diese Menschen über das Unternehmen.

Können Sie in Bezug auf den langsamen Computer nachweisen, dass Sie mit einem neueren System produktiver sind? Als ich das letzte Mal einen neuen PC angefordert habe, begann das Gespräch mit „Ich verwende immer noch Windows XP, und die Systeme, auf denen der von mir geschriebene Code ausgeführt wird, sind so viel neuer (und daher sehr unterschiedlich), dass die Entwicklung schwierig ist.“ Keine Fragen zum Upgrade.

Lärm ist ein weiterer, den Sie demonstrieren müssen. Wird es eine Ablenkung von Ihrer Konzentration sein? Verbringen Sie viel Zeit mit Telefonaten, bei denen die Hintergrundgeräusche zu einem Hindernis werden? Wenn Sie sich in Kabinen befinden, können diese so gestaltet werden, dass sie einen Teil dieses Lärms ausblenden?

Wenn Sie Kollegen haben, die Ihre Bedenken teilen, und Sie sich zusammenschließen können, um als Gruppe zur Geschäftsführung zu gehen, ist das sehr hilfreich.

Sie müssen einen Business Case erstellen.

Was oft übersehen wird: Zufriedene Mitarbeiter sind auch Geld wert. Wenn Mitarbeiter A sagt "Ich sitze hier auf diesem Müllstuhl mit einem zu hohen Tisch, sieht aus, als ob mein Arbeitgeber sich kein bisschen um mich kümmert", wird sich dieser Mitarbeiter auch nicht allzu sehr um seinen Arbeitgeber kümmern, während Mitarbeiter B wer sagt "mein arbeitgeber gibt nur viel geld für einen sehr bequemen stuhl für mich aus", wird wahrscheinlich auch sagen "den extrajob, der in letzter sekunde reingekommen ist, kriege ich auch hin, kein problem".

Die Person, die einen neuen Computer bekommt, ist nicht nur produktiver, weil der Computer schneller ist, sondern auch, weil sie sich nicht scheut, mit diesem alten, langsamen Computer zu arbeiten und ihn nach Möglichkeit zu verzögern.