Wie frage ich höflich nach der "Dringlichkeit" einer Arbeitsanfrage - also bis wann soll sie erledigt sein?

Sobald Ihnen die Arbeit zugewiesen wurde, wenn Sie keine Frist haben, holen Sie sich eine. Es hört sich so an, als ob Sie in einer unterstützenden Rolle sind und möglicherweise eine Reihe anderer Personen im Unternehmen unterstützen. Jeder Aufgabe, die Sie haben, sollte ein Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Wenn Ihnen Arbeit zugewiesen wird, die kein Fälligkeitsdatum hat, müssen Sie danach fragen.

Ich würde die Anfrage ähnlich formulieren:

Was ist das späteste Datum, an dem ich das erledigen kann und Sie immer noch Ihre Zeitpläne einhalten?

Wenn Sie Ihren Bedarf so formulieren, zeigt dies, dass es Ihnen wichtig ist, dem Projekt, das Sie unterstützen, dabei zu helfen, seine Bedürfnisse zu erfüllen, aber auch, dass Sie andere Arbeiten mit anderen Fälligkeitsdaten haben.

Wenn Sie irgendeine Art von Arbeit unterstützen müssen, bevor die Mitarbeiter des Projekts übernehmen, sollte der Projektmanager in der Lage sein, herauszufinden, an welchem ​​​​Datum Sie Ihre Arbeit spätestens an jemanden aus dem Projektteam übergeben können, um Verzögerungen im Zeitplan zu vermeiden .

Ich würde auch erwägen, Ihren Vorgesetzten einzubeziehen, um den Prozess zu rationalisieren, insbesondere wenn Sie häufig Aufgaben ohne Fälligkeitsdaten oder mit unangemessenen Fälligkeitsdaten erhalten. Jede Anfrage an die IT-Abteilung sollte mit einem „Erledigt bis spätestens“-Datum versehen sein. Die Personen, die die Anfragen bei Ihrer Abteilung einreichen, sollten auch wissen, wie lange es dauern wird, bis Sie die Arbeit erledigt haben – die Differenz zwischen dem Datum der Anfrage und dem Fertigstellungsdatum sollte nicht kürzer sein als die Mindestzeit für die Erledigung der Aufgabe . Jedes Projekt, das Ihre Unterstützung benötigt, muss erkennen, dass Sie mehrere Projekte unterstützen und deren Bedürfnisse so früh wie möglich kommunizieren müssen, damit die benötigte Zeit und die benötigten Ressourcen effektiv geplant werden können.

Ich könnte mich irren, aber es klingt für mich so, als hätten Sie mehrere PMs, die Ihnen alle Arbeit geben – in diesem Fall sollten Sie meiner Meinung nach überhaupt nicht nach der Frist fragen, ich denke, Sie sollten Ihre Kunden dorthin umleiten Ihr direkter Vorgesetzter, dessen Aufgabe es ist, Ihre gesamte Arbeit zu priorisieren (und ihr Fristen zuzuweisen).

Das Problem mit dem Erhalten von "Fristen" von mehreren Personen ist, dass jede einzelne Person immer zu 100% glauben wird, dass ihre Anfrage wichtiger ist als alle anderen, und sie wird nicht wissen oder sich darum kümmern, dass Sie Anfragen von vier oder fünf anderen Personen erhalten gleiche Zeit. Sie haben also eine einzelne Person, die alle Anfragen durchläuft, und diese einzelne Person braucht genügend Einfluss, um eine Anfrage einer Person gegenüber allen anderen priorisieren zu können.

Siehe auch die Antwort in diesem Thread: " Nein zu Projektmanagern sagen? ".

Andere haben bereits erwähnt, dass es keinen Grund gibt, nach der Aufgabenpriorität zu fragen. Es gibt jedoch eine andere Überlegung, die aus den Antworten zu rutschen scheint:

Sie sollten die Aufgabe schätzen, bevor Sie sich auf den Abgabetermin einigen .
Da jede Aufgabe ein Ergebnis gegenseitiger Vereinbarung ist, sollten Sie keine Frist blind akzeptieren. Stattdessen,

1. Versuchen Sie, die Aufgabe zu schätzen und herauszufinden, welche Ressourcen (einschließlich Zeit) Sie benötigen, um sie auszuführen.
2. Obwohl die Schätzung normalerweise eine Aufgabe mit hoher Priorität sein sollte, sollte sie Ihre anderen Aufgaben nicht unterbrechen. Wenn dies der Fall ist, machen Sie eine Schätzung zu einer separaten Aufgabe und verhandeln Sie darüber .
3. Wenn die Aufgabe teilbar ist, ignorieren Sie diese Tatsache nicht, da die Analyse von Teilen die Genauigkeit Ihrer Schätzung verbessern würde;
4. Nachdem die Schätzung fertig ist, finden Sie die in den anderen Antworten angegebenen Lösungen.
5. Wenn die gegebene Aufgabe das Verzögern anderer Aufgaben erfordert, die Ihnen zuvor zugewiesen wurden, vergessen Sie nicht, diese Tatsache mit denen auszuhandeln, die auf Ihre Ergebnisse für andere Aufgaben warten, da sie möglicherweise nicht erfreut sind, dass Sie sich verspäten.

Du versuchst nicht herauszufinden, wann die Frist ist, du fragst einfach. Jede Spekulation Ihrerseits wird wahrscheinlich falsch sein, und selbst wenn Sie es hin und wieder richtig machen, sollten Sie nicht wirklich über Fristen spekulieren.

Einfach fragen. Wenn die Antwort „so schnell wie möglich tun“ lautet, dann tun Sie es so schnell wie möglich.

Fristen und ASAP sind als Planungsinstrument nicht sehr nützlich: Die Einhaltung der Frist bedeutet, etwas anderes zu gefährden. Die Entscheidung muss ein Verständnis dafür beinhalten, welche Kompromisse damit verbunden sind.

Oft sind Sie am besten in der Lage, die relative Dringlichkeit aller Ihnen zur Verfügung stehenden Aufgaben einzuschätzen, aber es ist die Entscheidung Ihres Chefs, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren. Sie geben Ihrem Chef die Informationen:

Aufgabe A ist wichtig, wird aber lange dauern; Ich sollte 80 % davon in 20 % der Zeit erledigen und dann weitermachen.

Aufgabe B ist nicht so wichtig, aber es geht wirklich schnell; Ich sollte es zuerst tun.

Dann liegt es an Ihrem Chef, Sie auf der Grundlage eines breiteren Verständnisses der Bedürfnisse des Unternehmens zu korrigieren:

Ja, erledigen Sie zuerst Aufgabe B, aber fahren Sie dann mit Aufgabe A fort, auch wenn es lange dauern wird.

In dem Fall, in dem Sie fragen, scheinen Sie jedoch nicht zu wissen, wie Sie diese Arbeit priorisieren sollen, also fragen Sie:

Ich denke, Aufgabe A wird so lange dauern, aber ich bin mir nicht sicher, wie ich sie im Verhältnis zu Aufgabe B, C und D priorisieren soll. Was denken Sie?

Sie sollten keine Bedenken haben, nach einem Mindesthaltbarkeitsdatum zu fragen – Sie sammeln nur Informationen, um Ihren Kunden besser zu bedienen.

Sie müssen vorsichtig sein, wenn Sie einem Date zustimmen , und Sie können dies nicht tun, bis Sie wissen -

1. wie lange wird die Arbeit dauern, und
2. wann Sie diese Zeit zur Verfügung haben.

Sobald Sie diese beiden Datenbits haben, können Sie sich sicher auf ein bestimmtes Datum festlegen.

Wenn Sie also den Kunden fragen, wann er es haben möchte, sammeln Sie entweder nur Informationen und gehen keine Verpflichtung ein (stellen Sie das klar), oder Sie können dem Kunden mitteilen, ob Sie das Datum einhalten können oder nicht.

Wenn Sie sich nicht ehrlich auf den vom Kunden gewünschten Termin festlegen können, müssen Verhandlungen darüber geführt werden, welche Aufgaben Sie wann erledigen. Wer das tut, muss die allgemeinen Prioritäten verstehen.

Tut mir leid, aber ich denke, Sie fragen am besten einfach, wann es erforderlich ist, anstatt nach „dem spätesten Datum, an dem Sie dies benötigen“ oder was auch immer zu fragen. Sei einfach gerade und offen.

Ich musste mich mit Managern auseinandersetzen, die wie die Kunden klingen, mit denen Sie es zu tun scheinen. Ich achte immer darauf, drei Dinge von ihnen zu bekommen:

• Was ist das Fälligkeitsdatum dafür?
• Was ist mein Liefergegenstand?
• Welche Aufgaben sollte ich fallen lassen, um dies zu erreichen?

Der letzte geht vielleicht an Ihren direkten Vorgesetzten, aber alle drei sind wichtig. Die meisten Manager / Kunden werden davon ausgehen, dass alle Tickets wichtig sind, bis sie gezwungen sind, alle drei Aspekte einer Aufgabe zu berücksichtigen.

Über den ersten kann man leicht leichtfertig sprechen („Gestern!“), aber der zweite und dritte zwingen sie dazu, ihr Anliegen zu artikulieren und ihre Lieblinge zu töten. Mehr als einmal wurde mir ein Ticket mit der höchsten Priorität zugewiesen, aber zurückgezogen, nachdem der Manager erkannt hatte, dass er nicht wusste, was er eigentlich wollte, oder dass er nicht bereit war, die Arbeit an einem anderen Ticket zu unterbrechen, um dieses Ticket zu erstellen passieren.

Wie Sie dabei vorgehen, sollte von Ihrem Vorgesetzten angesprochen worden sein, da ich bezweifle, dass er/sie an der Planung jeder Ihnen übertragenen Aufgabe beteiligt sein möchte.

Schätzen Sie, wie lange es im Rahmen Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung dauern wird. Senden Sie dieses Datum an den Anforderer. Sie erhalten entweder eine Zusage oder eine erneute Bitte um einen früheren Termin (evtl. mit oder ohne Begründung).

Sie sollten mit Ihrem direkten Vorgesetzten eine Art Vereinbarung darüber treffen, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren. Es ist vielleicht kein formal dokumentierter Prozess, sondern nur das, was Sie im Laufe der Zeit gelernt haben. Dies kann variieren, je nachdem, wer/welche Abteilung die Anfrage gestellt hat, das Projekt, die Jahreszeit usw. Sie können dies nur auf die Informationen stützen, die Sie haben und wie es Ihrer Meinung nach in dieses Modell passt. Möglicherweise müssen Sie die Erlaubnis eines anderen Anforderers einholen, um seine Zeitschätzung zu bestätigen.

Vermeiden Sie es, den Eindruck zu erwecken, dass Sie alles nach hinten schieben und nichts rechtzeitig erledigen, oder bestimmte Arten von Aufgaben zu vermeiden.