Als ich an meinem früheren Projekt arbeitete, spielte die Projektleitung diplomatisch mit der Kommunikation. Es gab ein großes Durcheinander in Bezug auf Erwartungen, Verpflichtungen und Versprechen. An einem Punkt machte ich deutlich, dass sie bestimmte Informationen zu Beginn nicht preisgegeben hatten, als sie sich für das Projekt abmeldeten, und sie absichtlich einige Informationen verheimlichten, bestimmte Informationen umgingen und bestimmte Punkte untertrieben, so dass sie meiner Aufmerksamkeit entgingen. Sie hatten mündlich bestimmte Dinge versprochen, die sie schließlich verweigerten. Leider ist keines dieser Gespräche dokumentiert. Daher habe ich am Ende keinen Beweis, um mich zu wehren oder zur Personalabteilung oder zum höheren Management zu gehen. Ich denke, das war eine sehr schlechte Erfahrung mit Projektmanagement.
Kürzlich habe ich mich einem neuen Projekt angeschlossen, für einen völlig neuen Kunden und mit einem neuen Team. Ich hatte eine gute Beziehung und Kommunikation mit dem Projektmanagement entwickelt und die kritischsten Punkte wurden dokumentiert.
Der Senior Project Manager (SPM), der mich in das Projekt aufgenommen hat, hat die Organisation inzwischen verlassen und wurde ersetzt. Der neue SPM hatte ein Einzelgespräch mit mir und legte seine Erwartungen, Ziele und Versprechungen fest. Nach dem Treffen schrieb ich alle Punkte in einer E-Mail zusammen mit seinen Versprechen an mich und schickte sie ihm als MOM. Meine Absicht war es, diese Kommunikation zu dokumentieren, damit es später keine Verwirrung oder Probleme gibt. Und ich habe in der Mail klar erklärt, dass das Ziel der Mail darin besteht, nochmals zu überprüfen, ob ich alle Punkte richtig verstehe und es keine Fehlinterpretationen gibt . Und sagte am Ende der Mail auch, dass er willkommen ist und sich frei fühlen kann, zu korrigieren, wenn Punkte nicht korrekt sind, und hinzuzufügen, wenn ich etwas übersehen habe. Der SPM scheint es jedoch negativ aufgenommen zu haben und sagt, dass „ich an die Menschen glaube und wir aneinander glauben müssen“ und mich gebeten hat, die E-Mail erneut zu senden und einige Bedingungen in Bezug auf die Ergebnisse hinzuzufügen. Ich habe das gemacht. Ich glaube, dass er die ganze Sache negativ aufgenommen und einen negativen Eindruck gewonnen hat, dass ich ihm nicht vertraue, aber ich habe dies aufgrund meiner jüngsten Erfahrungen mit dem Projektmanagement getan. Eine solche Erfahrung kann ich mir nicht mehr leisten.
Nun meine konkreten Fragen
(1) Angesichts der Situation, was habe ich falsch gemacht? Wie hätte ich mit dieser Situation umgehen und die Kommunikation dokumentieren sollen?
(2) Jetzt habe ich einen negativen Eindruck bekommen und es ist die Brücke zu meinem neuen Superchef (Boss's Boss) gebrochen? Wie kann ich die Auswirkungen auf unsere Arbeitsbeziehung mildern und eine gute Beziehung zu ihm aufbauen?
Ich habe dies speziell getan, um den früheren Vorfall zu vermeiden. Was ist, wenn die Person später seine Versprechen leugnet? Was ist, wenn diese Person behauptet, dass sie bestimmte Aspekte bereits kommuniziert hat, die sie nicht kommuniziert hat? Diese Dinge sind mir passiert, kurz bevor ich mit meinem vorherigen Projektmanagement zu diesem Projekt kam. Wie sonst kann ich solche Dinge in diesem Projekt (und zukünftigen Projekten) vermeiden?
Ein Projektmanager sollte sich nie über die Dokumentation mündlicher Kommunikation aufregen. Wenn er Anstoß an einer schriftlichen Nachbereitung eines mündlichen Gesprächs nimmt, versuchen Sie, mit diesem Projektmanager zusammenzuarbeiten, um herauszufinden, ob Sie etwas Falsches geschrieben haben.
Da dies eine einseitige schriftliche Darstellung eines zweiseitigen mündlichen Gesprächs ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass die andere Partei das Gespräch und das Gesprochene anders interpretiert hat. Meistens ist dies alles, und ein weiteres Treffen zur Klärung von Verwirrungen in Bezug auf die schriftlichen Aufzeichnungen kann Ihnen beiden helfen, die Dinge zu kommunizieren, über die Sie sich noch nicht einigen.
Wenn der PM jedoch nur schriftliche Berichte über mündliche Vereinbarungen ohne andere Probleme mit dem, was speziell geschrieben wurde, anprangert, dann hat er möglicherweise eine Agenda. Ratten mögen es schließlich nicht, wenn das Licht auf sie scheint.
Vertrauen sollte hier wirklich nicht in die Gleichung eingehen. Die folgenden Elemente können durchaus schriftlich festgehalten werden:
Versprechen sind nicht gut zu verfolgen, weil ein Versprechen Vertrauen in eine andere Person voraussetzt. Wir wollen Vereinbarungen und Tatsachen schriftlich festhalten, nicht Versprechungen, Hoffnungen und Wünsche. Vielleicht ist dies ein weiterer Grund, warum der Premierminister Anstoß nahm.
Eine weitere gute Angewohnheit ist es, Meetings zu protokollieren. Auf WikiHow gibt es eine gute Erklärung, wie man Besprechungsprotokolle erstellt.
http://www.wikihow.com/Take-Minutes
Vielleicht ist die vollständige formelle Praxis des Sitzungsprotokolls ein bisschen viel, aber wenn Sie sich Notizen zu Gesprächen in einer Sitzung machen und diese anschließend mit den Mitgliedern der Sitzung teilen, dann wird es immer eine schriftliche Aufzeichnung von Anträgen und Konsens geben.
All dies sollte ohne Leidenschaft oder Vorurteile geschehen. Besprechen Sie nur Fakten und treten Sie nicht aus emotionalen Gründen oder Argumenten in Gespräche mit dem PM ein, da viele korrupte PMs versuchen werden, emotionale Argumente oder Argumente zu verwenden, um sich gegenüber anderen einen Vorteil zu verschaffen, anstatt das eigentliche Projektmanagement zu betreiben.
Indem die Informationen frei und für alle sichtbar bleiben, werden schattige Ecken verhindert, unter denen sich Einzelpersonen verstecken können, wenn die Beteiligten mit dem Fortschritt nicht zufrieden sind. Es schützt Sie auch und Sie sollten nicht damit aufhören, weil es den Menschen unangenehm ist. Es kann ihnen unangenehm sein, weil sie es gewohnt sind, sich zum Schutz in schattigen Ecken zu verstecken. Das Licht ist dein Schutz, gib ihn nicht auf.
Sie wissen, dass das extrem klingtdefensiv, oder? Ich frage mich, wie Sie formuliert haben, dass Sie die Erwartungen dokumentieren wollten, und haben Sie erläutert, wie dies zu zusätzlichen Verzögerungen führen, aber das Projekt nicht gefährden könnte? Überlegen Sie, wie es mehr als ein paar E-Mails hin und her brauchen kann, um eine Anforderung festzunageln, was in einigen Fällen Tage dauern kann, was dann zu einem Meeting führt, bei dem jemand sagen möchte: „Hey, warum kommt das so spät?!? " dass sich dann die Aufmerksamkeit auf Sie richtet, weil Sie dies alles dokumentiert haben wollen. Dies ist Teil des Kompromisses, dass Sie bereit sind, dieses Risiko einzugehen, wenn Sie diese Dokumentation wünschen? Ich frage mich, ob das diskutiert wurde oder ob Sie es nach der Sitzung geschickt haben, ohne vorher darüber gesprochen zu haben. In diesem Fall haben Sie ihn möglicherweise mit diesem Dokument überrumpelt, das ihn möglicherweise verärgert hat. Wie würden Sie sich fühlen, wenn Ihnen nach einem Meeting plötzlich gesagt würde: „Hey,
Mein Vorschlag, wie Sie die Beziehung in Einklang bringen können, besteht darin, mit ihm darüber zu sprechen, wie er frühere Projekte gehandhabt hat, bei denen er diese Art von Problemen hatte. Vielleicht hat er seine eigene Art, damit umzugehen, was das Unternehmen tun sollte. Stellen Sie sich die Frage: Was werden Sie wirklich tun, wenn jemand ein Versprechen bricht? Werden Sie zu Ihrem Chef oder einer juristischen Person des Unternehmens gehen und fragen: „Was tun wir, damit diese Person ihr Versprechen einhält?“ Das scheint eine vernünftige Vorgehensweise zu sein, und was dann? Auch wenn Sie vielleicht vorher Kopfschmerzen hatten, dass Dinge nicht geklappt haben, frage ich mich, wie gut Sie darüber nachgedacht haben, was Sie jetzt tun, um das Problem tatsächlich zu beheben, wenn andere Leute nicht unbedingt nach denselben Regeln spielen wie Sie.
"Hey, why is this so late?!?" that then the attention turns to you for wanting this all documented. This is part of the trade-off that in wanting that documentation are you prepared to take on this risk?Es ist jedoch ein besseres Risiko, weil es ein Risiko ist, das Sie kontrollieren können, indem Sie härter arbeiten, um die vereinbarte Frist einzuhalten. Die Alternative ist, dass Sie dem PM ausgeliefert sind, der im Laufe der Zeit Erwartungen erfüllen kann, und dann können Sie, egal wie hart Sie arbeiten, immer noch scheitern, und jeder Misserfolg wird wahrscheinlich immer Ihre Schuld sein.Ich habe dort zwei Haupttypen von Leuten während meiner Karriere gefunden: Erstens gibt es diejenigen, die diese Verträge/Dokumentation/... und Direktaufträge machen oder von diesen verwaltet werden.
Und dann gibt es in unserem Land Menschen (insbesondere aus der älteren Generation), die wir „mit Handschlagqualität“ nennen würden. Das bedeutet, dass sie bessere per Handschlag unterzeichnete Verträge machen als einen 100-seitigen Vertrag mit Bußgeldern für jedes mögliche Fehlverhalten. Sie würden alles tun, um ihr Wort zu halten, oder wenn sie es nicht können, würden sie dir den 100-fachen Wert geben, weil es sonst eine Schande für das ganze Leben wäre. Ihnen gegenüber etwas zu versprechen und Ihr Wort zu brechen, wäre sehr schlecht, und sie werden Ihnen nie wieder vertrauen und große Konsequenzen für zukünftige Verträge haben (falls es überhaupt welche geben wird). Für diese ist die Integrität und Vertrauenswürdigkeit der Menschen sehr wichtig. Ihr Motto lautet: „Warum sollte ich einem 100-seitigen Vertrag vertrauen, wenn ich dem Vertragspartner und seinem Wort nicht vertrauen kann.“
Es gibt selten Menschen mit nur einer dieser Seiten, aber Sie werden sehen, dass ein Mensch meistens eine dieser Seiten hat.
Für den zweiten Typ könnte es peinlich sein, wenn Sie seinem Wort nicht zu vertrauen scheinen und jedes kleine Detail dokumentiert / in einem Vertrag haben. Oder es kann vorkommen, dass diese Person mit seinen Worten wirklich nicht so genau ist oder schriftliche Versprechungen hatte, die nach hinten losgingen, weil sie später zu ihren Ungunsten anders interpretiert wurden.
Es kommt also vor allem darauf an, was für ein Typ Mensch der andere ist und es erfordert sehr viel Erfahrung, diese Typen zu unterscheiden, besonders wenn man ihnen zum ersten Mal begegnet. Aus diesem Grund treffen sich viele Projektmanager zu Projektbeginn nett, wenn sich die Teammitglieder nicht kennen.
Für diese Zeit können Sie Ihre schlechten Erfahrungen erklären und das Dokument vielleicht auf die wichtigsten Erwartungen, Ziele und Versprechungen und nur etwa 2-3 Wörter (nicht zu detailliert) für jedes kürzen, z. B. "10 % höherer ROI", "bessere Teamarbeit". .
Für die nächsten Projekte, ...: Erfahrungen sammeln. Oder tun Sie es auf eine Weise und ignorieren Sie die andere Art. Oder versuchen Sie es zu erraten. Wenn Sie neu sind, werden Sie Fehler machen.
RivieraKid
Babu
Simon O'Doherty
Engel
DKNacht