Wann immer ich oder meine Kollegen den IT-Helpdesk kontaktieren, gibt es eine Reihe von systemischen Problemen, nämlich:
Das habe ich zuvor versucht:
Meine Frage ist, wie kann ein Endbenutzer den IT-Helpdesk ermutigen, ausgelöste Tickets zu bestätigen und zu bearbeiten?
Zusätzliche Information:
Wie immer alles dokumentieren. Wenn Sie andere Mitarbeiter zur Zusammenarbeit bewegen können, tun Sie dies. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob er dasselbe mit anderen Vorgesetzten machen kann, und lassen Sie sie eskalieren.
Was Sie tun müssen, ist den Vorgesetzten klar zu machen, dass dies sie Geld kostet. DAS erregt immer ihre Aufmerksamkeit. "X Stunden verloren wegen Untätigkeit des Helpdesks" vor jemandem, der die Schecks ausstellt, wird Ergebnisse erzielen.
"X hours lost due to inaction of help desk" in front of someone who writes the checks is going to get results.
Ja, das wird dem Feuer Treibstoff hinzufügen, wodurch es noch heißer und schmerzhafter wird. Stellen Sie einfach sicher, dass das Feuer dort brennt, wo Sie es erwarten. Wenn der Helpdesk irgendwie gemäß der offiziellen Richtlinie arbeitet (vielleicht gibt es eine Richtlinie, die Sie bei einem geschlossenen Ticket weiterverfolgen sollten), können Ihnen diese verschwendeten Stunden schaden, wenn/wenn die Untersuchung feststellt, dass Sie derjenige waren, der inkompetent war. Seien Sie also vorsichtig, bevor Sie dies tun. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren eigenen Job machen.Ich habe dieses HelpDesk-Verhalten bei einem System beobachtet, das Tickets automatisch schloss, sobald sie eingereicht wurden. (Am schwierigsten zu erkennen ist ein Fehler im „Problem melden“-Formular.) Mit „System“ meine ich Online-Problemverfolgungssoftware und mehrere HelpDesk-Mitarbeiter mit einem HelpDesk-Mitarbeiter, der bei jedem Problem nach dem Öffnen auf die Schaltfläche „Schließen“ drückte es und ohne jede Arbeit zu tun. Dies wurde nicht gelöst, bis ich Folgendes begann:
Dadurch wurden in einem Zeitraum von zwei Tagen ein paar hundert Tickets erstellt, in denen ich von dem Problem, das ich angesprochen hatte, aufgehalten wurde und nichts anderes erreichen konnte. (Die Verwaltung mit einer Datenbank kann praktisch sein.) Dies hatte eine Reihe interessanter Effekte:
Ihr Kilometerstand kann variieren.
Zeichnen Sie alle Kontakte mit dem Helpdesk auf – in einer gemeinsam genutzten Tabelle oder sogar in einem Arbeitszeitblatt (was es sehr gut sichtbar macht). Bewahren Sie alle Ticketnummern auf - wenn Sie keine erhalten, wenden Sie sich erneut an den Helpdesk, um die Ticketnummer zu erhalten.
Zeichnen Sie in der Tabelle den Fortschritt des Tickets auf – z. B. Gelöst, Vom Support geschlossen, Keine Antwort – und auch die Benutzerantwort – z. B. Gelöst, Geschlossen, aber nicht gelöst usw.
Nach ungefähr einer Woche können Sie Ihren Vorgesetzten die wirkliche Wirkung einer Support-Funktion zeigen, die keinen Support bietet.
Die Antwort ist immer noch, das Problem an Ihren Vorgesetzten zu eskalieren.
Sie müssen dieses Problem ansprechen, indem sie mit ihrem Vorgesetzten sprechen. Es sollte möglich sein, einen Fall aufzubauen, dass x nicht oder schlecht erledigt wurde oder dass y aufgrund wiederholter Ausfälle der IT-Funktion das Budget überschritten hat.
Es gibt eindeutig keine Service Level Agreements (SLAs) oder, falls vorhanden, kümmert es niemanden, dass sie nicht eingehalten werden. Klingt, als hätte sich die Kultur der schlechten Leistung bereits etabliert, wird stillschweigend hingenommen und wird schwer zu ändern sein. Die schnellste Lösung, die Ihnen einen guten Service von Ihrem Helpdesk bietet, besteht darin, sie zu ersetzen.
Quantifizieren Sie das Problem als Geld: Führen Sie Aufzeichnungen über die Zeit, die in Ihrem Team verloren geht (oder darüber hinaus, wenn Sie können), damit Sie die harten Geldkosten der schlechten Leistung des aktuellen Helpdesks aufzeigen können.
Untersuchen Sie die Auslagerung der IT-Helpdesk-Funktion an eine externe Partei, deren Vertrag SLAs enthalten kann, die sie erfüllen müssen. Angebote erhalten.
Berechnen Sie die Gesamtkosten für die Nutzung eines ausgelagerten Helpdesks, einschließlich der Einsparungen durch die Entlassung aller Helpdesk-Mitarbeiter (schätzen Sie deren Gehalt und verdoppeln Sie es mindestens, um die tatsächlichen Kosten für das Unternehmen eines Mitarbeiters zu ermitteln).
Unter der Annahme, dass die tatsächlichen Kosten des Outsourcings eine Einsparung darstellen , schlagen Sie es dem Management vor und zeigen Sie alle Ihre Annahmen und Berechnungen auf. Es wird zeigen, dass Sie eine große Initiative haben und proaktiv sind.
Wenn es keine Einsparung ist, dann zeigen Sie Ihre Arbeit trotzdem dem Management, aber nur um zu zeigen, dass Sie nach Alternativen suchen und sie sich nicht stapeln. Aber es wird immer noch zeigen, dass der Helpdesk ein SLA benötigt und es erfüllen muss und welche Kosten es verursacht, es nicht zu erfüllen.
Die ideale Antwort besteht darin, Ihren Helpdesk auf ein geeignetes Ticket-Tracking-System umzustellen, das Transparenz für seine Kunden und Metriken zur Verfolgung von Latenz, Durchsatz und Qualität/Zufriedenheit bietet.
Aber das ist etwas, was ihr Management umsetzen muss, also ist es etwas für Ihren Manager, die gute Kette zu übergehen.
Implementieren Sie in der Zwischenzeit, wie andere bereits gesagt haben, eine Ad-hoc-Tracking-Lösung für Ihren Kontakt mit ihnen, die alle Kontakte aufzeichnet und welche Informationen hin und her weitergegeben wurden. Das Senden von Anfragen per E-Mail ist eine Möglichkeit, dies einfach zu erfassen, obwohl einige Support-Leute Fragen, die per Telefon eingehen, als höhere Priorität betrachten.
Wenn ich es wäre, würde ich der lokale Ersatz des Helpdesks für Ihre Geschäftseinheit werden. Wenn Sie die Fähigkeit erwerben können, haben Sie die Möglichkeit, Kontakt mit Ihrem lokalen Management aufzunehmen und ein wirklich wertvoller Mitarbeiter zu werden.
Solche Dinge führen in der Regel zu wirklich guten Dingen, wie Beförderungen und höherer Bezahlung.
Angesichts Ihrer angegebenen Mitarbeiterzahl ist dies der beste Weg, um positive Veränderungen in Ihrem Geschäftsbereich zu bewirken.
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