Ich bin ein relativ neuer Manager in einer Organisation mit hohem Matrixanteil (mehrere Manager/Verantwortlichkeiten pro Person) und in den letzten sechs Monaten litt mein eigenes funktionales Team chronisch unter Überkapazitäten, fast jeden Tag außerhalb der Arbeitszeit und allem, was damit zusammenhängt Konsequenzen.
Mein funktionaler ( direkter ) Vorgesetzter bat mich, widersprüchliche Anfragen von anderen Managern strenger zu priorisieren, aber dies würde nicht dazu beitragen, die allgemeinen Geschäftsziele rechtzeitig zu erreichen. Uns fehlten eindeutig Ressourcen.
Da habe ich Leute aus anderen Teams identifiziert (darunter direkt unterstellte Mitarbeiter meiner Matrix- Chefs), die eindeutig viel mehr Freizeit hatten und sich auch sehr für die Aufgaben interessierten, für die wir nicht genügend Ressourcen hatten – und das sind Aufgaben, die sehr wenig Training erfordern (nur Arbeitskraft)! Ich habe kurz mit den Matrix-Chefs gesprochen, die zugestimmt haben, sie daran zu arbeiten - und auch eine Möglichkeit für sie gesehen haben, ihre eigenen Anfragen besser zu kontrollieren.
Mein direkter Vorgesetzter war sehr glücklich darüber und mein Team konnte sich mit der Zeit auf wichtigere Dinge konzentrieren (obwohl wir manchmal immer noch außerhalb der Arbeitszeit arbeiten), während sich neue Talente gleichzeitig in Ruhe auf die anderen Aufgaben konzentrieren konnten wie wir es in der Vergangenheit getan haben.
Aus irgendeinem Grund fingen einige der Matrix-Manager kürzlich an, Bemerkungen zu machen wie: "Hey Mann, lagerst du dieses Projekt auch zu uns aus? Kannst du das nicht selbst machen?"
Ich denke, das ist ein bisschen politisch, dh sie sind sich nicht bewusst (oder wollen es nicht bewusst sein), wie sehr mein Team überarbeitet ist, und weisen stattdessen nur darauf hin, dass wir unsere Aufgaben immer wieder an andere "abladen".
Ein weiteres Verhalten, das mir aufgefallen ist, ist, dass einige dieser Manager uns anstarren, während wir in der Kantine unsere Mittagspause machen. Ich kann keine vollkommene Vermutung anstellen, aber was ich vermuten kann, ist, dass sie denken: „Diese Typen sagen, dass sie überlastet sind, nehmen aber das Mittagspausengeld“.
Es gibt nirgendwo eine Regel, die besagt, dass wir unsere Mittagspause opfern müssen, wenn wir überlastet sind (kultureller Kontext: Großbritannien).
Wie kann ich Leuten außerhalb meines Teams klarer machen, dass mein Team wirklich beschäftigt ist, am härtesten arbeitet und – obwohl wir schlau werden und Dinge delegieren – wir es tun, damit es so gut wie möglich erledigt werden kann?
Sie haben ein Wahrnehmungsproblem. Abhilfe schafft nur die Kommunikation.
Sie haben ein „Matrix-Management“-System (pfui!), aber Ihre „gepunkteten Chefs“ scheinen die Auslastung Ihres Teams nicht zu kennen.
Sie müssen das beheben. Sie müssen mit der Erstellung von Projektschätzungen, Berichten über geleistete Arbeitsstunden, Karten (Gantt-Diagramme?) darüber beginnen, wer sich für welche Projekte engagiert und wie hoch sein Gesamtengagement ist.
Sie müssen sie zunächst wahrscheinlich wöchentlich mit diesen Daten aktualisieren (nicht überschwemmen), damit es kein plausibles „Ich wusste nicht“ von Ihren gepunkteten Chefs und Kollegen gibt, wie hoch die Arbeitsbelastung Ihres Teams ist.
Dies wird Ihrerseits einige ernsthafte Anstrengungen erfordern, um es einzurichten, aber sobald Sie dies getan haben, sollte die Wartung etwas sein, für das Sie ungefähr 20 Minuten am Tag aufwenden können. Sie verfolgen dies wahrscheinlich bereits (zumindest hoffe ich, dass Sie es tun), also müssen Sie es nur sichtbar machen.
Wenn sie dich in der Kantine anstarren, kannst du das ziemlich einfach heilen: Bring ein oder zwei zusätzliche Sandwiches mit, und wenn du sie anstarrst, steh auf, geh hinüber und sag: „Mensch, Bob, ich hatte keine Ahnung Du warst so hungrig. Bitte schön.“ (Also Les Misérables).
Ich werde hier ein wenig gegen den Trend angehen und sagen, dass Sie dieses wahrgenommene Problem nach Möglichkeit vergessen sollten:
Die Leute, um die Sie sich Sorgen machen, haben keine direkte Macht über Sie (soweit ich das anhand Ihrer Angaben erkennen kann) und spielen eindeutig politische und Gedankenspiele mit Ihnen. Vielleicht gefällt es ihnen nicht, dass du gut aussiehst, weil du es geschafft hast, dich aus einer überlastenden Arbeitsbelastung herauszuziehen, und du „ein neues Kind auf dem Block“ bist. Leider passieren diese Dinge an solchen Arbeitsplätzen ständig.
Ihr direkter Vorgesetzter ist zufrieden mit dem, was Sie tun, und Sie haben die richtigen Kanäle durchlaufen, um die Genehmigung für das zu erhalten, was Sie tun. Worüber müssen Sie sich jetzt noch Gedanken machen? Befürchten Sie, dass sie Ihnen die Arbeit selbst erschweren und sich weigern, Mitarbeiter in ihren Teams mit Ihnen zusammenarbeiten zu lassen? Wenn das obere Management mit dem, was Sie tun, zufrieden ist, dann werden diese anderen ein Problem haben, nicht Sie.
Nur weil einige dieser anderen sich dafür entscheiden, kindisch zu sein, heißt das nicht, dass Sie es an sich heranlassen müssen. Sehr oft warten diese anderen in solchen Situationen darauf, dass Sie reagieren, und dann spielen sie weiter mit Ihrem Kopf und machen Ihnen echte Probleme.
„Behalten Sie eine steife Oberlippe“, wie Sie Briten gerne sagen – ignorieren Sie die anderen, wenn möglich, und gehen Sie Ihren Geschäften nach. Wenn es nicht möglich ist, sie zu ignorieren, ohne arrogant zu wirken usw., dann tun Sie, was @WesleyLong vorgeschlagen hat: Geben Sie es ihnen auf sehr unbeschwerte, gutmütige Weise zurück. Wie auch immer, eskaliere es nicht und "mach keine große Sache daraus" - das ist vielleicht genau das, was sie von dir erhoffen und wird die Situation nur verschlimmern: Du wirst ein größeres Ziel, weil du Sie zeigen sich als dünnhäutig oder als „Schwätzer“ oder als „Braunnasen“ oder was auch immer.
Kommunizieren Sie, wie Wesley Long sagt. Die Manager senden eindeutig ein falsches Signal. Es liegt an Ihnen, die richtige Botschaft zurückzusenden.
Sagen Sie ihnen, dass Ihr Team ausgelastet ist, und wenn sie Ihr Team die ganze Arbeit erledigen lassen, wird die Produktivität Ihres Teams darunter leiden und dies wird sich wiederum auf die Fähigkeit ihres Teams auswirken, seine eigenen Meilensteine zu erreichen. Jeder profitiert davon, wenn sich Ihr Team auf das konzentrieren kann, was es am besten kann, anstatt dass Ihr Team versucht, jede einzelne Sache zu erledigen.
Matt Giltaji
HLGEM
Raystafarian