Wie kann ich das Management darüber informieren, dass unser Zeiterfassungsverfahren fehlerhaft ist? [geschlossen]

Das Problem bei jeder Art von Managerial Accounting ist, dass Sie nur das bekommen, was Sie messen.

Wenn es um die Abrechnung von Kunden geht, kann es notwendig sein, Zahlen zu melden, die nicht wirklich der Wahrheit entsprechen. Das Management könnte dem Kunden versprechen, sein Projekt in 112,5 Stunden oder 3 Wochen abzuschließen. Sie schaffen es in 3 Wochen, aber sie brauchten mehr als die 112,5 Stunden, indem sie die Leute Überstunden machen ließen. Sie könnten jetzt versuchen, die Überstunden dem Kunden in Rechnung zu stellen, aber sie könnten sich dagegen entscheiden, weil es nicht der beste Weg ist, dem Kunden zu sagen, „Sie müssen extra bezahlen, weil wir zu inkompetent waren“, um weitere Geschäfte zu sichern.

Aber wenn Sie die Arbeitsstunden für Ihre interne Projektplanung messen möchten, ist es normalerweise viel klüger, die Leute die tatsächlich geleisteten Stunden melden zu lassen, unabhängig davon, was Sie tatsächlich abrechnen können. Wenn ein Unternehmen davon ausgeht, dass jeder Mitarbeiter 10 % unbezahlte Überstunden leistet, könnte es dies berücksichtigen, indem es 10 % zu allen gemeldeten Projektzeiten hinzufügt. Aber das berücksichtigt nicht die Tatsache, dass Mitarbeiter möglicherweise Überstunden hauptsächlich mit der Arbeit an zeitkritischen Projekten verbringen. Das bedeutet, dass der Aufwand bei unkritischen Projekten möglicherweise überschätzt und der bei kritischen Projekten unterschätzt wird.

Der Unterschied zwischen abrechenbaren Stunden und nicht abrechenbaren Stunden ist eine wichtige Kennzahl, die jedes Unternehmen kennen sollte. Daher ist es in der Regel eine gute Idee, Überstunden als separate Zahl in den Stundenzetteln anzugeben.

Bedenken Sie aber auch, dass unbezahlte Überstunden eine Zahl sind, die manche Unternehmen nicht wahrhaben wollen . Es gibt zwar Vorschriften, die unbezahlte Überstunden eigentlich verbieten, aber die Unternehmenskultur erzeugt so viel Druck auf den einzelnen Mitarbeiter, dass es immer noch passiert. Die Überstunden sind also ein großes offenes Geheimnis, das jeder kennt, aber niemand zugeben darf. Die Arbeitszeittabellen behaupten also, dass alle pünktlich nach Hause gehen, und sie tun so, als würden alle Arbeiten, die nicht in ihnen enthalten sind, über Nacht von magischen Überstunden-Kobolden erledigt.

Phillipp hat die wichtigen Punkte zu Arbeitszeittabellen getroffen, also betrachten Sie dies als ergänzende Antwort.

Ich habe dreißig Jahre lang Stundenzettel in fünf oder sechs verschiedenen Organisationen ausgefüllt, aber nie eine, in der einem Kunden tatsächlich Zeit in Rechnung gestellt wurde. In keinem von ihnen lieferten sie ein brauchbares Maß für den Umfang der tatsächlich geleisteten Arbeit. Es ist nicht nur absolut normal, genau die offizielle Anzahl der Stunden in einer Woche aufzeichnen zu müssen, unabhängig davon, was tatsächlich gearbeitet wurde, sondern Arbeitszeittabellen erlauben es Ihnen fast nie, zusätzliche Dinge aufzuzeichnen, die Sie erledigen müssen, wie z. B. das Aufräumen Ihrer Festplatte, neue Software installieren oder dem Typen am Nebentisch bei dem Projekt helfen, an dem Sie eigentlich nicht arbeiten sollten. Übrigens, einer meiner Stundenzettel musste in Stunden auf zwei Dezimalstellen ausgefüllt werden – also auf sechs Sekunden genau!

Um Ihre eigentliche Frage zu beantworten: Ihr Unternehmen weiß mit ziemlicher Sicherheit, dass der Prozess fehlerhaft ist. Sie wollen die Zahlen wahrscheinlich für etwas anderes als die eigentliche Planung, auch wenn sie sagen, dass es dafür ist. Erwähnen Sie es Ihrem direkten Vorgesetzten und vergessen Sie es dann. Übrigens. Nichts hindert Sie und Ihr Team daran, genaue Aufzeichnungen darüber zu führen, wie viel Zeit Sie für Dinge aufwenden, damit Sie Ihre eigene Arbeit genauer einschätzen können.