Als Projektmanager in einer Matrixorganisation habe ich Probleme, mit einer Ressource umzugehen, die für die Erbringung einer Aufgabe verantwortlich ist, was sich auf den Projektplan auswirkt, weil die Aufgabe hinter dem Zeitplan liegt.
Dieses Szenario scheint in vielen Projekten mit der gleichen Organisationsstruktur üblich zu sein.
Wie haben Sie in einer solchen Situation Ihr Projekt durchgeführt? Bitte teilen Sie uns Ihre Projektmanagementstrategie mit, was Sie empfehlen und was Sie richtig gemacht haben (was wir in Betracht ziehen könnten) oder falsch gemacht haben (was wir vermeiden müssen).
Als ich mich entschied, dieses Thema zu erstellen, versuchte ich in meiner Situation in diesem Moment, sowohl mit der Funktionsleiterin als auch mit ihrer Ressource zu sprechen, wobei ich die Bedeutung des Projekts betonte (versuchte, sie zu motivieren), aber da ich keine Autorität darüber habe Funktionsleiter, für die hat die Aufgabe einfach keine Priorität. Ich habe den Projektstatus mit dem Sponsor geteilt und es scheint keine Lösung zu geben.
Dies ist eine häufige Bedrohung für PMs, die Projekte in einer Matrixorganisation leiten, in der Ihr Team anderen Managern unterstellt ist. Aber verwechseln Sie diese Struktur nicht mit dem Konzept, dass der Mitarbeiter Ihnen nicht auch unterstellt ist ... was das Projekt und seine Aufgaben betrifft.
Alles läuft auf eine ausgehandelte Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Funktionsleiter hinaus. Ihr OP liest sich so, als ob diese Vereinbarung entweder nicht existiert, nicht explizit genug ist oder eine Verletzung der Vereinbarung vorliegt.
Setzen Sie sich erneut mit dem Funktionsleiter zusammen und treffen Sie eine Zusage bezüglich der Zeit dieses Mitarbeiters für das Projekt. Sie müssen diese Verhandlung wie andere angehen: kennen Sie Ihre BATNA (beste Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung); Konzentration auf gemeinsame/gegenseitige Interessen; Optionen entwickeln; die Beschränkungen des funktionalen Managers verstehen. Dann dokumentieren Sie diese Vereinbarung in einem Memorandum of Understanding. Sobald Sie eine zeitliche Verpflichtung haben, berichtet dieser Mitarbeiter Ihnen während dieser Zeit auf jede erdenkliche Weise, und Sie können diese Aufgaben dann innerhalb Ihrer definierten Einschränkungen planen und ausführen.
Als PM haben Sie noch weitere Verpflichtungen. Dies sollte bereits als Risiko für das Projekt protokolliert werden, und Sie sollten bereits Minderungs- und Notfallstrategien dokumentiert haben. Welche anderen Zeitverringerer haben Sie identifiziert? Wenn Sie keine identifiziert haben, dann haben Sie Ihre Arbeit auch nicht getan. Haben Sie Backup-Ressourcen zur Verfügung? Haben Sie in Ihrem Zeitplan eingebaute Eventualitäten? Haben Sie Stakeholder bereits über diese Bedrohung informiert, um sie zumindest darauf aufmerksam zu machen? Es gibt wahrscheinlich noch fünf weitere Fragen zu stellen, aber die fallen mir im Moment nicht ein. Dieser Mitarbeiter sollte kein Single Point of Failure sein, es sei denn, er bringt etwas so Einzigartiges in Ihre Arbeit ein. Also, wenn er es ist, dann müssen Sie auch dieses Problem lösen.
Ihrer Beschreibung nach klingt es so, als ob der Funktionsleiter Mitarbeiter einer Vielzahl von Projekten zuweist und diese bestimmte Person mindestens einem anderen Projekt zugeordnet ist, das der Funktionsleiter für wichtiger hält als Ihr Projekt.
Wenn der funktionale Manager auch der Programm-Manager ist (der sich alle Projekte ansieht und priorisiert), dann würde dies darauf hindeuten, dass Ihr Projekt in Gefahr ist – aber hoffentlich aus guten geschäftlichen Gründen.
Sie müssen melden, dass es das Projekt verzögern wird, wenn Sie nicht die erwartete Zeit von dieser Person erhalten.
Wenn Menschen gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten müssen, wird es immer eine Priorität geben - ob implizit oder explizit. Wenn es jemand anderen gibt, der die Arbeit erledigen kann, können Sie darum bitten, dass er stattdessen zugewiesen wird. Wenn nicht, nennen Sie Ihr voraussichtliches Fertigstellungsdatum und erklären Sie, dass die Verzögerung ein Ressourcenproblem ist. Dies sollte schnell erkennen, ob Ihr Projekt kritisch ist.
Wenn Ihr Projekt eine niedrige Priorität hat oder einen festen Termin nicht einhält, dann ist es möglicherweise nicht im besten Interesse des Unternehmens, zu viel Druck auszuüben. Ebenso kann dies aufdecken, dass der Funktionsmanager ein Lieblingsprojekt bevorzugt – was das Problem sofort lösen könnte. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie Ihre Arbeit erledigen, indem Sie die wahrscheinlichen Fertigstellungstermine wahrheitsgemäß festlegen, wenn Sie alles wissen, was Sie wissen, und Blocker und Problemumgehungen identifizieren.
Auch in der Matrix-Organisation liegt die Verantwortung für die Bereitstellung von Projekten nach Ressourcen beim Projektmanager. Als PM müssen Sie zunächst verstehen, was die eigentliche Ursache des Problems für das Nichteinhalten der Frist ist. Die eigentliche Ursache kann im Großen und Ganzen im Folgenden landen;
Wenn Sie sich auf der Seite des Projektmanagements befinden, müssen Sie als PM den Plan zur Lösung dieses Problems festlegen.
Wenn das Problem auf der Ressourcenseite liegt, müssen Sie und der Funktionsleiter (falls erforderlich) sich mit der Ressource zusammensetzen und das Problem lösen.
Wenn das Problem auf der Seite des funktionalen Managers liegt, müssen Sie sicherstellen, dass der funktionale Manager und die Ressource miteinander verbunden sind, und Sie erhalten das Ergebnis der Diskussion und den Plan für die Zukunft.
Um einen der oben genannten Schritte zu unternehmen, müssen Sie zuerst mit der Ressource sprechen, genügend Daten sammeln, analysieren und die Hauptursache dafür finden, warum die Ressource nicht funktioniert. Sie müssen sicherstellen, dass Sie keine vorgefasste Meinung über Ressourcen haben, voreingenommene Kommentare von anderen abstellen und die Situation vor Ort analysieren. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, wo Sie die Lücke schließen müssen.
Da der funktionale Manager nicht auf Sie reagiert, ist es besser, wenn das Problem auf der Seite des funktionalen Managers / der Ressource liegt, eine E-Mail mit Datenpunkten an den funktionalen Manager zu verfassen und es als Risiko gegenüber Ihrem Sponsor oder der relevanten Stakeholder-Führung zu melden und das Risiko zu übernehmen. Sie können versuchen, Pläne zur Risikominderung zu entwickeln, indem Sie alternative Ressourcen finden, Arbeiten an andere auslagern usw.
Gürkan Cetin
Alexandre Ribeiro