Ich arbeite ehrenamtlich bei einem örtlichen Studentenmusikverein. Wir planen, einmal im Jahr eine Musicalproduktion zu machen. Obwohl das gesamte Ensemble hochmotiviert und leistungsfähig ist, haben wir einige Probleme im Organisationsteam.
Unser Club ist neu, wir haben ein Musical produziert. Die Positionen und ihre Verantwortlichkeiten brauchen also noch etwas Zeit, um sich zu definieren.
Ein Freund von mir und ich managen das ganze Projekt. Die Aufgaben werden auf mehrere Teams verteilt. Wir beobachten jedes einzelne Team und achten darauf, dass alles erledigt wird. Unsere Organisation hat eine flache Hierarchie. Wir sind nicht die Chefs, sondern die Moderatoren des Projekts.
Als Kommunikationstool haben wir uns für Slack entschieden. Und wir haben uns darauf geeinigt, wertvolle Informationen in den einzelnen Gruppen zu posten, damit sie für alle zugänglich sind.
Um zum Problem zu kommen: Wir haben zwei Personen, die sehr viel Verantwortung übernehmen, was gut ist, aber von sich aus keine Informationen liefern. Für jede Aufgabe, die sie übernehmen, müssen wir ausdrücklich nach dem Fortschritt und Ergebnis fragen, um Informationen zu erhalten. Es ist nicht so, dass sie sich weigern, Informationen zu geben. Sie sehen einfach keine Notwendigkeit, sie selbst dem Team mitzuteilen.
Mein Freund und ich, wir haben Mühe, unseren Job zu erfüllen, da wir keinen Überblick über das haben, was getan wurde. Dies hat bereits zu unangenehmen Situationen geführt. Zum Beispiel: Kein Probenraum am Tag vor einem Probenwochenende.
Meine Frage lautet also : Wie können wir als Produktionsleiter sie dazu bringen, mit dem Rest des Teams zu kommunizieren? Wir möchten ihnen zeigen, dass es wichtig ist, die Informationen selbst mit dem Team zu teilen?
Wir haben keine Möglichkeit und kein Interesse, sie irgendwie zu zwingen, da dies ein Studentenprojekt ist, das wir alle zum Spaß machen und die Arbeit, die sie leisten, wichtig ist.
Erstellen Sie einen Gesamtplan in Excel, gruppieren Sie mein Team und beschreiben Sie jede hochrangige Aufgabe, für die jedes Team verantwortlich ist. Fügen Sie auch eine Spalte für Fortschritt und Status hinzu.
So hat jeder einen Überblick über ausstehende Aufgaben und einen Gesamtprojektstatus.
Bewerten Sie regelmäßig den Fortschritt und posten Sie ein Update in Slack, in dem Sie detailliert angeben, was von wem aufgehalten wird.
Dies wird die Leute passiv ermutigen, sich von dieser Liste fernzuhalten ...
Vergessen Sie nicht, den Erfolg zu loben!
AndrejROM
Neo
Nicht ich