Was ist eine nette Art zu sagen, dass ich beschäftigt bin, ohne zu sagen, dass ich beschäftigt bin? (Wie gehe ich mit Ablenkungen am Arbeitsplatz um?) [duplizieren]

Zu diesem Thema wird viel geschrieben. Hier ist nur ein Artikel, der meiner Meinung nach einen schönen, prägnanten Titel hat:

Zeitplan des Herstellers, Zeitplan des Managers

Der Punkt ist, dass diejenigen, die damit beauftragt sind, etwas Greifbares zu produzieren – insbesondere Kreative wie Designer und Programmierer –, sie brauchen ununterbrochene Arbeitszeit. Im Gegensatz zum Management, wo ein Großteil ihrer Arbeit aus ständigen Meetings besteht , müssen Designer Zeit haben, sich zu konzentrieren und sich wirklich auf ihr Projekt einzulassen.

Vor vielen Jahren war ich auf einer Konferenz und hörte, wie Clement Mok auf eine Frage antwortete, wie sein Unternehmen Kunden Rechnungen stellt. Er erklärte (paraphrasierend), dass sie in 4-Stunden-Schritten abrechnen, aber 8 bevorzugen würden. Während es um die Abrechnung ging, war sein Punkt, dass Sie einen großen Teil solider Zeit aufwenden müssen, um kreative Arbeit zu leisten. 8 halbe Stunden, geteilt durch 8 halbstündige Meetings an einem Tag, werden es Ihnen nicht ermöglichen, auch nur annähernd die Menge und Qualität der Arbeit zu leisten, die ein solider Block von 4 Stunden ununterbrochen leisten kann.

Um deine konkrete Frage zu beantworten:

Was ist eine nette Art zu sagen, ich bin beschäftigt

Kümmern Sie sich nicht um "nett". Sie sind beschäftigt. Sie müssen Ihre Arbeit erledigen. Das müssen sie respektieren. Wie Sie zu diesem Punkt gelangen, hängt stark von den Besonderheiten Ihres Arbeitsplatzes und der Beziehung ab, die Sie zu Ihrem Vorgesetzten haben.

Einige Ideen, die helfen könnten:

• Bestehen Sie darauf, dass Sie ein Büro haben, und dann die Richtlinie „Kommen Sie herein, wenn die Tür offen ist, klopfen Sie nicht, wenn sie geschlossen ist“.
• Sie haben Arbeitszeiten im Büro, um an Meetings teilzunehmen, und außerhalb der Bürozeiten, um die Arbeit tatsächlich zu erledigen
• Sagen Sie "Ich gehe los, um die Arbeit zu erledigen" und meinen Sie es ernst. Wenn Sie aufgrund von Ablenkungen nicht vorankommen, kündigen Sie an, dass Sie für 4 Stunden ins Café gehen, um etwas Arbeit zu erledigen.
• Wenn Sie einen intern freigegebenen Kalender haben, blockieren Sie die Arbeitszeit. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Arbeitszeit durch sporadische Besprechungen über den Tag verteilt in kleine Stücke zerhackt wird.

Es kann hilfreich sein, ein Whiteboard neben Ihrem Schreibtisch zu haben, auf dem die Projekte aufgelistet sind, an denen Sie arbeiten, zusammen mit einem voraussichtlichen Fertigstellungsdatum. Sie könnten sogar einen kleinen Stern neben dem Element haben, auf dem Sie sich gerade befinden. Stellen Sie sicher, dass es von außerhalb Ihres Schreibtischbereichs sichtbar ist und dass Sie es auf dem neuesten Stand halten.

Wenn jemand zu Ihrem Schreibtisch kommt, zeigen Sie einfach auf die Tafel und ignorieren Sie ihn ansonsten. Ziemlich bald werden sie darauf trainiert sein, das Brett nur zu beobachten, ohne mit Ihnen zu sprechen.

Ich verstehe Ihre Frustration darüber, dass Ihr Fortschritt von Leuten unterbrochen wird, die Sie nach Ihren Fortschritten fragen möchten. Die Lösung dafür besteht jedoch darin, ihnen nicht zu vermitteln, dass Sie etwas zu erledigen haben und nicht unterbrochen werden sollten. Die Lösung dafür besteht darin, ihnen zu ermöglichen, ihre Antworten zu erhalten, ohne Sie zu unterbrechen.

Sie sagen, Sie führen eine Art Aufgabenliste. Meine Vermutung ist, dass es in der Prioritätsreihenfolge ist oder eine Prioritätsspalte enthält und dass es einen Status und vielleicht sogar ein Fälligkeitsdatum enthält. Legen Sie das irgendwo hin, wo sie alle es sehen können. Wenn sie fragen: "Wo ist mein das?" Erinnern Sie sie daran, wo sie die Antwort finden können. Dies könnte etwas Elektronisches sein, aber wenn Ihre Kollegen keine Online-Leute sind, könnte es ein Stück Papier sein, das an die Wand geklebt wird. Sie können den Unterbrecher einfach darauf richten und mit Ihrem Meeting oder was auch immer fortfahren.

Sie werden sich nicht weniger Sorgen um ihre wichtigen Ergebnisse machen, weil Sie es schaffen, ihnen zu sagen, dass sie Sie in Ruhe lassen sollen. Sie werden sich weniger Sorgen machen, wenn sie mehr Informationen erhalten. Seien Sie transparent und öffentlich, und die Unterbrechungen sollten nachlassen.

Übernehmen Sie die Kontrolle über einige ihrer Erwartungen und wissen Sie, dass sie in gewisser Weise immer alles gestern wollen werden. Vieles davon ist Kommunikation. Nutzen Sie die Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen: E-Mail, Projektsoftware, Voicemail usw.

Hier sind einige Dinge zu beachten:

• Fragen Sie, wann sie es brauchen. Sie werden überrascht sein, dass sie Ihnen länger geben, als Sie vielleicht denken. Schieben Sie zurück, wenn Sie denken, dass es unrealistisch ist und sie die Dringlichkeit nicht rechtfertigen können.
• Geben Sie so schnell wie möglich ein Fälligkeitsdatum / eine Fälligkeitszeit an und teilen Sie ihnen mit, wann das sein wird. Es ist ganz einfach, lassen Sie mich auf meine Liste schauen und ich melde mich vor dem Mittagessen bei Ihnen.
• Informieren Sie sie, wenn Sie sich verspäten.
• Wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen oder auf jemand anderen warten, teilen Sie ihm den Status mit. Vielleicht können sie helfen. Vielleicht nicht.
• Erinnern Sie diejenigen, die Sie unterbrechen, an das Fälligkeitsdatum. Sei konsequent. Teilen Sie ihnen auch mit, dass sich die Anfragen aller wahrscheinlicher verzögern, je häufiger Sie unterbrochen werden.

Ich weiß, das klingt nach mehr Arbeit und das ist es auch. Ich habe ein paar Häuser gekauft und bevorzuge einen Makler, der jeden dazu drängt, Dinge zu erledigen, damit der Abschluss pünktlich ist. So werden alle bezahlt, auch Sie.

Niemand am Flughafen möchte, dass sein Flug verspätet ist, aber wenn es zu einer Verspätung kommt, müssen sie wissen, wie lange. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen würde Ihnen mitteilen, dass Ihr Gehaltsscheck irgendwann nächste Woche eintreffen würde.

Ich denke, zuerst müssen Sie Ihre Einstellung anpassen. Es ist kein Diva-Drama, den Status von Projekten wissen zu wollen, die Ihnen übertragen wurden und die für ihre Fähigkeit, ihre Arbeit zu erledigen, wichtig sind. Sie sind im Moment eindeutig eine Straßensperre und sie haben ein Recht darauf, dass sie beseitigt wird.

Sie müssen also zuerst Ihren Workflow so anpassen, dass Status rechtzeitig gegeben werden. Sie brauchen eine Möglichkeit für sie, den Status zu überprüfen, ohne Sie so oft zu stören, und Sie brauchen eine Möglichkeit, Prioritäten festzulegen, und Sie müssen den Leuten mitteilen, wann ihre Priorität gesenkt wurde und was das neue voraussichtliche Datum ist.

Sie nerven dich, weil du nicht gut kommunizierst. Kommunikation ist ein großer Teil Ihrer Arbeit, genauso wichtig, wenn nicht wichtiger, als die Designarbeit. Den Leuten zu sagen, dass Sie an etwas arbeiten, wenn Sie es offensichtlich nicht tun, ist ein Teil dessen, was sie wütend macht. Sagen Sie ihnen die Wahrheit: "Vor Ihrem liegen noch sechs Projekte und ich gehe davon aus, dass ich am Mittwoch nächster Woche damit beginnen kann." Eine tägliche E-Mail an alle mit einer Liste der Projekte und dem Status und der erwarteten Fertigstellung ist etwas, das Sie wahrscheinlich jeden Tag als Erstes tun sollten.

Immobilienmakler sind von Natur aus nicht immer im Büro, daher ist es selbstverständlich, dass sie sich bei Ihnen erkundigen müssen, wenn sie ein paar Minuten im Büro sind, bevor sie Häuser zeigen. Sich über die Unterbrechungen zu ärgern, ist einfach kontraproduktiv. Es liegt in der Natur des Unternehmens, das Sie unterstützen.

Wenn Sie anfangen, ihnen bessere Informationen zu geben und etwas haben, das sie sich ansehen können, um zu sehen, welche Projekte in welcher Reihenfolge und den erwarteten Start- und Enddaten ihrer Projekte bearbeitet werden, werden sie Sie weniger stören. Aber sie werden nie aufhören, dich zu stören, während du sie hochhältst und sie die Dinge bekommen müssen, die du für sie tust. Sie sind Ihre Kunden und Sie müssen anfangen, sie als solche zu behandeln.

Ich weiß, Sie sagten, Sie arbeiten von mehreren Büros aus, damit habe ich keine Erfahrung, aber hier sind Dinge, die ich gelernt habe, um Unterbrechungen für Wissensarbeiter zu vermeiden.

Wenn Sie einen „Teamleiter“, „Supervisor“ oder eine andere Person haben, die nicht unbedingt Ihr Chef, aber in einer koordinierenden Position ist, können Sie Ihren Abteilungsleiter fragen, ob die Vorgehensweise geändert werden kann, sodass alle neuen Arbeiten durchlaufen werden MÜSSEN der Teamleiter. Es muss so erfolgen, dass Gespräche mit Teammitgliedern völlig unproduktiv sind. Ihr Vorgesetzter muss eine Methode haben, Ihnen diese Arbeit zu erteilen, ohne Sie abzulenken, wie z. B. das Hinzufügen zu einer Liste auf einem Whiteboard, wie von Chris Lively erwähnt, oder zu einer Datenbank. Ihnen ein Stück Papier physisch auszuhändigen, ist falsch.

Um zu verhindern, dass Leute wegen Updates unterbrechen, habe ich in der Vergangenheit Scrum-Ban von „Software“-Typen gestohlen, um meine Aufgaben zu verwalten. Es funktioniert ziemlich gut für die Gruppenorganisation, jeder außerhalb der Gruppe kann es interpretieren.

Seien Sie nicht zu streng mit kundenorientierten Typen. Belästigen ist ihre Art, Dinge zu erledigen, es hat immer für sie funktioniert, weil die Menschen es ermöglichen. Lesen Sie mehr über operante Konditionierung und viel Glück mit „Extinction Bursts“. In diesen Links geht es hauptsächlich um Ratten und Hunde, es gilt jedoch perfekt für Menschen.