Wie kann ich meinen PM höflich bitten, mich nicht mehr unerwartet anzurufen?

Du kannst sie einfach fragen. Erklären Sie, wie es Sie aus Ihrem Flow herausholt, und bitten Sie sie, vorher eine Chat-Nachricht/E-Mail zu senden, damit Sie sie wissen lassen können, wann Sie Zeit haben. Daran ist nichts Unhöfliches.

Andere Möglichkeiten sind, den Anruf einfach zu ignorieren und zurückzurufen, wenn Sie Zeit haben, oder wenn möglich, Ihre Erreichbarkeit auf „besetzt“ oder „nicht stören“ zu setzen.

Wenn es sich um einen echten Sprachanruf handelt, sagen Sie einfach:

Entschuldigung, ich bin mitten in etwas. Lassen Sie uns einen Zoom einrichten, um zu diskutieren, mein Kalender ist auf dem neuesten Stand.

oder

Tut mir leid, ich bin gerade beschäftigt. Kann ich Sie in einer Stunde oder so zurückrufen?

Wiederholen Sie dies, bis sie die Nachricht erhalten, dass Sie nicht sofort verfügbar sind.

Wenn das nicht funktioniert, gehen Sie nicht mehr ans Telefon und schreiben Sie einfach zurück

„Ich habe gesehen, dass du mich angerufen hast, aber ich war mitten in etwas. Was ist los?“

Verfügt Ihre Kommunikationssoftware über eine Option zum Setzen eines „Beschäftigt/Nicht verfügbar“-Status? Das kann nützlich sein, um zu signalisieren, dass Sie bei der Arbeit sind, aber momentan nicht mit Unterbrechungen umgehen können oder wollen. Es ist fast so, als würden Sie sich in einem anderen Gespräch befinden, nur dass eine Unterbrechung in diesem Fall nicht Ihr Gespräch mit Ihrem/Ihren Gesprächspartnern stören würde, sondern Ihre Konzentration auf Ihre aktuelle Arbeit.

Dies hätte den Vorteil, dass Sie Ihre Position nicht verteidigen müssen, wenn jemand Sie anruft, aber er muss seine Position verteidigen, wenn er Sie trotz dieses Status anruft. Dann haben sie besser einen guten Grund.

Planen Sie Zeit für Arbeit ein, die konzentriert werden muss, und blockieren Sie sie dann in Ihrem Kalender. Schalten Sie Ihre automatische Antwortfunktion ein. Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen stumm. Lassen Sie die Leute wissen, wann Sie verfügbar sind und wie sie Sie kontaktieren können, wenn etwas nicht bis nach Ihrer Fokuszeit warten kann.

Es ist viel einfacher für Sie, etwas zu tun, um das gewünschte Arbeitsumfeld zu schaffen, als zu versuchen, allen anderen beizubringen, wie sie sich verhalten sollen. Das ist nicht passiv-aggressiv; das ist die proaktive Übernahme von Verantwortung für die eigene Produktivität.

Dies kann für ein neues Remote-Team eines der schwierigsten Dinge sein, sich darauf einzustellen. Wenn Sie im Büro waren, kann Ihr PM (oder jemand anderes in Ihrem Team) normalerweise in Ihre Richtung schauen oder einen kurzen Spaziergang machen, um zu sehen, ob Sie beschäftigt aussehen oder nicht, aber wenn das Team remote ist, funktioniert das nicht.

Als Team müssen Sie sich auf Ihr Kommunikationsprotokoll einigen. Sie alle haben Arbeit zu erledigen, und ziemlich oft brauchen Sie Dinge voneinander, um dies zu erledigen. Sie sollten im Team diskutieren und entscheiden, wie Sie mit Unterbrechungen umgehen/blockieren und Ihre Verfügbarkeit kommunizieren. Dann müssen sich alle an dieses Protokoll halten.

Sie möchten nicht unterbrochen werden, weil Sie noch etwas zu erledigen haben, aber Ihre PN könnte bei ihrer Arbeit blockiert sein, weil Sie nicht antworten können. Das Team gewinnt nicht, wenn nicht jeder seine Arbeit erledigt, also müssen Sie gemeinsam einen Plan erstellen und sich daran halten.

Wählen Sie Ihre eigenen Prioritäten

Eine gängige Arbeitsmanagementmethode ordnet Aktivitäten in 4 Quadranten ein:

Anrufe fallen sehr oft ins Dringende (bei mir brummt der Computer!), aber nicht wichtig. Wie mehrere Kommentare angedeutet haben, antworten Sie nicht, nur weil es klingelt.

Nehmen Sie einfach seine Frage mit einem impliziten "Haben Sie Zeit, um diese Frage zu beantworten". Sie können also antworten "eine Minute bitte, ich muss das Ding zuerst beenden".

Die Unterbrechung ist etwas, das sich nicht vermeiden lässt - wenn Sie gefragt werden, ob Sie Zeit haben, ist das auch eine Unterbrechung. Was Sie vermeiden können, ist nicht in der Lage zu sein, das zu beenden, was Sie tun.

Haben Sie für den Status aktueller Projekte tägliche Besprechungen, bei denen der PM einbezogen werden könnte, damit er weiß, was getan wurde und was noch zu tun ist?

Schlagen Sie dem PM bei zukünftigen Projekten vielleicht vor, dass er eher als Ad-hoc-Telefonate mit Ihnen plant, damit Sie sich angemessen auf alle Fragen in Bezug auf dieses Thema vorbereiten können? Machen Sie deutlich, dass Sie damit sowohl sich selbst als auch dem PM helfen.

Ich denke nicht, dass es unhöflich ist, ihnen zu sagen, dass das aktuelle Format nicht effizient ist, da Sie mitten im Geschehen sein können, wenn er anruft.

Andernfalls, wenn Sie wirklich beschäftigt sind und keine Unterbrechung wünschen, versuchen Sie, einen DND-Status zu verwenden (ich habe das heute getan, nachdem ich wiederholt von verschiedenen Personen unterbrochen wurde).