Wie gehe ich mit einem Kollegen um, der ständig zu häufig Status-Updates anfordert und meine Aufgaben jeden Tag vollständig und vollständig wiederholt?

Dies ist einer der Gründe, warum Projektmanagement- und Collaboration-Tools existieren. Versuchen Sie, eines zu verwenden, falls Sie es noch nicht verwenden. Dadurch wird der Status sichtbar, ohne dass ein persönliches Treffen oder E-Mail ausdrücklich erforderlich ist. Dieser sollte auch die Anforderungen und Akzeptanzkriterien schriftlich enthalten, damit sie nicht wiederholt werden müssen.

Offensichtlich werden Meetings dadurch nicht vollständig entfernt. Planen Sie ein Meeting für eine feste Zeit im Voraus und machen Sie nach Ablauf der Zeit einen harten Stopp . Möglicherweise neben einem anderen Meeting, das Sie haben werden, so dass Sie nicht lügen müssen, wenn Sie um eine Verlängerung des aktuellen Meetings gebeten werden. Erwähnen Sie einfach, dass alle weiteren Details über das verwendete Tool verwaltet werden können.

Sie haben Ihre eigene Frage beantwortet.

Richten Sie ein tägliches 15- oder 30-minütiges Gespräch ein, beziehen Sie Ihren Chef mit ein und stellen Sie das Update zu diesem Zeitpunkt bereit. Dies sollte Ihnen die ungeplanten Unterbrechungen im Laufe des Tages ersparen.

Wenn nicht, lassen Sie Ihren Chef mit ihm über die Unterbrechungen sprechen. Diese ungeplanten Unterbrechungen kosten Ihre Produktivität.

Es könnte einen Grund für einen Stakeholder geben, Sie ständig zu nörgeln.

Es gibt eine Abteilung, die von Ihrer Arbeit abhängt, und Ihr Stakeholder geht davon aus, dass es sich lohnt, jeden Tag zu Ihnen zu gehen und nach Ihnen zu sehen, nur um sicherzustellen, dass es Fortschritte gibt.

Aus Sicht des Stakeholders wäre die ideale Situation anders: Er würde zu Ihnen kommen und mit Ihnen eine Lösung und einen Liefertermin vereinbaren, dann würden Sie Ihr Ding machen und sich rechtzeitig beim Stakeholder melden und genau das liefern, was vereinbart wurde An. Vielleicht sogar davor.

Aus irgendeinem Grund funktioniert das für Ihren Stakeholder nicht und verschwendet Zeit für Sie beide .

Ich habe nicht viele Informationen zu erraten, aber ich werde es trotzdem tun:

a.) Sie oder jemand in Ihrer Abteilung hat zuvor nicht pünktlich geliefert und diese andere Abteilung war überrascht. Jemand zuvor hat immer wieder gesagt "das wird morgen gemacht" und dann sind drei Tage ohne ein Update vergangen.

Der einzige Weg, um sicherzustellen, dass es keine Überraschungen gibt, besteht darin, Sie jeden Tag nach Updates zu fragen.

b.) Ihre Aufgabe ist sehr wichtig und Ihr Stakeholder glaubt, dass Sie andere Prioritäten haben könnten, wenn er Sie nicht ständig daran erinnert. Möglicherweise haben Sie eine Menge Dinge auf Ihrem Teller und andere Abteilungen, die Ihrem Rückstand ebenfalls Arbeit hinzufügen, und wenn ein anderer Beteiligter lästiger ist, besteht die Möglichkeit, dass Sie seine Aufgabe zuerst priorisieren.

Was kannst du tun?

Kurzfristig ist es schwierig, das Vertrauen dieser anderen Abteilung zu gewinnen. Aber es gibt Dinge, die Sie tun können, um Ihre geistige Gesundheit zu bewahren, während Sie sie wiederherstellen:

1.) Legen Sie klar und ohne vage Bedingungen fest, wann die Aufgabe erledigt sein wird. Sagen Sie nicht „es ist fertig, wenn es fertig ist“, sondern geben Sie eine klare Frist und stellen Sie sicher, dass es für die andere Abteilung funktioniert.

Achten Sie dabei auf eine konservative Schätzung. Wenn Sie glauben, dass Sie es in einer Woche schaffen können, aber die Möglichkeit besteht, dass Sie einen Monat brauchen, dann verpflichten Sie sich, es in einem Monat zu schaffen. Wenn Sie glauben, dass die Website ausfallen könnte und Sie die Hälfte der Zeit mit der Fehlerbehebung verbringen, dann verpflichten Sie sich, dies nur in zwei Monaten zu tun.

Geben Sie eine Frist an, bei der eine Wahrscheinlichkeit von mindestens 90 % besteht, dass Sie sie einhalten.

2.) Kommunizieren Sie Ihre Prioritäten. Ist dieses Projekt das einzige Projekt, an dem Sie arbeiten, oder gibt es andere Dinge, die Sie zuerst fertigstellen müssen? Gibt es eine Chance, dass Sie bei einem anderen Projekt helfen müssen, wenn es im März die nächste Phase erreicht? Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Erwartungen setzen.

3.) Machen Sie Ihren aktuellen Fortschritt sichtbar. Anstatt Ihren Stakeholder jeden Tag den Plan durchgehen zu lassen, können Sie einfach eine E-Mail mit dem, was erledigt wurde, was noch zu tun ist, allen Planänderungen und dass Sie immer noch zuversichtlich sind, dass Sie die Frist einhalten, versenden.

Sie können auch ein Jira, Trello oder Whiteboard haben, das Ihren aktuellen Status erfasst und für Ihre Stakeholder sichtbar ist.

4.) Wenn Sie gefragt werden, beziehen Sie sich höflich auf Ihre E-Mail oder Ihr Forum. „Können Sie die E-Mail überprüfen, die ich gestern gesendet habe, ich habe alles aufgeschlüsselt. Lassen Sie mich wissen, wenn in meinem Bericht noch etwas fehlt.“

Dann stellen Sie sicher, dass Sie liefern:

5.) Befolgen Sie die vereinbarten Prioritäten, wenn etwas anderes dazwischen kommt, machen Sie deutlich, dass sich Ihre Prioritäten geändert haben und warum.

6.) Pünktlich fertig! Sie haben bereits eine sehr pessimistische Schätzung abgegeben, daher sollten Sie normalerweise immer zuversichtlicher werden, je näher der Abgabetermin rückt. Wenn Sie weniger zuversichtlich sind, besteht die Möglichkeit, dass Sie die Frist verpassen, teilen Sie dies so schnell wie möglich Ihrem Stakeholder mit.

Nachdem Sie sich wiederholt auf eine Deadline festgelegt haben und rechtzeitig fertig sind (oft sogar weit vor der Deadline), beginnen Ihre Stakeholder zu vertrauen, dass sie nicht jeden Tag nach Ihnen sehen müssen.

Es hört sich so an, als hätten Sie bereits eine „To-Do“-Liste und wahrscheinlich auch einen Zeitplan dazu.

Sie könnten präventiv jeden Tag eine Kopie davon per E-Mail an den Kollegen senden, bevor er die Möglichkeit hat, Sie zu kontaktieren und Ihre Zeit zu verschwenden. Auf diese Weise ist es für sie offensichtlich sinnlos, Sie bei jeder Aufgabe zu fragen, wo Sie sich gerade befinden.

Wenn Sie ein gemeinsames Laufwerk haben, auf das Ihr Kollege Zugriff hat, erstellen Sie eine Datei, in der alle Ihre aktuellen Status gespeichert sind.

Wenn er Sie unterbricht, anstatt mit „Raus hier“ zu antworten oder ihn mit einem Kommentar wie „Wenn ich nicht wahnsinnig wäre: Ich könnte nicht so brillant sein!“ abzuschrecken, verweisen Sie ihn einfach auf Ihre Statusblatt und sagen Sie so etwas wie.

Es tut mir leid, Bruce, ich bin sehr beschäftigt, ich habe alle meine aktuellen Status-Updates auf dem "J"-Laufwerk.

Sie müssen einen Weg finden, die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Kollegen zu formalisieren. Ziel ist es, die Kommunikation so zu steuern, dass Sie konstruktiv und nicht hinderlich wirken.

Formulieren Sie zunächst eine Strategie. Ich würde Folgendes tun: Erstellen Sie eine gemeinsame „to do“-Liste, die Ihre Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität auflistet und die wichtigsten Details für jede Aufgabe dokumentiert. Neue Aufgaben sollten einmal besprochen und dann in die Liste aufgenommen werden. Alle Änderungen an einer Aufgabe müssen nicht diskutiert werden und sollten stattdessen klar in der Aufgabenliste dokumentiert werden (dh Aufgabe - Beschreibung - ÄNDERUNG 1: Text). Sobald Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, verschieben Sie sie in eine separate Liste abgeschlossener Aufgaben. Ihr Kollege sollte in der Lage sein, diese zweite Liste anzuzeigen, aber es wäre ratsam, ihm nur Lesezugriff zu gewähren. Sie sollten sich auch an Ihren Kollegen wenden (per E-Mail/Telefon), um zu sagen: „Ich habe Aufgabe A erledigt, ich werde jetzt Aufgabe C erledigen“.

Zweitens beziehen Sie Ihren Chef mit ein. Gehen Sie zu Ihrem Chef, erzählen Sie ihm/ihr von dem Problem und präsentieren Sie dann Ihre Lösung. Bitten Sie um Erlaubnis und um Rat, wie Sie das neue Kommunikationsformat so implementieren können, dass es zu minimalen politischen Reibungen kommt.

Das Führen schriftlicher Aufzeichnungen hat einige nette Nebeneffekte, sodass es nicht allzu schwer sein sollte, das Management zu überzeugen, wenn Sie die Situation taktvoll angehen.

Außerdem: Es ist plausibel, dass Ihr Kollege möglicherweise von seinem Chef zu diesem Verhalten aufgefordert wurde. Wenn Sie wirklich Pech haben, kann es sein, dass Ihr Chef bereits zugestimmt oder sich etwas ausgedacht hat. Manchmal sprechen Chefs mit anderen Chefs und finden schreckliche Lösungen für Nicht-Probleme.

Was mir auffällt, ist, dass Sie irgendwie direkt jemandem in einer anderen Abteilung unterstellt sind, der für diese Aufgabe anscheinend nicht geeignet ist. Während die Interessenvertretung für ein Projekt wichtig ist, bin ich der Meinung, dass sich die Kommunikation zwischen denen, die es liefern, und den Interessengruppen auf Fragen wie „Was braucht der Interessenvertreter und liefern wir es?“ konzentrieren sollte.

Ihre Fortschritte im Auge zu behalten, ist etwas, was ein Manager mit Erfahrung in der Führung von Personen in Ihrer Rolle tun sollte. Wenn sie gut in ihrem Job sind, wissen sie, wie sie die Informationen so sammeln, dass es für alle Beteiligten effizient ist, damit die Mitarbeiter Ergebnisse liefern können.

Natürlich hängt dies von der Struktur Ihres Arbeitsplatzes ab, aber meiner Meinung nach haben Sie das Recht, Ihren direkten Vorgesetzten zu bitten, dabei zu helfen, eine Art Puffer zu schaffen, weil Sie der Meinung sind, dass die Berichtsanforderungen des anderen übertrieben sind. (Nun, diplomatischer formuliert, und im Idealfall vermitteln Sie, dass Sie verstehen, warum und respektieren, dass er diese Informationen benötigt. Sie möchten vermitteln, dass Ihr Interesse nicht darin besteht, „nicht gestört zu werden“ oder sich vor Pflichten zu drücken, sondern dass alle Beteiligten daran beteiligt sind können, was sie am besten können, und umgekehrt, dass die Dinge von denen erledigt werden, die am besten dafür qualifiziert sind.

Zunächst erwähnen Sie, dass dieser Mitarbeiter "effektiv Ihr Kunde" ist, daher sollten Sie ihn als Ihren Kunden behandeln. Sie müssen nicht unhöflich sein, „Lass mich (zur Hölle) in Ruhe“ ist nichts, was Sie persönlich von einem Dienstleister hören möchten.

Es hört sich so an, als hätte diese Person keinen Einblick in die Arbeit, die Sie gerade für sie erledigen, daher hat sie das Bedürfnis, Sie ständig nach Updates zu fragen und die Aufgaben für Sie zu wiederholen, um sicherzustellen, dass Sie beide synchron sind. Stellen Sie sich vor, Sie bezahlen eine Firma, um ein Haus für Sie zu bauen, und erhalten keinerlei Fortschrittsaktualisierungen von ihnen – Sie möchten wahrscheinlich ab und zu bei ihnen vorbeischauen, um sicherzustellen, dass sie dem Plan folgen und Fortschritte machen. Als Lösung können Sie ein Tool zur Aufgabenverfolgung einrichten, mit dem sie den Fortschritt verfolgen können, ohne Ihre Arbeit zu unterbrechen.

Wenn es nicht funktioniert und diese Person weiterhin regelmäßig bei Ihnen vorbeischaut, bitten Sie sie, Zeit in Ihrem Kalender zu buchen, wann immer sie das Gefühl hat, dass sie Aktualisierungen benötigt – ob es sich um wiederkehrende oder einmalige Besprechungen handelt. Dies hilft Ihnen, Ihre Zeit zu verfolgen, und wenn das Projekt die Fristen nicht einhält, können Sie genau berechnen, wie viele Stunden diese Synchronisierungsmeetings von der Zeit gestohlen haben, die Sie für die eigentliche Arbeit aufwenden könnten.

Er fragt mich zu häufig nach Aufgaben, die ich bereits erledige oder Aufgaben, die auf meiner Liste stehen. Ich hätte generell nichts gegen schnelle Statuschecks, aber diese sind sehr nervig, weil er jede einzelne Aufgabe, die ich noch erledigen muss, jedes Mal im Detail wie eine kaputte Schallplatte wiederholt, als würde er sie mir als erstes erzählen Zeit.

Es gibt absolut kein Problem mit Ihrem Kollegen. Wenn er Ihren Status nicht jeden Tag überprüft, woher weiß er, ob Sie gut vorankommen, ob Sie durch etwas blockiert werden oder ob Ihre Arbeit verzögert wird und so weiter und so weiter.

Dies ist völlig normal und wird im Projektmanagement empfohlen.

Ich weiß, dass ich diese Aufgaben habe, sie stehen auf meiner Liste, sie dürfen nicht wiederholt werden

Das ist das Problem: Sie und Ihr Kollege haben keine effizienten Tools zur Verwaltung der Aufgaben und zur Kommunikation. Dies führt zu Zeitverschwendung durch Wiederholung der Aufgaben usw.

Ich habe keine Antwort auf dieses Problem und es hängt vom Budget Ihres Unternehmens / Projekts ab.

Ich arbeite in einem Scrum-Team von 7 Personen, wir haben auch jeden Tag ein 15-minütiges Stand-up , damit jeder seinen Status aktualisieren kann. Die Aufgaben befinden sich in Jira mit allen Details: Beschreibung, Priorität, benötigte Tage, verbleibende Tage, Kommentare usw. usw. Es besteht also keine Notwendigkeit, etwas zu wiederholen, jede Person braucht nur ein oder zwei Minuten, um zu sagen, was sie am Vortag getan hat.

Die meisten Softwareunternehmen wenden ähnliche Verfahren an, obwohl sie möglicherweise unterschiedliche Software verwenden.