Unser Unternehmen legt großen Wert darauf, dass jeder sein Bestes in der abteilungsübergreifenden Teamarbeit geben sollte, und so haben wir auch 360-Grad-Beurteilungen, nicht nur von unserem direkten Vorgesetzten. Leute werden entlassen, weil sie sich weigern, denen aus anderen Abteilungen zu helfen (oder eine nicht hilfreiche Einstellung haben).
Es gibt eine häufige Situation in meinem Team (und insbesondere in meiner Position), in der mir Anfragen gesendet werden, die technisch unmöglich sind oder mehr Zeit oder Ressourcen erfordern würden, als andere Teams normalerweise erwarten, oder unsere aktuellen Prozesse ernsthaft unterbrechen würden.
Obwohl ich kein Flugzeugpilot bin, gibt es viele Projekte oder Prozesse in meinem Team, die die gleiche Konzentration und „Einhaltung des Verfahrens“ erfordern (wobei andere Teams in der Regel flexibler sind): Ein Passagier kann nicht einfach ins Cockpit kommen und Bitten Sie uns, auf einem anderen Flughafen zu landen oder die Route zu ändern, damit sie eine großartige Aussicht auf die wunderschönen Berge haben. Was wir tun können, ist unseren Passagieren zu sagen, wie sie den Flug genießen können, was sie tun müssen, um sicher zu bleiben und nicht das Beste für ihre Reise zu stören. Wir können auch Sonderwünsche berücksichtigen und eine andere Mahlzeit für jemanden zubereiten, der es braucht. In extremen Notfällen können wir umleiten. Aber abgesehen davon müssten nur wir sagen, wie der Flug durchgeführt werden soll.
Doch an meinem Arbeitsplatz gibt es solche "Passagiere", die oft eine nicht standardmäßige Aufgabe oder ein Projekt anfordern, und meine (und die meines Teams) erste Reaktion ist, bei dem Gedanken, es überhaupt zu versuchen, nur zusammenzucken!
Vielleicht liegt es daran, dass ich neu in dem Szenario bin (na ja, es geht seit etwa 6 Monaten so), aber ich habe das Gefühl, wenn ich sage "wir können nicht", wirke ich defensiv - besonders bei den "Passagieren", die ihr Bestes geben, um sie einzusetzen Logik, Zahlen, Ideen, Argumente, Verkaufsgespräche usw., um mich zu "überzeugen", dass ich das Projekt so machen muss, wie sie es wollen.
Ich habe gelernt zu sagen "nein, wir können den Flugplan nicht ändern, weil das vorher entschieden wird". Aber ich bin mir bewusst, dass ich das mit einer negativen Stimmung sage. Ich wünschte, ich könnte lernen, wie man es sagt: "Es tut mir so leid, wir können die Flugbahn nicht ändern, aber ich bin sicher, Sie werden die Aussicht trotzdem genießen."
Ich wünschte, ich könnte hilfreich erscheinen, aber ich muss zugeben, dass ich tief im Inneren weiß, dass ich nicht wirklich helfen kann, weil es technisch unmöglich ist, und ich das Gefühl habe, dass diese „Passagiere“ ein Ärgernis sind, das versucht, unsere Zeit zu verschwenden. Meine ehrliche und offene Reaktion ist einfach Frustration darüber, dass diese "Passagiere" einfach immer wieder kommen.
Wie kann ich also hilfreicher erscheinen, selbst wenn ich weiß, dass ich aufgrund technischer/verfahrenstechnischer Einschränkungen nicht helfen kann?
(Und wenn Sie vorschlagen, das Verfahren zu ändern ... ok, nach vielen Branchendiskussionen, Konsultationen usw., aber nicht während des Fluges! Hoffe, diese Analogie macht meine Situation klarer)
Das Problem bei Ihrem Ansatz ist, dass sie hier sind, um einen Job zu erledigen. Sie sind nicht hier, um „die Aussicht zu genießen“. Ihr Vorschlag, dass sie „die Aussicht genießen“, würde viel besser ankommen, wenn Sie mit den Autoren dieser Anfragen Wege ausarbeiten könnten, ihre Anfragen auszuführen und gleichzeitig die Methoden und Standards Ihres Teams einzuhalten .
Wenn Sie nur „nein“ sagen, ist es unvermeidlich, dass Sie defensiv wirken. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie ziemlich hart mit den Autoren der Anfragen arbeiten, um ihre Anfragen so auszuführen, dass sie den Methoden und Standards Ihres Teams entsprechen, ist die Wahrnehmung, dass Sie defensiv sind, so gut wie das Letzte, was ihnen einfallen wird - Sie werden zu sehr damit beschäftigt sein, mit Ihnen zu arbeiten, um etwas anderes zu bemerken, als dass Sie kooperativ und unterstützend sind.
Sie müssen Ihren Teamleiter und das Management des Teams darüber informieren, dass sie den anderen Teams effektiv vermitteln müssen, wie wichtig es ist, dass die Autoren der Anfragen die Methoden und Verfahren Ihres Teams einhalten. Ihre Offiziersränge müssen den anderen Teams klar machen, dass der Versuch, Ihr Team dazu zu bringen, seine eigenen Methoden und Verfahren zu brechen, nicht funktioniert, da Ihr Team die Scherben aufsammelt, sondern mit Ihrem Team zusammenarbeitet und die Methoden Ihres Teams respektiert und Verfahren ist das, was funktioniert.
Ich arbeite in einem ähnlichen Umfeld. Die Dinge, die wir tun, sind kritisch und für den Rest des Unternehmens etwas undurchsichtig. Unser Unternehmen hat eine sehr starke Kultur, das Beste für den Kunden zu tun, und ob es Ihnen gefällt oder nicht, Leute aus anderen Gruppen sind tatsächlich Ihre Kunden.
Wir verwalten die Anfragen, indem wir einen "Haustür"-Prozess haben. Wir sind offen für alle Anfragen für unsere Zeit, aber Sie müssen die richtigen Kanäle durchlaufen, damit wir sicherstellen können, dass wir verstehen, was Sie wollen, es eingrenzen, priorisieren und die entsprechenden Ressourcen zuweisen, damit am Ende der "Client „gute Erfahrungen gemacht. Manchmal lautet die Antwort "Entschuldigung, wir können das nicht in dem Zeitrahmen tun, in dem Sie es brauchen." oder "Es ist einfach nicht möglich, ohne 42 Millionen Dollar auszugeben, um unsere Infrastruktur neu zu gestalten." Aber wenn wir einen Prozess durchlaufen, wenn wir an diesem Punkt angelangt sind, hat die Person oder Gruppe, die die Anfrage stellt, ein gutes Verständnis dafür, warum wir ihre Anfrage nicht annehmen können, und denkt nicht, dass wir nein sagen, weil wir es getan haben. nicht ernst nehmen oder einfach nur faul sind.
Als Einzelperson können Sie dies nur teilweise tun – Sie brauchen wirklich die Unterstützung Ihres Managements, um es richtig zu machen. Wenn Sie diese Unterstützung jedoch nicht haben, können Sie Ihren eigenen Prozess zum Verwalten von Anfragen haben. Als ich bei einem anderen Unternehmen arbeitete, in dem ich keine Unterstützung für die Verwaltung von „Drive-bys“ hatte, habe ich mehrere Dinge getan:
Ich hatte eine Liste meiner aktuellen Projekte in der Reihenfolge ihrer Priorität auf einer weißen Tafel in meinem Büro mit einem kurzen Status, z. B. "Warten auf Daten, "In QA" usw.". Die Priorität wurde mit meinem Vorgesetzten ausgehandelt. Sobald ich die Liste für alle sichtbar hatte, gab es einen merklichen Rückgang bei einigen Arten von Anfragen, und die Leute, für die ich arbeitete, schienen zufriedener zu sein.
Ich bat darum, Anfragen schriftlich zu stellen (E-Mail ist in Ordnung), damit ich nicht missverstehe, worum sie gebeten haben, und möglicherweise ihre Zeit verschwenden würde, indem ich das Falsche tue. Wenn sie mir keine E-Mail schicken wollten, würde ich unser Gespräch in einer E-Mail dokumentieren und sie bitten, mein Verständnis zu bestätigen.
Nachdem ich bestätigt hatte, dass ich die Anfrage verstanden hatte, würde ich sie eingrenzen und ihnen meinen WAG zusenden, was erforderlich wäre, um ihre Anfrage zu erledigen, und wann ich sie angesichts der aktuellen Priorität und meiner Arbeitsbelastung voraussichtlich erhalten könnte es getan. Wenn dies nicht möglich wäre, würde ich sie darüber informieren, dass die Art der erforderlichen Änderungen außerhalb meiner Befugnisse liegen würde und sie an eine bestimmte Person eskalieren müssten.
Achten Sie bei all dem darauf, dass Sie den Anfragenden wie einen Kunden behandeln und nicht wie ein Ärgernis. Der Prozess muss nicht übermäßig starr oder formell sein, aber jeder sollte die gleichen grundlegenden Schritte durchlaufen und die gleiche Gegenleistung erhalten, wenn er dies tut. Der Prozess, den Sie von ihnen verlangen, soll ihnen helfen, das zu bekommen, was sie wollen, wann sie es wollen, und um sicherzustellen, dass ihre Anfrage fair priorisiert wird.
Ich finde, dass die meisten Leute es zu schätzen wissen, dass ihre Anfrage nicht herabgesetzt wird, weil jemand, der aggressiver oder lautstark ist, etwas verlangt, nachdem sie ihre Anfrage gestellt haben. Es hält die Anforderungen an Ihr Fachwissen davon ab, sich in ein Free-for-all zu verwandeln, und im Allgemeinen sind die einzigen Leute, die es nicht mögen, diejenigen, die es gewohnt sind, Menschen dazu zu bringen, ihre Anfragen zu priorisieren, selbst wenn sie es nicht sollten Sei. Sogar einige dieser Leute kommen nach einer Weile vorbei, wenn Sie sich dazu verpflichten, jede Anfrage durch Ihren Prozess zu führen und sie auf alle gleichermaßen anzuwenden (außer natürlich auf Ihren Vorgesetzten, der in der Lage sein sollte, Ihre Prioritäten sofort zu ändern).
Sag einfach nein. Ich habe so viele Leute, die eine Anforderung ändern wollen, wenn sie getestet wird, weil sie die Anforderung nicht durchdacht haben. Sobald die Anforderungen eingefroren sind, sind die nächsten Anforderungen neue Anforderungen.
Sie wissen, was Scope Creep ist. Irgendein Kriecher versucht, den Geltungsbereich zu ändern.
Änderungen in letzter Minute destabilisieren.
Es ist nicht fair gegenüber den Leuten, die wirklich durchdacht haben, was sie wollten, und es in die Anforderungen aufgenommen haben.
Wenn Sie keine Anforderungen (Flugplan) veröffentlicht haben, dann schämen Sie sich.
Ein weiterer Trick besteht darin, dass sie vage verbale Anforderungen stellen. Schreiben Sie sie auf und lassen Sie sich abmelden. Wenn sie sie nicht einmal gelesen haben, dann ist das ihr Problem.
Die 360-Grad-Bewertung ist nicht Ihre Gehaltserhöhung oder Beförderung (hoffe ich). Wenn Sie Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets einbringen und dafür kritisiert werden, dass Sie Prozessmanagement durchsetzen, werden Sie den Unterschied erkennen.
Ich habe eine 360-Grad-Überprüfung, dass ich zugeschlagen wurde, und der Chef sagte, Sie hätten das richtig gemacht, als ich die Richtlinien durchsetzte, die von meinem Chef kamen. Ich werde sogar einen Idioten auf eine 360-Grad-Rezension setzen, damit sie sich schlecht aussehen lassen können.
Sigal Schaharabani