Wie kann man vorschlagen, einem Kollegen im Chat zu "helfen", ohne herablassend zu klingen?

Ich habe vor kurzem einen neuen Job angefangen. Ein Kollege (nennen wir ihn Sam) hat die Aufgabe, mir bei der anfänglichen Projekteinrichtung zu helfen. Irgendwann wollte er eine riesige Datei (ca. 1 GB groß) mit mir teilen. Jetzt gibt es leider keinen gemeinsamen Speicher oder keine "Cloud" oder irgendetwas, das wir für diesen Zweck verwenden könnten, und das Senden per E-Mail oder Skype ist aufgrund der Dateigröße durch die IT-Richtlinie verboten. Daher schlug ich ihm vor, es in einem freigegebenen Ordner auf seinem Computer abzulegen und mir die Berechtigung zu erteilen, über das Netzwerk darauf zuzugreifen.

Nach etwa 15 Minuten stellte er mir schließlich den freigegebenen Ordner zur Verfügung. Zuerst dachte ich mir nichts dabei, denn es gab keinen Grund anzunehmen, dass er nichts anderes zu tun hatte. Später fand ich jedoch heraus, dass er noch nie zuvor von freigegebenen Ordnern gehört hatte, also hatte er die letzten 15 Minuten damit verbracht, danach zu suchen und Berechtigungen zu erteilen usw. Beachten Sie, dass unter dem Betriebssystem Windows 10 das Freigeben eines Ordners erforderlich ist wenig mehr als ein paar Mausklicks. Ich fühle mich schlecht, dass Sam 15 Minuten damit verbracht hat, nach dieser Kleinigkeit zu suchen, obwohl ich es ihm in 30 Sekunden hätte sagen können.

Sam hat mich wahrscheinlich nicht gefragt, weil er das Gefühl hatte, es wäre "peinlich", zuzugeben, dass er nicht wusste, was sich nach etwas anhörte, das er hätte wissen sollen. Nun, ich glaube nicht, dass es so eine große Sache ist, dies (oder irgendetwas anderes) nicht zu wissen, und ich verurteile die Leute auch nicht dafür, dass sie fragen, was sie nicht wissen. Natürlich kann Sam meine Gedanken nicht lesen und er kennt mich sowieso nicht so gut. Allerdings konnte ich auch nicht anbieten, es ihm sofort zu sagen, denn das wäre herablassend. Wenn Sam bereits wusste, wie man die freigegebenen Ordner einrichtet, könnte er beleidigt sein, weil ich annahm, dass er es nicht weiß usw.

Infolgedessen steckten wir in dieser Sackgasse fest. Sam konnte mich nicht fragen, weil er dachte, es wäre „peinlich“, und ich konnte es Sam nicht sagen, weil er nicht fragte! Leider geschah dies über den Chat, und aus bestimmten Gründen, auf die ich hier nicht eingehen kann, konnten wir nicht zu einem Sprach- oder Videoanruf wechseln. Daher hatte keiner von uns Zugang zu den Gesichtsausdrücken oder anderen nonverbalen Hinweisen des anderen, was dies in der persönlichen Kommunikation zu einem Nicht-Problem gemacht hätte.

Ich würde es gerne besser machen, wenn ich das nächste Mal mit dieser Situation konfrontiert werde. Wie soll ich mit solchen Situationen umgehen, damit sich die andere Person nicht verlegen oder beleidigt fühlt, während ich ihr gleichzeitig anbieten kann, mit meinem Wissen zu helfen?

However, I later found out that he hadn't heard of shared folders before...Wer hat dir das gesagt?
@TorstenOjaperv Sam kommt aus dem Windows-Ökosystem, sonst hätte ich dieses Problem nicht. Es ist ein bisschen albern zu behaupten, dass Fremde im Internet dumm sind, ohne ihre Situation zu kennen.
@SouravGhosh Um es kurz zu machen, Sams Kollege Tim, der Sams Nachbar im Büro ist, hat versehentlich ein paar Mal auf Sams Monitor geblickt. Er erriet, wonach Sam suchte. Da er sich dessen selbst nicht ganz bewusst war, fragte er Sam, der bestätigte, dass er tatsächlich seit 15 Minuten suchte. Dann fand ich es von Tim heraus, als er über ein völlig unabhängiges Thema sprach.
Denken Sie nur daran, dass jemand, der Ihnen Büroklatsch erzählt, wahrscheinlich auch über Sie klatscht.
Einer der größten Irrtümer als Computermensch ist zu erwarten, dass jeder dasselbe weiß wie Sie. Verwenden Sie beim nächsten Mal einfach einen USB-Stick.

Antworten (5)

Ich würde es gerne besser machen, wenn ich das nächste Mal mit dieser Situation konfrontiert werde. Wie soll ich mit solchen Situationen umgehen, damit sich die andere Person nicht verlegen oder beleidigt fühlt, während ich ihr gleichzeitig anbieten kann, mit meinem Wissen zu helfen?

Zunächst einmal bezweifle ich, dass es Sam so peinlich war. Er muss Ihnen etwas erzählt haben, das Sie glauben ließ, dass er nichts über freigegebene Windows-Ordner wusste. Also versuchte er nicht, die Tatsache zu verbergen.

Es ist gut, dass Sam es selbst herausfinden konnte. In zukünftigen Fällen, die Sie jetzt wissen, kann Sam einfache Dinge selbst herausfinden (und in nur 15 Minuten!)

Nebenbemerkungen: Ich arbeite in der IT und musste noch nie einen Windows-Ordner freigeben und ich denke nicht, dass 15 Minuten eine lange Zeit sind. Ich habe heute Morgen mehr als das auf dieser Seite verbracht ...

Sie machen VIELE Annahmen. Wenn ich zum ersten Mal von geteilten Ablagen höre, würde ich wahrscheinlich auch einige Zeit damit verbringen, darüber zu recherchieren. Vielleicht wollte Sam mehr wissen als nur auf welche Schaltflächen er klicken soll?

Oder vielleicht sind Sam andere Dinge eingefallen und Ihre Informationen sind schlecht? Oder Sam stöbert gerne auf Reddit, während er neue Dinge lernt?

Auf jeden Fall hat Sam es selbst herausgefunden, was wertvoller ist, als du ihm zeigst, wie es geht, und definitiv wertvoller, als du es für ihn tust (Was, wenn Sam in 3 Jahren dem neuen Sam zeigt, wie es geht?)

@UchihaMadara Ich hätte nie gedacht, dass Sam in der IT ist, sorry für die Verwirrung. Mein Punkt war, dass ich ein IT-Mitarbeiter bin, dessen freigegebene Windows-Laufwerke nie verwendet wurden – Sam muss Grund haben, sich zu schämen. Wir sollten nicht davon ausgehen, dass es Sam peinlich ist

Danke für die Frage. Während dies bei Ihnen während der Arbeit an einem trivialen und nicht wiederkehrenden Szenario passiert ist, stehen viele Menschen in ihrer täglichen Arbeit vor ähnlichen Problemen, wenn sie versuchen, die Arbeit jemand anderem zuzuweisen / zu delegieren.

Wie soll ich mit solchen Situationen umgehen, damit sich die andere Person nicht verlegen oder beleidigt fühlt, während ich ihr gleichzeitig anbieten kann, mit meinem Wissen zu helfen?

Sie können unmöglich jeden Mangel auf magische Weise kennen und eine Lösung dafür anbieten. Die einzige Möglichkeit, auf konstruktive Weise zu helfen, besteht darin, dass die andere Person Sie wissen lässt, welche Hilfe sie benötigt.

Wenn Sie also erwarten, dass jemand etwas tut (sei es eine direkte Arbeitsaufgabe oder etwas, das nicht direkt mit der Hauptarbeit zu tun hat), fragen Sie bitte nach Bestätigung über drei Dinge:

  1. Ob sie verstanden haben, was zu tun ist.
  2. Ob sie wissen, wie es gemacht werden muss.
  3. Ob sie verstehen, warum etwas getan werden muss.

Der letzte Punkt ist hier im Allgemeinen zwar kein richtiger Fall, aber genauso nützlich wie die ersten beiden. Auf diese Weise können Sie feststellen, dass die Kommunikation in beide Richtungen stattgefunden hat und alle Teilnehmer auf derselben Seite sind.

In diesem Fall wäre es also besser gewesen, das Gespräch zu führen:

[....] Uchiha: Also, wie machen wir das? Ohne diesen Datei-Dump können wir nicht fortfahren.

Sam: Das ist ein Problem!

Uchiha: Warum tun wir nicht eine Sache? Wir können die Datei in einem bestimmten Ordner ablegen, der von uns gemeinsam genutzt wird, damit ich sie auf meinen Computer kopieren kann.

Sam: OK, das klingt großartig.

Uchiha: Cool. Haben Sie also bereits einen freigegebenen Ordner, den wir verwenden können? oder müssen Sie eine neue einrichten?

Sam: Ich habe noch keinen, ich muss vielleicht einen einrichten.

Uchiha: OK, kann ich in diesem Fall etwas Hilfe anbieten? Bei Bedarf helfe ich bei der Einrichtung.

Nun, basierend auf Sams Antwort kann dies auf eine der beiden Arten enden:

  • Szenario 1:

    Sam: Danke, aber mir geht es gut, werde es in einer Weile teilen

    Uchiha: Sicher, werde auf die Benachrichtigung warten.

    [...]

    Hier erwähnt Sam deutlich, dass sie keine Hilfe brauchen. Wenn sie danach Probleme haben, können Sie nicht mehr viel dagegen tun. Du hast Hilfe angeboten.

  • Szenario 2:

    Sam: Ich bin mir nicht ganz sicher, wie ich das machen soll, habe das noch nie gemacht.

    Uchiha: Kein Problem, lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie es geht - Sie möchten jetzt eine Bildschirmfreigabe haben?

    [...]

    Hier ist Sam bereit zu helfen, gehen Sie voran und helfen Sie ihnen.

In beiden Fällen haben Sie Ihr Bestes getan, um Hilfe anzubieten, und Sie haben sichergestellt, dass Sie nicht zu weit gegangen sind. Sie haben sie gefragt, ob sie Hilfe benötigen oder nicht. Ich glaube, das ist das Beste, was Sie (oder jeder andere) tun müssen.

Dieses Szenario deckt nicht ab, was passiert, wenn Sam durch das Hilfsangebot beleidigt wird. Das ist wahrscheinlich der schwierigste Teil der Frage von OP
@user180146 Niemand fühlt sich beleidigt, wenn er Hilfe anbietet, Menschen fühlen sich beleidigt, wenn sie unaufgefordert übertreten, getarnt als Hilfe . Wenn Sam keine Hilfe braucht, können sie dasselbe sagen: genau wie Szenario 1. Wir können nicht sagen, ob Sam tatsächlich Hilfe brauchte oder nicht, sie haben es einfach abgelehnt, das ist alles.
Wobei ich finde, dass niemand durch das Angebot von Hilfe beleidigt sein sollte. Ich glaube nicht, dass dies der Fall ist. Wenn ich Hilfe für etwas Triviales anbiete, könnte die andere Person denken, ich denke weniger an sie, weil ich denke, dass sie diese triviale Sache nicht alleine schaffen kann. IMO macht sich OP darüber Sorgen
Obwohl ich denke, dass dies ein guter Rat für komplexere Aufgaben ist, könnte ich eine lange Liste von Leuten zusammenstellen, die ziemlich beleidigt wären, wenn Sie ihnen Ihre drei Fragen stellen würden, nachdem Sie ihnen gesagt haben, dass sie eine triviale Aufgabe wie das Einrichten eines freigegebenen Ordners erledigen sollen. Tatsächlich ist das vom OP vorgestellte Szenario ein solcher Randfall, dass ich wirklich nicht glaube, dass es eine adressierbare Frage ist.
Danke, deine Antwort hilft mir weiter. Ich habe vergessen zu erwähnen, dass Sam nicht mein "Untergebener" ist, er ist mir überlegen, also "delegiere" ich nicht an ihn. Nichtsdestotrotz ist Ihr "Beispielgespräch" und der Rest der Erklärung nützlich. Ich schätze, die letzte Zeile in Ihrem Gespräch ändert sich in "Ok, darf ich helfen?" würde es weniger herablassend klingen lassen. Obwohl es vielleicht nicht wird. Aber unabhängig davon ist Ihr "Schritt-für-Schritt"-Ansatz weniger direkt als "Hey, verwenden wir einen freigegebenen Ordner. Wenn Sie nicht wissen, wie es geht, zeige ich es Ihnen." :-)
@dwizum Ja, was du beschreibst, ist die Art von Dilemma, das ich hatte, was zu dieser Frage führte. Die Antwort von Sourav ist im Allgemeinen sicherlich hilfreich, obwohl dieses spezielle Szenario, wie Sie sagen, wahrscheinlich ein unlösbares Problem ist. Verdammt, wenn du es tust, verdammt, wenn du es nicht tust. Ich schätze, nimm dein Gift und mach weiter, ist in diesem Fall der Lösung näher. :-)

Du hättest so etwas sagen können wie: „Hallo, Sam, bist du glücklich damit, eine Freigabe auf deinem Computer einzurichten, oder möchtest du, dass ich es auf meinem mache und du es kopieren kannst?“ Wenn er sagt, er macht es, dann sag es einfach. "Ok, bei Problemen lass es mich wissen."

Du hast ihm zwei Chancen gegeben, dich um Hilfe zu bitten. Wenn die Zeit kritisch ist und er sie nicht nutzt, dann liegt das wirklich an ihm. Wenn die Zeit nicht kritisch ist, können Sie 15 Minuten damit verbringen, andere Aufgaben zu erledigen, während er sich selbst beibringt, die Aufgabe zu erledigen, und sein Gesicht wahrt. Schließlich haben Sie ihm eine Alternative angeboten, nämlich etwas einzurichten, auf das er die Datei ziehen kann.

So oder so haben Sie sich ziemlich gut vor Anschuldigungen geschützt, dass Sie nicht hilfreich waren.

Ich glaube nicht, dass es einen Standpunkt gibt, aus dem OP vorgeworfen werden kann, nicht hilfreich zu sein.
In dem Szenario in der Frage ist es unwahrscheinlich, dass jemand das OP beschuldigen würde, nicht hilfreich zu sein. Menschen, die den Ruf haben, Wissen bei anderen anzunehmen, werden jedoch oft als nicht hilfreich beschrieben. Das ist vielleicht nicht fair, aber ich habe genug davon gesehen.
Ihre Antwort ist hilfreich für mich. Es hätte in diesem speziellen Szenario nicht geholfen , da mein Konto noch nicht eingerichtet ist, um Schreibberechtigungen zu erteilen. Das war eigentlich das erste, was ich versuchte, bevor ich ihn bat, seinen Ordner zu teilen. In allgemeineren Situationen hilft dieser Ansatz, eine Alternative anzubieten und darauf ein weiteres Hilfsangebot folgen zu lassen, sicherlich dabei, die Interaktion weniger "in your face" (wenn Sie so wollen) zu machen und der anderen Person eine bessere Chance zu geben, ihr Gesicht zu wahren falls sie es brauchen.

Ich denke, es könnte hilfreich sein, zuerst die Sichtweise Ihres Kollegen zu erkunden.

Die traurige Wahrheit ist, dass es für den Fragesteller an vielen Arbeitsplätzen sehr schädlich sein kann, Fragen „auf die falsche Weise“ zu stellen. Ihr Kollege ist sich dessen wahrscheinlich sehr bewusst, und daher wird es als „einfacher“ und weniger riskant angesehen, viel Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, wie die Dateifreigabe unter Windows 10 funktioniert, als einen vielbeschäftigten Kollegen um Hilfe zu bitten.

Menschen werden nach den Fragen beurteilt, die sie stellen (Stackexchange-Sites basieren vollständig darauf!). Ich habe gesehen, wie jemand direkt hier auf dieser Website laut gefragt hat, ob er zwei kürzlich beförderte Mitarbeiter kündigen soll, weil sie Fragen gestellt haben, die sie für zu grundlegend hielten (kann die Frage gerade nicht finden). Das Risiko ist real.

Ich denke, das Beste, was Sie tun können, ist, regelmäßig zu zeigen, dass Sie ansprechbar und hilfsbereit sind. Das scheinst du schon gemacht zu haben? Das ist die richtige Einstellung. Praktischer gesagt, wenn Sie nicht in extremer Eile sind, ist es in Ordnung, die Leute die Dinge in einer unterstützenden Umgebung selbst herausfinden zu lassen. Wenn es eilig ist, wird Ihr bisheriges Vertrauen zu diesem Kollegen es ihm ermöglichen, Fragen zu stellen, wenn er sie braucht.

Natürlich gibt es "Hilfsvampire", aber das ist selten, und Ihr Kollege scheint entschlossen zu sein, nicht als solcher gesehen zu werden. Du wirst sie nicht in einen Hilfsvampir verwandeln, indem du in der Not deine Hilfe anbietest.

Danke für deine Antwort. Dies sind nützliche Informationen. Leider habe ich in meiner Frage nicht deutlich gemacht, dass Sam tatsächlich älter als ich ist. Zumindest in diesem Fall geht es mir nicht darum, ihn aufgrund der Fragen zu beurteilen, die er stellt. Obwohl ich das Problem verstehe, dass jemand seinen Vorgesetzten wegen Ignoranz in weltlichen Dingen verurteilt. Natürlich mache ich das nicht so, aber ich kann mir vorstellen, dass es jemand anders machen würde. Daher werde ich die Frage nicht bearbeiten und diese Antwort (irgendwie) ungültig machen, was sowieso nützlich ist.
@Uchihamadara, ich habe versucht, den Standpunkt Ihres älteren Kollegen zu beschreiben. Unabhängig davon, ob er für Sie älter oder jünger ist, wird er sich Sorgen darüber machen, wie es für ihn aussieht, wenn er eine grundlegende Frage stellt. Wenn überhaupt, sind Senioren sogar noch empfindlicher, wenn sie beurteilt werden, wenn sie etwas fragen, was sie hätten wissen müssen.

Du setzt zu viel voraus. Jemand könnte ihn angepingt haben, während er Ihnen geholfen hat. Habe telefoniert usw.

Selbst wenn Sie mit Ihrer Einschätzung richtig liegen, hätten Sie nach 2 Minuten Ihrer Sitzung einen Ordner freigeben und ihm sagen können, dass er die Datei stattdessen dort ablegen soll. Wenn er wirklich interessiert ist, wird er dich fragen, wie es geht.

Ich nehme nichts an. Ich habe in der Frage ausdrücklich gesagt, dass ich zuerst dachte, er würde andere Dinge tun, und dann festgestellt habe, dass dies nicht der Fall war. Er hat 15 Minuten gesucht. "Sie hätten einen Ordner nach 2 Minuten Ihrer Sitzung freigeben können" Sicher, das habe ich getan und es hat nicht funktioniert, da ich dazu Sam Schreibberechtigungen erteilen muss, wozu ich noch nicht berechtigt bin (ich bin in meiner ersten Arbeitswoche und die IT richtet mein Konto noch ein). Für Sam ist es einfacher, mir Leseberechtigungen zu erteilen. Vielleicht möchten Sie vermeiden, sich selbst zu viel vorzumachen.
@UchihaMadara Dein Kollege könnte genauso reagieren wie du auf meinen Versuch, dir zu helfen. Am Ende des Tages liegt es immer noch an Ihnen, ob Sie fortfahren möchten ... Sie müssen nur wissen, dass Ihre Reaktion eines der möglichen Ergebnisse ist.
Wie kann man vorschlagen, einem Kollegen im Chat zu "helfen", ohne herablassend zu klingen?
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