Ich habe kürzlich einen neuen Job in einem Unternehmen begonnen und liebe es bisher. Der Hauptgrund, warum ich es genieße, ist, dass alle eingeschaltet und offen für Verbesserungsvorschläge zu sein scheinen.
Mein Chef und ich sind nach einer Übernahme gemeinsam in das neue Unternehmen gezogen. Ich bin ein kreativer Designer und arbeite an vielen Projekten im gesamten Unternehmen. Ein Problem, das wir haben, ist, dass nicht jeder Zugriff auf die gemeinsam genutzten/vernetzten Laufwerke innerhalb des Unternehmens hat und sie mir nicht so zuverlässig erscheinen. Nachdem wir mit dem Chef meines Chefs und meinen anderen Kollegen gesprochen hatten, waren wir uns einig, dass die beste Lösung für ein großes Projekt die Nutzung eines Dienstes wie Dropbox oder vielleicht Onedrive wäre. Meine Chefin ist allerdings dagegen, dass wir Schatten-IT nicht ins Unternehmen einführen sollten, ich glaube auch, dass sie diese Dienste einfach nicht versteht, weil sie sie noch nie genutzt hat.
Das Problem, das ich hier sehe, ist, dass die meisten Leute im Unternehmen ihre eigene Schatten-IT verwenden, dh sie arbeiten auf Macs und teilen Dateien über Dropbox, praktisch werden die gemeinsamen Laufwerke selten verwendet und normalerweise nur für sensible Projekte.
Meine Frage ist, wie kann ich meinen Chef davon überzeugen, Dropbox einzuführen?
Bearbeiten: Vielen Dank für alle Ihre Kommentare hier.
Im Allgemeinen stimme ich den Punkten zu, die Sie ansprechen, dh dies ist möglicherweise nicht der sicherste Ort, aber die meisten der hier gespeicherten Informationen beziehen sich auf das Marketing. Dies sind bearbeitbare Versionen von Bannern, die in sozialen Medien und per E-Mail zur Übersetzung durch andere Regionen gepostet werden.
Ich stimme zu, dass Dropbox nicht die beste Lösung ist, aber ich habe es nur vorgeschlagen, weil viele Leute im Unternehmen es bereits zu verwenden scheinen. Das Problem hier ist, dass das Unternehmen denjenigen, die es anfordern, Macs zur Verfügung stellt, aber Mac kann nicht auf die Netzwerklaufwerke zugreifen, da die IT normalerweise alle Hände voll zu tun hat und die Maschinen nicht richtig konfiguriert.
Das Unternehmen verfügt bereits über eine Cloud-Lösung, die jedoch von einem sehr kleinen, wenig bekannten Unternehmen stammt und dessen Produkt schwierig zu verwenden ist und daher nur sehr wenig genutzt wird.
Einige Teams haben Office 365, meiner Meinung nach könnte ich das anfordern, aber mein Chef scheint auf einer breiteren theoretischen Ebene gegen das Konzept zu sein.
Was ich frustrierend finde, ist, dass ich bereits immer wieder Dateien als Dropbox-Links geteilt bekomme, da Leute in Regionen und Macs einfach ihre persönlichen Dropbox-Konten verwenden, um diese zu teilen, es wäre einfach einfacher, einen freigegebenen Ordner zu haben.
Angenommen, Sie möchten diesen Weg wirklich einschlagen (und ignorieren, dass viele andere Arbeitgeber Sie fast sofort entlassen würden, wenn Sie dieses spezielle Schatten-IT-Projekt weiterverfolgen würden):
Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Auswirkungen des Hostens unternehmenseigener Informationen auf anderen Servern vollständig verstehen (insbesondere, wenn Ihr Unternehmen Projektarbeit für andere Unternehmen durchführt). In einem früheren Job, den ich hatte, hätte dies gegen eine Vielzahl von Gesetzen/Vorschriften verstoßen und den „Zusatz“ einer Gefängnisstrafe mit sich gebracht.
Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, dies zu überprüfen, oder zumindest sicher genug sind, dass das Hosten Ihrer Inhalte dort nicht gegen Gesetze/Richtlinien verstößt, sollten Sie überprüfen, ob die Geschäftsbedingungen von Dropbox Ihrem Unternehmen keine rechtlichen Probleme bereiten. Dropbox (und andere Cloud-Sharing-Dienstprogramme) tun Dinge mit Ihren Dateien/Daten.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den richtigen Kontoerstellungsprozess kennen. Wenn Sie Ihre Dropbox mit Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse erstellen, gibt es Probleme? Was ist mit Ihren Firmen-E-Mails?
Schließlich müssen Sie verstehen, was passiert, wenn (wann?) Sie das Unternehmen verlassen. Die meisten Unternehmen möchten nicht, dass jemand ihr persönliches Dropbox-Konto verwendet, um vertrauliche Informationen zu speichern, was bedeutet, dass Sie in der Lage sein müssen, Ihre persönlichen Daten von Ihrer Arbeit zu trennen. Dies bedeutet wahrscheinlich ein anderes Konto speziell für Ihre geschäftliche Dropbox.
Konzentrieren Sie sich auf die Probleme , die Ihre aktuellen Lösungen haben. Menschen reagieren nicht auf Lösungen. Menschen reagieren erst dann auf Lösungen, wenn das zugrunde liegende Problem begründet wurde.
die scheinen mir nicht so zuverlässig zu sein
Beispielsweise müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Chef weiß, warum. Warum sind sie unzuverlässig? Stürzen Ihre Server regelmäßig ab? Haben Sie keinen VPN-Prozess? Was ist hier das Problem?
Ihr Chef muss die Probleme, mit denen Sie derzeit konfrontiert sind, zu 100 % kennen und ein Verständnis dafür haben, warum sie schwierig/schlecht sind. Wenn Sie diesen Fall nicht geltend machen können, sollte Ihr Chef Ihren Vorschlag zu Recht ablehnen.
Wenn Sie darüber nachgedacht haben, gehen Sie auf Ihren Chef zu und sagen Sie so etwas wie:
„Die Verwendung von Netzlaufwerken bringt Probleme X, Y, Z mit sich. Sie verursachen Effekte D, E, F. Ich habe einige Zeit damit verbracht, Dropbox zu recherchieren, und es löst sie, indem es A, B, C tut. Ich habe auch die Dropboxes-Nutzungsbedingungen überprüft wird keine Probleme verursachen und so können wir sie erstellen."*
Freigegebene Netzlaufwerke sind für fast alle Unternehmen eine gute Lösung für dieses Problem.
Meine dringende Empfehlung ist, dass Sie untersuchen, warum sie Ihnen Probleme bereiten, und diese Probleme beheben.
Fast alle Probleme im Zusammenhang mit Netzlaufwerken können gelöst werden (vertrauen Sie mir, ich habe mich auch damit befasst).
Gut implementierte Netzlaufwerke bieten für interne Projekte nahezu identische Funktionalität wie Dropbox.
Die Sorge „keine Schatten-IT einführen“ ist durchaus berechtigt. Außerdem nutze ich DropBox aus Gründen der Informationssicherheit nicht . Wenn Dateien innerhalb des Unternehmens geteilt werden müssen, kann für diesen Zweck ein gemeinsam genutzter Speicherort reserviert werden. Möglicherweise ist Microsoft SharePoint vorhanden, und wenn ja, kann es die "Versionierung" sehr gut ausführen.
In jedem Fall müssen Sie Ihre (!) Aufmerksamkeit sorgfältig auf das richten, „was erreicht werden muss“, und nicht auf die eine Art, die Sie gewohnt sind ... oder sogar die eine Art (DropBox), die Sie tun Betrachten Sie "eindeutig am besten". Auch wenn Sie versuchen, die Meinung Ihres Chefs zu ändern, seien Sie auch bereit, Ihre eigene zu ändern.
Ihre Grundfrage lautet: "Wie überzeuge ich ...?"
Die Antwort: Führen Sie die Analyse durch.
Erstens zeigt sich „Schatten-IT“ meist dann, wenn die vorhandene IT-Infrastruktur nicht ausreicht. Sie haben zwei Probleme identifiziert:
Finden Sie heraus, WARUM dies geschieht. Sprechen Sie mit dem IT-Team. Was ist das Problem mit der Zuverlässigkeit? Was würde es brauchen, um es zu reparieren? Ich habe an vielen Orten gearbeitet, an denen ganze Teams monatelang über ein Problem gemurrt haben, nur um herauszufinden, dass niemand das Problem jemals der IT gemeldet hat. (Ja, es passiert. Ich war auf beiden Seiten davon.)
Fällt die Hardware- oder Netzwerkinfrastruktur aus? Wurden die Anträge auf Zugang eingereicht? Wurden sie abgelehnt? Gibt es eine logistische Straßensperre?
Fragen Sie dann die IT, was dagegen getan werden kann/sollte? Vielleicht haben sie nicht das Budget. Vielleicht haben sie nicht die Ressourcen. Vielleicht brauchen sie dafür nur die Genehmigung des Managements. Ist VPN ein Problem oder hat noch niemand gefragt?
Bewerten Sie als Nächstes die Sicherheitsbedenken. DropBox war notorisch unsicher, aber sie haben kürzlich ihre Business-Produktlinie überarbeitet, um das anzugehen (obwohl ich mich noch nicht damit befasst habe). Box.com ist eine wirklich gute, wenn auch teure Alternative. OneDrive ist gut, genauso wie Google Drive. Sie müssen jedoch Ihre Lizenzvereinbarung(en) verstehen. Zum Beispiel: Das "kostenlose" Google Drive gibt einige IP-Rechte weiter, während das Google Apps for Business-Modell dies nicht tut. Die IT kann mit gehosteten Diensten eigentlich völlig zufrieden sein, solange sie in der Lage ist, sie zu verwalten.
Hinzu kommen mögliche Risiken. Netzwerkfreigaben werden mit Dateisperrung geliefert, sodass keine Konflikte entstehen. Cloud-Sharing-Dienste ermöglichen aufgrund ihrer Funktionsweise widersprüchliche Versionen. Wie werden Sie damit umgehen?
Jetzt, da Sie Ihre Alternativen kennen, finden Sie heraus, was das Unternehmen kostet, sie nicht umzusetzen. Sie können keine Gehälter kennen, aber Sie können Arbeitsstunden kennen. Wie viel Zeit wird verschwendet, um diese Probleme herumzuhumpeln? Dies wird ein wenig subjektiv sein, aber tun Sie Ihr Bestes, um es so genau wie möglich zu machen.
Legen Sie dies dann Ihrem Vorgesetzten vor und lassen Sie das IT-Team vorzugsweise jemanden schicken, der bei Ihnen ist, wenn Sie dies tun. Wenn Ihr Vorgesetzter in diesem Bereich schwach ist, ist sie vielleicht BEGEISTERT , dass jemand es für sie geplant hat. Wenn nicht, dann wird sie zumindest wissen, dass es ein Problem ist, und (hoffentlich) anfangen, an ihren eigenen Lösungen zu arbeiten.
Sie überzeugen Ihren Chef, indem Sie ein gut begründetes Argument vorbringen, das:
Ob Dropbox eine lohnende Lösung für Ihr Problem ist, ist eine andere Frage und würde besser auf so etwas wie den Super User- oder Server Fault - Sites beantwortet
Es hört sich so an, als würde jeder im Büro den Wert darin sehen, einen gemeinsamen Ort zum Teilen von Daten zu haben. Wenn Ihr Chef keine Dropbox mag, finden Sie andere Optionen, die Sie vorschlagen können.
Vergleichen und kontrastieren Sie Drop Box mit freigegebenen Netzwerkressourcen und einer tragbaren Festplatte mit ....
Wenn Drop Box wirklich die beste Option ist, wird es Ihrem Chef gezeigt.
Persönlich würde ich mich für die Verbesserung der Netzwerkressourcen entscheiden, sodass Dateien auf einem lokal verwalteten System gespeichert und gemeinsam genutzt werden, das mit VPN für den Fernzugriff verbunden ist, anstatt mein IT-Management einem externen Unternehmen anzuvertrauen, aber das ist nur meine Meinung.
Es gibt bessere Möglichkeiten, Dateien zu teilen, wenn dies angebracht ist. Es gibt bessere Möglichkeiten, Daten zu sichern. Trendy bedeutet nicht unbedingt gut; es bedeutet definitiv nicht unbedingt besser.
Wenn Ihnen kein besseres Argument einfällt, hat Ihr Vorgesetzter recht.
Ihre Aktion sollte also darin bestehen, Gründe dafür zu finden, die für das Unternehmen wichtig sind. Zeigen Sie, dass die Sicherheit für die betroffenen Daten angemessen ist, dass das System zuverlässig ist und vor allem, dass es dem Unternehmen irgendwie Geld spart.
Wenn du es nicht kannst, lass es.
Zunächst sollten Sie Ihrem Chef mehr als nur eine Lösung präsentieren.
So kann er die Kosten und den Nutzen jedes einzelnen abwägen, bevor er seine Wahl trifft.
Um ehrlich zu sein, gab es viele Fälle von Dokumentenlecks, weil ein externes Tool zum Speichern vertraulicher Informationen verwendet wurde. Dann wird den Leuten ihr Login/Passwort gestohlen oder geknackt, weil es zu schwach war. Und da Dropbox im Internet verfügbar ist (anstatt etwas nur im Intranet verfügbar zu haben), kann jeder, der das Login / Passwort hat, die Dokumente erhalten.
Wenn Sie Ihren Chef überzeugen möchten, müssen Sie wahrscheinlich einige Richtlinien festlegen, die bei der Verwendung von Dropbox befolgt werden müssen, wie z Verwenden Sie es als Backup, verwenden Sie es nur für aktive Dokumente.
Wenn Sie ein Tool suchen, das Dokumente für Sie handhabt (Versionierung, kollaboratives Arbeiten), prüfen Sie ECM-Lösungen, Sharepoint, Documentum, Alfresco sind einige Produkte wie dieses.
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