Der Event Director plant Events, ohne sich mit mir abzustimmen, was zusätzliche Arbeit für mich bedeutet

Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Vorgesetzter sich des Problems bewusst ist. Es ist seine Aufgabe, Ihnen bei der Lösung solcher Probleme zu helfen, und es liegt auch in Ihrem besten Interesse, sicherzustellen, dass er von dem Problem weiß, bevor er Beschwerden über Sie erhält.

Wie diese Antwort sagt, könnte die Zusammenarbeit mit einem Kollegen in der Beförderungsgruppe die Dinge verbessern. Der Veranstaltungsdirektor macht seinen Job nicht und sagt wahrscheinlich nicht einmal den Werbeleuten, dass es eine Abhängigkeit gibt. Sehen Sie also nach, ob Sie sich in ihre Gruppe "einwählen" können - wenn sie eine Anfrage erhalten, einen Flyer, eine Anzeige usw. zu entwickeln, könnten sie Ihnen vielleicht eine Vorwarnung geben, damit Sie sich dessen zumindest bewusst sind.

Zum konkreten Problem zwei Vorschläge:

1. Aus diesem Grund wurde der Ausdruck "Tickets gehen in den Verkauf (zukünftiges Datum)" erfunden. Ok, sie wollen Werbeaktionen weit im Voraus machen; Das ist cool. Muss die Registrierung sofort aktiviert werden? Du könntest versuchen, danach zu fragen.

2. Was können Sie tun, um das Erstellen einer Registrierungsseite einfacher und schneller zu machen? Können Sie eine generische Vorlage entwickeln, die Sie sofort bereitstellen können, und wenn sie möchten, dass sie angepasst wird (Grafiken in das Ereignis eingebunden usw.), könnte das später kommen? Anstatt die Registrierungsseite als eine große Sache zu betrachten, für die Sie andere Arbeiten fallen lassen müssen, können Sie die erste Version auf „Diese Datei kopieren“ oder etwas Ähnliches reduzieren? Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsleiter weiß, dass je früher Sie die Veranstaltungsinformationen erhalten, desto eher wird er eine angepasste Registrierungsseite haben, aber in der Zwischenzeit können Sie das unmittelbare Problem lösen und zu Ihrer normalen Arbeit zurückkehren.

Da beides Richtlinienänderungen (unterschiedlicher Art) darstellen würde, sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten sprechen und sehen, ob er Ihnen dabei hilft, sich für diese Änderungen einzusetzen.

Das erinnert mich an die alte Aussage „Eine mangelnde Planung Ihrerseits stellt keinen Notfall meinerseits dar“.

Dies scheint weniger ein Machtkampf zu sein, als vielmehr der Umgang mit einem desorganisierten Manager in der Veranstaltungsabteilung. Es kann notwendig sein, dass Ihr Chef zu seinem Management geht, um dieses Problem zu lösen.

Allerdings gibt es hier bereits einige gute Antworten, und ich empfehle, dies anhand dieser herauszufinden. Ich schlage Ihnen jedoch eine härtere Vorgehensweise vor, die Sie – natürlich mit Erlaubnis Ihres Vorgesetzten – versuchen können, wenn der Event-Manager auf höfliche Nachfrage nicht seine Haltung ändert: Versenden Sie eine Erklärung, dass in Zukunft alle neuen Webseiten veröffentlicht werden N Tage Vorlaufzeit für die Vorbereitung benötigen, wobei N die Zahl ist, mit der Sie sich wohlfühlen und die es Ihnen ermöglicht, neue Aufgaben zu erledigen. Unterstützen Sie es dann, indem Sie sich weigern, in weniger als der von Ihnen angegebenen Anzahl von Tagen weitere Registrierungsseiten für Veranstaltungen zu erstellen. Nach ein paar Vorfällen, in denen er Ei im Gesicht hatte, sollte der Eventmanager sein Verhalten ändern. Wenn nicht, wird er sich wahrscheinlich bei seinem Management beschweren. Hoffentlich stellen sie sich auf deine Seite; Wenn nicht, halten Sie sich an ihre Anweisungen ...

Ihre erste Maßnahme, wenn Sie in einer Situation stecken, die Sie nicht lösen können, sollte immer sein, sich an Ihren Chef zu wenden. Wenn Sie sie nicht über diese Instanz informiert haben, sollte dies Ihre erste Anlaufstelle sein.

Um es ganz klar zu sagen - dieser Eventdirektor agiert hier unprofessionell.

Da Ihr Chef (und nicht Sie) die Person ist, die mit diesem Event-Direktor interagiert, können Sie nur sehr wenig dagegen tun, außer nett zu fragen, Sie haben keine wirkliche Macht über den Event-Direktor und sind nicht in der Lage, zu handeln .

Die andere Sache, die Sie versuchen können, ist, mit dem Veranstaltungsleiter in einem professionellen, nicht argumentativen Ton zu sprechen, auf eine Weise, die keinen Konflikt schafft. Das sollte nicht Ihre erste Option sein und hängt von den beteiligten Personen ab.

Hey, ich habe bemerkt, dass du Material über Event X veröffentlicht hast , wirklich cool. Ich weiß nicht, ob Sie es wissen, aber ich bin derjenige, der an der Erstellung der Anmeldeformulare für diese Veranstaltungen arbeitet. Ich würde es wirklich schätzen, wenn Sie mich über diese neuen Veranstaltungen auf dem Laufenden halten, damit wir ein noch besseres Erlebnis bieten können für unsere Kunden.

Das ist so ziemlich alles, was Sie tun können – obwohl Ihr Verdacht auf einen Machtkampf wahrscheinlich wahr ist, wenn Ihr Chef mit ihm gesprochen hat. Sie könnten diesen Event-Direktor vielleicht davon überzeugen, mit Ihnen nachzulassen und sich mit Ihrem Chef über den Rücken eines anderen zu streiten, aber ich würde nicht darauf wetten.

Jedes Mal, wenn Sie einen Anruf erhalten, senden Sie eine E-Mail an das Planungsteam:

Ein Kunde hat gerade angerufen und möchte Tickets kaufen. Bitte bestätigen Sie, dass dieses Ereignis wirklich stattfindet. Die Implementierung der Webseite dauert 3 Tage nach erfolgreicher Bestätigung. Vielen Dank.

Sie können nicht alles fallen lassen, weil sie Sie zu spät informieren, insbesondere nicht die Aufgaben, die von Personen angefordert werden, die rechtzeitig zu Ihnen gekommen sind. Machen Sie das deutlich, wenn sie sich beschweren.

Nächster Schritt, um sie dazu zu bringen, die Webseite selbst zu erstellen. Wir haben zum Beispiel an einem Projekt gearbeitet, wo das Marketing-Team immer vieles intern entschieden hat, dann aber bis zur letzten Minute gewartet hat, bis sie zu uns Entwicklern gekommen sind und dann gleich alles gebraucht haben und die falschen Texte und Bilder geliefert haben und so weiter.

Wir schlugen vor, dass sie sich eine eigene Schnittstelle besorgen, um diese Dinge zu handhaben, und nach ein paar Tagen der Programmierung hatten sie ihr Tool und es lag in ihrer Verantwortung, alles rechtzeitig hochzuladen und zu arrangieren.

Wenn Ihr Chef mitspielt, würde das Ihnen allen viel Ärger ersparen. Weisen Sie einfach auf die zusätzliche Flexibilität hin, die sie erhalten, ein bla bla bla ....

Soll ich einfach aufgeben "damit umgehen"?

Ja. Am Ende muss die Arbeit erledigt werden, also müssen Sie sich auf die eine oder andere Weise damit befassen.

Was würden Sie tun?

Ich würde es noch einmal mit meinem Chef versuchen, aber ich glaube nicht, dass das funktionieren wird.

Was ich auch tun würde, ist ein Gespräch mit jemandem auf meiner Ebene drüben in der Event-Promotion-Gruppe zu beginnen (wer auch immer der Kollege ist, der anruft und nach der Registrierungsseite fragt?). Ich würde ihnen sagen, dass es keine Registrierungsseite gibt, weil mir niemand gesagt hat, ich solle sie erstellen/aufstellen. Dann können wir herausfinden, wie wir diese Kommunikation auf unserer Ebene und nicht auf der Ebene des Chefs erledigen können. Im Idealfall kann der Kollege den lästigen Chef unter Druck setzen und sich etwas einfallen lassen. Wahrscheinlicher ist, dass sie mitteilen können, dass Sie zu Beginn der Werbeaktion kontaktiert werden müssen, und Sie können einen informellen Prozess aufbauen.

Ein Wort der Vorsicht: Ich bin jemand, der sich viel mehr darum kümmert, Dinge zu erledigen, als die richtigen Kanäle zu nutzen, um Dinge zu erledigen. Ich gehe davon aus, dass Ihre kleine Firma solche Dinge auch verzeihen kann. Andere Unternehmen verzeihen weniger, wenn es darum geht, Prozesse zu erfinden, und dies zu tun, kann zu Problemen führen. Ich würde es trotzdem empfehlen, aber zumindest habe ich dich gewarnt.

Viele gute Antworten, aber zwei Probleme wurden nicht direkt angesprochen: 1) Warum rufen die Kunden Sie an und 2) verweisen Sie die Kunden zurück an die Veranstaltungsplaner?

Es kann sein, dass es auf jeder Seite einen allgemeinen Link „Wenn Sie Probleme mit dieser Website haben, kontaktieren Sie uns HIER“ gibt und sie einfach diesem Link folgen. Vielleicht müssen Sie es ändern in "Wenn Sie Fehler und andere Probleme haben, kontaktieren Sie uns HIER. Wenn Sie einen Kurs nicht finden können, von dem Sie glauben, dass er angeboten werden sollte, kontaktieren Sie die Organisatoren dort."

Wenn Ihr Chef zustimmt, sollten Sie den Kunden gegenüber sehr verständnisvoll und entschuldigend sein und ihnen erklären, dass Sie keine Aufzeichnungen über diese Veranstaltung haben und keine Seite erstellen können, bis die Veranstaltungsplaner Ihnen das Okay gegeben haben. Geben Sie ihnen hilfreich die Durchwahlnummer des Eventplanungsmanagers und erklären Sie, dass diese Person die Verantwortung trägt und ihnen gerne weiterhilft. Usw.

Es ist gut, dass Sie versuchen, den Ruf Ihres Unternehmens zu retten und in die Lücke zu treten, die die Veranstaltungsplaner hinterlassen haben. Aber es scheint offensichtlich, dass die Veranstaltungsplaner die Konsequenzen ihres Handelns nicht spüren, weil Sie sie retten.

Ignorieren ist keine Lösung, da es nicht verschwinden wird und weiterhin lästig sein wird.

Ehrlich gesagt brauchen Sie eine prozessorientierte Lösung. Machen Sie deutlich, dass Sie x Tage Vorlaufzeit benötigen. Erstellen Sie eine Projektanfragewarteschlange oder verwenden Sie ein Open-Source-Tool wie JIRA. Machen Sie bekannt, dass dies Ihnen helfen wird, ihnen besser zu helfen, und so ist es eine Win-Win-Situation. Sie können die Verwendung trainieren. Sprechen Sie vielleicht mit der IT und erstellen Sie eine E-Mail-Adresse, z. B. registrationhelp@conpanyx.com, um Anfragen zu verwalten, wenn Sie kein Projekttool verwenden möchten.