Ist es in Ordnung, eine weitergeleitete E-Mail geringfügig zu ändern?

Manchmal, wenn ich eine berufliche E-Mail weiterleite, möchte ich sie leicht ändern. Entweder, weil es einen kleinen englischen Fehler gibt (ich arbeite mit Nicht-Muttersprachlern) oder weil sie, da sie mit mir sprechen, diese Person möglicherweise informeller ansprechen als wenn sie sie direkt ansprechen würden - zum Beispiel stattdessen Bob sagen von Herrn Jones.

Was ich bisher getan habe, ist die offensichtlichen Tippfehler zu korrigieren, die anderen Fehler zu belassen und die E-Mail neu zu schreiben, anstatt sie weiterzuleiten, wenn es ein Inhaltsproblem gibt. Daher die Titelfrage, kann ich es ändern, anstatt es neu zu schreiben, oder ist es verpönt?

Es kann davon abhängen, warum Sie derjenige sein müssen, der diese E-Mails überhaupt weiterleitet. Ist (zum Beispiel) ein Teil des Inhalts für den Empfänger zu technisch und Sie müssen etwas für Laien erklären?
Das Weiterleiten ist wie das Berichten, was Ihnen jemand gesagt hat, unter Verwendung von Anführungszeichen, was bedeutet, dass Sie genau zitieren. Daher ist es WICHTIG, dass Sie die weitergeleitete E-Mail NICHT ändern, das würde bedeuten, jemandem ein Zitat zuzuschreiben, das er nie gesagt hat, schlecht.
Einfach: Nein. Wenn, dann mit entsprechenden Anmerkungen. Verwenden Sie alternativ die indirekte Rede und lassen Sie das Zitat einfach weg: „Joel sagte, dass John möglicherweise Joaquin eine Nachricht senden kann“. Lüge niemals. Zitieren ist die schriftliche Form von „Jonathan hat genau das gesagt, …“, also ist das Bearbeiten von Zitaten dasselbe wie das Verbreiten von Lügen.
Das einzige Mal, dass ich sehen kann, dass dies in Ordnung ist, ist, wenn Sie Inhalte hinzufügen, ohne etwas bereits vorhandenes zu ändern, und dann die von Ihnen vorgenommenen Änderungen hervorheben, indem Sie eine andere Farbschriftart oder etwas anderes verwenden. Dies erwähnt Snow in ihrer Antwort. Ich habe festgestellt, dass dies nützlich ist, wenn die ursprüngliche E-Mail eine Liste mit Fragen enthält und ich Antworten eingebe, bevor ich sie weiterleite.
Unter bestimmten Umständen können Sie Text hervorheben oder hervorheben (aber nicht ändern oder hinzufügen). Machen Sie in diesem Fall deutlich, dass Sie dies getan haben, z. B. „siehe markierten Teil“.
Sie sollten das Problem angehen, dass Leute Informationen versenden, die Sie beheben müssen, und vielleicht ein Peer-Review-Verfahren anbieten, um die schlecht formulierten E-Mails vollständig zu beseitigen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die E-Mail nicht so weitergeleitet werden kann, können Sie den ursprünglichen Autor umschreiben. "Ich habe von Herrn Jones Feedback zu den vorgeschlagenen Änderungen erhalten. Er hat die folgenden Punkte angesprochen ..."
@Caterpillaraoz Ist das eine Antwort oder ein Kommentar?
Liegt es nur an mir oder hat die Anzahl der Antworten in Kommentaren heutzutage erheblich zugenommen?
@Caterpillaraoz Das Ändern von zitiertem Text ist etwas, was die Leute tun: academia.stackexchange.com/questions/94282/… Ihr Kommentar, dass es zwingend erforderlich ist, den Inhalt nicht zu ändern, basiert auf einem Irrtum (zumindest umstritten).
@EdmundReed "weiterleiten" entspricht "SIC", da es weiterleitet ... also nein, ändere NICHT, was du weiterleitest :)
@Hamsteriffic: Es geht nicht nur dir so. Es war eine Seuche, die sich in den letzten ein oder zwei Jahren allmählich über das Netzwerk ausbreitete (mit Ursprung bei SO).
Das Schlimmste, was ich je getan habe, ist, einige beantwortete Nachrichten herauszuschneiden, die für die Partei, an die ich weiterleite, nicht relevant waren und mich deswegen jemals schuldig gefühlt haben, oder einige Unterschriften herauszunehmen.
@LightnessRacesinOrbit - Ich bin schuldig. Schuldig, schuldig, schuldig. Andererseits ist die Antwort manchmal so trivial, dass A) ich nicht denke, dass es sich lohnt, eine "echte" Antwort dafür zu schreiben, weil ich keine Reputation dafür bekommen möchte, und B) aus dem gleichen Grund, ich Ich möchte auch nicht für das Posten einer so "offensichtlichen" Antwort herabgestuft werden. Und es als Community-Wiki zu posten scheint ... billig. Also erschieß mich. :-)
@BobJarvis: Diese Argumente werden oft wiederholt, und keines von ihnen ist angemessen .
Ich habe das einmal gemacht und fand es harmlos, weil ich nur umständliche Formulierungen oder Rechtschreibung oder ähnliches korrigiert habe. Die Person, deren E-Mail-Adresse ich geändert habe, war nicht glücklich mit mir und machte deutlich, dass er erwartete, dass ich es nie wieder tun würde. Ich verstehe seinen Standpunkt...
Wenn Sie diese Frage stellen müssen, dann nein. Natürlich gibt es keine strenge Regel für alle und wenn es eine Person gibt, die dich auch mögen würde und ihr euch kennt und die Grenzen dessen, was ihr mit ihren E-Mails macht, vereinbart sind, dann könnte es in Ordnung sein.
@Caterpillaraoz bitte verwenden Sie das Antwortfeld. Dies hat 93 positive Stimmen erhalten - aber vielleicht 40 Leute würden negativ stimmen. Außerdem könnten die Kommentare unter einer Antwort mit diesem Inhalt wichtig sein.
@LightnessRacesinOrbit: In Math.SE ist das Problem viel älter als zwei Jahre. Es gibt Tausende von Fragen, die unbeantwortet bleiben, weil jemand in den Kommentaren geantwortet hat.
Das ist ein Problem der StackExchange-Programmierer, nicht der Benutzer. Sie könnten jederzeit eine Schaltfläche "Kommentar als Antwort auf meine Frage markieren" erstellen.
@qwer: Dann wäre der Kommentarbereich auch der Antwortbereich, aber schlimmer. Warum sollten sie das tun?
@LightnessRacesinOrbit rekursive Frage. Lies nochmal meinen Kommentar.
@qwer: Ich muss es nur einmal lesen, denn es wurde schon hundert Mal gesagt und macht jetzt nicht mehr Sinn als die vorherigen 99 Mal.
@LightnessRacesinOrbit Wenn Sie es nicht verstehen, möchten Sie es vielleicht noch einmal lesen.
Folgefrage: Ist es in Ordnung, kleinere Fehler beim Weiterleiten einer eigenen E-Mail zu korrigieren? Angenommen, Sie haben eine interne E-Mail an einen anderen Teilnehmer geschrieben. Es enthält ein paar Tippfehler oder "schlampige Formulierungen", aber nichts, was die Partei Probleme haben würde, es zu verstehen. Nun, einige Zeit später müssen Sie diese Mail beispielsweise an Ihren Kunden weiterleiten. Nicht für einen Rechtsstreit etc., nur als "FYI", vielleicht haben sie darum gebeten, es zu sehen. Ist es in Ordnung, die Fehler vor der Weiterleitung zu korrigieren? Ich ändere nicht das Wort eines anderen. OTOH könnte es - wenn es auf nicht geringfügige Fehler angewendet wird - einen falschen Eindruck davon vermitteln, was gesendet wurde?

Antworten (12)

Kann ich es ändern, anstatt es neu zu schreiben?

Absolut nicht.

Ist es verpönt?

Unbedingt.

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, bedeutet dies, dass Sie die ursprüngliche E-Mail-Kette unberührt lassen oder dass Sie eine Art Formatierung verwenden, um deutlich zu machen, wo Sie Kommentare hinzufügen. Es ist nicht gut, heimlich Änderungen vorzunehmen . Wenn Sie „nur“ harmlose Tippfehler korrigieren, die als unbedeutend oder als kleinlich angesehen werden könnten, sind Sie übermäßig auf Rechtschreibung und Grammatik fixiert, und Sie riskieren, eher als Administrator angesehen zu werden 2 . Viele, wenn nicht die meisten, werden verärgert oder verletzt sein, dass Sie das Bedürfnis verspürt haben, das, was sie ursprünglich geschrieben haben, zu „reparieren“, selbst wenn das, was sie geschrieben haben, Mist war.

Und wenn Sie größere Änderungen vornehmen, indem Sie die Absicht erraten, was leicht passieren kann, wenn Sie das Schreiben von jemandem verbessern, der in seiner zweiten oder dritten Sprache schreibt, können Sie alle möglichen Probleme verursachen.

Wenn Sie mit Dritten kommunizieren und sich Sorgen über Wahrnehmungsprobleme bei einigen Inhalten oder sogar die Formatierung früher in der E-Mail-Kette machen, ist dies ein klares Zeichen dafür, dass Sie diese E-Mail nicht weiterleiten sollten.

Betrachten Sie von nun an die Original-E-Mail als unverletzlich und leiten Sie sie unverändert und nur bei Bedarf weiter. Das Risiko, selbst geringfügige Änderungen vorzunehmen, besteht darin, dass es Sie darin schult, das Ändern dieser Mails nicht als Problem zu betrachten, das die Grenzen zwischen „ er ​​hat hier ein S verpasst “ und „ ich bin sicher, er meinte, dass wir diese Frist einhalten würden “ verwischen kann. . Die einzige Ausnahme ist, wenn Sie gebeten werden, etwas von einer leitenden Person einfach an einen Dritten/Externen weiterzuleiten. Dort können Sie normalerweise gelegentliche Tippfehler korrigieren, aber das ist normalerweise den Administrator- / Kommunikatorrollen vorbehalten.

1 – Wie UKMonkey kommentierte , sind offensichtliche und sichtbare Änderungen wie das Schwärzen von Finanzinformationen oder das Entfernen des ersten Teils der E-Mail-Kette hier Ausnahmen.

2 - Keines der oben genannten Punkte trifft zu, wenn Sie tatsächlich in einer Verwaltungs-/Assistentenrolle sind , da ein Teil Ihrer Aufgaben in diesem Fall normalerweise die Verbesserung und Weitergabe der Kommunikation umfasst. Ich lehne hier nicht die Administratorrollen ab, aber es ist ein Problem, wenn Sie ein Mitwirkender/Manager sind und eine ungewöhnliche Sichtbarkeit für administrative Aufgaben erhalten. Mehr dazu hier und hier .

Betonung auf „heimlich“ – Manchmal möchte man explizit etwas verbergen – zum Beispiel die Adresse von jemandem oder einen Geldwert auf einer Rechnung/Gehaltsabrechnung. Die Adresse zu entfernen, aber deutlich zu markieren, dass sie dort war und entfernt wurde, ist nicht unangemessen, da diese spezifischen Informationen angefordert werden können, wenn dieser Punkt aus irgendeinem Grund zu einem Streit wird.
@UKMonkey Guter Punkt, Fußnote hinzugefügt.
Ich möchte auch hinzufügen, dass beim Weiterleiten einer Nachricht der Name dieser Person immer noch mit dem verknüpft ist, was Sie jetzt bearbeitet haben, und wie Lilienthal darauf hingewiesen hat, dass Sie nur absichtlich raten. Wenn Sie eine E-Mail von mir an jemanden weiterleiten, wird das als „Lord Farquaad sagt …“ gelesen, aber wenn Sie meine E-Mail bearbeitet haben, sprechen Sie jetzt fälschlicherweise in meinem Namen. Wenn ich einen Fehler gemacht habe, lassen Sie mich mit diesem Fehler leben, aber riskieren Sie bitte nicht, meinen Namen mit einem Fehler zu verknüpfen, den Sie vielleicht gemacht haben.
Von @Lilienthal "Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, bleibt sie [...] unverändert oder [...] verwenden Sie eine Art Formatierung [beim] Hinzufügen von Kommentaren." Ich denke, "unverletzlich" ist ein ziemlich starker Begriff. Ich führe häufig Inline-Bearbeitungen wie oben durch, um eine zitierte oder weitergeleitete Nachricht zu ändern, normalerweise aus Gründen der Länge, aber manchmal auch aus Gründen der Klarheit (indem unnötiges Geschwätz oder Abschweifungen entfernt werden), und solange es offensichtlich ist, dass der Text geändert wird, sollte niemand ein Problem haben mit so zitiert zu werden.
Außerdem, wie mein Kollege gerne sagt: "Wir sind erwachsene Erwachsene!" Leute machen Tippfehler. Sollten wir? Nein, nein sollten wir nicht. Aber wir machen. Versuchen wir nicht, so zu tun, als wären wir perfekt, und akzeptieren Sie einfach, dass hin und wieder Tippfehler passieren. Und was sieht aus wie "Dieser Typ hat einen Tippfehler gemacht" oder "Dieser Typ ist möglicherweise unehrlich in seiner Kommunikation?" Ich nehme jeden Tag Mr. Typo.
Es gibt Fälle, in denen nur ein Teil der E-Mail erforderlich ist und der Rest weggelassen werden kann (weil er nicht im Kontext des Empfängers steht, möglicherweise persönliche Informationen enthält usw.). In diesen Fällen würde ich eine Markierung (...) setzen, um anzuzeigen, dass dort mehr Text enthalten war.
Wie wäre es, einige kurze Segmente in einer sehr langen E-Mail, die Sie weiterleiten, hervorzuheben, um die Dinge anzuzeigen, auf die Sie sich in Ihrer E-Mail beziehen? Das ist sicherlich keine Modifikation, oder?
Ich wäre absolut empört, wenn jemand meine E-Mail ändern und dann weiterleiten würde, als hätte ich sie geschrieben. Das ist völlig inakzeptabel und ich kann mir nicht vorstellen, dass das mehr als völlig offensichtlich ist. Nur "[snip]" ist in Ordnung. Auch das Hinzufügen von "[sic]" oder das Ändern von Text und das Hinzufügen von eckigen Klammern ist nicht in Ordnung, während dies der Fall wäre, wenn der ursprüngliche Inhalt in Anführungszeichen übergeben würde.
Schlimmer ist nur, wenn jemand es auf sich nimmt, eine interne E-Mail-Kette an eine neue Person, vielleicht einen Dritten, weiterzuleiten, die ursprünglich nie als Empfänger dieser E-Mail-Kette galt, ohne vorher um Erlaubnis zu fragen. Es ist mir passiert und hat fast eine Lieferantenbeziehung zerstört. Ich konnte nicht verstehen, warum sich jemand so verhalten würde.
Und wenn im weitergeleiteten Teil etwas sehr unklar oder offensichtlich falsch ist, weisen Sie in Ihrem eigenen Text darauf hin: (Bitte beachten Sie, dass mein Chef versehentlich 3 in seine E-Mail geschrieben hat, aber wir haben derzeit 4 Gizmos)
Schuldig :( Um es klar auszudrücken, ist es in Ordnung, Teile zu extrahieren (mit ... zu markieren), sensible Daten zu löschen (mit *** durchzustreichen) oder Wörter für die grammatikalische Korrektheit nach Auslassungspunkten hinzuzufügen ( innerhalb [ ] )?Ich denke, das ist mehr als "Ausnahmen" und könnte der Antwort hinzugefügt werden.
@UKMonkey Wenn ich das Bedürfnis verspüre, etwas zu redigieren (wie ein Passwort oder eine persönliche Identifizierung), ersetze ich es durch [REDACTED]eine andere Schriftart und eine leicht graue Farbe, um absolut deutlich zu machen, dass ich das Original bearbeitet habe.

Wenn ich eine E-Mail erhalte, die ich weiterleiten möchte, aber unangemessene Inhalte enthält, gehe ich wie folgt vor:

Ich schreibe eine komplett neue Mail mit:

  • die Person, die die Mail ursprünglich in cc gesendet hat
  • Ich verwende Anführungszeichen, um anzugeben, was in der ursprünglichen E-Mail stand. (z. B. als MR X mich darauf aufmerksam machte/sagte/...: "bla bla bla")

Auf diese Weise kann ich den Inhalt ändern und den ursprünglichen Gedanken intakt lassen.

Eine Alternative, wenn Sie den „Fluss“ der E-Mail-Kette aufrechterhalten möchten und/oder andere, frühere E-Mails nützlich sind, wäre, die E-Mail „weiterzuleiten“, aber die „Problem“-E-Mail vollständig zu entfernen und durch eine Zusammenfassung zu ersetzen wie oben beschrieben.

Es besteht überhaupt keine Notwendigkeit, eine weitergeleitete E-Mail zu ändern, es sei denn, etwas daran ist falsch genug, um eine Änderung zu rechtfertigen.

Meistens bearbeite ich weitergeleitete E-Mails, um Informationen hinzuzufügen oder Fragen zu beantworten, und markiere diese in einer anderen Farbe, um deutlich zu machen, was ich getan habe.

Zum Beispiel:

Siehe meine Kommentare unten in Rot

Die Bearbeitung der Grammatik/Rechtschreibung weitergeleiteter E-Mails ist nicht erforderlich, wenn die Bedeutung offensichtlich ist, und kann als etwas unhöflich angesehen werden, wenn Sie den Absender in die E-Mail-Liste aufnehmen.

Ich konnte sehen, warum das Korrigieren von Fehlern als unhöflich angesehen werden könnte, weshalb ich es nicht getan habe. Ich lege offensichtliche Tippfehler beiseite; Wenn ich zum Beispiel mitsake statt Fehler schreibe, wäre es mir viel lieber, wenn die zwischengeschaltete Person es korrigiert, bevor sie die E-Mail weiterleitet. Ich mache mir jedoch mehr Sorgen um "Formalitätsprobleme", einige Leute könnten sich ärgern, wenn nicht formal genug darauf verwiesen wird.
Es spielt keine Rolle. Solange Sie die richtige Schreibweise/Begriffe verwenden, ist das alles, was für Sie zählt. Jemand anderes freut sich vielleicht, Bob Bob zu nennen, aber für Sie ist er Mr. Jones. Für jemand anderen ist er immer noch Bob.
@Nico Fazit: Wenn Sie es weiterleiten, tun Sie dies so wie es ist (kleinere Tippfehler und alles). Wenn es etwas darin gibt, das Ihnen unangenehm ist, es so weiterzuleiten (Tippfehler lassen den Absender dumm aussehen; informelle Informationen, die Ihnen zugeschickt werden, aber Sie der Meinung sind, dass andere sie nicht sehen sollten; etwas Vertrauliches, das redigiert werden sollte), leiten Sie es nicht weiter aber fasse die wichtigsten Punkte zusammen.
Wir kommentieren auch ständig in einer anderen Farbe. Es ist einfacher, alle Informationen zusammenzuhalten, als alle ursprünglichen Fragen zu wiederholen oder zu antworten, ohne an die ursprünglichen Fragen gebunden zu sein (leicht zu übersehen, eine auf diese Weise zu beantworten.).
HÄUFIG „muss eine weitergeleitete E-Mail bearbeitet werden“ besteht darin, übermäßig große E-Mail-Signaturen und angehängte Bilder herauszureißen.

Andere Antworten haben Antworten gegeben, die auf Vernunft und Erfahrung basieren. Ich möchte eine quellenbasierte Antwort hinzufügen.

Gemäß den Netiquette-Richtlinien (RFC 1855) :

Wenn Sie eine Nachricht, die Sie erhalten haben, weiterleiten oder erneut posten, ändern Sie den Wortlaut nicht. Wenn es sich bei der Nachricht um eine persönliche Nachricht an Sie handelt und Sie erneut in einer Gruppe posten, sollten Sie zuerst um Erlaubnis fragen. Sie können die Nachricht kürzen und nur relevante Teile zitieren, aber stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zuordnung vornehmen.

Das „Text nicht ändern“ ist ein subtiler Hinweis darauf, dass Sie den Wortlaut nicht ändern sollten.

Ich möchte auch noch etwas betonen: „Sie sollten zuerst um Erlaubnis fragen“ . Das bedeutet, wenn Sie Alices "Warum kann Bob nicht jemand anderen dazu bringen, diesen Mist zu machen?" an Mr. Jones, Sie sollten Bob nicht an Mr. Jones korrigieren und es senden. Sie sollten Alice fragen, ob es in Ordnung ist, die Nachricht an Mr. Jones weiterzuleiten.

Hallo Dzuris, ich habe Ihre Frage bearbeitet, um Code-Backticks zu entfernen und stattdessen eine andere Hervorhebungsformatierung hinzuzufügen. Diese Meta gibt einen guten Überblick darüber, warum wir hier bei The Workplace keine Code-Backticks verwenden. Fühlen Sie sich frei, Ihre Antwort zu bearbeiten , wenn Sie eine andere Art der Formatierung Ihrer Antwort bevorzugen.
Danke, ich werde versuchen, mich in Zukunft anzupassen! Ich habe gerade die Formatierung "Sie sollten zuerst um Erlaubnis fragen" in "Ändern Sie den Wortlaut nicht" geändert, da es sich beide um Zitate aus dem zitierten Block handelt und eine gleiche Formatierung angemessener erscheint. Vielleicht war das Wort „hervorheben“ irreführend.
@David Ihr Kommentar zum Bearbeiten der Antwort von jemandem ist sehr amüsant in einem Thread zum Bearbeiten von E-Mails :-)

Nach zwanzig Jahren in der IT-Branche habe ich gelernt, wie ich mit der Weiterleitung von E-Mails umgehe:

  • Alle Änderungen am Originaltext sind fett gedruckt und verwenden roten Text (oder eine andere Farbe). Wenn diese Optionen nicht verfügbar sind (z. B. eine Nur-Text-Nachricht), würde ich stattdessen Sternchen oder eine andere Art verwenden, um anzugeben, welche Teile geändert wurden
  • Der obere Teil (meine Nachricht) enthält die Zeile "Änderungen an der ursprünglichen E-Mail sind unten rot hervorgehoben" oder etwas Ähnliches, das die oben verwendete Formatierung erklärt
  • Wenn die weitergeleitete E-Mail eine lange Kette von E-Mails enthält, die für den Empfänger irrelevant sind, entferne ich die Kette beginnend mit der ersten irrelevanten E-Mail. Nach diesem Punkt wähle ich jedoch NICHT aus. Entweder die ganze restliche Kette geht oder nichts geht.

Der tatsächliche "richtige" Prozess kann von der Kultur abhängen - sowohl unternehmensseitig als auch regional. Alle meine Jobs waren in der Gegend von Houston, aber natürlich habe ich mit Menschen in den ganzen USA und auch an vielen internationalen Standorten zu tun gehabt.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie, wenn Sie die ursprüngliche E-Mail ohne einen dieser Vorbehalte ändern, dem ursprünglichen Absender im Wesentlichen Worte in den Mund legen ... und das ist nie eine gute Sache.

Was Ihre konkreten Beispiele betrifft, so korrigiere ich niemals Namen, Tippfehler oder Formulierungen – nur falsche Informationen (Servernamen, URLs usw.), die der Empfänger möglicherweise benötigt. Gegebenenfalls werden vertrauliche Informationen wie Benutzernamen/Passwörter gelöscht, aber ich setze an dieser Stelle einen hervorgehobenen Kommentar, der darauf hinweist, dass vertrauliche Informationen entfernt wurden.

„Alle Änderungen am Originaltext sind fett gedruckt und verwenden roten Text (oder eine andere Farbe)“ Das hängt von HTML-E-Mails ab.
@LightnessRacesinOrbit - der Farbteil, ja, aber Sie können normalerweise auch für einfachen Text fett verwenden. Die überwiegende Mehrheit meiner Jobs hat jedoch Microsoft Outlook für den E-Mail-Client verwendet, und Sie haben Recht ... es neigt dazu, alles in HTML oder zumindest im Rich-Text-Format zu erstellen.
@Omegacron: Nein, Klartext-E-Mail ist nur ASCII. ASCII hat überhaupt kein Markup. Es sind nur 95 einfache Zeichen. Keine Fettschrift, nicht einmal Akzente, Pfund- oder Eurozeichen, nichts dergleichen. Allerdings glaube ich nicht, dass die Annahme von HTML in professionellen E-Mails ein Problem darstellt, schon gar nicht für Textauszeichnungen. Es ist definitiv besser als das Senden eines .docx-Anhangs.
@MSalters einige E-Mail-Clients werden fettgedruckte Wörter zwischen Sternchen eingeschlossen. Und selbst wenn dies nicht der Fall ist, wird das Einschließen in Sternchen historisch verwendet, um E-Mails, Usenet-Posts und BBS-Nachrichten hervorzuheben, die nur aus Text bestehen.
@MSalters: Es ist kein Problem, solange jemand mehr als nur Farbe verwendet, um anzuzeigen, wann das Zitat in eine Anmerkung übergeht. Zugegeben, die Geschäftswelt hat sich ziemlich auf HTML-E-Mails eingestellt, aber selbst dann ist es nicht schwer, in ein großes Durcheinander zu geraten, es sei denn, Sie tun so etwas wie das konsequente Einrücken von Zeilen von zitiertem Text. Andernfalls können Sie nicht wissen, dass der ursprüngliche Autor keinen fetten oder roten Text verwendet hat.
+1 Für den Punkt, dass jede Änderung deutlich gekennzeichnet werden sollte. Allerdings kann die Angebotserstellung eine gute Alternative zur Weiterleitung sein, wenn Änderungen erforderlich sind.
Einige E-Mail-Systeme entfernen Markup. Frustrierend, aber wahr. Dann sind Ihre Bearbeitungen stumm.
"Wenn die weitergeleitete E-Mail eine lange Kette von E-Mails enthält, die für den Empfänger irrelevant sind, entferne ich die Kette, beginnend mit der ersten irrelevanten E-Mail ... entweder die ganze Kette geht oder nichts." ...bis auf die Restkette vor der ersten irrelevanten E-Mail natürlich.
Alles in allem gute Kommentare, also habe ich den Wortlaut angepasst, um Klartext-E-Mails einzuschließen. Zitieren ist möglicherweise keine Option, wenn die relevanten Informationen lang oder über die E-Mail-Kette verteilt sind. @RyanfaeScotland - Ich habe das so angepasst, dass es sagt: "Verbleibende Kette geht oder nichts". Alles, was sich zwischen zwei relevanten E-Mails in der Kette befindet, würde bleiben, aber was ich sagen wollte, war, dass ich E-Mail A nicht behalte, E-Mail B lösche, E-Mail C lösche, E-Mail D behalte, E-Mail E lösche usw. usw. - Ich halte sie linear.

Die einzigen Änderungen, die Sie an einer E-Mail vornehmen sollten, die Sie weiterleiten, sind Löschungen. Löschen Sie in diesem Fall alles, was nicht relevant ist. Wenn Sie deutlich machen können, dass die Änderung Ihnen gehört, ist es auch zulässig, eine Zeile einzufügen, um das korrekte Datum anzuzeigen. Wenn Sie Löschungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass sie den Kontext/die Bedeutung der E-Mail nicht ändern (z. B. kann das Abschneiden eines Satzteils problematisch sein), also gehen Sie auf Nummer sicher. Wenn Sie einen Teil eines Satzes herausschneiden, verwenden Sie Auslassungspunkte, um anzuzeigen, dass mehr in der ursprünglichen Nachricht enthalten war.

Beispiel:

Manchmal, wenn ich eine berufliche E-Mail weiterleite, möchte ich sie leicht ändern.

[schnipsen]

Was ich bis jetzt getan habe, ist die offensichtlichen Tippfehler zu korrigieren, die anderen Fehler zu lassen, ...

[schnipsen]

Beispiel "Änderung" ... keine eigentliche Änderung; Die Korrektur ist offensichtlich nicht Teil des Zitats:

Einsendeschluss ist Freitag, der 20. Oktober um 2:30 Uhr. Bitte senden Sie mir alle Einsendungen, die überprüft werden müssen, bis Donnerstagabend zu.

Die Frist ist eigentlich 14:30 Uhr, daher muss sie am Vortag eingereicht werden.

Denken Sie daran, dass alle Einsendungen bla bla bla sein müssen ...

+1. Diese Art der offensichtlichen Schwärzung ist die einzig akzeptable Änderung.
Möglicherweise möchten Sie auch ausdrücklich erwähnen, dass das Auswählen und Auswählen bestimmter E-Mails aus einer E-Mail-Kette zum Löschen anstelle einer kontinuierlichen Blockierung ebenfalls problematisch wäre, da Sie die Konversation an diesem Punkt falsch darstellen.
Einige Leute verwenden Auslassungspunkte in ihren ursprünglichen E-Mails, daher sollten Auslassungspunkte, die zum Anzeigen einer Löschung verwendet werden, in Klammern stehen.

Ist es in Ordnung, eine weitergeleitete E-Mail geringfügig zu ändern?

Es kann akzeptabel oder vorzuziehen sein, stattdessen Blockzitate zu verwenden: Sie könnten beispielsweise schreiben:

Sehr geehrter Herr Jones,

Ich habe das mit meinem Kollegen besprochen und sie haben mir gesagt,

Wir werden die Änderungen einbeziehen, die [Mr. Jones] angefordert; Ich gehe davon aus, dass wir sie nächste Woche demonstrieren können.

Beste Grüße,
Nico

Notiz:

  • Blockzitate haben die Vorteile der Weiterleitung (dh Sie übermitteln die Nachricht mit den genauen Worten des Autors).
  • Es ist höflicher für Ihren Leser, als eine ganze E-Mail weiterzuleiten, weil es einfacher zu lesen ist, weil Sie alle nutzlosen Teile herausschneiden
  • Beachten Sie, wie ich [Mr. Jones] in eckige Klammern gesetzt, um zu zeigen, dass dies eine redaktionelle Änderung war (was meiner Meinung nach Standard und akzeptabel ist, wenn Sie Zitate sperren).

Ich nehme an, wenn Sie Blockzitate verwenden, wäre es akzeptabel, bloße Rechtschreibfehler stillschweigend zu korrigieren, ohne eckige Klammern zu verwenden (die Korrektur ist eine stillschweigende Höflichkeit ... und besser, als den Rechtschreibfehler beizubehalten und [sic] hinzuzufügen dazu!).

Verwenden Sie jedoch überall dort, wo Sie den Wortlaut ändern, redaktionelle eckige Klammern.

Da ich zu pedantisch bin, könnte ich auch Auslassungspunkte hinzufügen ..., um überall dort zu markieren, wo ich Text innerhalb eines Blockzitats gelöscht habe: aber ich empfehle das nicht, da dies den zitierten Text nutzlos schwerer lesbar machen könnte.

Beim Zitieren einer Antwort in einem Mail-Thread auf einer Mailingliste habe ich Leute gesehen, [...]die einen Teil eines Zitats weggeschnitten haben (z. B. etwas, auf das Sie nicht antworten). Ich habe das selbst gemacht, und es funktioniert gut in diesem Zusammenhang. Ich denke, es könnte auch gut sein, wenn es weitergeleitet wird. Einverstanden, dass das Hinzufügen von [sic] nur den Fehler hervorhebt und nicht gemacht werden sollte, es sei denn, es gäbe Unklarheiten.
Ich denke, wenn Sie stille Korrekturen vornehmen, sollten Sie jedoch ausdrücklich "mit leichter Korrektur von mir" sagen, um deutlich zu machen, dass Sie eine interne Diskussion für die externe Präsentation aufgeräumt haben. Und wenn Sie das nicht sagen wollen, dann sollten Sie nichts ändern, was Sie nicht mit markieren [].
Wenn es meine Unterschrift in einer geschäftlichen E-Mail ist (dh wenn sie zitiert und nicht weitergeleitet wird), würde ich mich nicht verpflichtet fühlen, darauf hinzuweisen, dass ich Rechtschreibfehler kopiert habe.

Der richtige Weg, um zu ändern, was jemand anderes geschrieben hat, ist:

Setzen Sie eventuelle Zusätze in [Klammern] und ein

Ersetzen Sie alle Löschungen durch ... Ellipsen.

Aber beschränken Sie alle Änderungen auf das, was absolut notwendig ist, um die Bedeutung klar zu machen.

Beispiel: Präsident [Andrew] Johnson lehnte die vierzehnte Änderung ab ... .

Dies ist in einem englischen Satz mit Anführungszeichen in Ordnung, aber eine E-Mail, die in großen Mengen zitiert wird, ist eine andere Bestie und kann nicht auf diese Weise geändert werden.

Es wurde bereits beschrieben, warum es im Allgemeinen als inakzeptabel angesehen wird, eine weiterzuleitende Nachricht zu ändern.

Es gibt jedoch zwei praktische Ausnahmen, an die ich und die Menschen, mit denen ich arbeite, weithin gewöhnt sind. Beides bedeutet nicht, dass die ursprüngliche E-Mail umformuliert oder gar neu formatiert werden muss.

1. Verwenden Sie die Originalmail als Diskussions-Wallboard

Leider unterstützt Stack Overflow/Markdown keine Farbgebung, also achten Sie bitte auf fett und kursiv .

In diesem Fall bearbeiten Sie den Text in der ursprünglichen E-Mail tatsächlich, verwenden jedoch Farben oder andere visuelle Hervorhebungen, um Ihren Text von der ursprünglichen Absicht des Autors zu trennen.

Original

Von: orders@petfoods.biz An: djechelon@nyan.cat

Hallo /usr/local/ΕΨΗΕΛΩΝ,

über Ihre Bestellung von 12 kg Katzenfutter beträgt die Versandgebühr 27,50 $. Bitte kontaktieren Sie Mr. Dogg, um eine Lieferung zu Ihnen nach Hause zu planen.

Ihre Bestell-ID lautet 28AC66F

Weitergeleitet

Von: djechelon@nyan.cat An: manager@nyan.cat

Boss, meine Überlegungen unten

Original

Von: orders@petfoods.biz An: djechelon@nyan.cat

Hallo /usr/local/ΕΨΗΕΛΩΝ,

zu deiner Bestellung von 12kg Katzenfutter - hat er wirklich so großen Hunger? -, die Versandgebühr beträgt 27,50 $. Bitte kontaktieren Sie Mr. Dogg, um eine Lieferung zu Ihnen nach Hause zu planen. Könntest du mir seine Nummer schreiben? Ich habe seinen Kontakt verloren

Ihre Bestell-ID lautet 28AC66F

2. Zur Sichtbarkeit markieren

In diesem Fall formulieren Sie die E-Mail nicht um, sondern verwenden nur Fettdruck oder den Textmarker von Outlook (insbesondere den standardmäßigen gelben), um etwas hervorzuheben, das der ursprüngliche Absender nicht hervorgehoben hat, ohne ihn umzuformulieren.

Von: djechelon@nyan.cat An: manager@nyan.cat

Boss, ich habe die Bestellung aufgegeben. Überprüfen Sie es online

Original

Von: orders@petfoods.biz An: djechelon@nyan.cat

Hallo /usr/local/ΕΨΗΕΛΩΝ,

über Ihre Bestellung von 12 kg Katzenfutter beträgt die Versandgebühr 27,50 $. Bitte kontaktieren Sie Mr. Dogg, um eine Lieferung zu Ihnen nach Hause zu planen.

Ihre Bestell-ID lautet 28AC66F

In diesem Fall habe ich die Bestell-ID hervorgehoben, damit mein Chef (der immer in Eile ist) die wesentlichen Informationen leicht erkennen kann.

Und wenn das orignal mali so schlecht übersetzt oder formatiert ist

Sie müssen die E-Mail entweder mit ihrem Wortlaut und ihrer Formatierung weiterleiten, oder wenn dies so schlimm ist, dass der ursprüngliche Absender beschädigt werden könnte, können Sie Teile zitieren oder sie dem Publikum zusammenfassen, ohne sie überhaupt weiterzuleiten. Vielleicht wird eines Tages jemand von oben verlangen, die Originalpost zu sehen; dann musst du es weiterleiten.

Wenn die Person, die Ihnen die E-Mail gesendet hat, außer Ihnen und dem Empfänger die einzige beteiligte Person ist, würde ich die Meinung des Absenders einholen. Wenn sie damit einverstanden sind, dass Sie Fehler korrigieren und bereinigen, um ihr Image in den Augen des Empfängers zu verbessern, dann würde ich sagen, machen Sie es. Wenn andere beteiligt sind, würde ich es so belassen, es sei denn, der Absender spricht ausdrücklich darauf an.

Der Grund dafür ist, dass, wenn andere in der Nachricht enthalten waren, diese bereits Kopien haben, die sich von dem unterscheiden, was Sie senden. Wenn andere sehen, dass die von Ihnen weitergeleiteten Nachrichten vom Original abweichen, kann dies Ihrer Glaubwürdigkeit schaden.

Ich könnte Fälle sehen, in denen "Säuberungs"-E-Mails gerechtfertigt sein könnten, z. B. wenn Sie einen Teil einer internen Diskussion an einen Kunden weiterleiten, aber nur wenn

  1. Dies ist Teil oder zumindest impliziert in Ihrer Rollen-/Stellenbeschreibung
  2. Es gibt eine Regel oder Richtlinie, die Ihre Entscheidung stützt

Mit anderen Worten, wenn die Person, die die E-Mail schreibt, nicht weiß , dass Sie sie ändern könnten, oder Sie von dieser Person (oder in einigen Fällen von einem Vorgesetzten) nicht dazu befugt wurden, kann jede Änderung des Textes in Betracht gezogen werden ein Vertrauensbruch.

Viele betrachten schriftliche Kommunikation als eine Form der Dokumentation, insbesondere im beruflichen Kontext. Während die Korrektur offensichtlicher Rechtschreib- oder Grammatikfehler harmlos erscheinen mag, gefährdet jede nicht genehmigte Änderung die Gültigkeit des Textes sowie Ihre/ihre Glaubwürdigkeit.

Ich füge hinzu, dass die Weiterleitung einer E-Mail, mit deren Weiterleitung der Verfasser möglicherweise nicht gerechnet hat , was bei informellen Schreiben durchaus der Fall sein kann, im schlimmsten Fall auch einen Vertrauens- und/oder Vertraulichkeitsbruch darstellen kann.

[C] Kann ich es ändern, anstatt es neu zu schreiben, oder ist es verpönt?

Es ist akzeptabel, wenn Sie die Erlaubnis haben, entweder von der Person, die die E-Mail schreibt, oder aufgrund Ihrer Rolle und Unternehmensrichtlinie. Einige Leute finden es vielleicht immer noch unhöflich, wenn Sie kleinere Fehler korrigieren.

Wenn Sie keine Erlaubnis haben, ist es ein Vertrauensbruch.

Ich würde empfehlen, eine E-Mail weiterzuleiten, die einem Angebot entspricht. In beiden Fällen sollten Änderungen oder Anmerkungen deutlich gekennzeichnet werden, zB durch eckige Klammern oder bei längeren Passagen vielleicht eine andere Farbe?

Sie versuchen, ein Problem falsch anzugehen.

Ich möchte es leicht modifizieren. Entweder, weil es einen kleinen englischen Fehler gibt (ich arbeite mit Nicht-Muttersprachlern) oder weil sie, da sie mit mir sprechen, diese Person möglicherweise informeller ansprechen als wenn sie sie direkt ansprechen würden - zum Beispiel stattdessen Bob sagen von Herrn Jones.

Es besteht keine Notwendigkeit, diese Fehler zu ändern oder in dieser E-Mail darauf einzugehen , es sei denn , sie wirken sich wesentlich auf die Bedeutung des Dokuments aus.

Wenn sie die Bedeutung beeinflussen, müssen Sie eine Antwort per E-Mail an den Autor senden, um ihn zu warnen und ihn möglicherweise dazu zu bringen , eine Korrektur herauszugeben.

Aber wenn es sich bei den Fehlern nur um Grammatik- oder Rechtschreibfehler oder Anrede oder ähnliche unkritische Probleme handelt, dann sollten Sie, wenn Sie das Bedürfnis haben, diese überhaupt anzusprechen, dem ursprünglichen Autor antworten und auf diese Probleme aufmerksam machen und vorschlagen/bitten, dass sie vermieden werden sie in der Zukunft.

Überlegen Sie auch, ob das Durchlaufen solcher Korrekturen effizient ist. Die ganze Idee von E-Mail ist, dass es effizient ist. Grammatische Perfektion ist zwar wünschenswert, aber für eine effiziente Kommunikation nicht erforderlich .

Schließlich läuft jede Bearbeitung Gefahr, unbeabsichtigte Fehler oder Mehrdeutigkeiten einzuführen. Du denkst vielleicht, dass du es richtig machst, aber ich sehe, dass Bearbeitungen fast so oft Probleme verursachen, wie ich sehe, dass sie sie beheben.

Ist es in Ordnung, eine weitergeleitete E-Mail geringfügig zu ändern?
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