Ist etwas falsch daran, Besprechungsprotokolle zu spät zu senden?

Schnelle Antwort: Es kommt darauf an.

Es hängt davon ab:

• Häufigkeit: Wenn Sie ein tägliches Meeting haben, macht es das Versenden des Protokolls einen Tag später nutzlos.
• Aktionspunkte: Wenn Sie es mit mehreren Personen zu tun haben, die die während des Meetings besprochenen Aktionen verfolgen, senden Sie besser das Protokoll, bevor Sie die anderen Personen etwas tun lassen. Andernfalls, wenn die Teilnehmer mit den falschen Aktionen fortfahren, können sie feststellen, dass diese Aktionen das waren, was sie verstanden haben.
• Anwesenheit: Je nachdem, wie viel Kontrolle die Teilnehmer über die Ergebnisse des Meetings haben möchten, senden Sie das Protokoll besser sofort, anstatt sie denken zu lassen, dass jemand etwas nicht verstanden haben könnte. Dies gilt insbesondere, wenn Sie hochrangige Mitglieder in der Versammlung haben.
• Ziel des Meetings: Die meisten der obigen Ausführungen basieren auf der Annahme, dass eines der Ergebnisse des Meetings Aktionen sein werden, und ich glaube, das ist das Ziel der meisten Meetings. Wenn das Meeting jedoch etwas besprechen sollte, für das keine weiteren Diskussionen oder Maßnahmen erforderlich sind (z. B. ein abschließendes Projektmeeting), dann ist es nicht unbedingt erforderlich, das Protokoll sofort zu haben ... aber wichtig Halten Sie das Protokoll für spätere Bezugnahme bereit.

Betrachten Sie diese Frage nun aus einer anderen Perspektive:

- Warum dauert es länger als einige Minuten, um geschrieben zu werden?

Ich glaube, solange die Sitzungsthemen vor der Sitzung klar sind , wird es im Protokoll darum gehen, Details zu den behandelten Themen hinzuzufügen, möglicherweise die beschlossenen Maßnahmen hinzuzufügen und die Verantwortlichen für jedes einzelne festzulegen.

Stehen hingegen zu Beginn des Meetings die zu behandelnden Themen noch nicht fest, erfordert das Protokollieren deutlich mehr Aufwand und damit auch mehr Zeit. Aber in diesem Fall haben Sie schon vor dem Meeting ein Problem, nicht erst danach.

Das Protokoll ist eine Aufzeichnung einer Sitzung. Es sollte nichts auslösen. Es sollte einen anderen Mechanismus geben, bei dem, wenn eine Aktion identifiziert wurde, Arbeit ausgelöst wird. Spät ist per Definition. Was definiert Ihr Projekt für eine pünktliche Lieferung von Protokollen für dieses bestimmte Meeting? Du kommst zu spät, wenn du darüber hinausgehst.

Ich habe die Antworten hier gelesen und sie sind großartig und machen gute Punkte, aber ich werde trotzdem meine Wette darauf eingehen und sagen, dass Sie sie so schnell wie möglich senden sollten.

Abgesehen von all den bereits erwähnten Gründen dafür (Sie können sie in Tiago Cardosos Antwort sehen ), werde ich sagen, dass, da Ihr Projekt möglicherweise direkt nach dem Meeting voranschreitet - insbesondere wenn Aktionspunkte zugewiesen wurden - - Sie gehen das Risiko ein, dass Ihre Notizen zum Zeitpunkt des Versands veraltet sind.

Ich hatte dieses Problem selbst, und während wir alle wollen, dass unsere E-Mails perfekt sind, wollen wir auch, dass unsere Projekte so schnell wie möglich laufen. Wenn Sie diese Geschwindigkeit erreichen und Ihre eigenen E-Mails Korrekturen und Ergänzungen benötigen, damit jeder, der sie liest, versteht, was zwischen der Minute und dem gegenwärtigen Moment passiert ist, stellen Sie fest, dass dies unnötige Arbeit für Sie verursacht.

Mein Vorschlag ist dann , Ihr Protokoll so schnell wie möglich zu versenden . Sie müssen nicht perfekt sein, sondern klar und leicht verständlich, als gute Zusammenfassung dessen, was dort passiert ist.

PS: Ein Grund, es nicht zu tun, ist, sich zu beruhigen und einen guten Überblick über das Treffen zu senden, besonders wenn es zufällig aufgeregt oder kontrovers war. Ich würde sagen, dass die Lösung dafür darin besteht, Ihre Professionalität und Objektivität beim Versenden zu bewahren, anstatt es Ihnen „zustoßen“ zu lassen.

Es klingt, als wären dies Statusmeetings und die Notizen eine Art Statusbericht. Ist dies der Fall, richtet sich der Zeitplan für die Hinweise nach der Dringlichkeit der besprochenen Themen. Ausgehend von der Bitte, die Notizen direkt nach dem Meeting zu versenden, scheint es, als gäbe es ziemlich dringende Probleme, mit denen man sich befassen muss, und eine Reihe von Interessenvertretern, die das Gefühl haben, dass sie in kurzer Zeit über diese Probleme informiert werden müssen.

Unter diesen Bedingungen sind Protokolle nicht der beste Weg, um die Informationen zeitnah zu veröffentlichen. Erwägen Sie, eine Art Kategorisierungsschema für die besprochenen Themen zu erstellen. Für solche, die sofortige Maßnahmen erfordern oder für die die Menschen das Gefühl haben, dass sie schnell benachrichtigt werden müssen, sollte ein anderer Meldeprozess gelten als für weniger dringende Dinge. Gut gestaltete Protokolle sind am besten geeignet, um die Leute über die Vorgänge in der Besprechung auf dem Laufenden zu halten, anstatt ein Auslöser für die Behandlung dringender Probleme zu sein.