Kann ich alle meine beruflichen E-Mails löschen, nachdem ich meinen Job gekündigt habe?

Was ist in dieser Situation akzeptabel/verantwortlich?

Die typische Vorgehensweise ist:

• Löschen Sie Ihre persönliche E-Mail
• Sichern Sie keine E-Mails und nehmen Sie keine E-Mails mit
• Sprechen Sie mit demjenigen, der Ihre Unternehmens-E-Mails verwaltet, und fragen Sie ihn, ob Sie damit rechnen können, dass alle Ihre E-Mails aus dem System gelöscht werden oder nicht.

E-Mails von/an das E-Mail-System eines Unternehmens gehören nicht Ihnen - sie gehören dem Unternehmen (zumindest in den USA).

Denken Sie auch daran, dass selbst wenn Sie E-Mails löschen, diese wahrscheinlich noch auf den Unternehmensservern und Backups vorhanden sind. Wenn sie nicht ausdrücklich von jemandem gelöscht werden, bleiben diese E-Mails für Leute zugänglich, die wissen, wie es geht.

Dies geschieht normalerweise in den USA, aber die Datenschutzbestimmungen für E-Mails sind je nach Gebietsschema sehr unterschiedlich.

Es gibt wahrscheinlich keine allgemeine Regel, da dies von den Umständen abhängt: alle offiziellen Regeln, die Sie möglicherweise haben (keine in Ihrem Fall), die Art Ihrer Arbeit, die Rolle der E-Mail in Ihrem Arbeitsablauf usw.

Es gibt einige Regeln, die in den meisten Fällen gelten:

• Alle Informationen, die für die Fortsetzung Ihrer Arbeit erforderlich sind, sollten Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung stehen (alte und neue Pläne, Vereinbarungen mit Kunden, Meldungen über Probleme ...). Diese Informationen sind Teil der Ergebnisse, für deren Erstellung Sie bezahlt wurden, und gehören Ihrem Arbeitgeber.
• Offensichtlich gehören private Mails (Notiz von Ihrem Partner, Gehaltsabrechnungsinformationen) Ihnen, und Sie können und sollten sie löschen.

Der Trick ist, dass der Unterschied zwischen den beiden nicht immer eindeutig ist. Aus diesem Grund haben die meisten größeren Unternehmen Richtlinien zur Verwendung von Firmen-E-Mails. Eine gängige Richtlinie lautet (sofern gesetzlich möglich): „Alle E-Mails an die E-Mail-Adressen des Unternehmens müssen geschäftlich sein und gehören dem Unternehmen“ – was bedeutet, dass Sie keine Privatsphäre für Ihr E-Mail-Konto des Unternehmens erwarten können.

Wenn es keine klare Richtlinie für Sie gibt, müssen Sie dies mit Ihrer Personalabteilung und / oder Ihrem Chef besprechen.

Das einfache Löschen aller E-Mails ohne Erlaubnis führt Sie sehr wahrscheinlich in heißes Wasser.

In allen Fällen lohnt es sich, sich einen Moment Zeit zu nehmen und Ihren Arbeitgeber zu fragen, was mit diesen E-Mails geschehen soll. Abhängig von Ihrem Standort und Markt ist das Unternehmen möglicherweise gesetzlich verpflichtet, Ihre E-Mails für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. (andernfalls könnten sie in Schwierigkeiten geraten, und Sie könnten die Schuld auf sich ziehen)

Wenn sich Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse auf einem privaten Konto befindet

Wenn Ihr Unternehmen über eine eigene E-Mail-Adresse verfügt, sollten Sie alle arbeitsrelevanten E-Mails an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse weiterleiten. Löschen Sie dann alle E-Mails, die nicht mehr relevant sind. Wenn es Fragen dazu gibt, was weitergeleitet werden sollte und was nicht, ist es besser, Dinge zu senden, die sie nicht brauchen, als zu verpassen, was sie tun. (wieder kannst du sie fragen)

Sobald die wichtigen Dinge erledigt sind, können Sie die Haushaltsführung so erledigen, wie Sie es für richtig halten.

Wenn dies eine geschäftliche E-Mail-Adresse ist (kein Drittanbieter)

Wenn Ihre Firma Ihre E-Mails bearbeitet, können Sie sich die Zeit nehmen, persönliche Dinge zu löschen, aber ehrlich gesagt würde ich keinen großen Aufwand daraus machen. Wahrscheinlich unmittelbar nachdem Sie Ihren Rücktritt angekündigt haben, hat die IT „nur für den Fall“ ein vollständiges Backup Ihrer E-Mails erstellt, vielleicht als kleine Operation, die sie vielleicht nicht haben, aber die meisten Unternehmen neigen dazu, diese Art von Richtlinien zu haben, besonders in Bereichen, in denen sie eine haben gesetzliche Verpflichtung, E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

KOPIEREN SIE KEINE E-MAILS!!! Es ist in Ordnung, ein paar persönliche E-Mails zu kopieren, aber alles, was mit der Arbeit zu tun hat, ist Firmeneigentum, für das sie dich bezahlt haben. Es ist zwar unwahrscheinlich, dass dies ein Problem darstellt, aber wenn die Dinge schief gehen, kann dies als Diebstahl von Firmengeheimnissen angesehen werden. (oder ähnlich) Es ist am besten, einfach in gutem Einvernehmen zu gehen und alles, was Sie getan haben, hinter sich zu lassen, es sei denn, sie geben Ihnen ausdrücklich die Erlaubnis, etwas mitzunehmen.

Keine große Sache

Ehrlich gesagt, solange Sie Ihre Sozialversicherungsnummer, Kreditkartennummern oder andere gefährliche Informationen nicht per E-Mail senden, würde ich wirklich nicht viel Mühe darauf verwenden. Wenn Sie solche Informationen gesendet haben, löschen Sie sie und senden Sie solche Dinge nicht noch einmal. E-Mail ist standardmäßig keine sichere Form der Kommunikation. Stellen Sie es sich wie eine Postkarte vor, jeder, der es vorbeizieht, kann es sehen.

Fragen Sie einfach die Leute in Ihrem Unternehmen, was sie tun möchten. Es sollte überlegt werden, ob sie Ihnen Gehaltsabrechnungen per E-Mail zusenden und dann jemand anderem (ausgenommen Administratoren) Zugriff auf Ihren Ordner gewähren. Manchmal behalten sie Ihre Adresse offen oder leiten sie an ein anderes Konto weiter, um Kundenantworten zu bearbeiten, bis sie sich an einen anderen Mitarbeiter gewöhnt haben. Sie tun der übernehmenden Person einen Gefallen, indem Sie sie aufräumen, damit sie nicht Tausende von E-Mails durchsuchen muss, die nichts mit dem Unternehmen zu tun haben.

Wahrscheinlich gibt es in vielen Branchen ein Archivsystem, sodass eine dauerhafte Löschung keine Option ist. Es spielt keine Rolle, ob Sie Dinge am ersten Tag Ihres Jobs oder am letzten löschen.

Als Randnotiz. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Ihrem Unternehmen vorzuschlagen, andere Tools als E-Mail zu verwenden. Projektverlauf, Kundenkommunikation sollten in andere CRS, gemeinsam genutzte Websites, Projektmanagement-Apps, Wiki usw. gestellt werden. Jeder, der auf alles kopiert wird, und dann ein individuelles Ordner-/Dateisystem (Ordner für jeden Kunden?) zu haben, ist ein Warnsignal etwas anderes ist erforderlich.

Wenn die von Ihnen durchgeführten Arbeiten und Projekte einige Verantwortlichkeiten erfordern, die Sie später möglicherweise unter Verwendung Ihrer Kontaktinformationen einschließlich E-Mail-Adressen kontaktieren müssen, "NEIN, DAS KÖNNEN SIE NICHT MACHEN." Wenn Ihre Verantwortlichkeiten jedoch vorbei sind und Sie kein Dokument bezüglich Ihrer kontinuierlichen Verfügbarkeit für Ihre vorherigen Verantwortlichkeiten unterzeichnet haben, "JA, SIE KÖNNEN ALLES LÖSCHEN."