Mein Chef verwendet Google Sheets für den gesamten Workflow des Unternehmens als eine Art Feature-Tracker/TODO-Liste. Das Unternehmen beschäftigt neben dem CEO (meinem Chef) 7 Mitarbeiter, die alle remote arbeiten. Es gibt 2 Softwareentwickler (mich eingeschlossen), 2 Linguisten, 2 Marketingmitarbeiter und den Sohn des CEO.
Ich habe meinem Chef einmal vorgeschlagen, dass wir zumindest auf ein Tool wie Trello umsteigen, das ähnlich funktioniert, aber viel flexibler ist. Damals sagte er, Trello sei ein neues Tool, das jeder lernen müsse, und das wolle er nicht, da alle bereits an den „Google Sheet Flow“ gewöhnt seien und die Migration für alle schwierig sei .
Das Problem ist, dass Dinge, die in den Rückstand gedrängt werden, wie in „nicht wichtig genug für diese nächste Veröffentlichung/Kampagne“, oft vergessen werden. Wir werden weiterhin Dinge zum Beheben/Hinzufügen oben auf der Liste hinzufügen, und Dinge, die zuvor eine niedrige Priorität hatten, werden im Wesentlichen nicht mehr existieren. Es ist auch schwer zu sagen, warum wir aufgrund der begrenzten Flexibilität von Google Sheets etwas zurückgehalten haben, und die Fortschrittsverfolgung ist aus dem Fenster. Hier ist ein Beispiel aus meinem Sheet (Feature-Tracker) für einen Fix für eine Android-App mit hoher Priorität, der mit anderen Arbeiten vermischt wurde:
Dieses Blatt ist jetzt für die nächste Version der App etwa 75 Zeilen lang, mit einigen doppelten Informationen und keiner visuellen Organisation außer „Was oben ist, ist am wichtigsten“.
Ich habe in den letzten Stunden ( in meiner Freizeit) einige kostenlose Workflow-/Aufgabenmanagement-Tools getestet und bin überzeugt, dass es für alle Mitarbeiter des Unternehmens von Vorteil wäre, solche Tools zu verwenden.
Welche Vorteile gegenüber Mitarbeitern und Management kann ich nutzen, um ihn davon zu überzeugen, dass es tatsächlich eine gute Idee ist? Mir ist folgendes eingefallen:
Wahrscheinlich gibt es noch mehr Vorteile... Wie kann ich innerhalb des Unternehmens eine Diskussion über die Umstellung auf ein besseres Workflow-Management-Tool anstoßen?
Geschäftsfall, Geschäftsfall, Geschäftsfall. Der beste Weg, um fast jede Änderung im Management zu gestalten, ist eine Kombination aus:
In diesem Fall würde ich vor allem hervorheben, dass wichtige Arbeit in Ihrem aktuellen System verloren geht. Wenn dies geschieht, verursacht es eine Kombination aus:
All dies wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Das ist der Fall, den ich versuchen würde.
Noch ein paar Punkte:
Realistischerweise haben Sie bereits gefragt und wurden abgelehnt. Sie sollten sich das zu Herzen nehmen, denn es kann dazu führen, dass Sie wie jemand aussehen, der Schwierigkeiten hat, ohne Werkzeuge zu arbeiten, die Ihnen die Hand halten, wie berechtigt Ihre Bedenken auch sein mögen.
Aber wenn Sie die Angelegenheit vorantreiben müssen, dann wäre der beste Weg, dies zu tun, den Rest des Teams zu überzeugen, denn eine Person, die sich beschwert, ist nicht dasselbe wie ein ganzes Team von Leuten, die auf effizientere Tools drängen.
Beratung zur Zusammenstellung der Vor- und Nachteile und Geschäftsvorteile etc. sind großartig, wenn Sie einen Chef haben, der solche Dinge gerne durchmacht, aber in kleinen Unternehmen und vielbeschäftigten Chefs ist das nicht immer der Fall. Wenn ich es wäre, würde ich mich nur fragen, warum Sie so viel Zeit haben, um Präsentationen zu machen, und ob es Ihre Arbeitszeit oder Ihre Freizeit ist, in der Sie es tun. Und dann würde ich anfangen, Ihre Arbeit viel genauer zu untersuchen, um zu sehen, ob Sie Ihren Lohn wert sind.
Viele Stellen geben ihren Arbeitern einen Satz von Werkzeugen, von denen erwartet wird, dass sie innerhalb der Grenzen der Werkzeuge produzieren. Es ist nicht immer eine gute Idee, nach einem anderen Satz zu fragen, insbesondere wenn dies bedeutet, dass alle anderen den neuen Satz verwenden müssen. Wenn das neue Set eingeführt wird, können Sie ziemlich sicher sein, dass sich andere Mitarbeiter aus reiner Trägheit beschweren werden. Selbst wenn sie bessere Werkzeuge sind, ist es immer noch ein Kompromiss für den Chef in Bezug auf Moral usw.
Entwickler unterschätzen oft die Schwierigkeiten, die Laien mit neuen Tools haben werden. Gute Entwickler nehmen auch Tooling-Änderungen und Workflow-Änderungen an, die das Leben einfacher machen, sodass sie im Wechsel ziemlich gut werden. Für alle anderen gilt das nicht, weil sich ihre Arbeit nicht um diese Art von Informationsfluss dreht. Ich war in Organisationen, in denen genau diese Werkzeugänderung fehlschlägt, und wir landen damit, Tabellenkalkulationen in Excel per E-Mail zu versenden, was noch schlimmer ist. Die Wahrheit ist, dass sich die Ablenkung durch das Geschäft zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich nicht lohnt.
Ich würde mich weniger auf die Nichtübereinstimmung der Werkzeuge und mehr auf den Arbeitsablauf konzentrieren. Werden die Dinge durch eine Sprintplanung priorisiert? Wenn ja, können Sie diese Zeit nutzen, um die Daten zu Trello oder etwas noch Entwicklerspezifischerem wie Pivotal Tracker zu migrieren. Wenn nicht, können Sie formlos mit der schrittweisen Einführung der Struktur beginnen. Sie können die Tabelle dann am Ende des Sprints oder während der morgendlichen Stand-up-Meetings aktualisieren. Das wird Ihnen dabei helfen, das Tooling intern zu entwickeln, mit all den Vorteilen einer erhöhten Sichtbarkeit usw. Das ist nicht nur ein Tooling-Problem.
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