Wie gehen Sie mit Kollegen um, die auf Ihre E-Mails antworten, ohne sie vollständig oder gar nicht zu lesen?

Klar sein. Wirklich klar.

tl;dr. Ihre Frage hier ist wirklich lang. Ihre Beispiel-E-Mail-Antwort ist immer noch ziemlich lang und beantwortet die Frage trotzdem nicht wirklich.

Du musst direkt sein. Wenn Sie nicht starten können, nennen Sie keine Gründe und sagen Sie es auch nicht. Sagen Sie: „Wir können noch nicht starten. Hier ist der Grund.“

F: {client} wird unruhig. Wann können wir www.xyz.com starten?

A: Das können wir nicht. Bevor wir starten, benötigen wir:

1. Kunde A hat keine Informationen hinzugefügt (URL)
2. Kunde B muss Zahlungsinformationen aktualisieren (Link hier)
3. Es gibt kleinere CSS-Fehler, an denen CSSDevName arbeitet.

Sei proaktiv

Beachten Sie, dass ich selbst mit dem oben Gesagten, wenn ich lese, immer noch keine Ahnung habe:

1. Wann dies geschehen wird
2. Wer ist verantwortlich

Meine Vermutung ist bald und du bist es, also frage ich nochmal kurz nach.

Lass es uns erneut versuchen:

A: Wir können nicht vor dem 6.5.15. Zur Zeit:

1. Kunde A hat keine Informationen hinzugefügt (URL)
   • PersonA meldet sich bis zum 02.05.2015 bei ihnen.
2. Kunde B muss Zahlungsinformationen aktualisieren (Link hier)
   • Dies sollte bis zum 04.05.15 geschehen.
3. Es gibt kleinere CSS-Fehler, an denen CSSDevName arbeitet
   • Dies wird von CSSDevName durchgeführt und am 6.5.15 geschätzt

Ich werde am 6.5.15 mit dem Status dieser Artikel nachfassen.

Was denken Ihre Manager?

Sie müssen beantworten, was Ihre Fragen wirklich interessieren. Auf die Frage "Wann können wir starten?" Sie müssen tatsächlich ansprechen: "Wann können wir starten?"

Die meisten möchten auch wissen, „werden Probleme gelöst“ und „wann werden die Aufgabe(n) abgeschlossen sein“.

aber oft antworten sie zwei Wochen später immer noch und stellen dieselbe Frage, die sie zuvor gestellt haben.

Dies liegt daran, dass sie nie eine aussagekräftige Antwort erhalten haben.

Wo ist das Projektmanagement?

Wenn Sie nicht jedem verbleibenden Aktionselement einen Namen geben können, müssen Sie dieses Problem lösen.

Wenn Sie kein funktionierendes System für eingehende Aufgaben haben, müssen Sie dies ebenfalls definieren.

Richtiges Projektmanagement bedeutet, dass jemand für die Verwaltung des Projekts verantwortlich ist. Diese Person kann beteiligt, ein engagierter PM oder anderweitig verantwortlich sein. Jemand muss den Prozess der Identifizierung, Priorisierung und Aufgabe der verbleibenden Dinge beherrschen.

Dies ist besonders wichtig in einem virtuellen Team. Sie haben nicht den „Luxus“, Kollegen zu treffen und spontane Diskussionen über „Haben Sie X gemacht?“ zu führen. "Nein! Entschuldigung! Ich werde das so schnell wie möglich tun!" Arten von Dingen.

Ohne einen ordnungsgemäßen Prozess werden Ihnen häufig Dinge durch die Ritzen rutschen. Sowie allgemeines Chaos..

Ich erhalte möglicherweise eine E-Mail/IM von einer höheren Stelle mit der Frage „Wann können wir {Name des neuen Projekts/Features hier einfügen}“ starten?

Ich antworte darauf mit einer E-Mail, die genau beschreibt, wo wir uns befinden, was uns blockiert, auf wen wir warten und was sie tun müssen (oder worum sie gebeten werden), bevor wir starten können. Viele dieser Dinge liegen außerhalb meiner Kontrolle und müssen vom Manager selbst initiiert werden (Bankkonto für die Kartenverarbeitung einrichten), oder der Manager muss jemand anderen im Unternehmen (Designer/Texter/etc...) darum bitten etwas tun. Ich vergewissere mich, dass jeder "Aktionspunkt" mit Aufzählungszeichen versehen ist, um sicherzustellen, dass selbst eine nicht technisch versierte Person ohne zusätzliche Eingabe überprüfen und sehen kann, ob es tatsächlich erledigt ist.

Ich denke, diese Absätze weisen auf etwas hin, das Sie in Betracht ziehen könnten.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Sie müssen Ihre Antwort auf die Bedürfnisse des Lesers ausrichten. Sie müssen ihre Frage beantworten, ohne sie mit anderen Informationen zu überfordern, die für Sie wichtig oder für sie weniger wichtig sein können.

Hier fragte jemand: "Wann können wir starten?" Ihre Antwort scheint viele Informationen zu enthalten, die nützlich sein können oder nicht - aber nicht die eigentliche Antwort auf die Frage!

Sie geben an, dass Ihr Unternehmen in hohem Maße auf IMs und E-Mails angewiesen ist. Vermutlich hat also jeder viel zu lesen. In solchen Situationen können Details durcheinander geraten und die Antworten auf bestimmte Fragen verloren gehen.

Erwägen Sie, viel direkter zu sein, wenn Sie einfache Fragen stellen, aber bieten Sie an, mit Details nachzufassen.

Etwas wie:

F: "Wann können wir starten?"

A: „Es sieht so aus, als könnten wir im Juli starten. Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen die Details hinter meiner Schätzung zusenden.“

Auf diese Weise werden die Augen des Lesers nicht damit beschönigt, durch einen Haufen Details und Stichpunkte zu jagen, um die Antwort auf „Wann?“ zu finden. Und wenn der Leser mehr möchte, können Sie es ihm schicken.

Erwägen Sie, das auszuprobieren und zu sehen, ob es die Kommunikation klarer macht.

Ich hatte vor einiger Zeit mit einem sehr ähnlichen Problem zu kämpfen, und ich habe einige Techniken gefunden, die geholfen haben. Auch ich liebe es, äußerst detaillierte und durchdachte E-Mails zu schreiben, die jeden möglichen Aspekt des vorliegenden Problems abdecken. Leider ziehen es alle anderen vor, diese Dinge auszusprechen, anstatt meine E-Mail zu lesen, darüber nachzudenken und mir eine ebenso detaillierte und durchdachte Antwort zu schreiben.

Stellen Sie die meisten Fragen mündlich oder per IM und dokumentieren Sie die Antwort anschließend gegebenenfalls in einer E-Mail. Das war schwierig für mich, weil ich mit visuellem, nicht mit akustischem Input besser zurechtkomme. Es nach dem Gespräch aufzuschreiben, war ein guter Kompromiss und half mir, die Informationen zu sortieren, ohne andere Leute in meinen Modus zu zwingen.

Wenn etwas mit einer Gruppe von Leuten besprochen werden muss, aber keine Stand-Ups erforderlich sind, heben Sie die wichtigsten Punkte in Ihrer E-Mail hervor, damit jemand schnell überfliegen kann, ohne alle Details verdauen zu müssen. Ja, unvollständige Sätze fett zu machen sieht komisch aus und lässt meinen inneren Redakteur zusammenzucken, aber es war effektiv.

Beginnen Sie Ihre E-Mails mit einer Zusammenfassung, warum Sie sie schreiben, und verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile . Ich versuche im Betreff zusammenzufassen, was ich mir als Ergebnis meiner E-Mail wünschen würde. Beispiel: „Benötigen Sie Hilfe beim Abrufen einer Kopie der OTCBB-Rohaufzeichnungen der A-Seite vom Rechenzentrum X“. Ich kann in der E-Mail erklären, warum ich sie brauche, aber wenn ich die Anfrage in den Betreff setze, können Leute, die diese Aufnahmen nicht kennen oder sich nicht darum kümmern, sie herausfiltern, ohne die E-Mail überhaupt zu öffnen.

Wenn Ihre E-Mail etwas enthält, das bestimmte Personen wissen oder worauf sie reagieren müssen, A. Programmierer – markieren Sie das Element mit ihren Namen.

Veröffentlichen Sie Ihren Status öffentlich , damit andere ihn finden können, ohne Sie zu fragen. Ich verwende in meinem Büro eine weiße Tafel mit einer Linie für jedes Projekt, der Frist, dem derzeit Wichtigsten daran und einem Hinweis darauf, ob es auf dem richtigen Weg ist oder Probleme hat . Mir wurde von ein paar unserer PMs gesagt, dass sie es wirklich mögen, weil sie mich nicht ausfindig machen müssen, um zu wissen, was los ist. Ich habe es absichtlich nicht in einem Dokument online gemacht. Mein kleines Whiteboard zwingt mich zur Prägnanz. Außerdem springt es mir jeden Morgen direkt ins Gesicht und hilft mir, mich zu Beginn des Tages zu orientieren.

Sie sind besorgt darüber, wie Ihre Zeit beeinträchtigt wird, weil die Leute Ihre E-Mails nicht lesen, aber ich glaube nicht, dass Sie sich der Auswirkungen bewusst sind, die diese Art der Kommunikation auf die Zeit anderer Leute hat und wie viel Zeit Sie verschwenden Schreiben von Sachen, die nicht verwendet werden. Sie müssen akzeptieren, dass Sie niemals alles, was kommuniziert werden muss, so aufschreiben können, dass jeder, der es wissen muss, es versteht/erinnert .

Zunächst benötigen Sie einen Gatekeeper.

Alle Anfragen zum Status oder Zeitplan eines Projekts müssen diesen Gatekeeper durchlaufen. Idealerweise wäre dies Ihr Vorgesetzter. Sie sollten beginnen, alle Fragen an diese Person zu richten. Irgendwann werden sie alle den Hinweis bekommen.

Als nächstes müssen Sie absolut sicherstellen, dass diese Person die Daten hat, um ihr zu antworten. Ein einfaches freigegebenes Dokument würde ausreichen, aber Sie könnten sogar einen Bugtracker oder JIRA oder etwas mit mehr Funktionen verwenden. Der Punkt ist, dass dieser Manager genau wissen sollte, wo sich die Informationen befinden und dass die Informationen aktuell sind.

Schließlich müssen Sie allen klar machen, dass die Umgehung dieses Systems nur zu Verzögerungen führt. Die meisten sollten sich mit den ersten beiden Schritten vertraut machen. Sie können dem mit ein paar selbstbewussten Sätzen folgen, wie zum Beispiel: „Ich kann arbeiten, oder ich kann über die Arbeit sprechen. Normalerweise reserviere ich dieses Maß an Bissigkeit nur für Vertrieb und Marketing.

Seien Sie nicht die lesende Polizei.

Ich kürze deine Frage:

Wie gehen Sie mit Kollegen um, die auf Ihre E-Mails antworten, ohne sie vollständig oder gar nicht zu lesen?

Bis hin zum einzigen Teil, an dem Sie sich aktiv beteiligen sollten:

Wie gehen Sie mit Kollegen um?

Ob sie eine E-Mail gelesen haben oder nicht, spielt keine Rolle. Sie basierend auf dem Hinweis zu behandeln, eine bestimmte E-Mail gelesen zu haben, ist der falsche Weg, um Ihr Problem anzugehen, da dies der falsche Hinweis ist.

Es ist auch nicht immer ein falsches Verhalten ihrerseits. Vielleicht fragen sie nach einer Statusaktualisierung seit der letzten Kommunikation. Vielleicht haben sie es mit einem anderen Problem zu tun, das, soweit sie es verstehen, ein ganz anderes Problem ist, aber Sie wissen, dass es tatsächlich auf der gleichen Sache beruht, über die Sie zuvor gesprochen haben.

Aber alternativ sind sie vielleicht ein Haufen Papierschieber, die Fragen stellen, die sie nicht interessieren, nur um ein gewisses Maß an administrativer Sichtbarkeit zu wahren und nicht den Eindruck zu erwecken, dass ihre Rolle überflüssig ist.

Ich kann das nicht beurteilen. Aber was ich raten kann ist, dass Sie nicht versuchen, diese Leute zu bekämpfen , sondern sich lieber mit der reinen Wahrheit auseinandersetzen und die Folgen ihres Unwissens (ob durch das Lesen einer Mail oder nicht) natürlich zeigen lassen. Auf diese Weise kann Ihnen kein Vorwurf gemacht werden, sie aktiv in ein schlechtes Licht zu rücken, denn jede aktive Rolle Ihrerseits kann als Angriff auf die Reputation der anderen Person ausgelegt werden.

Dies fängt wirklich an, meine Entwicklungszeit zu verkürzen, besonders wenn ich in der Zone an neuen Funktionen arbeite, nur um von einer IM über etwas unterbrochen zu werden, auf das ich in einer früheren E-Mail geantwortet habe.

Unternehmensjobs beinhalten mehr als eine „Boots on Ground“-Mentalität. Sie beinhalten die Notwendigkeit, mit anderen zu kommunizieren und sich zu koordinieren. Du scheinst dich nur am Boden für deine Stiefel zu interessieren.

Wenn Sie nicht kommunizieren/koordinieren möchten, müssen Sie dies mit Ihrem Vorgesetzten abholen und ausdrücklich besprechen, was zu Ihrer Rolle gehört und was nicht. Vielleicht müssen Sie zu einer Rolle wechseln, die weniger Koordination erfordert. Vielleicht kann jemand den Kommunikationspart für Sie übernehmen. Überlassen Sie dies Ihrem Vorgesetzten.

Führen Sie bis dahin Ihre zugewiesene Rolle wie erwartet aus. Wenn dies bedeutet, dass Sie 20 % Ihrer Zeit für Meetings oder das Schreiben von Kommunikation benötigen, dann ist das so. Wenn jemand fragt, warum XYZ nicht rechtzeitig fertiggestellt wurde, erklären Sie, dass Sie XYZ nur 80 % Ihrer Zeit widmen können, da die anderen 20 % für Besprechungen und Kommunikation aufgewendet werden.

Dies bringt das Problem, das Sie haben (Zeitkonflikt), ans Licht. Es ist jedoch unklar, ob:

• Sie werden aufgefordert, mehr zu kommunizieren, als jemand in Ihrer Rolle sollte.
• Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie so kommunizieren, wie Sie aufgefordert werden
• Sie nehmen sich zu viel Zeit, um Mitteilungen zu schreiben, die knapper/einfacher sein könnten, als Sie sie machen (um ehrlich zu sein, Ihre Frage liest sich ähnlich wie ich früher meine Arbeits-E-Mails strukturiert habe, was gelinde gesagt ausführlich war).
• ...

Indem Sie den Zeitkonflikt ans Licht bringen, ohne aktiv gegen jemanden zu arbeiten , kann das Thema, ob Sie einen Teil Ihrer Zeit dafür aufwenden sollten, angesprochen und gelöst werden.

Das klingt nach Projektmanagement per E-Mail, was aus den von Ihnen genannten Gründen keine gute Idee ist. Sie sollten etwas Einfaches sagen wie „Wir liegen im Zeitplan“, „X Tage hinter dem Zeitplan zurück“, etwas Kurzes und Prägnantes.

Dann können Sie sagen: „Für weitere Details sehen Sie sich das Projekt hier an“ und ihnen dann eine Möglichkeit geben, das Projekt zu sehen. Die meisten Projektmanagement-Tools haben eine Art Schlagzeilenstatus, den Sie ihnen senden können. Es hört sich so an, als ob Sie einen richtigen Projektmanager brauchen, der die Details von Projekten in einfache, für das Management verständliche Kurznotizen destilliert. Ich würde sagen, dass es als Webdev eine ziemlich unhaltbare Situation ist.

Projektmanagement ist eine ernsthafte Fähigkeit und das Unternehmen sollte einstellen, um diese Rolle auszufüllen. Diese PM wird das Entwicklerteam bei der Übersetzung von [insert technische Sache, die falsch ist] in [wir sind 2 Wochen im Verzug] entlasten. Das Management wird niemals auf [technische Sache, die falsch ist] hören. Naja, zumindest haben sie das noch nie in irgendeiner Firma, der ich angehörte.

Sie sollten nicht in einer E-Mail auf alle Probleme eingehen, die sie absolut nicht lesen werden.

Vielleicht sollte ich einfach aufhören, diese Dinge per E-Mail zu erklären, und auf einem Telefonanruf bestehen, wenn es sich um komplexe Probleme handelt, die nicht mit einem einfachen Ja oder Nein erklärt werden können. Ich bevorzuge jedoch E-Mail/IM, da Telefonanrufe nicht protokolliert und nicht durchsucht werden können.

Das ist ein ausgezeichneter Punkt. Immerhin ist Internetworking textbasiert, ja? Sie haben vollkommen Recht, diese Weltanschauung zu haben. Sie machen jedoch einen Fehler, wenn Sie glauben, dass eine persönliche oder telefonische Erklärung Ihr Problem lösen wird. Es wird nicht.

Wieso den?

Ihre Vorgesetzten sind wahrscheinlich älter als Sie. Das bedeutet, dass Augenprobleme bald kommen werden. Hoffentlich können Sie die schwarzen Bildschirme mit den 8px-Schriftarten bis zum Ende der Zeile fahren. Wahrscheinlich aber nicht.

Lesebrillen sind nicht ideal, Bifokalbrillen sind etwas bequemer, aber einschränkender. Es dauert auch eine Weile, bis man merkt, was passiert. Text wird unscharf, Logik oft auch. Es ist irritierend, aber man kann nicht sagen, warum. Diese unbewusste Dissonanz mit Kürze zu reduzieren, ist eine Win-Win-Situation.

Mit Leuten zu sprechen, bläst Sie direkt aus dem Kopfraum, den Sie für Code benötigen. Das Schreiben von E-Mails mit Ihren Kopfhörern ist viel besser. Die Lösung des großen Problems wird sehr wahrscheinlich in dieser Zeit kommen. Weitaus weniger, wenn Sie sich in einer synchronen Konversation befinden. Sparen Sie Gesprächszeit für den Tag, an dem Sie die Schriftgröße auf 16 einstellen müssen. (Es ist ein trauriger Tag.)

Wenn Sie es nicht mögen, wenn Leute Ihre epischen E-Mails überfliegen, werden Sie sie dafür hassen, dass sie direkt vor Ihnen glasig werden und Ihnen vier Tage später immer noch dieselbe E-Mail senden. Oder vielleicht haben sie es perfekt verstanden, als du es ihnen gesagt hast, wurden aber abgelenkt. Es passiert.

Warum ihnen sagen, was sie Ihrer Meinung nach wissen müssen, wenn sie Ihnen sagen können, was sie ihrer Meinung nach wissen müssen?

Stakeholder sprechen mit vielen domänenspezifischen Talenten. Der Buchhalter, das Verkaufspersonal, die Designer, Investoren, die Personalabteilung usw. Das sind viele Gespräche, und IM + E-Mail bedeutet viel Scrollen, um herauszufinden, was wann gesagt wurde. Pfui. Auch SMS. Das ist viel Geschwätz. Warum noch mehr hinzufügen, wenn Sie nicht müssen?

Werden Sie das Verständnis erhöhen? Wahrscheinlich nicht, denn Ihre Fähigkeit, komplexe, heterogene Informationsblöcke zu konzipieren und zu verarbeiten, ist wahrscheinlich der Grund, warum Sie sich zum Programmieren hingezogen fühlen. Es ist kein allgemeines Merkmal.

Die Lösung? Kürze. Geräumige, grammatikalisch einwandfreie E-Mails. Beantworten Sie jeden Punkt mit einem prägnanten Absatz, der von Leerzeichen umgeben ist. Die Fragen werden in diesen Raum gehen. Weniger ist mehr. Das sollte Ihnen bekannt vorkommen, denn so führen die Valley-Tech-Unternehmen Dokumentationen durch. Rufen Sie die Support-Website von Apple auf. Leicht zu lesen, viel Leerraum, und wenn die Leute verwirrt sind, warum gießen sie ihre Verwirrung in den Leerraum, und Apple fügt ein oder zwei Absätze hinzu. Google ist das gleiche. Es klappt. Es wird für Sie funktionieren. Sie werden Dinge sehen, die Sie immer zu bestimmten Personen sagen, und sehen, ob Sie einige davon automatisieren oder Vorlagen erstellen können. Machen Sie Ihre Inhalte prägnant, professionell und einfach zu konsumieren. Zitieren Sie sich selbst, wenn sie Sie bitten, etwas zu wiederholen, was sie sicherlich tun werden.