Wie kann man ein Projekt managen, wenn nicht alle Mitglieder eine gemeinsame Sprache beherrschen?

Wie groß sind Personengruppen in einer bestimmten Sprache?

Agile Praktiken wie Scrum umgehen diese Art von Situation normalerweise, indem sie kleinere unabhängige Module und Sprints erstellen. Sie bilden dann kleinere Gruppen von Personen, die mit einer bestimmten Sprache vertraut sind, und bitten sie, an einzelnen Sprints zu arbeiten.

So kann eine Gruppe von Personen, die mit Englisch vertraut sind, an Modul X arbeiten, während ein anderes Team, das eine andere Sprache beherrscht, an Modul Y arbeitet. Beide Module führen ihre unabhängigen Sprints durch.

Jedes Team hat seine eigenen Scrum Master (im Grunde kann ein Lead- oder Senior-Entwickler innerhalb dieses Teams, der ein gewisses Maß an Englisch beherrscht, diese Rolle übernehmen).

Jedes Team hat seine eigenen Daily Scrums in der Sprache seiner Wahl. Andere Teammitglieder müssen nicht Teil dieses Scrums sein, da sie Scrums in ihrer eigenen Sprache haben, die sich auf ihre spezifischen Module konzentrieren, an denen sie teilnehmen.

Am Ende des Tages haben Sie ein „Scrum of Scrums“ – ein kurzes fünfminütiges Stand-Up-Call, bei dem diese Scrum Master / Teamleiter / leitenden Entwickler (oder wie auch immer Sie sie nennen möchten) auftauchen und statt dessen die Beantwortung von Scrum-Fragen wie „Woran habe ich gearbeitet, woran werde ich morgen arbeiten, und gibt es etwas, das ich vom Team brauche?“, beantwortet Fragen wie „Woran haben wir (wie in mir und meinem Team) gearbeitet heute, woran arbeiten wir morgen und brauchen wir etwas vom Team?“.

Einfach gesagt, der lokale Lead wird Ihr Standarddolmetscher für den Rest des Teams. Dies lässt diese Teams autonom arbeiten, ohne viel Mikromanagement von Ihrer Seite, und beseitigt auch viele Reibungspunkte, die sich aus kulturellen Unterschieden ergeben. Funktioniert normalerweise sehr gut, wenn Sie zwei bis drei Mitglieder in jeder Sprache haben – was eine perfekte Größe ist, um Pizza-Teams zu bilden, die kleine Sprints autonom liefern können.

Die täglich zusammenkommenden Leads sorgen auch dafür, dass es keine Probleme bei der Integration gibt. Außerdem können Sie kontinuierliche Integration verwenden, um sicherzustellen, dass das, was jedes Team erstellt, in das Gesamtbild passt. Standard-XP-Praktiken werden Ihnen dabei helfen.

TL;DR

Die Kommunikationsplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektinitiierungsprozesses, und einige Methoden (z. B. PRINCE2) sehen sie als formellen Dokumentationsprozess für diese Phase vor . Die Einzelheiten Ihres Plans sowie die Vor- und Nachteile einer bestimmten Kontrolle sind sehr situativ. Besonderheiten können außerhalb des Kontexts Ihrer Organisation oder Ihres Projekts nicht effektiv angesprochen werden.

Adresskommunikation innerhalb eines Projektplans

Als Prozessfrage gibt es sicherlich Schritte, die im Rahmen des gesamten Projektplanungs- und -managementprozesses unternommen werden sollten. Unabhängig vom Projektmanagement-Framework identifiziert die folgende Liste grundlegende Schritte, die Sie auf Ihr Projekt anwenden können.

1. Kommunikationshindernisse sollten in Ihrem Projektplan klar als Projektrisiken identifiziert werden.
2. Projektkontrollen sollten so gestaltet sein, dass sie die Risiken begrenzen oder beseitigen.
3. Jedes Restrisiko sollte von der Organisation formell akzeptiert werden.
4. Die Kosten für die Implementierung, Gestaltung und Aufrechterhaltung der Kontrollen sowie die Kosten für etwaige Restrisiken sollten quantifiziert und gegen das Projektbudget verrechnet werden.
5. Alle Hindernisse, Risiken, Kontrollen und Kosten sollten für Projektbeteiligte und Stakeholder sichtbar gemacht werden.

Einige praktische Anregungen

Es ist niemandem außerhalb Ihrer Organisation möglich, alle Einschränkungen zu ermitteln, mit denen Ihr Projekt konfrontiert ist, daher gibt es keine kanonische Liste von Möglichkeiten, Sprachbarrieren in einem Projekt zu beseitigen. Hier sind jedoch einige vernünftige Vorschläge, die Ihren Planungsprozess unterstützen können.

• Stellen Sie einen oder mehrere Dolmetscher ein und bauen Sie diese Kosten in Ihren Projektplan ein.
• Fügen Sie Ihrem Budget und Ihrem Projektplan fortlaufende Kommunikationsschulungsaktivitäten hinzu.
• Erkennen Sie an, dass Kommunikationsdefizite das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus verlangsamen werden, und berücksichtigen Sie dies in Ihren Schätzungen und Ihrer Planung.
• Legen Sie zusätzlichen Spielraum in Ihre Prozesse, um Nacharbeiten zu ermöglichen, die auf Kommunikationsfehler zurückzuführen sind.
• Verwenden Sie einen iterativen Entwicklungsprozess anstelle eines Frameworks, das von klar kommunizierten, im Voraus festgelegten Spezifikationen und Anforderungen abhängt.
• Entwerfen Sie Ihren Projektplan mit vielen zusätzlichen Möglichkeiten, die Arbeit und den Prozess zu überprüfen.
• Halten Sie alles rund um Ihren Kommunikationsprozess sichtbar und transparent.
• Konzentrieren Sie sich darauf, Hindernisse gut sichtbar zu machen, damit sie behoben werden können, anstatt „Personen zur Rechenschaft zu ziehen“ oder Verzögerungen und Fehler unter den Teppich zu kehren.

Ihr Projektteam kann auch andere Kontrollen und Prozesse identifizieren, die für Ihr Unternehmen besser geeignet sind. Verwenden Sie diese Liste als Ausgangspunkt für die Entwicklung Ihrer eigenen Projektsteuerungen, aber seien Sie kreativ und schränken Sie das Potenzial Ihres Projekts nicht ein, indem Sie davon ausgehen, dass es bereits eine fertige Lösung gibt.

Aus meiner Sicht ist es ein Personalproblem, aber bei Projekten, die von mehreren Standorten / Ländern auf der ganzen Welt aus operieren, ist dies eine der Situationen, die Sie häufig vorfinden werden.

Ansatz, den ich angesichts dieser Situation verfolgen würde, ist:

1. Stellen Sie sich eine gemeinsame Sprache vor, die den meisten Menschen vertraut ist, wenn sie nicht fließend ist.
2. Halten Sie die Kommunikation so weit wie möglich schriftlich über E-Mails und Präsentationen über Kommunikatoren.
3. Planen Sie das interkulturelle Training und eine Art grundlegende Sprachkenntnisse für alle Teammitglieder ein, um sich sowohl kulturell als auch sprachlich besser zu verstehen.
4. Identifizieren Sie dies als eines der Risiken und budgetieren Sie auch die Schulung von Ressourcen in Bezug auf Zeit und Zeitplan.

Sie haben zwei Möglichkeiten: Stellen Sie Dolmetscher ein oder stellen Sie Ressourcen ein, die die von Ihnen gewünschte Hauptsprache sprechen. Hier gibt es nichts zu überlegen.