Wie kann man Unternehmen davon überzeugen, es mit der E-Mail-Signatur nicht zu übertreiben?

Diese erinnern mich an Foren-Signaturen von damals ...

Wie auch immer, in Ihrem Beispiel wird "CTO" als Absender angezeigt - als Neueinstellung haben Sie direkt nur minimalen Einfluss, es sei denn, Sie sind selbst eine Führungskraft auf C-Ebene. Eine weise Wahrnehmung.

Ich würde eher indirekte Fragen stellen wie:

• „Denken Sie, wir könnten mehr Platz oder eine Trennlinie zwischen der Signatur und Ihrem Namen einfügen? Es ist schwierig, den Inhalt der E-Mail mit einer so großen Signatur schnell zu analysieren – aber mit mehr Platz zwischen der E-Mail und/oder einer klareren Trennlinie würde helfen."
• „Glauben Sie, wir könnten die Bilder in unseren Signaturen kleiner machen? Es ist schwierig für die Leute, sie alle auf einmal zu sehen – wenn sie kleiner wären, könnten wir sie in dieselbe Zeile stellen. Dies würde wahrscheinlich anderen Leuten helfen, unsere Qualifikationen zuverlässiger zu sehen. "

Ihr Ziel ist es nicht, zu dem „Warten Sie, was wir mit unseren Unterschriften tun“ zu springen, sondern Leitfragen zu stellen. Es fühlt sich weniger anklagend an, und ich bin mir sicher, dass die C-Level-Leute bei solchen Unterschriften zumindest darüber nachgedacht haben , wie lächerlich sie sind.

Bringen Sie den CTO und andere dazu, anzuerkennen, wie verrückt sie sind, indem Sie verwandte – aber nicht direkte – Fragen dazu stellen.

Ich denke, dass Sie als neuer Mitarbeiter nur eine Option haben.

Bring diese Lächerlichkeit auf die nächste Stufe!

Machen Sie es sich zum Ziel, auf eine Website zu gehen, die Ihnen mindestens einmal pro Woche ein "Band / Zertifikat" für die Teilnahme an einem kleinen E-Learning gibt, und fügen Sie diese immer wieder hinzu - natürlich in vertikaler Ausrichtung zu Ihrer Signatur.

Nur wenn sie es übertrieben sehen, wird das Management zur Vernunft kommen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Antworten auch mit Ihrer Signatur versehen. Dies kann einfach in Outlook aktiviert werden.

Und um das Sahnehäubchen obendrauf zu setzen - und das konnte man nicht in allen Situationen gebrauchen - aber ich bin ziemlich gutmütig und ein Witzbold. Ich würde auf jeden Fall ferne Errungenschaften in meine Signatur aufnehmen.

• Kirkland Elementary 4th Grade Spelling Bee Zweiter
• Dritter Platz beim Townstead Potato Sack Race
• Kann auf zwei Tastaturen gleichzeitig tippen
• Wurde am ehesten von der Polizei angehalten (Senior Year High School)

Gustavo erwähnt in den Kommentaren auffällige GIFs. Sie könnten Ihre aktuellen Animationen nehmen und sie blinken lassen oder sie in Flash-Cartoons der alten Schule verwandeln. Persönlich ist der Zoom-In- und Zoom-Out-Effekt am unangenehmsten. Sie können nicht nur Ihren Standpunkt vermitteln, sondern auch Ihre Designfähigkeiten unter Beweis stellen. (Beachten Sie, dass ein CTO eines bösen Genies Ihren sehen und Ihren Standpunkt verstehen könnte, Sie ihn dann aber mit den animierten GIFs und dem Flash aktualisieren müssen.)

Da Sie neu eingestellt sind und nicht in einer Marketing-/Markenposition eingestellt wurden, sind Sie nicht wirklich qualifiziert, Änderungen vorzuschlagen, oder haben das politische Kapital, um sie durchzusetzen. Diese Unterschrift geht so weit über das Vernünftige hinaus, dass ich nicht glaube, dass Sie viel Glück haben werden, wenn Sie sich offen für Veränderungen einsetzen.

Die einzig vernünftige und sichere Vorgehensweise in Ihrer Situation ist es, mit gutem Beispiel voranzugehen . Wandeln Sie das ganze Durcheinander von Bannern in ein einziges Banner von bescheidener Größe um. Finden Sie die kleineren Versionen dieser Logos (dh diejenigen, die eigentlich für die Aufnahme in eine E-Mail gedacht sind) und konvertieren Sie sie alle in ein einziges Bannerbild, das nicht mehr als ein paar Zeilen hoch ist.

Wann immer jemand Ihre Unterschrift bemerkt oder kommentiert, erklären Sie, dass Sie einen subtileren und saubereren Look für Ihre Unterschrift bevorzugen. Mit etwas Glück wird dies in der Managementkette nach oben gelangen, und wenn noch vernünftige Manager übrig sind, haben sie ein alternatives Design, mit dem sie den Wahnsinnigen überzeugen können, der dies standardisiert hat.

Mein erster Instinkt, als ich diese Frage las, war zu prüfen, ob es eine Möglichkeit gibt, E-Mails von einer bestimmten Benutzergruppe im Klartextformat zu lesen. Ich sah mich ein wenig um, und nicht überraschend dauerte es nicht lange, bis ich herausfand, dass andere Leute schon einmal mit diesem Problem konfrontiert waren.

Diese Antwort auf superuser schlägt beispielsweise vor, eine Outlook-Regel einzurichten, um Mails mit zu viel Junk in den entsprechend benannten Junk-Ordner zu verschieben und Mails in diesem Ordner im Klartextmodus zu lesen.

Natürlich löst das das Problem nicht an der Quelle, aber wenn man bedenkt, wie Büropolitik normalerweise funktioniert, haben Sie dort wahrscheinlich sowieso keine großen Erfolgsaussichten.

Es wäre wahrscheinlich am sichersten und effektivsten, wenn Sie nachweisen könnten, dass diese wirklich schreckliche E-Mail-Signatur, von der sie glauben, dass sie hervorhebt, wie beeindruckend sie tatsächlich sind, sie völlig unprofessionell und amateurhaft erscheinen lässt. Bonuspunkte, wenn Sie es auf die eine Sache zurückführen können, die für ein Unternehmen wirklich wichtig ist (Geld), und mit etwas Besserem an den Tisch kommen.

Ich kann mir nicht vorstellen, dass es für Sie schwierig wäre, Feedback von Ihren Freunden und Kollegen zu diesem Thema zu erhalten, und es wäre auch nicht übermäßig schwierig, es so umzugestalten, dass die schlimmsten Teile (das sehr übergroße Microsoft-App-Partnerbild und die 2015 Partner-des-Jahres-Finalistenbild) werden eliminiert/in einfache URLs geändert oder in der Größe und Platzierung angemessener platziert, anstatt im Stil eines Tweens, der gerade herausgefunden hat, wie man eine MySpace-Seite im Jahr 2003 erstellt.

„Sehen Sie, ich bekomme viele negative Rückmeldungen zu unserer E-Mail-Signatur von potenziellen Klienten/Kunden, und ich denke, es kostet uns Geld … zum Beispiel [stellen Sie einige dokumentierte Beispiele bereit].“

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, einige Rückmeldungen einiger IT-Experten zur Signatur Ihres Unternehmens:

Das Unternehmen, für das ich derzeit arbeite, hat ein ~ 4 KB großes Firmenlogo in seiner E-Mail-Signatur. Früher war es direkt an die E-Mail selbst angehängt, bis wir eine einzige Beschwerde von einem Kunden hatten, dass es sein Ticketing-System verstopfte. Ich wurde beauftragt, es in einen Link umzuwandeln, der geladen/abgerufen werden kann, und nicht in einen direkten Anhang. (Ich persönlich finde es schwer vorstellbar, dass Kunden/Klienten und potenzielle Kunden/Klienten nicht über diese E-Mail-Signatur kichern und sich beschweren, also denke ich, dass Sie in der Lage sein würden, solches Feedback von den Leuten zu sammeln, die wichtig sind Ihr Geschäft passiv und mit minimalem Aufwand.)

Wir werden Ihnen nicht helfen können, sich in der Unternehmenshierarchie zurechtzufinden, Sie müssen selbst einige Entscheidungen treffen. Aber wenn Sie dies tun möchten, müssen Sie Folgendes tun:

• Stellen Sie fest, ob es einen Standard gibt oder ob es eine Kultursache ist.
• Wenn es sich um einen Standard handelt, finden Sie heraus, wer sie dort platziert hat, was sie zu erreichen versuchen und wie sie denken, dass die Banner dies tun.
• Wenn es sich um eine kulturelle Sache handelt, nehmen Sie selbst Änderungen vor und sprechen Sie mit denen, mit denen Sie eng zusammenarbeiten, darüber. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Hinweise erhalten wie „X hat diese Runde geschickt und darum gebeten, dass sie dorthin geht“. Sprechen Sie in diesem Fall mit X. Seien Sie vorbereitet – wenn die Personen, die dem Kunden am nächsten stehen, den Geschäftswert dieser am besten einschätzen können (Marketing, Verkäufe usw.) lieben, könnten Sie gegen eine verlorene Sache kämpfen.
• Erläutern Sie die potenziellen Schäden (z. B. Risiko, dass E-Mails in Spam-Filtern landen; schwer zu verfolgende Konversation; Kunden können dies als unprofessionell empfinden; Bandbreiten- und Speicherkosten).
• Fragen Sie, ob die gleichen Ziele auf andere Weise erreicht werden können. (z. B. wenn es wirklich wichtig ist, kombinieren Sie sie zu einem einzigen Bild, das zentral bezogen, professionell gestaltet, für E-Mails optimiert und regelmäßig aktualisiert wird).

Zahlreiche Studien und Artikel belegen, dass E-Mail-Signaturen wie die Ihres Unternehmens kontraproduktiv sind. Ich habe „Wann tun E-Mail-Signaturen weh“ gegoogelt und eine Menge guter Artikel gefunden.

Ich werde die Ratschläge anderer nicht wiederholen, um die Botschaft zu verbreiten, außer zu sagen, dass Sie als neuer Mitarbeiter möglicherweise etwas mehr Spielraum haben als andere, um das Thema anzusprechen. „Als ich im Einstellungsverfahren zum ersten Mal eine E-Mail von uns erhielt, bemerkte ich die Unterschrift und fand sie seltsam. Seitdem habe ich ein wenig nachgesehen und mich gefragt, ob wir mehr schaden als helfen? Ich nehme an, das haben wir darüber nachgedacht, aber nur etwas, was wir vielleicht nicht bedacht haben."

Oder finden Sie einen Weg, ihnen zu zeigen, dass Sie sich interessieren, und weisen Sie sie hier auf andere Antworten hin :-)

Hängt davon ab, wo Sie sind. Hier in Deutschland ist eine E-Mail ein offizielles Dokument, daher enthält die Fußzeile:

Mein Name, Position und Abteilung, die Postanschrift, diverse Telefonnummern und Website.

Dann ein Baby-Logo

Dann enthält es die offiziellen Sachen; B. Sitz, Amtsgericht, Geschäftsführer etc. Dieser Teil ist gesetzlich vorgeschrieben und nicht verhandelbar.

Dann noch ein Hinweis zur Vertraulichkeit.

Andererseits haben wir überhaupt keinen Header. Man könnte sie dazu überreden, auf das opulente Spitzenstück zu verzichten. Sie können das alles in Outlook oder was auch immer sehen.

Es ist unmöglich, dass Manager, die mehr als 20 E-Mails pro Tag lesen müssen, tatsächlich all diese Signaturen durchwühlen, um den Inhalt zu sehen. Irgendetwas muss an der Art und Weise, wie sie E-Mails lesen, anders sein: Vielleicht sehen sie Thread-Konversationen nicht (so dass sie nie über die Signatur hinausscrollen müssen) oder ihr E-Mail-Client verbirgt die Signaturen.

Vielleicht sollten Sie ihnen zeigen, wie es auf Ihrem Bildschirm aussieht. Es könnte sie überraschen.