Wie man im Workflow gewinnt und Kollegen beeinflusst [geschlossen]

In Ihrem ersten Absatz sagen Sie, dass Sie mit der Dokumentation der Arbeitsabläufe und Prozesse in Ihrer Organisation beauftragt wurden. Irgendwie hat sich das zu einer Dokumentation vergangener und zukünftiger Zustände aufgebläht.

Ich bin mir nicht sicher, wie das passiert ist, aber als jemand, der in der Prozessverbesserung gearbeitet hat: Konzentrieren Sie sich zuerst auf den aktuellen Zustand. Bei traditionellen Techniken der kontinuierlichen Verbesserung ist eines der ersten Dinge, die Sie tun möchten, die Dokumentation des Ist-Zustands. Ein gutes Werkzeug dafür wäre ein SIPOC , Wertstromkarten oder Geschäftsprozesskarten und RACI-Matrizen für Ihre Schlüsselprozesse aus Ihrem SIPOC.

Damit wäre Ihr Ziel erreicht, die vorhandenen Prozesse zu dokumentieren.

Ein Blick auf vergangene Prozesse ist im Allgemeinen nicht so nützlich, es sei denn, Sie verstehen viel mehr Kontext (z. B. warum Sie sich geändert haben) und haben gute empirische Daten über die Qualität der Prozesse in den vergangenen Zuständen.

Die nächsten Schritte in CI müssen wirklich ein Teamprozess sein. Dies gilt insbesondere, da Sie neu in der Organisation sind. Aber sobald Sie Ihre Prozesse abgebildet haben, können Sie mit der Datenerfassung beginnen. Identifizieren Sie Bereiche im Prozess mit langen Bearbeitungszeiten oder langen Vorlaufzeiten, die reduziert werden können. Untersuchen Sie, wo Fehler gemacht werden (finden Sie heraus, wo jemand in einer nachgelagerten Aktivität zu jemandem zurückkehren muss, der an einer vorgelagerten Aktivität beteiligt ist, um Hilfe zu erhalten, oder Fälle, in denen die Arbeit wiederholt werden muss) und versuchen Sie, den Prozess fehlersicher zu machen. Sie können verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und mithilfe der Ursachenanalyse feststellen, warum die Probleme bestehen und welche Lösungen die effektivsten Lösungen bieten würden.

Ich mache mir Sorgen, dass Ihr erster Gedanke darin besteht, Tools zu identifizieren und sie zu verwenden. Tools sollten den Prozess unterstützen und nicht umgekehrt. Im Moment wird die Arbeit mit einer Art Werkzeug oder vielleicht einer Kombination von Werkzeugen erledigt. Ihre Dokumentation der verwendeten Prozesse sollte sich mit den verwendeten Tools befassen. Je nachdem, was Sie finden, kann es gute Gründe dafür geben, wie die Dinge gemacht werden. Oder vielleicht stellen Sie fest, dass einige Tools, die die Organisation verwendet, nicht den Anforderungen der Menschen entsprechen, die die Arbeit erledigen.

Ich denke, dass Sie einen Schritt zurücktreten müssen. Konzentrieren Sie sich auf die erste Aufgabe – dokumentieren Sie die Prozesse und Arbeitsabläufe. Wenn Sie alles festgelegt haben, suchen Sie nach Verbesserungsmöglichkeiten und verfolgen Sie die sinnvollsten Verbesserungen, indem Sie die Auswirkungen gegen die Fähigkeit (Zeit, Kosten) zur Implementierung dieser Verbesserungen abwägen. Beziehen Sie aber bei der Verbesserung von Prozessen das gesamte Team mit ein.

Der beste Weg, Prozesse zu verbessern, ist nicht Top-down, sondern Bottom-up. Einige Änderungen können jedoch von oben nach unten angeordnet werden (z. B. - Identifizierung und Verwendung gemeinsamer Tools zur Einsparung von Lizenzkosten oder gesetzlichen Anforderungen, die erfüllt werden müssen).

Ich habe das Asperger-Syndrom, also musste ich jedes Stück sozialer Interaktion, das ich lernte, sorgfältig studieren. Das funktioniert bei mir:

1) Richten Sie immer die Win-Win-Situation ein. Die Leute werden Ihnen sehr wahrscheinlich zustimmen, wenn Sie Ihre Interessen mit ihren in Einklang bringen

2) Sprechen Sie in Ausdrücken, die die andere Person versteht. Menschen lehnen eher etwas ab, mit dem sie sich unwohl fühlen oder das sie nicht verstehen. Setzen Sie es in ihre Bedingungen, um diese Straßensperre zu vermeiden.

3) Denken Sie an die Bedürfnisse der anderen Person. Wie werden sie davon profitieren, wenn Sie die Dinge auf Ihre Art tun. Jedermanns Lieblingsradiosender ist WIIFM (was für mich drin ist) siehe Nr. 1

4) Dramatisieren Sie Ihre Ideen: Präsentieren Sie sie leidenschaftlich, andere werden nicht begeistert sein, wenn Sie es nicht tun.

5) Präsentieren Sie mehrere Optionen, wobei Ihre die beste ist. Früher habe ich das als Management gemacht, wenn es ernste Aufgaben zu bewältigen galt. Ich würde mehrere Optionen präsentieren, darunter eine unerwünschte.

6)Geführte Umsetzung. Stellen Sie der Person Leitfragen, die sie zu den gleichen Schlussfolgerungen führen, zu denen Sie gekommen sind. "Hey, ich habe diese beiden Programme verglichen, dieses dauert 40 Sekunden, dieses 23 Minuten. Beide erzeugen die gleiche Ausgabe, was gefällt Ihnen besser." Ich weiß, dass dies ein offensichtliches Beispiel ist, aber Sie können es viel subtiler anwenden.

7) Bitten Sie die Leute um Hilfe bei der Entscheidung. Auch hier werden die Menschen viel mehr in etwas investieren, von dem sie glauben, dass es ihre eigene Idee ist.