So starten Sie eine Diskussion in einem Startup, um ein nützlicheres Workflow-Tool zu verwenden

Mein Chef verwendet Google Sheets für den gesamten Workflow des Unternehmens als eine Art Feature-Tracker/TODO-Liste. Das Unternehmen beschäftigt neben dem CEO (meinem Chef) 7 Mitarbeiter, die alle remote arbeiten. Es gibt 2 Softwareentwickler (mich eingeschlossen), 2 Linguisten, 2 Marketingmitarbeiter und den Sohn des CEO.

Ich habe meinem Chef einmal vorgeschlagen, dass wir zumindest auf ein Tool wie Trello umsteigen, das ähnlich funktioniert, aber viel flexibler ist. Damals sagte er, Trello sei ein neues Tool, das jeder lernen müsse, und das wolle er nicht, da alle bereits an den „Google Sheet Flow“ gewöhnt seien und die Migration für alle schwierig sei .

Das Problem ist, dass Dinge, die in den Rückstand gedrängt werden, wie in „nicht wichtig genug für diese nächste Veröffentlichung/Kampagne“, oft vergessen werden. Wir werden weiterhin Dinge zum Beheben/Hinzufügen oben auf der Liste hinzufügen, und Dinge, die zuvor eine niedrige Priorität hatten, werden im Wesentlichen nicht mehr existieren. Es ist auch schwer zu sagen, warum wir aufgrund der begrenzten Flexibilität von Google Sheets etwas zurückgehalten haben, und die Fortschrittsverfolgung ist aus dem Fenster. Hier ist ein Beispiel aus meinem Sheet (Feature-Tracker) für einen Fix für eine Android-App mit hoher Priorität, der mit anderen Arbeiten vermischt wurde:

Geben Sie hier die Bildbeschreibung ein

Dieses Blatt ist jetzt für die nächste Version der App etwa 75 Zeilen lang, mit einigen doppelten Informationen und keiner visuellen Organisation außer „Was oben ist, ist am wichtigsten“.

Ich habe in den letzten Stunden ( in meiner Freizeit) einige kostenlose Workflow-/Aufgabenmanagement-Tools getestet und bin überzeugt, dass es für alle Mitarbeiter des Unternehmens von Vorteil wäre, solche Tools zu verwenden.

Welche Vorteile gegenüber Mitarbeitern und Management kann ich nutzen, um ihn davon zu überzeugen, dass es tatsächlich eine gute Idee ist? Mir ist folgendes eingefallen:

  1. Transparenz - alle Mitarbeiter, die sehen könnten/sollten, was die anderen tun, können es
    • Beispielsweise würde das Marketingteam wissen, wie nahe die Entwickler an der Fertigstellung der nächsten Version sind, damit sie mit der Veröffentlichung der entsprechenden Materialien/Ankündigungen beginnen können
  2. Organisation - Aufgaben können benutzerdefinierte Prioritäten haben, wodurch sie einfacher zu organisieren sind
    • das ist besser als der „top-down“-Ansatz, den wir derzeit verwenden
  3. Fälligkeitstermine
    • ziemlich wichtig - Fälligkeitsdaten können zugewiesen und im Kalender angezeigt werden, anstatt in einer Reihe von Kommentaren in einer Tabellenzelle versteckt zu werden
  4. Labels und Unteraufgaben
    • Werden Sie noch spezifischer, indem Sie eine Aufgabe benennen oder sie in bestimmte Teilaufgaben mit Abschlussschritten unterteilen
  5. Automatische Update-Verfolgung
    • Wenn der Fortschritt einer Aufgabe/Unteraufgabe aktualisiert wird, hat sie bereits Benutzer- und Zeitstempel, also insgesamt viel weniger Rauschen (wir markieren derzeit, wer wann kommentiert hat).

Wahrscheinlich gibt es noch mehr Vorteile... Wie kann ich innerhalb des Unternehmens eine Diskussion über die Umstellung auf ein besseres Workflow-Management-Tool anstoßen?

Sie haben „die letzten Stunden“ in Ihrer Freizeit oder Firmenzeit verbracht?
Viel Glück. Meine Erfahrung mit Menschen, die Sie beschrieben haben, ist, dass sie mit Plattitüden zurückkommen wie „Wir machen die Dinge hier anders, deshalb werden wir erfolgreich sein“ und „Wir wollen uns nicht an große Unternehmenskonventionen binden. Wir müssen Bleiben Sie agil und mobil." Meiner Erfahrung nach ist die einzige Möglichkeit, das zu tun, was Sie in einem Startup versuchen, Ihr eigenes zu gründen. Zu viele sehen sich im Vergleich zum Unternehmensleben als Antihelden.
@Kilisi Meine eigene Zeit. Außerdem, warum werde ich herabgestuft? Dies scheint laut Hilfezentrum eine durchaus akzeptable Frage zu sein .
@ChristopherEstep Mein Chef ist definitiv nicht so jemand. Er ist eigentlich sehr flexibel. Ich denke nur, dass er denkt, dass es eine große Investition für eine Migration zu einem anderen Tool wäre, die Kopfschmerzen verursachen und die Vorteile überwiegen würde.
Ich habe so oder so nicht abgestimmt, sondern nur versucht, etwas Hintergrundwissen darüber zu bekommen, wie Sie mit der Arbeit umgehen.
@Kilisi Richtig, das ist in Ordnung. Ich habe den herabstimmenden Kommentar nicht an Sie gerichtet, ich wollte keinen weiteren Kommentar hinterlassen müssen, aber jetzt habe ich es getan!
In einem Startup mit 7 oder 8 Personen ist es etwas zu optimistisch, ein formelles Workflow-Tool zu erwarten. Ihr Chef hat bis zu einem gewissen Grad recht. Sie sind vielleicht mit diesem Tool vertraut, aber selbst eines der 7 ist nicht vertraut, und die Schulung dieser Person oder Personen wird die Ressourcen des Unternehmens belasten. Im Moment, so der Chef, läuft es rund. Erwarten Sie keine so drastische Änderung.
Ist das gewünschte Tool mit Kosten verbunden?
@Kilisi Nein! Alle, die ich getestet habe, waren für die Größe unseres Unternehmens kostenlos :) bearbeitet, um Ihre beiden Fragen zu klären.
@ChrisCirefice. Kostenlos ist nicht immer "kostenlos", es kommt mit den versteckten Kosten für die Verwaltung dieses Tools. Wenn Sie nicht möchten, kommt das Preismodell auf der Trello-Website. Und selbst dann ist das Aufstellen von Erwartungen eine Belastung für ein kleines Unternehmen Ihrer Größe.
@MelBurslan Nur weil so viele kleine Technologieunternehmen schlecht geführt werden (wenn sie überhaupt geführt werden), heißt das nicht, dass dies einfach als Tatsache akzeptiert und in Ruhe gelassen werden sollte. OP hat hier ein vernünftiges Argument vorzubringen, und er mag angesichts des Widerstands seines Chefs gegen Veränderungen optimistisch sein, aber die Größe des Teams hat keine Relevanz, wenn es um die Verwaltung des Arbeitsablaufs geht. Viele kleinere Teams verwenden Kanban- oder Scrum-Methoden und -Tools, um die Arbeit zu verfolgen. Viele solcher Tools sind kostenlos und ohne versteckte Bedingungen für Teams dieser Größe.
@MelBurslan Trello ist trivial zu verwenden, es ist keine Schulung erforderlich, mit enormen Vorteilen im Vergleich zu dem beschriebenen System. Das OP hat damit absolut Recht, es ist unentschuldbar, eine Tabellenkalkulation zu verwenden, um ein Team-Softwareentwicklungsprojekt zu verwalten.
@ChrisCirefice Pingen Sie mich im The Workplace Chat , wenn Sie eine Empfehlung für ein Tool wünschen. (Ich bin nicht mit dem verbunden, den ich verwende, aber dies ist nicht der Raum, um solche Empfehlungen abzugeben.)

Antworten (3)

Geschäftsfall, Geschäftsfall, Geschäftsfall. Der beste Weg, um fast jede Änderung im Management zu gestalten, ist eine Kombination aus:

  • Was wir jetzt tun, kostet uns Geld.
  • Die neue Art, Dinge zu tun, würde Geld sparen/verdienen.

In diesem Fall würde ich vor allem hervorheben, dass wichtige Arbeit in Ihrem aktuellen System verloren geht. Wenn dies geschieht, verursacht es eine Kombination aus:

  • Veröffentlichungen verzögern sich.
  • Ein Produkt von geringerer Qualität wird auf den Markt gebracht.
  • Ihr Team arbeitet mit nicht optimaler Effizienz.

All dies wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Das ist der Fall, den ich versuchen würde.

Noch ein paar Punkte:

  • Konzentrieren Sie sich so weit wie möglich auf den positiven Nutzen. Wenn Ihr Chef in Google Sheets investiert (und vielleicht das aktuelle System erstellt hat), ist „dieses neue Tool wäre vorteilhaft“ besser als „unser aktuelles System ist schlecht“. Ich weiß, das widerspricht etwas dem, was ich oben gesagt habe. Wenn es aktuelle Probleme gibt, müssen sie hervorgehoben werden. Aber trotzdem, machen Sie den Fall so positiv wie möglich.
  • Streben Sie immer nach schrittweisen Veränderungen. Eine völlig neue Art, die Arbeit des Teams zu verwalten, ist eine risikoreiche Änderung. Es gibt einen Grund, warum das Management dies nur ungern tun würde. Versuchen Sie stattdessen, die Erlaubnis zu erhalten, ein neues Tool in einem viel eingeschränkteren Kontext für ein kleines Projekt oder einen Teil eines Projekts zu verwenden. Oder Sie können es sogar nur für sich selbst verwenden, um Ihre eigenen Aufgaben zu verwalten, wenn Sie Probleme haben, den Überblick zu behalten. Sobald Sie zeigen können, wie es funktioniert und welchen Nutzen es hat, werden Sie es viel einfacher haben, Argumente vorzubringen.
+1 für die Betonung positiver Vorteile, anstatt das derzeitige System zu verunglimpfen.
+1 Jedermanns Lieblingsradiosender: WII FM Was ist für mich drin. Sie können den ganzen Tag argumentieren, dass Sie denken, dass es besser ist, aber bis Sie zeigen können, wie es der Person, die Sie überzeugen möchten, nützt, verschwenden Sie Ihren Atem.

Realistischerweise haben Sie bereits gefragt und wurden abgelehnt. Sie sollten sich das zu Herzen nehmen, denn es kann dazu führen, dass Sie wie jemand aussehen, der Schwierigkeiten hat, ohne Werkzeuge zu arbeiten, die Ihnen die Hand halten, wie berechtigt Ihre Bedenken auch sein mögen.

Aber wenn Sie die Angelegenheit vorantreiben müssen, dann wäre der beste Weg, dies zu tun, den Rest des Teams zu überzeugen, denn eine Person, die sich beschwert, ist nicht dasselbe wie ein ganzes Team von Leuten, die auf effizientere Tools drängen.

Beratung zur Zusammenstellung der Vor- und Nachteile und Geschäftsvorteile etc. sind großartig, wenn Sie einen Chef haben, der solche Dinge gerne durchmacht, aber in kleinen Unternehmen und vielbeschäftigten Chefs ist das nicht immer der Fall. Wenn ich es wäre, würde ich mich nur fragen, warum Sie so viel Zeit haben, um Präsentationen zu machen, und ob es Ihre Arbeitszeit oder Ihre Freizeit ist, in der Sie es tun. Und dann würde ich anfangen, Ihre Arbeit viel genauer zu untersuchen, um zu sehen, ob Sie Ihren Lohn wert sind.

Viele Stellen geben ihren Arbeitern einen Satz von Werkzeugen, von denen erwartet wird, dass sie innerhalb der Grenzen der Werkzeuge produzieren. Es ist nicht immer eine gute Idee, nach einem anderen Satz zu fragen, insbesondere wenn dies bedeutet, dass alle anderen den neuen Satz verwenden müssen. Wenn das neue Set eingeführt wird, können Sie ziemlich sicher sein, dass sich andere Mitarbeiter aus reiner Trägheit beschweren werden. Selbst wenn sie bessere Werkzeuge sind, ist es immer noch ein Kompromiss für den Chef in Bezug auf Moral usw.

Sie müssen keine formellen Präsentationen halten oder irgendwelche scharfsinnigen Dinge tun, um einen Business Case zu erstellen. Es kann ein informelles Gespräch sein, aber meiner Meinung nach gewinnt ein Geschäftsargument wie "dieses Tool wird es uns ermöglichen, Software schneller/besser auszuliefern" den Tag. Ich stimme Ihrem Punkt zu, andere an Bord zu holen.
@ dan1111 normalerweise funktioniert das beim ersten Mal oder es funktioniert überhaupt nicht, aber es ist eine definitive Option. Nur keines, das ich verwenden würde oder das eine Chance hätte, an mir als Chef zu arbeiten, wenn ich es beim ersten Mal abgelehnt hätte, denn zu jeder Entscheidung, die alle Mitarbeiter betrifft, gehört viel mehr als nur der Business Case.

Entwickler unterschätzen oft die Schwierigkeiten, die Laien mit neuen Tools haben werden. Gute Entwickler nehmen auch Tooling-Änderungen und Workflow-Änderungen an, die das Leben einfacher machen, sodass sie im Wechsel ziemlich gut werden. Für alle anderen gilt das nicht, weil sich ihre Arbeit nicht um diese Art von Informationsfluss dreht. Ich war in Organisationen, in denen genau diese Werkzeugänderung fehlschlägt, und wir landen damit, Tabellenkalkulationen in Excel per E-Mail zu versenden, was noch schlimmer ist. Die Wahrheit ist, dass sich die Ablenkung durch das Geschäft zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich nicht lohnt.

Ich würde mich weniger auf die Nichtübereinstimmung der Werkzeuge und mehr auf den Arbeitsablauf konzentrieren. Werden die Dinge durch eine Sprintplanung priorisiert? Wenn ja, können Sie diese Zeit nutzen, um die Daten zu Trello oder etwas noch Entwicklerspezifischerem wie Pivotal Tracker zu migrieren. Wenn nicht, können Sie formlos mit der schrittweisen Einführung der Struktur beginnen. Sie können die Tabelle dann am Ende des Sprints oder während der morgendlichen Stand-up-Meetings aktualisieren. Das wird Ihnen dabei helfen, das Tooling intern zu entwickeln, mit all den Vorteilen einer erhöhten Sichtbarkeit usw. Das ist nicht nur ein Tooling-Problem.

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