Wie reagieren, wenn Ihr Kollege anstelle von Ihnen Fragen beantwortet?

Ich habe eine Situation: Manchmal senden Leute aus verschiedenen Büros in unserem Unternehmen E-Mails und schließen viele Leute ein, einschließlich meines Kollegen, und stellen einige Fragen zu meinem Projekt.

Normalerweise beantworte ich sie, aber manchmal springt mein Kollege ein und gibt starke Antworten, aber er ist nicht sehr qualifiziert, das richtig zu tun, eigentlich ist es nicht seine Berufsbezeichnung, diese Art von Fragen zu beantworten, aber er weiß etwas versucht zu antworten.

Ziemlich oft sind seine Antworten falsch und ich muss einen höflichen Weg finden, sie zu korrigieren. Da er immer noch Fragen beantwortet, für die er nicht qualifiziert ist, muss ich einen Weg finden, höflich mit ihm zu sprechen, um sicherzustellen, dass er die Nachricht versteht und es nicht wieder tut.

Wie würden Sie empfehlen, ein Gespräch zu strukturieren und ihm das Thema auf nette und professionelle Weise zu vermitteln?

Sind Sie der Vorgesetzte Ihres Kollegen?
@Philip – Wir haben ein agiles IT-Team ohne Personalmanagement, aber ich bin sein Anführer

Antworten (4)

Sprechen Sie mit dem Kollegen, der die Mails privat beantwortet. Denken Sie daran, dass sie wahrscheinlich hilfreich sein wollten und nichts Falsches an ihrem Verhalten gesehen haben. Nach den allgemeinen Regeln konstruktiver Kritik sollten Sie:

  1. Beginnen Sie mit etwas Positivem. "Hey Bob, ich habe gesehen, dass du diese Mail am Montag mit all den Fragen zu X beantwortet hast. Ich bin wirklich dankbar, dass du helfen willst, aber..."
  2. Geben Sie objektiv an, was Sie beobachtet haben. "... Sie haben geantwortet, dass wir die Funktion ABC für den Kunden XYZ implementiert haben. Leider sind diese Informationen falsch und haben einige Verwirrung gestiftet. Bei unserem Treffen im letzten Monat wurde beschlossen, diese Funktion nicht zu implementieren."
  3. Geben Sie an, was besser gemacht werden sollte und wie. „Beantworten Sie in Zukunft bitte keine an mich adressierten Mails. Ich weiß, dass ich beschäftigt bin, aber ich werde versuchen, Mails rechtzeitig zu beantworten. Wenn Sie das Gefühl haben, dass ich etwas vergessen oder übersehen habe, können Sie es mir gerne sagen. "

Vermeiden Sie es, Ihren Kollegen zu beschuldigen oder anzugreifen, wie „ Sie haben mit den falschen Informationen geantwortet und dadurch Zeit verloren“. Stattdessen war die Antwort falsch.

Zeigen Sie ihnen die Konsequenzen ihres Verhaltens. Wenn Sie sie einfach bitten, Ihre Mails nicht mehr zu beantworten, könnten sie spekulieren, dass Sie sie hassen. Wenn Sie die Konsequenzen zusammenfassen, wissen sie, dass es nichts Persönliches ist.

Wenn möglich, sprechen Sie privat mit ihnen. Sie werden sich angegriffen fühlen, wenn Sie das Thema mitten in der Mittagspause aufgreifen und alle Kollegen zuhören.

Wiederholen Sie dieses Gespräch ggf. mit jeder einzelnen Mail, die er falsch beantwortet hat. Hoffentlich denkt er genauer nach, bevor er Ihre Mails beantwortet.

Wenn all dies fehlschlägt, führen Sie eine Papierspur mit E-Mails, die Sie korrigieren und das Problem eskalieren mussten.

Wenn möglich, würde ich den ersten Schritt vermeiden, oder zumindest nicht mit etwas Positivem beginnen und dann „ABER“, es zieht sich komplett vom Problem weg oder ist haltlos, wenn man das Verhalten tatsächlich ändern möchte. Besser geeignet wären positive Feedback-Techniken wie AID und SAID, bei denen man sich rein auf die Fakten und Handlungen konzentriert.

Es ist nicht wirklich klar, warum Ihre "Benutzer" E-Mails an viele Personen senden oder ob Ihr Kollege, obwohl oft falsch, berechtigt ist, zu antworten.

Wenn nicht, muss das Management das klären. Wenn er es ist, musst du es aufsaugen.

Es ist jedoch eine schlechte Idee, "Benutzer" eine E-Mail an Dan@company.com schicken zu lassen; Sie sollten eine E-Mail an support@company.com senden, dann kann der Support, wenn Dan fortfährt, ununterbrochen fortgesetzt werden, hoffentlich ohne dass die Benutzer es überhaupt bemerken.

Auch dies klingt nach einem Managementproblem, um einen Prozess zu etablieren (und "Benutzer" zu schulen).

Ausgezeichnete Antwort. Das OP hat hier ein XY-Problem. Das eigentliche Problem ist nicht, wie man dem Kollegen sagt, dass er keine E-Mails beantworten soll, sondern warum Kunden überhaupt E-Mails an so viele Teammitglieder senden. Wenn ein Kunde eine E-Mail an 10 Personen sendet und es keine klare Anweisung vom Management gibt, dann wird er entweder davon ausgehen, dass jemand anderes sie ansprechen sollte (Bystander Apathy) oder davon ausgehen, dass es fair ist, dass jemand darauf antwortet.
Könnte so etwas wie "support@mycompany.com" sein.
Ich schätze dieses Feedback zu Prozessen, aber ich kann nur in meinem Einflussbereich agieren und auch nicht alle Probleme in einem Unternehmen lösen. Personen, die E-Mails schreiben, sind keine externen Kunden, sondern interne Mitarbeiter. Es ist einfach Kultur in einem Unternehmen, viele Menschen einzubeziehen, um mit allen zu diskutieren. Obwohl ich den Beitrag meines Kollegen schätze, habe ich damit Schwierigkeiten, da ich einen richtigen Weg finden muss, um ihn zu korrigieren.
Sie korrigieren es nicht; Ihr gemeinsamer Vorgesetzter tut es. Wenn er tatsächlich das Gefühl hat, dass es etwas zu korrigieren gibt.
@Dan Aus Ihrer Sicht gibt es keinen großen Unterschied zwischen einem internen und einem externen Kunden. Wenn sie jedoch viele Leute in die E-Mail einladen, "um eine Diskussion zu führen", dann bekommen sie, worum sie gebeten haben. Es liegt an Ihrem Vorgesetzten, herauszufinden, wie er damit umgeht. Es ist nicht Ihr Problem, sagen Sie es Ihrem Vorgesetzten und halten Sie sich da raus.

Seien Sie direkt, unverblümt und ehrlich.

Sprechen Sie einfach mit ihm und sagen Sie ihm, dass er nicht qualifiziert ist. Es ist unverblümt, ehrlich und wahrheitsgemäß. Vielleicht möchten Sie ihn einfach mit einem Kompliment über seine eigene Arbeit enttäuschen, von der er weiß (nehme ich an), aber direkt zu sein, hat noch niemandem geschadet.

Ihm zu sagen, dass Sie nicht möchten, dass er Fragen zu Ihrem Projekt beantwortet, oder solche, die implizit an Sie gerichtet sind, lässt keinen Raum für Zweideutigkeiten. Was wichtig ist, da Menschen dazu neigen, zwischen den Zeilen zu lesen und das zu hören, was sie hören wollen.

Wenn es danach weitergeht, tun Sie dies schriftlich, z. B. per E-Mail, und beziehen Sie Ihren Vorgesetzten/Chef mit ein. Legen Sie die Situation dar, bleiben Sie bei den Fakten, aber eskalieren Sie sie trotzdem.

Fragen, die implizit an Sie gerichtet sind, aber andere einschließen, können auch einen Grund dafür haben, dass andere in Ihrer Abwesenheit antworten. Vielleicht möchten Sie intern klären, dass projektspezifische Fragen von denjenigen beantwortet werden sollten, die an diesen Projekten arbeiten. Wenn niemand anwesend ist, sollte es kein Problem sein, einen Tag auf eine Antwort zu warten. Es ist keine SMS, es ist eine E-Mail, ein paar Tage Wartezeit für eine Antwort sind vollkommen akzeptabel.

Wenn die E-Mail an Sie und alle anderen in CC gerichtet ist und es sich um Ihr Projekt handelt, ist es nicht falsch, Ihren Kollegen zu bitten, Sie die Frage beantworten zu lassen, da sie an Sie gestellt wird und Sie mit den Details besser vertraut sind.

Wie reagieren, wenn Ihr Kollege anstelle von Ihnen Fragen beantwortet?
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