Wie soll ich einem Kollegen antworten, der sich weigert, mir Aufgabenanfragen per E-Mail zu senden?

Wenn der Designer Ihnen keine E-Mail senden möchte, können Sie sich am Telefon Notizen machen und ihm dann eine E-Mail mit dem, was Sie besprochen haben, senden.

Hallo Designer,
gemäß unserer Diskussion werde ich mit der Arbeit an X, Y beginnen.

Die obige Formulierung passt möglicherweise nicht in Südostasien, von dem ich vermute, dass Sie stammen, aber Sie haben die Idee.

Dies ist eine gute Vorgehensweise für Personen, die Sie nicht einfach bitten können, Ihnen eine E-Mail zu senden, dh. Ihr Chef oder ein Kunde . Es stellt sicher, dass Sie beide auf derselben Seite sind.

Ein letzter Punkt: Sie müssen nicht aufgefordert werden, Jira (oder ein anderes Ticketsystem) zu verwenden, um es tatsächlich zu verwenden. Vor ein paar Monaten war ich der Einzige in meinem Team, der Mantis verwendete (vor einem unternehmensweiten Wechsel zu Jira), und ich benutzte es als meine persönliche To-do-Liste.

Bearbeiten: Einfügen einiger bemerkenswerter Kommentare, damit sie nicht verloren gehen

Das Einzige, was ich dem hinzufügen möchte, ist, dass Sie in der E-Mail alle Details angeben, die Ihnen 'Designer' mündlich mitgeteilt hat.

von DJ Clayworth

Dies ist ein wirklich guter Rat, besonders wenn Sie es mit Leuten zu tun haben, die um Dinge bitten, aber nicht an das gehalten werden wollen, was sie angefordert haben. Wenn jemand seine Anfragen zurückhaltend dokumentiert, sollten Sie dies als Risiko betrachten. Hier sind Projektmanager/Scrum Master tatsächlich hilfreich. Du kannst sie die Verfechter solcher Dinge sein lassen

von Jimmy James

Es kann sinnvoll sein, auch die erhaltenen Anforderungen kurz zu skizzieren, anstatt nur Aufgabe X zu erwähnen. [...] Dabei kann sich der Konstrukteur nicht beschweren, wenn das Vereinbarte geliefert wird.

von Søren D. Ptaeus

[...] Das Durchführen und Einhalten dieser Übung dokumentiert das mündliche Gespräch mit einem Zeitstempel und gibt den anderen Parteien die Möglichkeit, eventuelle Missverständnisse zu korrigieren. Wenn sie dies nicht tun und sich später beschweren, haben Sie jetzt eine Dokumentation, die das Gegenteil beweist. Als Entwickler ist dies eine starke Fähigkeit; und als Fachmann schützt Sie dies vor deren fehlender Dokumentation.

von KareemElashmawy

Jeder, der sich weigert, Dinge öffentlich zugänglich zu machen, wie etwa eine E-Mail, tut dies höchstwahrscheinlich, um zu vermeiden, eine Informationsspur zu hinterlassen, die in Zukunft irgendwie dazu verwendet werden kann, ihn für etwas zur Rechenschaft zu ziehen, dessen Natur es nicht ist für andere immer verständlich. Es ist eine Art paranoides Verhalten. Die Frage, die Sie sich meiner Meinung nach stellen sollten, ist nicht, wie Sie auf diese Person reagieren sollen, sondern wofür diese Person ihr Bestes tut, um keine Verantwortung zu übernehmen, und warum. Es läuft im Grunde auf die Überlebenspolitik des Büros hinaus, wie in "Ich gebe Ihnen Anweisungen, aber wenn sie falsch waren, werden Sie beschuldigt und nicht ich".

Wie andere bereits erwähnt haben, würden Sie am besten einen Weg finden, Ihre eigene Informationsspur zu hinterlassen, eine Art Protokoll, in dem detailliert aufgeführt ist, worum Sie gebeten wurden und wer Sie dazu aufgefordert hat. Das nennt man Hintern bedecken und ist Teil der Büropolitik. Ich denke, dass diese Person, die sich weigert, Ihnen eine E-Mail zu senden, nicht unschuldig ist, eine versteckte Agenda hat und Sie besser auf sie aufpassen sollten.

Normalerweise versuche ich, einen Anruf oder eine IM-Anfrage in eine E-Mail zu übertragen, indem ich etwas in dieser Richtung mache:

Ich bin gerade mitten in einer Sache, können Sie mir Ihre Anfrage per E-Mail schicken? Ich werde mich bei Ihnen melden, wenn ich verfügbar bin.

Dies hat folgende Vorteile:

1. Legt die Erwartung fest, dass ich niemandem zur Verfügung stehe.
2. Bekommt das gewünschte Ergebnis (schriftliche Aufzeichnung der Anfrage), obwohl ja, ein Ticket wäre großartig.
3. Dies ist eine völlig vernünftige Reaktion auf eine Unterbrechung.

Telefonanrufe und IMs sind synchrone Kommunikationen, die Personen oft mitten in einer Aufgabe unterbrechen. Ich denke, dass meine Herangehensweise sowohl professionell als auch herzlich ist, was dazu beitragen kann, die Gunst der Kollegen zu gewinnen.

Ich werde das nur etwas anders betrachten.

Der Text der E-Mail scheint (wohlgemerkt auf eine sehr unhöfliche und bissige Art) zu implizieren, dass der Kollege glaubt, er sollte Ihnen keine E-Mail schicken müssen, wie Sie Ihre eigene Arbeit erledigen sollen!

Schauen Sie sich diesen Satz an:

Bitte überprüfen Sie alle anderen Funktionen und integrieren Sie, wenn Sie der Entwickler sind, müssen Sie die Funktionalität überprüfen.

Er scheint etwas zu erklären, von dem er glaubt, dass Sie es bereits wissen sollten.

Vielleicht sollte Ihre Antwort dies berücksichtigen?

Was soll ich auf diese E-Mail antworten?

Antworten Sie mit „Okay“.

Wie soll ich in Zukunft damit umgehen.

Anscheinend sollten Sie nur die Arbeit erledigen und nicht versuchen, von ihnen zu verlangen, dass sie Ihnen eine E-Mail senden.

Sie haben eine Lektion darüber gelernt, wie der Designer behandelt zu werden erwartet. Keine große Sache, kein Grund zur Sorge. Aber jetzt weißt du es.

In den News-Bereich der Website integrieren.

Bitte überprüfen Sie alle anderen Funktionen und integrieren Sie, wenn Sie der Entwickler sind, müssen Sie die Funktionalität überprüfen. Bitten Sie mich nicht, eine E-Mail zu senden.

Das wäre meine Antwort gewesen:

Wenn Sie nicht glauben, dass ich ein Entwickler bin, ist das in Ordnung. Ich werde den News-Bereich noch in unsere Website integrieren.

Aber wenn Sie in Zukunft möchten, dass ich eine bestimmte Aufgabe von Ihnen gegenüber meiner anderen Arbeit priorisiere, möchte ich, dass Sie mir diese direkt per E-Mail zusenden.

Versteh mich nicht falsch, ich werde die Aufgabe erledigen, auch wenn du sie mir nicht per E-Mail schickst, aber wenn die Aufgabe sehr vage formuliert und von vornherein ungeschrieben ist, landet sie ganz hinten in meiner Warteschlange.

PS: Ersetzen Sie „vage formuliert“ durch das, was Ihrer Meinung nach bei seiner ursprünglichen Anfrage falsch war. Soweit ich weiß, kann das, was er ursprünglich telefonisch von Ihnen verlangt hat, sogar schlimmer und unklarer sein als das, was er Ihnen in der E-Mail geschrieben hat.

Ich weiß auch, dass diese Antwort eine Woche zu spät kommt, aber wenn Ihnen diese Antwort gefällt, kann ich Ihnen den Namen des Buches und die Prinzipien nennen, auf denen es basiert.

Dies ist eine interessante Frage, da ich ihr mehrmals in völlig unterschiedlichen Umgebungen begegnet bin. Ich war schon einmal vor Gericht (und habe ohne Hilfe gewonnen), also bin ich mir bewusst, wie evidenzbasiert der Prozess in Wirklichkeit ist. Im Fernsehen kommt es meist darauf an, wer auf den Schreibtisch hämmern oder genug schreien kann. In Wirklichkeit geht es fast ausschließlich um das Durchlesen von Quittungen, das Ansehen von Briefen, Unterlagen, Versandnachweisen usw. Der Erfolg oder Misserfolg Ihres Falles kann ganz davon abhängen, ob Sie tatsächlich eine Art „solider“ Beweis vorlegen können oder nicht nur Ihr eigenes Konto der Dinge.

Es gibt bestimmte Personen oder Organisationen, die immer versuchen, es zu vermeiden, irgendetwas auf Papier oder in einer E-Mail festzuhalten, da sie dadurch möglicherweise in irgendeiner Form haftbar gemacht werden. Dies ist nicht nur im rechtlichen Sinne, einige Leute tun es nicht nur wegen des potenziellen (und manchmal sehr trivialen) Rufschadens, den es anrichten könnte; zB wenn sie etwas beaufsichtigen sollen, aber einen falschen oder schlechten Vorschlag machen.

Nach meiner Verhandlung vor Gericht und verschiedenen anderen Anomalien habe ich den Ansatz gewählt, an mindestens einer Kopie von irgendetwas entfernt Offiziellem festzuhalten. Wenn ich einen Scanner hätte, würde ich diese auch scannen. Es scheint zeitaufwändig zu sein, aber es ist eigentlich ganz einfach, Dinge einfach in den Ordner zu legen, wenn sie auftauchen, und es war tatsächlich nützlich; zB habe ich es geschafft, drei verschiedene Wahlbestätigungen von dort für die Bank zu reproduzieren.

Ich habe auch im pharmazeutischen F&E-Sektor gearbeitet, der stark von Papierkram und CoCs dominiert wird. Alles und jedes, was (wissenschaftlich) getan wird, sollte mit mindestens einem Stück Papier verbunden sein.

Es gibt eine immense Menge an Rangzerren und das Vermeiden, auf Zehen zu treten. Beispielsweise habe ich häufig beobachtet, wie Leute (als jüngster Mitarbeiter) Dinge taten, die kategorisch falsch waren (z. B. aufzuschreiben, was ein Volumen sein sollte, im Gegensatz zu dem, was es tatsächlich ist ) oder die möglicherweise von der FDA als unangemessen aufgegriffen würden . Aber im Grunde wurde nie etwas gesagt, weil die Leute sich nicht mit den anderen Leuten streiten wollten, mit denen sie 15, 20, 25 Jahre zusammengearbeitet hatten und mit denen sie im Büro festsitzen würden.

Als jüngster Mitarbeiter habe ich auch immer wieder beobachtet, wie Leute versuchten, mir die Schuld zuzuschieben. Zum Beispiel könnte ich mit einer Person neben mir am Schreibtisch sitzen, die mir ihre eigenen Unterlagen überreicht, um einen unbekannten Fehler gegenzuzeichnen, von dem sie entschieden hatten, dass er etwas mit meiner Beteiligung zu tun haben musste; mit genau nullwissenschaftliche Grundlage dahinter oder Wahrheit. Ich habe zum Beispiel beobachtet, wie ein hochrangiger Wissenschaftler drei Monate damit verbracht hat, eine Analyse durchzuführen, die zwei Wochen hätte dauern sollen, und dafür über zweihundert Ergebnisse generiert hat, obwohl es nur etwa 20 hätte erfordern sollen, die ganze Zeit mit einer Fehlermeldung ('Heizung funktioniert nicht"), die sie nicht verstanden haben, auf der Vorderseite des Geräts zu erscheinen (ein Punkt, den ich dreimal angesprochen habe und der dreimal ignoriert wurde). Allein dies führte zu einem dreimonatigen Streit zwischen den Abteilungen darüber, warum die Ergebnisse der Tests überall verstreut waren. Wiederum war eines der Ergebnisse dieser Situation (für die ein oder zwei Tests, an denen ich teilweise beteiligt war), dass ich absegnen musste, dass es im Wesentlichen darauf zurückzuführen war, dass ich „etwas nicht genug gemischt“ hatte. Was sie nicht nur taten Ich habe keine tatsächlichen Beweise dafür (weil es nicht stimmte), aber offensichtlich war es nicht das Problem, weil der Fehler vor und nach meiner vorübergehenden Beteiligung vorhanden war. Sie versuchten dann anzudeuten, dass es daran liegen könnte, dass ich mich an der Ausrüstung zu schaffen gemacht habe; das war ich, wie ich eine Flasche auf dem Automaten geleert habe, die sie mich gebeten hatten zu leeren. In den Akten befanden sich gegengezeichnete Blätter, die den Fehlern gewidmet waren, die ich gemacht hatte, nachdem ich drei oder vier verschiedene leitende Mitarbeiter gefragt hatte, was zu tun sei, ohne ihre Namen, eine Erklärung, an die ich erinnert wurde, dass dies nicht der Fall war Unternehmensrichtlinie, und dann der eigene Name am Ende neben den richtigen Ergebnissen. Angesichts der Tatsache, dass sie mich nur sehr ungern an regulierten Arbeiten arbeiten ließen, waren sie ironischerweise damit einverstanden, dass ich kaputte Geräteteile reparierte (z. d schaffte es, eine Signalleitung aus den Schraubklemmen auf der Rückseite eines Detektors zu ziehen, indem er die Ausrüstung herum und zwischen ihnen schleppte, und der Hersteller konnte nicht herausfinden, wie er die beiden Drähte wieder verbinden sollte, da die Kommunikation erheblich zusammenbrach). Technisch gesehen hätte der Heizungsfehler sofort untersucht werden sollen, als er auftauchte, und ich hätte die Kabel nicht wirklich reparieren sollen, da ich nicht technisch geschult, abgemeldet (oder bezahlt) war, um überhaupt etwas (und dieses Gerät) zu reparieren für „reglementierte Studien“ verwendet wurde, also solche, die die Grundlage für ein Antrags- oder Förderprofil bilden könnten, sodass die daraus hervorgehenden Ergebnisse als direkter Rechtsbeweis angesehen werden könnten). Sie haben buchstäblich nur spekuliert, was falsch sein könnte, und wahllos verschiedene Dinge ausprobiert, um zu sehen, was funktionieren würde,

Dies geschah endlos, es waren keine Einzelfälle. Es war eine Kultur des „Wenn du die Schuld weitergeben kannst, tu es“. Als weiteres Beispiel machten meine eigenen Vorgesetzten großzügigen Gebrauch von der flexiblen Arbeitszeitpolitik. Insofern, als sie oft um 10 oder 11 Uhr auftauchten und dann um 14 oder 15 Uhr abreisten, oder in einigen Fällen beide scheinbar unbemerkte Kurzurlaube machten, bis zu dem Punkt, an dem ich allein für die Bearbeitung von Anfragen und das Sammeln verantwortlich war Proben und Versand der Ergebnisse. Die Studienleiter kamen schließlich als primäre Anlaufstelle zu mir, um nach Änderungen der Studienprotokolle zu fragen, weil sie sich immer nur mit den anderen stritten. Dies war in einigen Fällen sinnlos, da ich nicht berechtigt war, Dienstleistungen oder Materialien anzufordern oder irgendwelche Änderungen an einem Protokoll vorzunehmen.

Sie hatten auch die Angewohnheit, Dinge in einer E-Mail niederzuschreiben, nachdem sie entschieden hatten, was zu tun war. Und würde absichtlich vermeiden zu sagen „wir haben das entschieden“ oder „das sollte getan werden“, sondern würde mit „was vorgeschlagen wurde“ usw. fortfahren, ohne zu diskutieren, was vorgeschlagen wurde.

Ich würde dringend empfehlen, Ihrem Telefon ganz allgemein einen Anrufrekorder hinzuzufügen.

So schrecklich es auch klingen mag, ich habe sogar darüber nachgedacht, in einer solchen Umgebung eine Art Diktiergerät zu tragen, nur für den Fall, dass etwas „off the record“ gesagt wird, das sich als tatsächlich „on the record“ herausstellt, wenn es sich herausstellt, dass es verursacht wird ein Problem. Dies ist effektiv die nukleare Option, die Sie nur in einer ernsten Situation verwenden möchten; zB jemand, der versucht, Sie wegen etwas zu feuern oder formell zu verwarnen, das er Ihnen aufgetragen hat.

Es gibt im Wesentlichen keine Möglichkeit, viele dieser Probleme zu beheben. Sie können manchmal Vorschläge machen (die sie wahrscheinlich persönlich beleidigen werden) oder versuchen, die CoC zu erzwingen, indem Sie ihnen antworten, was getan wird und wie und sie fragen, ob es das ist, was sie gemeint haben, aber das wird wahrscheinlich alles tun müssen Zeit und wird schließlich als argumentativ angesehen werden.

Eyal hat Recht, dass es nützlich sein könnte, eine Art Notizbuch darüber zu führen, was vor sich geht, aber es ist wirklich kein sehr guter Beweis. Ein Gericht könnte dies in Betracht ziehen, oder wenn Sie sich an einen anderen (und vorzugsweise höheren) Manager wenden, ist dieser möglicherweise interessiert, sieht dies jedoch möglicherweise auch als störend an. Beispielsweise versuchte jemand, das Unternehmen, für das ich arbeitete, vor unangemessenen Verkaufsstrategien zu warnen, die von einigen Vertretern verwendet wurden, und wurde dann wegen einer schlechten Teamarbeitsmentalität entlassen (das Unternehmen wurde später wegen krimineller Aktivitäten für schuldig befunden und mit einer Geldstrafe von ein paar Milliarden belegt US-Dollar für damit verbundene Probleme und jeder im Unternehmen war gezwungen, jährlich Anti-Bestechungs- und Korruptionsschulungen zu absolvieren). Auf lange Sicht gewinnt Ihr eigenes Konto der Dinge. Sie haben weder in einem Unternehmen noch vor Gericht eigentlich viel Gewicht. Wenn Sie nur das per E-Mail versenden, was Sie tun werden oder was Sie für vorgeschlagen halten, und kein „Okay, das ist richtig“ erhalten, können sie genauso einfach sagen, dass Sie nie aufgefordert wurden, das zu tun, was in der E-Mail steht. dass du es einfach für richtig gehalten hast.

Angesichts der Tatsache, dass Ihr Vorgesetzter Ihnen ausdrücklich gesagt hat, dass Sie keine E-Mails anfordern sollen, scheint es ziemlich klar zu sein, dass er ausdrücklich versucht, keinerlei Verantwortung zu übernehmen, und sich mit ziemlicher Sicherheit darüber im Klaren ist, was das Versenden solcher E-Mails bedeuten kann. dass sie vielleicht irgendwann Verantwortung übernehmen müssen. Das Auflegen des Telefons ist lächerlich und in Kombination mit den E-Mails ein fast sicheres Zeichen dafür, dass sie absichtlich jede Art von Aufzeichnung vermeiden, die sie betrifft.

Ich denke, das Leben ist zu kurz, um das zu ertragen, da es im Wesentlichen eine Form der sanften Sklaverei ist; Sie bekommen mehr als Sie, weil sie Probleme lösen und eine zusätzliche Verantwortung dafür übernehmen sollen, dass sie gelöst werden, nicht sie zu schaffen und dann versuchen, anderen Menschen die Schuld zu geben. Wenn es in Ihre Abteilung oder die Unternehmensstruktur eingebaut ist, ist die beste Lösung, sich mit wechselnden Abteilungen oder Jobs zu befassen.