Arbeits-E-Mails auf privaten Geräten archivieren [geschlossen]

Mir wurde klar, dass es mehrere Gründe gibt, warum ich den Zugriff auf meine geschäftliche E-Mail-Korrespondenz behalten möchte:

  • Für den Fall, dass ich entlassen werde oder zu weniger als guten Konditionen gehe. Der Zugriff auf E-Mail-Unterhaltungen wäre sehr wichtig, um zu beweisen, was ich getan/nicht getan/gesagt habe. Leider ist auch nicht absehbar, welches Gespräch dafür wichtig sein könnte.
  • Einige bürokratische Unterlagen (z. B. Gehaltsabrechnungen, die die bereits in meinem Namen gezahlten Steuern dokumentieren) wurden möglicherweise nicht in Papierform gesendet und wären nur in meiner geschäftlichen E-Mail verfügbar.
  • Kontakte anderer (ehemaliger?) Mitarbeiter: Es ist möglich, dass ich sie in Zukunft wieder kontaktieren möchte, aber ohne Zugriff auf die Details könnte sich das als ziemlich schwierig erweisen.

Ich kündige gerade meinen jetzigen Job und zum Glück sehe ich Nr. 1 in diesem Fall nicht als wirklichen Grund zur Sorge. Aber wenn die Dinge schief gehen, kann es ganz plötzlich passieren, und ich müsste noch am selben Tag den Zugriff auf jedes Arbeitsgerät freigeben.

Außerdem haben Unternehmen möglicherweise ganz andere Praktiken: Bei einer früheren war es ein absolutes No-Go, jegliche Art von Arbeitsmaterial auf einem persönlichen Gerät zu haben. Aber bei meinem aktuellen wird grundsätzlich erwartet, dass wir auf unseren privaten Telefonen (sie bieten kein Arbeitstelefon) Zugriff auf E-Mails, Gruppenchats und andere Dinge haben.

Im Moment habe ich also bereits Zugriff auf geschäftliche E-Mails auf einem privaten Gerät, aber ich denke daran, sie zu archivieren (dh sie mit POP herunterzuladen, anstatt sie mit IMAP zu synchronisieren). Um einen Job kurzfristig am selben Tag verlassen zu können, würde ich die E-Mails nicht anders filtern/selektieren/kopieren können.

Aber selbst wenn ich ein paar Wochen zur Verfügung habe (auch wenn man bedenkt, wie beschäftigt die Arbeit in letzter Zeit war), habe ich definitiv keine Zeit, die Korrespondenz von Monaten/Jahren zu sichten, um nur die interessanten Teile zu suchen und aufzubewahren.

Aus diesem Grund dachte ich, dass ich wahrscheinlich anfangen sollte, die POP-Archivierung meiner geschäftlichen E-Mails einzurichten und das Archiv alle 1 oder 2 Wochen zu aktualisieren.

Finden Sie das völlig ungewöhnlich? Wie gehen Menschen normalerweise mit denselben Bedenken um?

Ich bin an Antworten interessiert, sowohl in Bezug auf Ihre persönliche Erfahrung, wie ethisch Sie dies denken, als auch darauf, ob wir uns der Vorbehalte bewusst sein sollten, wie dies in verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt gesehen werden könnte (ich arbeite in Großbritannien). denn auch Gesetze sind offensichtlich verschieden.

Wenn Sie bei Streitigkeiten eine Offline-Kopie Ihrer Unternehmens-E-Mail verwenden, riskieren Sie möglicherweise auch, wegen Diebstahls von Unternehmenseigentum strafrechtlich verfolgt zu werden (welche Unternehmens-E-Mail ist ...). Wenn Sie digitale Unternehmensinhalte auf Ihrem persönlichen Gerät haben, bedeutet das nicht, dass es Ihnen gehört. Wahrscheinlich haben Sie zu diesem Zweck eine Vereinbarung unterzeichnet, als Sie Ihr Gerät dem E-Mail-Netzwerk hinzugefügt haben. In meinem Unternehmen habe ich akzeptiert, dass mein Unternehmen mein iPhone löschen kann, wenn es Grund zu der Annahme hat, dass die Daten gefährdet sind.
Um @JoeStrazzere hinzuzufügen, das ist ungewöhnlich. es klingt fast ein bisschen paranoid, als ob Sie sich Sorgen machen, dass ein PIP auf Sie zukommt oder Sie vermuten, dass sie Sie feuern wollen. Es gibt bessere Dinge, die Sie mit Ihrer Zeit anfangen können, als Ihre E-Mails akribisch zu durchsuchen.
Nachdem ich diese Frage gepostet hatte, fand ich diese ähnliche Frage: workplace.stackexchange.com/questions/57312/… sie hat weniger negative Antworten, aber der Blickwinkel „Unternehmenseigentum“ wird dort ebenfalls wiederholt. @Pete Ich habe keine Vereinbarung unterschrieben, als ich mein Gerät angeschlossen habe. Ich denke, dasselbe gilt für Slack (ich habe wahrscheinlich gerade eine EULA genehmigt, aber wenn ich mich an etwas erinnere, das nur davor gewarnt hat, dass Inhalte, die ich geschrieben habe, für die Administratoren zugänglich sind)
Abgesehen davon überdenke ich die Idee der Archivierung natürlich noch einmal und notiere nur die Kontakte und offiziellen Dokumente, die ich möglicherweise benötige, ab Punkt 2 und 3. Ich denke, dass praktisch jeder Jaywalk macht, wenn keine Autos in der Nähe sind, und ich ging davon aus, dass das Archivieren meiner E-Mail-Konversationen genauso ein opferloses und relativ harmloses Vergehen wäre. Gut, dass ich diesen Realitätscheck hatte :)
@Kaizerwolf ja, ich bin definitiv paranoid ... das ist meine déformation professionnelle :P Ein Teil des Grundes dafür, alles zu archivieren, ist, dass es weniger zeitaufwändig gewesen wäre, als alle E-Mails zu durchsuchen
Wenn ich darüber nachdenke, würde ich auch erwarten, dass das Gesetz einen gewissen Schutz für Whistleblowing-Fälle bietet. Offensichtlich nicht meine Situation, aber dennoch akademisch interessant

Antworten (4)

Ich würde dringend davon abraten, geschäftliche E-Mails auf einem privaten Gerät zu speichern. Es ist eine Sache, auf einem privaten Gerät auf arbeitsbezogene Cloud-Dienste zuzugreifen (ich verwende mein Telefon, um auf geschäftliche E-Mails und Slack zuzugreifen, falls ein Problem auftritt, das außerhalb der Geschäftszeiten sofort behoben werden muss). Es ist eine andere Sache, Kopien von Aufzeichnungen herunterzuladen und aufzubewahren, die möglicherweise Eigentum Ihres Unternehmens sind und urheberrechtlich geschützte Mitteilungen oder vertrauliche Informationen enthalten können.

Von den Arten der Kommunikation, die Sie erwähnen, ist die einzige, die ich verstehen könnte, die Aufbewahrung einer "bürokratischen Dokumentation". Meine Empfehlung wäre jedoch, (wenn möglich) Ihre persönliche E-Mail einzurichten, um Gehaltsbenachrichtigungen und andere Leistungsinformationen zu erhalten. Das mache ich - alle Leistungsträger haben meine persönliche E-Mail-Adresse als Kontaktinformationen.

Das Aufbewahren von Kontaktinformationen anderer Mitarbeiter kann auch in Ordnung sein, aber ich würde diese Unternehmensinformationen nicht berücksichtigen. Ich habe aktuelle und frühere Kollegen auf LinkedIn verbunden, aber ich habe auch ihre geschäftlichen (und manchmal privaten) Telefonnummern und E-Mail-Adressen in meinem Telefon. Aus Respekt würde ich den Kontext berücksichtigen, in dem Ihnen die Informationen zur Verfügung gestellt wurden. Wenn Sie es erhalten, um in Kontakt zu bleiben, denke ich, dass es in Ordnung wäre, es zu behalten. Wenn Ihnen die Kontaktinformationen jedoch zur Verfügung gestellt wurden, um arbeitsbezogene Aufgaben auszuführen oder über arbeitsbezogene Funktionen zu kommunizieren, würde ich empfehlen, sie nicht für persönliche Zwecke zu verwenden.

Natürlich kann ich nicht mit lokalen Gesetzen sprechen. Aber ich würde die Richtlinien Ihres Arbeitgebers bezüglich der persönlichen Nutzung von Geräten und die örtlichen Gesetze bezüglich der proprietären Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern konsultieren, da Sie möglicherweise auf einer Linie laufen, wenn Sie Backups auf einem persönlichen Gerät haben, insbesondere nachdem Sie ein Unternehmen verlassen haben.

Ja, es wäre nur für Kollegen, die mich ausdrücklich eingeladen haben, in Kontakt zu bleiben. Natürlich nutze ich Linkedin, aber in manchen Fällen wurde ich sogar von meinen Ex-Kollegen eingeladen, sie zum Beispiel zu Steam hinzuzufügen. (Ich habe das nicht getan, aber nur, weil die letzten Monate ziemlich beschäftigt waren und ich in letzter Zeit nicht viel Videospiele spiele, aber ich würde es gerne in Zukunft tun.)

Bei den meisten Unternehmen, für die ich gearbeitet habe (Großbritannien), ist die Unternehmens-E-Mail Eigentum des Unternehmens. Sie dürfen auf Ihrem privaten Gerät für arbeitsbezogene Aufgaben darauf zugreifen.

Das Aufbewahren einer Kopie davon für eigene Zwecke kann als Diebstahl angesehen werden.

"kann als Diebstahl gewertet werden" - das klingt nach einer Rechtsberatung. Es ist für Anwendungen nicht unvernünftig, E-Mails standardmäßig zwischenzuspeichern, und die Grenze zwischen der Anwendung dies zu überlassen und es bestenfalls selbst zu tun, scheint verschwommen zu sein.
@Dukeling - OP plant, diese Unternehmensdaten absichtlich aufzubewahren. Das ist der Kontext, auf den ich mich beziehe.

Sehen Sie sich die Netzwerknutzungsrichtlinie Ihres Unternehmens an. Das Speichern von E-Mails unterscheidet sich nicht vom Speichern von Dokumenten, die als unternehmensintern betrachtet werden. Sie gehören nicht dir.

Indem Sie diese E-Mails auf einem persönlichen Gerät speichern, nehmen Sie etwas mit, das Ihnen nicht gehört. Ich kann fast garantieren, dass Ihre Netzwerknutzungsrichtlinie den E-Mail-Server berührt und was erlaubt ist. Ich weiß in meinem Job, dass ich auf der Stelle gefeuert würde, wenn ich interne Mails auf einem privaten Gerät speichern würde. Wenn Sie dies wirklich tun möchten, sehen Sie sich die Netzwerknutzungsrichtlinie an und sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten darüber. Wenn Sie dürfen (was ich bezweifle), werden sie es Ihnen sagen. Wenn irgendetwas, was sie Ihnen sagen, mit der Netzwerknutzungsrichtlinie in Konflikt steht, tun Sie es nicht. Sie haben mit ziemlicher Sicherheit ein Dokument unterschrieben, in dem Sie die Netzwerknutzungsrichtlinie anerkennen. Wenn sie also in Ordnung sind und die Richtlinie nein sagt, werden Sie dennoch zur Rechenschaft gezogen.

Der einfachste Weg, dies zu umgehen, besteht darin, es einfach nicht zu tun. Lassen Sie sich stattdessen Empfehlungsschreiben auf den Briefkopf des Unternehmens drucken und tun Sie Ihr Bestes, um nicht zu schlechten Bedingungen zu gehen.

Um dies hinzuzufügen; Anstatt E-Mails von Mitarbeitern zu speichern, die Sie möglicherweise erneut kontaktieren möchten, schreiben Sie diese Kontakte einfach irgendwo hin? Es gibt keinen Grund, E-Mails zu speichern, um Kontaktinformationen aufzubewahren.
Ich sehe es nicht in der Netzwerknutzungsrichtlinie erwähnt, aber ich werde mir trotzdem nicht die Mühe machen, E-Mails zu archivieren, da es einhellig als schlechte Idee gilt. @Kaizerwolf Faulheit ist ein Grund, leider ... kein guter Grund: P

Vorsichtig sein

Lesen Sie Ihre Unternehmensrichtlinie zu persönlichen Geräten, die Unternehmenseigentum enthalten – normalerweise als BYOD-Richtlinie bezeichnet.

Viele Unternehmen haben eine kleine Klausel, die besagt, dass Sie ihnen das Recht gewähren, auf jedes Gerät zuzugreifen, das Firmeneigentum enthält (z. B. ihre E-Mails) – und das gibt ihnen normalerweise auch das Recht, nicht nur ihre Daten, sondern auch Ihre persönlichen Daten und Daten Dritter zu erhalten auch am Gerät. Und diese Richtlinie kann es ihnen ermöglichen, das Gerät zu behalten, bis sie damit fertig sind, „es zu überprüfen“.

In diesen Fällen, in denen sie Ihnen erlauben, elektronisches Firmeneigentum zu behalten, ist dies kein Diebstahl, sondern eine offene Einladung an Ihre frühere Firma, zu kommen und sich zu nehmen, was sie wollen - insbesondere, wenn Sie und sie sich nicht im Guten trennen und sie finden Sie heraus, dass Sie ihre E-Mail haben.

interessant, habe gar nicht an diese Möglichkeit gedacht
Arbeits-E-Mails auf privaten Geräten archivieren [geschlossen]
AntwortenHierDatenschutz-Bestimmungen1y, 0v