Ist es eine gängige Geschäftspraxis, dass E-Mails von persönlichen Assistenten verwaltet werden?

Ich habe eine Anfrage per E-Mail an einen Partner in einer Marketingfirma gesendet. Ich erhielt eine standardisierte Routineantwort direkt von seiner E-Mail-Adresse. Es hatte seinen Namen in der E-Mail-Signatur.

Mein Name wurde in der E-Mail falsch geschrieben. Ich frage mich, ob er die Antwort selbst geschrieben hat oder ob es von seinem persönlichen Assistenten gemacht wurde. Es würde mir eine Vorstellung davon geben, wie ernst er meine E-Mail nahm.

Ist es gängige Geschäftspraxis, die E-Mails von persönlichen Assistenten verwalten zu lassen?

Fragen Sie nach der technischen Möglichkeit, dass jemand E-Mails im Namen einer anderen Person versendet? Oder die rechtlichen/ethischen Konsequenzen, wenn man sich als E-Mail eines anderen ausgibt? Oder das Potenzial, dass die PA dies im Rahmen ihrer Aufgaben tun könnte, mit Zustimmung des Partners?
" Können PAs antworten? " Es ist das, was die PA zu tun bekommen hat. Scheint ja.
@dwizum interessante Punkte. Nach allem fragen. Übrigens wusste ich nicht, dass eine Sekretärin E-Mails von Partner-E-Mail-Adresse direkt versenden kann!
Ich glaube, du liest da zu viel hinein. Eine Sache, die ich gesehen habe, ist, wenn "offiziell" aussehende E-Mails tatsächlich der Posteingang der Sekretärin sind. Das heißt, die echte E-Mail-Adresse des Partners kann anders und nicht öffentlich sein
Es ist durchaus möglich, dass mehrere Personen dieselbe „Von“-Adresse verwenden, mit Regeln und Whitelists, die steuern, wer welche Nachrichten sieht. Ist es technisch möglich? Ja. Ist es gängige Praxis? Etwas. Ist es heute für Ihre spezielle Nachricht passiert? Wir werden es wahrscheinlich nie erfahren (es sei denn, Sie fragen sie und sie sagen es Ihnen, was zweifelhaft ist).
Abstimmung zum Schließen als unternehmensspezifisch. Es gibt keine Möglichkeit, die Antwort darauf zu kennen. Die einzigen Personen, die die Antwort darauf kennen könnten , sind die Personen, mit denen Sie Kontakt aufnehmen möchten.
einverstanden, vtc. Aber für das OP - ja, die Antwort ist ja. Wenn es standardisiert wäre, könnte es auch nur eine automatisierte Antwort sein, was entmutigender sein kann oder kann.
Die meisten PAs verwalten die E-Mail-Konten ihres Chefs und erledigen die Dinge für sie/ihn. Im Allgemeinen gehört es zu ihren Pflichten, die Post nach Dingen zu sortieren, die der Chef erledigen muss, Dinge, die an seine direkten Untergebenen gesendet werden sollen, um sie zu erledigen oder um Informationen zu erhalten, und Dinge, die die PA erledigen soll, ohne den Chef zu stören. Wie umfassend diese Autorität ist, hängt vom Chef und der PA ab. Aber es macht wenig Sinn, einen Assistenten zu haben, wenn diese Person nicht helfen kann, die Arbeit zu erledigen.
Ich dachte nicht, dass dies eine Off-Topic-Frage ist. Viele Unternehmen haben persönliche Assistenten, die E-Mails für ihre leitenden Angestellten und andere "beschäftigte" Leute bearbeiten, und angesichts des ganzen Trubels um die gemeinsame Nutzung Ihres E-Mail-Kontos, insbesondere des offiziellen, ist es etwas kontraintuitiv, wenn Sie es zum ersten Mal hören. Ich weiß, dass es mich auch überrascht hat, als ich es das erste Mal gesehen habe.
@Sally Wie auch immer, um Ihre Frage zu beantworten, macht Mail-Manager-Software (wie Outlook) normalerweise deutlich, ob die Mail von einem PA gesendet wurde. Es wird so etwas wie „Von Sally101, gesendet von Masked Man“ oder „Von Masked Man, gesendet im Auftrag von Sally101“ angezeigt. Dies gilt jedoch nur, wenn die eigene E-Mail-Adresse des PA für den Zugriff auf das E-Mail-Konto des Seniors eingerichtet wurde. In diesem Fall muss der Senior sein Passwort nicht mit dem PA teilen. Einige Unternehmen gehen auch den "einfacheren" Weg und geben das Passwort des Seniors direkt an die PA weiter.
Ich rate auch davon ab, sich darüber aufzuregen, dass jemand Ihren Namen falsch geschrieben oder ausgesprochen hat. Im Laufe Ihrer Karriere wird Ihnen das mehrmals passieren. Ich arbeite jetzt seit einem Jahrzehnt mit Europäern und Amerikanern zusammen, und wie oft mein Name richtig ausgesprochen wurde, kann an einer Hand abgezählt werden. Menschen machen Fehler, normalerweise unbeabsichtigt, nehmen Sie Ihren Schritt und machen Sie weiter.
Je weiter oben in der Nahrungskette die Person steht, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie das anfängliche Screening und dann einen Teil der Antworten auf E-Mail-Anfragen delegiert, denke ich.

Antworten (4)

Obwohl es vielleicht nicht mehr so ​​​​üblich ist wie früher, ist es nicht ungewöhnlich, aber sicherlich in größeren Organisationen, in denen die Person sehr hochrangig ist und eine große Menge an Post erhält.

Wie in den Kommentaren von Masked Man hervorgehoben, wird dies je nach Einrichtung der E-Mail der Organisation manchmal ausdrücklich deutlich gemacht, dass die E-Mail von einem Delegierten gesendet wurde. Das Fehlen einer solchen ist keine gusseiserne Garantie dafür, dass dies der Fall war von der Person gesendet, deren Name darauf steht - ich habe Setups gesehen, bei denen sich die PA in das Webmail der Führungskraft eingeloggt und beispielsweise von dort aus Aktionen ausgeführt hat.

Obwohl ich verstehe, dass dies nicht genau das ist, was Sie gefragt haben, würde ich vorschlagen, dass Sie dies möglicherweise überdenken. Ein falsch geschriebener Name in einer E-Mail ist selten mehr als das, und der Versuch, etwas Bedeutendes darin zu lesen, ist nicht besonders nützlich, fürchte ich.

Ich stimme zu, mit einer Ausnahme. Es ist ziemlich üblich, dass ein Anwalt jemand anderen E-Mails lesen und beantworten lässt.
@Keltari: Ja, vieles hängt von der Unternehmenskultur ab. Bei Anwälten ist das durchaus üblich. Ich habe es auch in Nicht-IT-Unternehmen gesehen, wo der Eigentümer oder Chef sich mit Computern nicht wohl fühlt und E-Mails an jemand anderen delegiert.

Die gestellte Frage ist,

Ist es gängige Geschäftspraxis, die E-Mails von persönlichen Assistenten verwalten zu lassen?

Ja. Dies ist sowohl technisch möglich als auch üblich für öffentlich sichtbare Personen (CEOs, Partner usw.). innerhalb eines Unternehmens, um Hilfe von einem Verwaltungsassistenten oder PA zu erhalten, der E-Mails von der Öffentlichkeit beantwortet.

Die PA-Rolle ist in der Regel für das Filtern und Fokussieren verantwortlich: Sie hilft dem leitenden Mitarbeiter, den effektivsten Beitrag zu den relevantesten Themen/Problemen zu leisten. Ein Teil dieser Rolle besteht häufig darin, „einfachere“ Aufgaben als Vertreter des leitenden Mitarbeiters zu erledigen – Dinge wie das Öffnen von E-Mails, das Verwalten von Kalendern und das Beantworten grundlegender Fragen mit vorab genehmigten Nachrichten.

Aus technischer Sicht ist es in den meisten E-Mail-Systemen einfach, eine Delegation einzurichten: Der leitende Mitarbeiter gewährt dem PA Zugriff auf sein Postfach, um diese Rolle zu erfüllen. Die Nachrichten können immer noch von der Adresse des leitenden Angestellten stammen, und es gibt möglicherweise keinen Hinweis darauf, dass die PA die Nachricht gesendet hat. Dies ist das moderne Äquivalent zu einem Verwaltungsassistenten, der einen Brief abtippt und ihn entweder vom leitenden Angestellten unterschreiben lässt oder die Unterschrift mit einem Gummistempel abstempelt.

In weniger versierten Umgebungen kann dies durch Teilen des Passworts des leitenden Mitarbeiters erfolgen, obwohl dies nicht gerade die beste Vorgehensweise ist.

Du nimmst das viel zu persönlich.

Würden Sie sich wohler fühlen, wenn der Partner Ihre Mail in Eile auf seinem Handy beantwortet und auf seinen Touchscreen rutscht? Ein Rechtschreibfehler in einer E-Mail ist kein Weltuntergang. Und auch nicht die Verwendung einer Vorlage für E-Mails.

Es ist üblich. Völlig ungewöhnlich ist, dass PAs als Partner unterzeichnen. Ich glaube, so etwas ist mir noch nie untergekommen. Es ist normalerweise sehr klar, ob die E-Mail von einem PA beantwortet wurde, nicht von einem Manager/Partner/CEO. Ich glaube auch nicht, dass ein Manager/Partner/CEO seine PA-Unterzeichnung akzeptieren würde.

Aber du überdenkst es. Wahrscheinlich war er es, und ich verstehe nicht, warum Sie versuchen sollten, herauszufinden, ob er es war oder eine andere Person.

Ist es eine gängige Geschäftspraxis, dass E-Mails von persönlichen Assistenten verwaltet werden?
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