Ein Kind meiner Untergebenen ist verstorben, wie kann ich mein Team informieren?

Einer der Leute, die mir Bericht erstatten, hat am Wochenende seinen Sohn bei einem Unfall verloren. Sie hat viele Kollegen, die sich täglich auf sie verlassen. Sie ist so etwas wie eine Projektbesitzerin bei einem Projekt, das noch vor Thanksgiving live gehen soll.

Wir haben ein sehr eng verbundenes Team – einige von uns arbeiten seit fast einem Jahrzehnt zusammen. Sie hat mich gebeten, diejenigen im Team zu informieren, die es noch nicht wissen. Ich bin gerade etwas ratlos, wie ich das machen soll. Bisher fühlten sich meine beiden Versuche unpersönlich an. Beispiel:

Mannschaft,

Mit großer Trauer muss ich Ihnen mitteilen, dass [Mitarbeiter] ihren Sohn [Sohn des Mitarbeiters] am Wochenende bei einem tragischen Unfall verloren hat. [zusätzliche Trauernachricht mit Serviceinformationen]

[Was ist mit den verschiedenen Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters zu tun]

Aufrichtig,

USER_8675309

Wie kann ich meine Trauer über diese Situation vermitteln und gleichzeitig sicherstellen, dass die Arbeit in den nächsten zwei Wochen nicht zum Erliegen kommt – dieser Mitarbeiter ist einer meiner besten und zuverlässigsten.

Ich sehe nicht, was an dem, was du geschrieben hast, falsch sein soll.
Haben Sie bereits alle Informationen über die geplante(n) Trauerfeier(n) oder werden Sie später in der Woche eine zweite Mail versenden?
Die typische Formulierung "Es ist mit [tiefem Bedauern / großer Traurigkeit] dass ...", obwohl das eine ziemlich förmliche Formulierung ist.
Sind Sie sicher, dass eine E-Mail dafür am besten geeignet ist? Scheint so etwas wie "Hey Leute, Konferenzraum, 1:30. Bis dann" zu sein ...
@corsiKa jetzt zu spät, wäre vielleicht ein besserer Ansatz gewesen
Im letzten Absatz klingen Sie, als hätten Sie erwartet, dass der Mitarbeiter bald kommt. Obwohl es technisch nicht unmöglich ist, rate ich, die Situation ungefähr so ​​zu behandeln, als wäre sie schwer krank und es wäre unklar, wann sie zurückkehren würde. Was im Wesentlichen ähnlich ist. Ich kenne sie nicht, aber als Vater kann ich mir nichts Schlimmeres auf der Welt vorstellen, als mein Kind sterben zu lassen. Buchstäblich jeder andere Verlust wäre weniger verheerend. Dies ist die Art von Tragödie, die die Welt normalerweise bis ins Mark erschüttert – der Job ist wahrscheinlich das Unwichtigste, an das man denken muss.
Sind Sie sicher, dass die Person möchte, dass alle informiert werden? Seien Sie ansonsten sehr vorsichtig - dies sind vertrauliche Informationen, die Sie als Manager erhalten. Sie sind verpflichtet , diese vertraulich zu behandeln – sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
@DarkCygnus Bitte sehen Sie sich Ihre Zustimmung zur versuchten Änderung genauer an.
@scaaahu Hoppla, danke für den Hinweis, ich glaube, ich habe den entfernten Teil mit dem hinzugefügten verwechselt. Hatte geplant abzulehnen, da es nur ein Wort für den Anfang war, werde dies jetzt wahrscheinlich öfter tun (plus Side-by-Side-Ansicht verwenden). :)
@JanDoggen Bitte sehen Sie sich Ihre Zustimmung zur versuchten Änderung genauer an.
Obwohl es ein kleines Beileid ist, sollten Sie sich selbst auf die Schulter klopfen, weil Sie ein großartiger Manager sind. Die Menschlichkeit, die Sie in Ihrer Frage gezeigt haben, ist ziemlich aufschlussreich.
Ich stimme @Aganju zu - wenn ich eine persönliche Tragödie hätte, würde ich sie gerne privat halten und würde mich wirklich unwohl, vielleicht sogar wütend fühlen, wenn mein Chef sie öffentlich machen würde, ohne mich vorher zu konsultieren.
Erkundigen Sie sich zuerst bei Ihrem Mitarbeiter, aber gestatten Sie jedem, der an der Beerdigung teilnehmen möchte, bezahlte Arbeitszeit. Erwägen Sie, das Büro für den Gottesdienst zu schließen, wenn alle gehen möchten. Beteiligen Sie sich auch finanziell an den Kosten der Beerdigung, damit die Eltern nicht belastet werden.
Wenn Sie alle am selben Ort sind, ist es viel besser, diese Art von Nachrichten persönlich als per E-Mail zu übermitteln. Als vor einigen Jahren die Frau eines Kollegen starb, haben wir uns alle als Team getroffen und der Manager hat die Nachricht sehr menschlich übermittelt. Außerdem verrutschen meiner Meinung nach Fristen – da dies nicht nur die Schlüsselperson, sondern in geringerem Maße alle anderen betrifft.
@Criggie Diese Entscheidungen liegen außerhalb meiner Gehaltsklasse – vertrauen Sie darauf, dass unser Leistungspaket Klauseln für solche Dinge enthält
Sag nichts. Es geht Sie nichts an – sagen Sie Ihren Mitarbeitern, dass er in Urlaub ist. Wenn sie die E-Mail zur Information des Teams nicht versenden möchte, lassen Sie es
@scaaahu 'Kinder' ist hier richtig. „Eines ihrer Kinder “ ist absolut falsch. Sie können nicht etwas von einer einzigartigen Sache haben.
@Rob Ich denke, "Das Kind eines Untergebenen" ist besser als die aktuelle Version, weil wir nur wissen, dass das OP mehr als einen Untergebenen hat und wir nicht wissen, wie viele Kinder das Team des OP hat.

Antworten (5)

Senden Sie zuerst die E-Mail über den Verlust getrennt von allem über die Neuordnung von Aufgaben. Es sollte alle Informationen enthalten, die Sie über die Beerdigung oder den Besuch haben, oder sogar, ob es eine Wohltätigkeitsorganisation gibt, für die sie einen Beitrag leisten möchten, aber nichts über das Geschäft. Wenn Sie diese Details noch nicht haben, sagen Sie, dass Sie sie weitergeben werden, sobald Sie sie erhalten. Es muss nicht lang oder sehr emotional sein, aber es ist respektlos, in derselben Mitteilung über Geschäfte zu sprechen. Wenn es interne Personen gibt, mit denen sie normalerweise eng zusammenarbeitet und die nicht zu Ihrem Team gehören, schließen Sie sie bitte ein. Tun Sie dies so schnell wie möglich, es muss nicht perfekt sein.. (Meine Geliebte starb an einem Freitag und ich erhielt über das Wochenende keine Mitteilungen von irgendjemandem auf der Arbeit und ich war sehr verärgert, nur um am Dienstag herauszufinden, dass sie es eigentlich niemandem gesagt hatten, obwohl ich ausdrücklich darum gebeten hatte. Seien Sie also nicht dafür verantwortlich, noch mehr Schaden zu verursachen, indem Sie nicht schnell kommunizieren.)

Um die Arbeitsbelastung neu zu ordnen, richten Sie ein Meeting ein, um dies zu tun. Planen Sie in Ihrem Zeitplan auch Zeit ein, damit das Team an der Beerdigung teilnehmen kann. Es ist wichtig, dass Sie als ihr Vorgesetzter an der Beerdigung teilnehmen. Es ist hilfreich, wenn alle anderen es auch tun. Menschen, die möchten, dass Sie etwas über ihre Trauer wissen, ziehen es in der Regel vor, die Unterstützung von Menschen zu haben, mit denen sie zusammenarbeiten. Viele Büros schließen für die Beerdigung eines Kindes oder Ehepartners eines Mitarbeiters oder für die Beerdigung eines Mitarbeiters, weil die meisten Menschen das Bedürfnis haben, daran teilzunehmen.

Sie sollten auch allen Kunden (intern oder extern) eine E-Mail schreiben, die die Lieferung bis Thanksgiving erwarten oder die normalerweise täglich mit ihr zu tun haben. Tun Sie dies nach dem Meeting, um festzulegen, wer was tun wird, damit Sie ihnen mitteilen können, dass sich der Ansprechpartner geändert hat.

Als jemand, der seinen Lebenspartner verloren hat (was schrecklich ist, aber viele würden den Verlust eines Kindes als schlimmer ansehen), kann ich Ihnen sagen, dass es Monate dauern kann, bis sie wieder ihren gewohnten Leistungsstandard erreicht, selbst wenn sie zurückkommt. Erwarten Sie, dass sie mindestens ein Jahr lang Anzeichen von Trauer zeigt.

@HLGEM Würden Sie die externen Kunden über das Ausmaß der Tragödie informieren oder einfach darüber, dass sie einen Verlust erlitten haben?

Es würde davon abhängen, was die Person wollte und wie eng sie mit den externen Kunden zusammenarbeitet. Manchmal, sagen Sie einfach, hatten sie einen persönlichen Notfall. Als Karl starb, wurde den meisten meiner externen Kunden mitgeteilt, dass ich im Trauerurlaub sei und dass die Fristen beeinträchtigt würden. Einer fragte, ob ich hereinkommen und nur diese eine Sache erledigen könnte, und unser Kundenbetreuer (für den ich unendlich dankbar bin) sagte: "Welchen Teil des Trauerurlaubs haben Sie nicht bekommen?"

+1 und ich denke, es lohnt sich, auch in der E-Mail zu erkennen, dass es keine einfache oder gute Möglichkeit gibt, dies zu kommunizieren. Etwas wie „Team, es gibt wirklich keinen guten Weg, dies zu kommunizieren, aber …“ kann aus diesem Grund hilfreich sein.
@HLGEM Würden Sie die externen Kunden über das Ausmaß der Tragödie informieren oder einfach darüber, dass sie einen Verlust erlitten haben?
Es würde davon abhängen, was die Person wollte und wie eng sie mit den externen Kunden zusammenarbeitet. Manchmal, sagen Sie einfach, hatten sie einen persönlichen Notfall. Als Karl starb, wurde den meisten meiner externen Kunden mitgeteilt, dass ich im Trauerurlaub sei und dass die Fristen beeinträchtigt würden. Einer fragte, ob ich hereinkommen und nur diese eine Sache erledigen könnte, und unser Kundenbetreuer (für den ich unendlich dankbar bin) sagte: "Welchen Teil des Trauerurlaubs haben Sie nicht bekommen?"
@hlgem Ich denke, das braucht etwas weniger Richtwirkung und etwas mehr Nuancen. Ich persönlich würde mich unglaublich unglücklich und unwohl fühlen, wenn mein Teamleiter oder Teammitglieder an einer Beerdigung für meinen geliebten Menschen teilnehmen würden. Ich möchte, dass sie von dem Verlust wissen, hauptsächlich aufgrund der Tatsache, dass es sich um etwas handelt, das auftauchen wird.
@DRF, wenn Sie sich so fühlen würden, würden Sie wahrscheinlich die Bestattungsdetails nicht teilen, wie das OP erklärt hat, dass er darum gebeten wurde. Jemand, der die Details teilt, möchte, dass die Leute teilnehmen.
„Mindestens ein Jahr …“. Bei mir sind es siebeneinhalb, und ich muss immer noch mit den Tränen kämpfen, wenn bestimmte Auslöser hinzukommen
+1 für "Welchen Teil des Trauerurlaubs hast du nicht bekommen". Geben Sie dieses Gefühl jedem wieder, der es hören muss. Manchmal können sich die Leute nicht darüber im Klaren sein, dass einige persönliche Ereignisse Vorrang vor ihren geschäftlichen Bedürfnissen und Wünschen haben.
@DRF (und HLGEM) Ich würde sehr wenig in die hinterbliebene Person hineinlesen, die Ihnen von den Bestattungsarrangements erzählt. Diese Informationen könnten in einem Strom von Emotionen herausgekommen sein (sogar in einer E-Mail), sie könnten sich verpflichtet fühlen, es Ihnen zu sagen, sie könnten einfach die Unterstützung ihres Vorgesetzten wollen (und sie scheinen zu glauben, dass sie sich auf eine solche Unterstützung verlassen können), oder sie könnten jeden dort haben wollen. Manche Menschen werden, sobald sie ihre schlechten Nachrichten überbringen, sehr wahrscheinlich mehr teilen, als sie eigentlich wollten. Eine sanfte Frage im Zusammenhang mit „Gibt es irgendetwas, das wir tun können, um zu helfen?“ würde vernünftig erscheinen
+1 dazu, obwohl ich ein kurzes Teammeeting oder nur eine Versammlung im Arbeitsbereich abhalten würde, um die Leute persönlich zu benachrichtigen, bevor ich etwas per E-Mail weitergebe. Diese persönliche Note spricht Bände; und wenn etwas so Schreckliches es nicht wert ist, die Arbeit auch nur für diese paar Minuten zu unterbrechen, wie wenig muss ein solches Unternehmen dann seine Mitarbeiter beachten?
Guter Rat, um eine persönliche Ankündigung völlig losgelöst von der Geschäftslogistik zu machen. Es ist so offensichtlich ... schwer vorstellbar, dass irgendjemand diesbezüglich "taub" ist. Aber wir leben in einer Zeit, in der viel Tontaubheit herrscht. Ich war überrascht von dieser Frage und den Reaktionen.

Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass der Sohn von [Mitarbeiterin] am Wochenende unerwartet verstorben ist.

Informationen zur Beileidsbekundung werden später zur Verfügung gestellt.

Da [Angestellter] bis auf Weiteres Trauerurlaub nehmen wird, seien Sie bitte sensibel und kontaktieren Sie [Angestellter] nicht wegen arbeitsbezogener Angelegenheiten. [Ein anderer Mitarbeiter] wird alle Fragen zu [Projekten und Aufgaben des Mitarbeiters] bearbeiten und weitere Aufgaben werden erledigt, so dass [Mitarbeiter] zu diesem Zeitpunkt nicht belastet wird.

Dadurch werden mehrere Dinge erreicht:

  1. Setzt Grenzen. Die meisten Menschen wissen, dass sie die Arbeit mit jemandem, der trauert, nicht zur Sprache bringen sollten, aber leider glauben einige nicht oder glauben möglicherweise, dass ihr Problem ihre Aufmerksamkeit erfordert. Machen Sie deutlich, dass sie den Mitarbeiter nicht stören sollen, und Sie können dies bei Bedarf von Ihrem Verbindungsmann tun lassen, wenn der Mitarbeiter sich dafür entschieden hat, solche Fragen zu beantworten.
  2. Informiert die Mitarbeiter darüber, dass das Unternehmen später einige Informationen über Beileidsbekundungen/Bestattungsarrangements usw. bereitstellen wird, damit die Leute nicht jetzt anfangen, Fragen dazu zu stellen oder ihre Beileidsbekundungen als Antworten auf diese E-Mail zu senden, möglicherweise an eine große Mailingliste.
  3. Erörtert die Details nicht (möglicherweise möchten Sie sich eher an "enger Verwandter / Familienmitglied" halten, als dies anzugeben). Diese E-Mails können weiter als nötig gesehen werden, und daher sollten nur notwendige Informationen übermittelt werden, um die Privatsphäre zu wahren. Diejenigen, die dem Mitarbeiter nahe stehen, erfahren es über andere Kanäle, diejenigen, die es nicht sind, müssen es nicht wissen.
  4. Bietet einen einzigen Kontaktpunkt, der von diesem Punkt an andere anleiten kann. Sie möchten, dass die Mitarbeiter sofort aufhören, Mitarbeiter anzurufen, und der schnellste Weg besteht darin, nicht alle Zuweisungen vorzunehmen, sondern eine Zuweisung vorzunehmen, die dann andere umleiten kann, wenn die eigentlichen Zuweisungen vorgenommen werden.
  5. Lässt die Leute wissen, dass andere Aufgaben gemacht werden, dies ist eine unbestimmte Situation, und es wird erwartet, dass sie einen Teil der zusätzlichen Last übernehmen.
Stimme Punkt drei nicht zu. Wenn die betroffene Person Sie aufgefordert hat, den Mitarbeitern Einzelheiten mitzuteilen, tun Sie dies. Es ist sehr schwer, den Leuten diese Neuigkeiten immer wieder selbst zu erzählen, es entlastet Sie, wenn der Vorgesetzte die Informationen bereitstellt, und Sie müssen die unvermeidlichen Fragen nicht beantworten, wenn Sie zur Arbeit zurückkehren. Mein Arbeitsplatz ist meinen diesbezüglichen Wünschen zunächst nicht gefolgt, und es war die HÖLLE, als ich zurückkam, bis ich hineinging und die Personalabteilung zwang, das zu versenden, was sie Tage früher hätte versenden sollen.
@HLGEM Es tut mir leid für die Schwierigkeiten, die Ihnen dadurch entstanden sind. Danke für die Perspektive, das ist ein großartiger Punkt beim Verfassen dieser Art von Kommunikation!
Dies ist eine ausgezeichnete Antwort. Außerdem gehen Menschen unterschiedlich mit Verlust und Trauer um. Ich hatte Kollegen, die sich einen Tag frei genommen haben, nachdem ein Elternteil auf tragische Weise gestorben war – ganz anders als beim Verlust eines Kindes, aber sie waren danach sehr nahe daran, ihr normales Selbst zu sein. Sie unterdrückten nichts, sie hatten einfach außergewöhnliche Bewältigungs- und emotionale Selbstfürsorgefähigkeiten, zusätzlich zu dem Unterstützungsnetzwerk. Einige Leute können also vielleicht oder ziehen es sogar vor, ein bisschen zu arbeiten. Das erleichtert die Übergabe, sowie die Rückgabe danach. Die Trauer dient den Lebenden, nicht den Toten.

Diese Dinge sind nicht einfach zu schreiben. Der Ton hängt normalerweise von der Art der Beziehungen zwischen Ihnen, Ihrem Team und der Person ab, die verloren gegangen ist oder einen Verlust erlitten hat. Es spielt auch eine Rolle, wie eng das Büro ist. Glücklicherweise ist es für eine anfängliche Ankündigungsmail wie diese in Ordnung, einer allgemeinen Formel zu folgen und sich kurz zu fassen.

Für diese Dinge gibt es ein allgemeines Skript, das befolgt werden muss:

  • Bedauern ausdrücken,
  • Teilen Sie nur die Details mit, um deren Mitteilung der Mitarbeiter oder seine Familie Sie gebeten hat
  • Informationen über geplante Bestattungsdienste bereitstellen und
    • Erwähnen Sie es, wenn Mitarbeiter den Gottesdienst während der Arbeitszeit besuchen können, wenn er während eines Arbeitstages stattfindet, was eine große Freundlichkeit wäre
  • Informieren Sie ggf. darüber, wie die Arbeit des Mitarbeiters kurzfristig abgedeckt wird

Letzteres sollten Sie in den meisten Fällen in dieser E-Mail nicht tun. Von einer so schweren Ankündigung direkt zu etwas wie „ Jack wird Projekt X und Y übernehmen, Jill wird Unterstützung für das kommende Event A leisten und andere Fragen können an mich gerichtet werden “ zu springen, kann riskieren, gefühllos zu wirken. Stattdessen möchte ich eine Art Erwähnung darüber machen, wie Sie/das Management prüfen werden, wie diese Person abgedeckt werden kann, und dass solche Vorkehrungen später mitgeteilt werden. Erwähnen Sie, dass sich jeder mit Bedenken oder Fragen an Sie wenden kann.

Nach diesem grundlegenden Skript könnten Sie weiter ins Detail gehen oder zusätzliche Trauerworte äußern, aber diese sind nicht erforderlich und würden normalerweise, aber nicht immer, dem Tod eines Mitarbeiters vorbehalten sein und nicht einem Mitarbeiter, der einen persönlichen Verlust erleidet. Dies ist jedoch sehr kulturabhängig, und jeder, der mit dieser Situation konfrontiert ist, muss einfach persönlich beurteilen, was angemessen oder erforderlich ist.

Wenn Sie ein sehr engmaschiges Büro haben, das von einem einzigen Standort aus arbeitet, ist es wohl besser, eine Mitarbeiterversammlung einzuberufen, um diese Neuigkeiten bekannt zu geben, anstatt dies per E-Mail zu tun. Aber Sie müssen die Details des Dienstes so oder so per E-Mail versenden.

+1 für den Hinweis, dass dies nach Möglichkeit besser persönlich erfolgt (z. B. Team am selben Ort). Ob dies machbar / angemessen ist, hängt stark von der Größe und Dynamik eines bestimmten Teams ab, aber es scheint im Fall von OP angemessen zu sein. Vielleicht ein Räuspern und eine kurze Durchsage mitten im Arbeitsbereich, oder um jeden Schreibtisch herumgehen und jede Person leise darauf aufmerksam machen. Eine Besprechung einzuberufen oder gar in einen Besprechungsraum zu gehen, wäre wahrscheinlich zu förmlich und würde die anderen Mitarbeiter unter Druck setzen, unverzüglich und öffentlich auf unerwartete Neuigkeiten zu reagieren.
Ich würde es vermeiden, die Arbeitspflichten mit der Traueranzeige zu vermischen, allenfalls würde ich sagen, dass ich mich zu gegebener Zeit arrangieren werde und mich bei dringenden Angelegenheiten direkt an mich wenden werde.

Versuchen Sie nicht, Emotionen in die E-Mail zu injizieren. Seien Sie einfach sensibel für die Privatsphäre der Familie und übermitteln Sie gerade genug Fakten, um dem Unternehmen die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um voranzukommen. Es sind keine Details erforderlich oder hilfreich, die über den Grund hinausgehen, den Sie hier angegeben haben.

Denken Sie daran, dass Ihr Teammitglied aus seinem Trauerurlaub zurückkommt und irgendwann das Memo lesen wird. Gehen Sie also professionell damit um, aber sagen Sie nicht mehr als unbedingt erforderlich. Geben Sie in der E-Mail keine Anweisungen, wie mit ihr umgegangen werden soll. Lassen Sie die Teams sich darum kümmern und versuchen Sie, durchzuhumpeln, während sie mit dem Verlust ihres Sohnes fertig wird.

Denken Sie daran, dass Sie mit Fachleuten zusammenarbeiten und ihnen vertrauen, dass sie mit der Abwesenheit genauso umgehen, wie sie es tun würden, wenn sie krank wäre. Die Leute sind im Allgemeinen wirklich großartig darin, die Lücke zu schließen, wenn ein enger Mitarbeiter eine Tragödie erleidet.

Alle anderen Antworten hatten gute Punkte, aber sie wirkten etwas zu unpersönlich. Lassen Sie uns etwas Menschlichkeit in die Post spritzen.

Teile dies mit ihnen und ihr:

Ich bin gerade etwas ratlos ... Die meisten von uns kennen sich seit fast einem Jahrzehnt, und ich sehe keine gute Möglichkeit, Ihnen diese Tatsache mitzuteilen, aber der Sohn von [Mitarbeiter X], [Name des Verstorbenen einfügen Sohn], ist gerade gestorben. Es ist mein Wunsch, dass wir als eingespieltes Team, das wir geworden sind, in dieser Stunde extremer Not unseren Kollegen [X] unterstützen können.

Folgen Sie dann allen anderen Antworten auf Ihre Frage.

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