Ein leitender Mitarbeiter meines Teams hat meine E-Mail als Bestellung verstanden und nicht gemocht

Ich bin mit Teilen der anderen Antworten nicht einverstanden.

Ihre Nachricht ist unklar .

Dinge wie Wir brauchen Ihre Hilfe in diesem Bereich, um doppelt zu bestätigen, dass alles bereit ist, sind sehr vage. Was fragst / sagst du? Ihr Kollege muss nun raten, was Sie meinen, und wird nach seiner eigenen Interpretation Ihres Textes antworten (das ist, was Menschen tun).

Sie sollten in Ihrer Kommunikation klarer werden. Seien Sie konkret in Ihren Anfragen.

Den meisten Antworten kann ich teilweise zustimmen. Ich finde die Botschaft unklar, aber ich glaube nicht, dass das hier das Hauptproblem ist. Auch wenn Sie die Aufgaben klar formuliert hätten, ist es die Formulierung, die mich am meisten wundert.

Was mir sofort aufgefallen ist, ist, dass Sie nie etwas gefragt, sondern nur Dinge gesagt haben .

Wenn ich Ihre Nachricht kurz umformulieren sollte:

• Sie wurden gebeten, die Projektabwicklung zu organisieren.
• Sie müssen doppelt bestätigen, dass alles bereit ist.
• Sie können [Personen] bei Bedarf einbeziehen.

"We need you to" ist so ziemlich das Höflichste in Ihrer Nachricht, aber es kann sehr leicht als "you need to" interpretiert werden (weshalb ich dies in meiner knappen Zusammenfassung getan habe).

Um Ihre Botschaft noch weiter zu vereinfachen, lautet die Kernbotschaft hier:

John, mach die Arbeit, um die du gebeten wurdest. Bitte um Hilfe, wenn du sie brauchst.

Auf den ersten Blick ist Ihre Nachricht eine Nachricht, die ein Chef an seinen Untergebenen sendet. Es bedeutet, dass sie arbeiten müssen und sich nicht einmal die Mühe machen zu fragen , ob sie Zeit dafür haben oder ob es getan werden kann.

Höflichkeit dreht sich im Allgemeinen darum, zu fragen, anstatt etwas zu sagen, einfach um zu vermeiden, dass man etwas befiehlt . Fragen Sie John, ob er helfen kann und ob er dies bald tun kann. Ein einfaches Beispiel:

John, bist du derjenige, der an der [Projekt-]Lieferung arbeitet? Ich versuche noch einmal zu bestätigen, dass alles bereit ist. Können Sie mir sagen, ob dies der Fall ist? Wenn nicht, haben Sie eine Idee, wann wir bereit sein können? Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder anderweitig blockiert sind, können Sie mit [Name des Scrum-Masters], [Name des Stakeholders] oder [Namen der einzelnen Entwickler] sprechen.

Meine Version ist möglicherweise nicht vollständig auf Ihren Fall anwendbar (ich kenne Ihre genaue Umgebung nicht), aber es sollte klar sein, dass dies höflicher ist, als trocken zu behaupten, dass John die ihm zugewiesene Arbeit erledigen muss.

Haftungsausschluss
Hier gelten kulturelle Unterschiede. In einigen Kulturen kann es akzeptabel oder sogar üblich sein, Dinge so zu formulieren, wie Sie es getan haben. Ich betrachte dies aus westeuropäischer Sicht, wo höfliche Kommunikation eine allgemeine Erwartung zwischen Mitarbeitern ist, unabhängig von ihrer relativen Position in der Befehlskette.

Betrachten Sie dies aus seiner Sicht. Er ist ein neues Mitglied eines Teams. Einige Tage vor der geplanten Lieferung eines Projekts, an dem er nicht gearbeitet hat , senden Sie eine Nachricht, dass die Bereitstellung dieses Projekts nun in seiner Verantwortung liegt. Und Sie senden es öffentlich, ohne ihn zu warnen. Was es noch schlimmer macht, ist, dass die Bemerkung über „Druck von oben“ so klingt, als ob dieses Projekt in Schwierigkeiten steckt.

Natürlich ist er wütend. Im Grunde hast du ihn unter den Bus geworfen: "Hey Neuer, hier ist ein fast abgeschlossenes Projekt, an dem du nicht gearbeitet hast und von dem du nichts weißt, du bist für seinen Erfolg verantwortlich".

Das ist mir in deinem Beitrag aufgefallen

Es wurde vereinbart, dass er ähnliche Projekte übernehmen wird

aber dann in Ihrer Nachricht, die geändert wird

John, laut meinem Gespräch mit Chris hat er Sie gebeten, die Projektabwicklung für [Name des kleinen Projekts] zu organisieren.

Sie lassen es also so klingen, als würden Sie nur etwas bestätigen, dem er bereits zugestimmt hat, obwohl er in Wirklichkeit nichts Derartiges getan hat.

Die Kombination, ihm in letzter Minute die Verantwortung für etwas zu übertragen und es so klingen zu lassen, als hätte er bereits zugestimmt, wird ihn natürlich wütend machen. Der wahrscheinlich reibungsloseste Weg zur Wiederherstellung ist eine weitere E-Mail, in der klargestellt wird, dass Sie immer noch für die Projektbereitschaft verantwortlich sind, aber Sie möchten, dass er Ihnen hilft, Informationen sammelt usw., um sich auf den neuesten Stand der Projektentwicklung zu bringen.

Dem individuellen Gespräch stimme ich zu 100% zu.

John, laut meinem Gespräch mit Chris hat er Sie gebeten, die Projektabwicklung für [Name des kleinen Projekts] in die Hand zu nehmen, und wir brauchen Ihre Hilfe in diesem Bereich, um doppelt zu bestätigen, dass alles bereit ist.

Dieser Satz kann dahingehend interpretiert werden, dass John um etwas gebeten wurde und es nicht tat. Es ist grenzwertig passiv-aggressiv. Die (mögliche) Implikation eines Fehlers von Johns Seite wird dadurch verschärft, dass Sie andere Personen in die Nachricht kopiert haben.

Ich empfehle wirklich, Kritik persönlich zu äußern. In diesem Fall lässt die unpersönliche Natur der E-Mail Ihre Nachricht härter erscheinen, als sie beabsichtigt war.

Ich finde, er hat tatsächlich sehr gut reagiert und in einem entsprechenden Forum ein gutes Feedback gegeben. Ich könnte mir definitiv ein Szenario vorstellen, in dem er auf ähnliche Weise auf Ihre E-Mail geantwortet und viel mehr Menschen unglücklich gemacht hat (indem er andere öffentlich beschuldigt).

Für mich ist die kopierte Textpassage ok.

Es wäre nicht in Ordnung, wenn Sie nur das schreiben und es an den neuen Kollegen senden und alle anderen in CC setzen. Aber wenn es eine E-Mail zur allgemeinen Projektorganisation ist und andere Informationen enthält, die sich an alle richten, ist es in Ordnung.

Ich denke, das Problem hier war jedoch, dass er neu war und möglicherweise nicht einmal die Personen kennt, die Sie in der E-Mail aufgeführt haben. Vielleicht versteht er das Projekt auch nicht. Neue Leute brauchen ein bisschen Coaching.

Andererseits war seine Reaktion viel, viel falscher als Ihre E-Mail. Er hätte Sie bitten sollen, das Projekt mit Ihnen zu besprechen, anstatt Sie für das zu kritisieren, was Sie geschrieben haben. In einer stressigen Umgebung kurz vor Lieferterminen ist es schwer zu erwarten, dass Menschen jeden Satz, den sie aussprechen, zweimal analysieren. Ganz zu schweigen davon, dass man als Vorgesetzter etwas mehr Entscheidungsspielraum hat, wie man kommuniziert.

Ich schickte dies ein paar Stunden vor Beginn des Arbeitstages, und als ich im Büro ankam, bat er um ein Gespräch mit mir und sagte mir, dass ich keine öffentlichen Aufträge erteilen solle, sondern ein individuelles Gespräch mit ihm führen müsse, um diese Arbeit zu vereinbaren .

Vielleicht verstehe ich Ihre Frage falsch, aber vor dem obigen Zitat sagten Sie:

Da wir noch ein paar Tage Zeit hatten, bis das kleine Projekt geliefert werden musste, habe ich eine E-Mail an unsere Entwickler gesendet und nach dem individuellen Status gefragt, außerdem habe ich in dieser E-Mail Folgendes an unseren neuen Mitarbeiter geschrieben:

Es hört sich so an, als würde sich John darüber beschweren, dass Sie ihm ÖFFENTLICH einen Auftrag geschickt haben, da jetzt jeder in den TO-, CC- und BCC-Leitungen weiß, dass er das Projekt übernehmen soll. Was John Ihnen zu sagen versucht, ist, dass es dadurch alle verdammt verwirren wird, da angenommen wird, dass er das Projekt übernommen hat, aber möglicherweise nicht bereit dafür ist (vorherige Projektverpflichtungen usw.).

John hat also Recht, dass Sie zuerst mit ihm hätten sprechen sollen. Wie auch immer Sie der Chef sind, Sie können es John schlecht sagen, denn er wurde für diese Rolle eingestellt und jetzt soll er das tun. Aber erwarte nicht, dass John danach noch lange herumhängt.

Wie das hätte gehen sollen

Im Idealfall hätte es mit einer individuellen E-Mail an John begonnen (und zugegeben, ich würde mich fragen, ob diese Formulierung schon damals völlig angemessen war, aber zumindest hätten Sie und John Raum gehabt, um privat in einem mehr darüber hin und her zu gehen entspannt, da John nicht das Gefühl hätte, vor der gesamten Gruppe torpediert zu werden):

John, laut meinem Gespräch mit Chris hat er Sie gebeten, die Projektabwicklung für [Name des kleinen Projekts] in die Hand zu nehmen, und wir brauchen Ihre Hilfe in diesem Bereich, um doppelt zu bestätigen, dass alles bereit ist. Sie können mit unserem [Name des Scrum-Musters] und unserem Unternehmen [Name des Interessenvertreters] an organisatorischen Details arbeiten und den individuellen Entwicklungsstatus mit [Namen der einzelnen Entwickler] überprüfen.

Nach einer Antwort von John die Aufnahme in die Gruppen-E-Mail:

John wird die Projektabwicklung für [Name des kleinen Projekts] organisieren.

Höchstens hätte man zusätzlich so etwas sagen können wie:

Da er dafür kalt gestellt wird, da er bisher nicht an diesem Projekt beteiligt war, priorisieren Sie bitte alle Anfragen von ihm.

Oder etwas Ähnliches, das es der Gruppe auferlegt, entsprechend den Erwartungen und der Situation zu handeln, indem sie John so hereinbringt, und nicht auf John einzeln, und dabei nicht negativ über John spricht (vermeidet zu implizieren, dass er "nicht wach" ist zu beschleunigen" oder ähnliches, indem Sie keine verwandte Sprache verwenden). Persönlich würde ich nicht einmal so weit gehen und stattdessen verwandte Mitglieder einzeln kontaktieren, um zu erfahren, wie Sie John in letzter Minute zu dieser Erkältung bringen und wie Sie ihm helfen, damit umzugehen, wenn er es braucht, anstatt es einzuwerfen eine gruppenweite E-Mail.

Die Probleme im Voraus, die ich hier sehe, sind, wie dies ursprünglich gemacht wurde

Anstatt als Leiter /Koordinator einer flachen Struktur zu fungieren, wirkten Sie sehr leicht so, als ob Sie nicht nur als Johns Manager fungieren , sondern auch sehr leicht als effektiv passiv aggressiv rüberkommen könnten, indem Sie ihn tadeln , weil er seinen Job nicht macht, laut " In meinem Gespräch mit Chris hat er Sie gebeten, die Projektabwicklung für [Name des kleinen Projekts] in die Hand zu nehmen, und wir brauchen Ihre Hilfe in diesem Bereich". In einer öffentlichen E-Mail vor der gesamten Gruppe.

Es gibt Grade, in denen der Leiter selbst in einer flachen Struktur eine gewisse harte Richtung vorgeben muss, die leicht als Befehle bezeichnet werden kann. Ich werde nicht die Vor- und Nachteile von flachen Strukturen diskutieren. Persönlich macht es mir nichts aus, wenn ein Teamkollege auf der gleichen Ebene sagt, was er von mir braucht, um ein Projekt abzuschließen, aber ich habe das Gefühl, dass dies leicht zu Missverständnissen führt, anstatt Dinge durch einen klaren Vorgesetzten leiten zu können.

Außerdem bin ich ehrlich gesagt verwirrt. In Ihrer redigierten E-Mail behaupten Sie, er sei gebeten worden, die Projektabwicklung dieses speziellen Projekts zu organisieren. Im Text Ihrer Frage sagen Sie einfach, dass während seines Einstellungsverfahrens erklärt wurde, dass er an der Projektabwicklung ähnlicher " kleiner Projekte" beteiligt sein würde, nicht speziell an diesem Projekt:

aber während seines Interviews mit meinem Manager, bevor er eingestellt wurde, wurde vereinbart, dass er ähnliche Projekte übernehmen wird

Wenn John sich dieses Projekts nicht bereits bewusst war (und nach Ihrer eigenen Frage war er sicherlich vorher nicht daran beteiligt) und sich seiner erwarteten Beteiligung daran bewusst war, dann wirkt dies wirklich bestenfalls nur als Fallenlassen es auf seinem Schoß, als hätte man von ihm erwartet, schon alles im Griff zu haben… vor der ganzen Gruppe. Ich werde nicht sagen, dass es höchst unangemessen ist, aber es ist sehr leicht zu sehen, wie jemand überrascht werden könnte und es dann sehr schlecht aufnimmt, und ich kann eine solche Reaktion nicht wirklich bemängeln.

Im schlimmsten Fall wirkt dies so, als würde er ihn auf die Matte rufen, weil er nicht getan hat, was Chris verlangt hat, was in einer Gruppen-E-Mail höchst unangemessen wäre .

Vor allem angesichts der Tatsache, dass Sie gerade jemanden mit „noch ein paar Tagen“ bei der Lieferung hinzugezogen und ihn gebeten haben, die Projektabwicklung zu organisieren. Je nachdem, was mit der Durchführung dieses Projekts zu tun hat, könnte sich dies leicht so anfühlen, als würde man auf sehr negative Weise überrumpelt, und es wäre leicht zu hinterfragen, welche Absicht dahinter steckte, wie Sie es in einer so schwierigen Situation angegangen sind.

Dies in Zukunft vermeiden

Verwenden Sie keine Gruppen-E-Mails, um Personen aufzufordern, Rollen bei bestimmten Projekten zu übernehmen, selbst wenn Sie der Meinung sind, dass sie bereits gebeten/beauftragt wurden, diese Rolle für Projekte zu übernehmen, die in diesen Bereich passen . Diskutieren Sie es einzeln, besprechen Sie die Besonderheiten, die diese Person betreffen, und erklären Sie dann der Gruppe, dass die betreffende Person diese Rolle für das Projekt übernimmt . Sagen Sie niemandem in einer Gruppen-E-Mail, was er tun soll, erklären Sie in der Gruppen-E-Mail, was passieren wird, wo es die Gruppe betrifft. Diese Unterscheidung mag subtil erscheinen, aber sie ist dennoch von Bedeutung, da sie darüber informiert, was Sie sagen, wie Sie es formulieren und was Sie auslassen. An diesem Punkt, selbst in Bezug auf die Koordination, musste jeder wissen, dass John die Projektabwicklung organisiert.

In gewisser Weise implizieren Sie auch, dass John nicht weiß, wie man etwas macht, von dem Sie gerade gesagt haben, dass es mit dem letzten Satz als Teil seiner Arbeit angesehen wird.Gehen Sie immer öffentlich von der Kompetenz anderer aus, insbesondere wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe senden: Es ist nicht der richtige Ort, um einer Person effektiv zu erklären, wie man etwas tut. Mir ist klar, dass Sie es wahrscheinlich als eine Art Einführung für die beteiligten Personen gemeint haben, aber vermutlich arbeitet John jetzt seit einigen Wochen mit diesen Personen zusammen, wenn auch nicht an dem angegebenen Projekt, und hat genug Onboarding, um nachschlagen zu können die Projektdetails und finde heraus, mit wem er selbst sprechen muss. Wenn das nicht klappt, lass ihn mit Fragen zu dir kommen. In einer individuellen E-Mail wäre das nicht so schlimm, aber ich kann sehen, wo sich einige Leute verlegen fühlen würden (und es geht nicht darum, ob sie damit richtig oder falsch liegen: Es geht darum, ein völlig unnötiges zu vermeidenund leicht zu erwartender Spannungspunkt), wobei dies in einer Gruppen-E-Mail vor allen anderen zusammengefasst wird.

Zu einer guten Führungskraft gehört es, dafür zu sorgen, dass die Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie von Ihnen dazu gebracht werden, voreinander gut auszusehen

… und ich habe das Gefühl, dass Sie John hier zumindest nach und nach in mehrfacher Hinsicht im Stich gelassen haben. Dies ist besonders wichtig bei neuen Mitarbeitern, die versuchen, sich in die Gruppe einzufügen und noch daran arbeiten, sich zu etablieren. Dies folgt im Allgemeinen aus dem Konzept des Lobes in der Öffentlichkeit und der Kritik/Kritik/Zurechtweisung im privaten Bereich.

Im Zweifel? Gehen Sie einfach auf die Seite, die Kommunikation – oder zumindest alles, was über das Nötigste hinausgeht – privat zu halten. Es trägt auch dazu bei, die öffentlichen Kommunikationskanäle sauberer zu halten. Mir ist klar, dass ein Konzept von Agile, einschließlich Scrum, darin besteht, sich dessen bewusst zu sein (oder sich zumindest bewusst zu sein, wenn es darauf ankommt), aber eine Seite davon besteht darin, Ihr gesamtes Scrum-Team nicht mit irrelevanten Details zu überladen verhindern, dass es tatsächlich agil ist. Jeder würde Ihnen sagen: Mein Schreibstil könnte als wortreich, sogar geschwätzig beschrieben werden (nein, wirklich?). Aber es gibt eine Zeit für Kürze, und vieles, was Agile tatsächlich agil macht , hängt davon ab, es angemessen zu üben und darauf zu vertrauen, dass die Leute sich zu Wort melden oder fragen, ob sie mehr brauchen, anstatt Dinge wie Mikromanagement zu tun.

In meiner Lektüre dazu glaube ich nicht, dass Sie hier auf funktionaler Teamebene etwas wirklich falsch gemacht haben. Möglicherweise haben Sie jedoch einige Annahmen zur Rampenzeit getroffen, die für die neue Person erforderlich ist.

Es ist sehr üblich, dass sich Leute unwohl dabei fühlen, die Verantwortung für etwas zu übernehmen, bis sie das Gefühl haben, dass sie Zeit hatten, sich mit Produkten, Prozessen und Verfahren vertraut zu machen. Ihre Formulierung kommt so rüber, dass die Person voll und ganz bereit ist, sich zu engagieren.

Es sieht so aus, als hätten Sie eine E-Mail an die gesamte Gruppe gesendet und diese Person in dem von Ihnen zitierten Teil öffentlich hervorgehoben. Das ist wahrscheinlich der Grund, warum dieser Mitarbeiter verärgert war. Wenn Sie in Zukunft etwas mit einem bestimmten Mitarbeiter besprechen müssen, kopieren Sie nicht den Rest des Teams.

Es scheint, dass Ihr neues Mitglied sensibel ist, wenn Sie Anfragen an ihn stellen und implizite oder mehrdeutige Befehle als Befehle interpretieren, was beim Schreiben häufig vorkommt.

Wenn Sie mit Menschen arbeiten, die leicht defensiv werden können, ist es wichtig, dass Sie versuchen, Ihre schriftliche Sprache so klar wie möglich zu machen. Ein erster Tipp ist, bei Anfragen unpersönliche Formulierungen zu vermeiden:

John, Chris fragte, ob Sie die Verantwortung für die Organisation der Projektabwicklung des [Name des kleinen Projekts] übernehmen könnten. Wir möchten, dass Sie bestätigen, dass alles bereit ist.

Und noch besser:

John, kannst du bitte die Projektabwicklung von [Name des kleinen Projekts] übernehmen und dafür sorgen, dass alles bereit ist?

Dies ist eine geringfügige Änderung, aber es ist ein wirklich viel besseres Fenster für ihn, abzulehnen, wenn er direkt gefragt wird, als wenn ihm gesagt wird: "Das ist es, was getan werden muss".

Außerdem sollten Sie, wie sf02 vorgeschlagen hat, diese Anfrage privat an ihn senden.

Ich glaube nicht, dass irgendetwas an dem, was Sie gesagt haben, oder an den Worten, mit denen Sie es gesagt haben, notwendigerweise falsch ist.

Ich denke, das Problem ist, dass Sie diese für ihn bestimmten Anweisungen an das gesamte Team gesendet haben. Es wäre wahrscheinlich reibungsloser gelaufen, wenn Sie diesen Absatz in einer E-Mail direkt an ihn und nur an ihn gesendet hätten. Oder noch besser, zu ihm gegangen, um mit ihm darüber zu sprechen. Da er persönlich mit Ihnen chatten wollte, bevorzugt er wahrscheinlich die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.

Das Einfügen von Wegbeschreibungen für jemanden in eine E-Mail, die an mehrere Personen gesendet wird, ist sehr nervig, weil

1. Es impliziert, dass Sie ihm nicht vertrauen, etwas zu tun, über das Sie privat sprechen – Sie müssen andere wissen lassen und ihn dafür zur Rechenschaft ziehen

2. Es kommt als riesiges „CYA“-Ding daher, dass jeder weiß, dass du ihn geleitet hast und jetzt, wo sie wissen, dass du angeblich deinen Teil getan hast und das nicht in deinen Händen liegt

3. Um zu Punkt 1 zu passen, die Tatsache, dass dies an eine Gruppe von Leuten gesendet wird, die keinen Kontext haben, die Art und Weise, wie Sie sagen, dass Chris anderen den Eindruck vermitteln könnte, dass John bereits asked you to take ownershipAnweisungen erhalten hat, etwas zu tun, und diese E-Mail ist eine Möglichkeit, ihn dafür zu begeistern, dass er es noch nicht getan hat, also lass mich dir vor allen sagen, dass du Druck auf dich ausüben sollst, damit anzufangen.