Für welche Reisekosten sollte ich eine Erstattung beantragen?

Mein Arbeitgeber schickt mich für 3-6 Wochen auf die Philippinen. Ich habe das Mitarbeiterhandbuch überprüft und es steht dort nicht wirklich etwas über Reisekosten, also muss ich mit meinem Chef über Einzelheiten sprechen und sicherstellen, dass ich alle meine Grundlagen abgedeckt habe.

Welche Fragen sollte ich stellen, um sicherzustellen, dass ich am Ende keine unnötigen Auslagen habe? zB Ist es sinnvoll, ein Stipendium für Kost und Logis zu verlangen? Soll ich meinen Reisepass bezahlen, auch wenn ich ihn nie wieder benutzen werde? Für welche anderen Artikel sollte ich erwägen, eine Erstattung zu beantragen?

... Ihren Chef fragen?
Das ist, was ich frage. Was soll ich ihn fragen, damit ich alle meine Grundlagen abgedeckt habe? Er ist ein richtiger Streber. Zum Beispiel wurde mir gesagt, dass ich für meinen Pass bezahlen soll, obwohl ich ihn nie wieder benutzen werde. Ich denke, dass es unvernünftig ist. Ich will wissen, was ich sonst noch fragen soll, damit ich im Nachhinein nicht wieder überrumpelt werde.
@Tag Ein Reisepass ist eine ziemlich nützliche Sache, auch wenn Sie nicht vorhaben, Ihr Land zu verlassen. Es ist die maßgeblichste Form der Identifikation, die man haben kann. Ich habe noch nie von einem Arbeitgeber gehört, der für einen Reisepass bezahlt, und Sie würden wahrscheinlich sowieso einen haben wollen.
Deckt Ihr Arbeitgeber K&R? Wollen Sie mit den Kidnappern ein enges Feilschen?
@maple_shaft Das wusste ich nicht. Ich dachte, es wäre nur für Reisezwecke nützlich. Danke für die Information.
@Tag In den USA können Arbeitgeber Ihren Reisepass verwenden, um Sie schnell zu identifizieren und Steuerformulare auszufüllen, anstatt überall einen Führerschein und eine SS-Karte mit sich herumzutragen.
Der Versuch, Ihren Ausweis zu ersetzen, wenn er verloren geht/gestohlen wird, ist schwierig; Ein alternativer, von der Regierung ausgestellter Lichtbildausweis macht es viel einfacher. Auch eine Überlegung wert ist, dass, wenn es jemals die Möglichkeit gibt, dass Sie kurzfristig oder ohne Vorankündigung ins Ausland gehen müssen, die sehr beschleunigten Routen, um einen Pass zu bekommen, viel teurer sind als die normale langsame Option. In beiden Fällen ist der Besitz eines Reisepasses im Voraus eine nützliche Strategie zur Risikominderung.
@maple_shaft In allen Fällen, die ich kenne, einschließlich mir selbst, hat der Arbeitgeber die Passantragsgebühr bezahlt. In einem besonderen Fall musste das Unternehmen auf dringenden Kundenwunsch hin einen Mitarbeiter ins Ausland schicken. Das Unternehmen zahlte eine sehr teure Bearbeitungsgebühr für den Expresspass. Der Grund für die Unterstreichung ist einfach, dies sind Geschäftsausgaben.
@PaulBrown Internationale Geschäftsreisen sind am Arbeitsplatz üblich. Warum ist diese Frage geschlossen, weil sie zu lokalisiert ist?
+1 Stimme für die Wiedereröffnung - einige Antworten sind sehr US-zentriert, aber die allgemeine Frage ist vernünftig.
@Tag Vergessen Sie nicht, dass Sie ein Visum bei der philippinischen Regierung beantragen müssen. Siehe diesen Link
@scaahu: Nach meiner Erfahrung (ich habe dieses Problem nur bei der Arbeit für sehr große Unternehmen gesehen) ist die Erfahrung von maple_shaft die Norm. Das Unternehmen zahlt für die Beschleunigung des Reisepasses, aber nicht für den Reisepass selbst. Ich bin kein Buchhalter, aber ich wette, es hat etwas mit den IRS-Vorschriften darüber zu tun, was das Unternehmen legal als Geschäftsausgaben abziehen kann oder nicht.
@scaaahu: Deine Erfahrung ist meiner entgegengesetzt; Viele Leute, mit denen ich arbeite, reisen viel, und ich kenne niemanden, dessen Arbeitgeber für ihren Pass bezahlt hat. Um fair zu sein, ich habe für meine eigenen (Jahre) bezahlt, bevor ich sie für Geschäftsreisen brauchte, die Leute, mit denen ich arbeite, sind in der Regel außerhalb der Arbeit weit gereist, und ich gehe nicht herum und frage Leute, die für ihre Pässe bezahlt haben.
Die Vorstellung, dass eine berufstätige Person (oder überhaupt ein Erwachsener) noch keinen Pass hat, ist mir völlig fremd. Aber andererseits bin ich Ire.
@TRiG, ​​wahrscheinlich hat die Mehrheit der Amerikaner keinen Pass.
@HLGEM Runde hier, sie sind die häufigste Form der ID.
@TRIG HLGEM ist meiner Erfahrung nach richtig. Ich bin 49 und habe keinen Pass. Das einzige andere Land, in dem ich war, ist Kanada, und das war mehrere Male vor 2001, als Pässe nicht erforderlich waren (und niemand nach einem Ausweis fragte). Meine Frau hat keinen und mein Bruder und meine Eltern hätten keinen, wenn sie keine Kreuzfahrten gemacht hätten.

Antworten (4)

Es ist nicht unangemessen, einen Reisepass selbst zu bezahlen - es ist ein persönliches Dokument.

Aus dem Kopf für 6 Wochen würde ich erwarten:

  1. Transport
  2. Alle Mahlzeiten und Verpflegung (dies kann Snacks beinhalten) bis zu einem angemessenen Tageslimit
  3. Anrufe nach Hause / Internetzugang
  4. Alle Unterkünfte
  5. Wenn Sie ein Auto benötigen, dann Mietwagen, eine angemessene tägliche Kraftstoffpauschale und alle Versicherungen
  6. Wäsche kostet
  7. Toilettenartikel
  8. Gegebenenfalls Arztrechnungen (oder wahrscheinlicher eine Versicherung, die solche Probleme abdeckt)

Es wird mit ziemlicher Sicherheit noch mehr Dinge geben, aber das wäre eine anfängliche Mindestliste.

Ich würde Toilettenartikeln nicht zustimmen, weil sie sowieso etwas sind, das Sie für sich selbst kaufen müssten; und weil, wenn Sie in einem anständigen Hotel übernachten, die meisten davon zur Verfügung stehen.
"Es ist nicht unvernünftig, einen Reisepass selbst zu bezahlen - es ist ein persönliches Dokument." OTOH, wenn Sie sich nicht um einen Pass kümmern würden, wäre dies eine Ausgabe, die Sie sonst nicht gehabt hätten. Ich habe für einen Arbeitgeber gearbeitet, der den Pass bezahlt hat, als er uns auf der Grundlage dieser Argumentation ins Ausland schicken wollte.
@DJClayworth Wenn du zu Hause wärst, hättest du schon einen gekauft. Aber nicht auf Reisen. Und Hotels bieten nicht alles. Mir wurden schon früher Dinge wie Q-Tips erstattet, also ist es nicht unangemessen
Ich würde Visakosten zur Liste hinzufügen
Toilettenartikel? Wirklich? Ich würde voll und ganz damit rechnen, meine eigene Zahnbürste und meinen eigenen Rasierer mitbringen zu müssen. Versicherung ja, sofern nicht bereits durch Ihre bestehenden Versicherungen abgedeckt. Ich würde nicht erwarten, dass sie für Dinge bezahlen, von denen ich vernünftigerweise erwarten kann, dass ich sie selbst bezahlen muss, wenn ich zu Hause bin.
@Grant, also nehmen Sie sie von zu Hause mit ... Ich würde NUR erwarten, dass Dinge abgedeckt werden, die ich für die anstehende Arbeit benötige und / oder teurer als zu Hause sind (z. B. ein Stipendium für Lebensmittel, aber nicht die gesamte Rechnung , da ich sowieso zu Hause essen müsste, aber Restaurants sind teurer als Hausmannskost).
Toilettenartikel sind immer ein bisschen knifflig – ich denke, bei all diesen ist es vernünftig und nutzt es nicht aus, aber der Schlüssel ist, dass Sie als Ergebnis der Reise überhaupt nicht aus der Tasche enden sollten.
Ich würde Unterhaltung zu dieser Liste hinzufügen. Zu Hause haben Sie ein Kabelabonnement, Brettspiele, Spielkonsolen, was auch immer. Jede Unterhaltung in einem fremden Land kostet Sie wahrscheinlich extra.
Wenn Sie in den USA für Geschäftsreisen einen Reisepass bezahlen müssen, handelt es sich häufig um einen Steuerabzug. Es lohnt sich also, dies zu überprüfen, wenn die Gebühren aus Ihrer eigenen Tasche stammen.

Grundsätzlich sollte Ihr Arbeitgeber alle notwendigen Dienstreisekosten übernehmen.

Sie sollten Ihre Passantragsgebühr bezahlen, wenn Sie noch keinen Pass haben. Sie sollen Ihr Flugticket bezahlen. Einige Arbeitgeber sind großzügig genug, um dem Arbeitnehmer die Nutzung der Business Class zu ermöglichen – deshalb heißt es Business Class.

Verpflegung und Unterkunft hängen von Ihrer Firmenpolitik ab. Normalerweise folgen sie der Politik der US-Regierung.

Unter folgendem Link finden Sie den Tagessatz für Zivilangestellte der US-Regierung, die dienstlich in fremde Gebiete reisen. Klicken Sie auf Tagessätze nach Standort, Sie können den Satz für die Philippinen erhalten.

Die Auslagen hängen ebenso von Ihrem Arbeitgeber ab wie alle anderen notwendigen Ausgaben.

Beachten Sie, dass die obigen Informationen für Kurzzeitreisen gelten. Wenn der Reiseplan lang ist, z. B. zwei Monate, wäre es eine ganz andere Geschichte.

Die Tagessätze für die Philippinen sind etwas veraltet, aber immer noch sehr nützlich, danke!
@Tag Das Veröffentlichungsdatum dieser Tabelle ist der 01.02.2013. Warum ist es veraltet?
Du hast Recht. Ich habe die Spalte "Gültigkeitsdatum" falsch verstanden. :-}
@Tag Das Datum des Inkrafttretens bedeutet, dass die Rate seit 2000 gleich ist. Für einige Orte (bevorzugte Urlaubsorte) würde die Rate je nach Reisezeit unterschiedlich sein.
Internationale Kurse werden wahrscheinlich auch basierend auf sich ändernden Wechselkursen zusätzlich zu Anpassungen der Lebenshaltungskosten angepasst.
Es ist wahrscheinlich auch erwähnenswert, dass Uncle Sugar mit seinen Tagessätzen für Mahlzeiten großzügig ist, teilweise weil sie nur eine einzige Skala für alle Mitarbeiterebenen haben und sie hoch genug angesetzt sind, um Menschen auf höheren Ebenen zufrieden zu stellen. Wenn Ihr Chef ein Streber ist, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, diesen Teil des Satzes ihm gegenüber zu rechtfertigen. Gleichzeitig ist die USG in der Lage, das von ihr angebotene Geschäftsvolumen zu nutzen, um in vielen Fällen bessere Hotelraten als die allgemein verfügbaren zu erzielen; Sie benötigen also möglicherweise mehr Geld für die Unterkunft.

Das habe ich im Allgemeinen für Reisen erhalten:

  • Für Übernachtungen (bis zu einem festgelegten Limit pro Tag, das Ihnen im Voraus mitgeteilt wird) ist eine Quittung erforderlich
  • Lebensmittel (kann ein festgelegtes Limit pro Tag oder pro Mahlzeit sein – beinhaltet normalerweise keinen Alkohol, außer für Verkäufer) können eine Quittung erfordern oder nicht, fragen Sie Ihren Arbeitgeber
  • Fernreisen - Flugkosten werden in der Regel im Voraus von der Firma bezahlt, nicht selbst bezahlen und später erstattet bekommen!
  • Fahrten vor Ort während der Reise – entweder Mietwagen oder Taxi-/Buskosten. Beachten Sie, dass lokale Reisen im Allgemeinen nicht die Bezahlung eines Taxis beinhalten, um nachts zu Unterhaltungszwecken auszugehen, oder die Kilometer für den Mietwagen außer zum und vom Arbeitsplatz und dem Flughafen (es sei denn, Sie erhalten unbegrenzte Kilometer, was vorzuziehen ist). Beinhaltet die Kosten für Gas. Quittungen werden mit ziemlicher Sicherheit benötigt.
  • Gebühren - Dinge wie Parken, Mautgebühren usw., aber wiederum nur solche, die mit der Fahrt zum Flughafen oder zur und von der Arbeit oder Arbeitsanforderungen verbunden sind. Wenn Sie sich an Ihrem freien Tag für einen Besuch entscheiden, wird die Maut für die Anfahrt in der Regel nicht übernommen. Quittungen können erforderlich sein, es sei denn, Sie haben eine Richtlinie, dass Quittungen unter einem bestimmten Betrag nicht benötigt werden. Gebühren für Übergepäck werden in der Regel nur dann übernommen, wenn Sie schweres Gepäck speziell für die Arbeit mitnehmen.

Ich bin noch nie irgendwohin gereist, wo Toilettenartikel und Anrufe nach Hause erstattet wurden. Fragen kann aber nicht schaden.

Im Allgemeinen werden Kosten übernommen, die erforderlich sind, um Sie zum Arbeitsplatz zu bringen oder Sie im anderen Land zu unterhalten. Bewirtungskosten werden im Allgemeinen nicht übernommen, es sei denn, Sie bewirten Kunden.

Eine echte Einschränkung der 3-6-wöchigen Reise ist, dass Sie einen Barvorschuss für Ausgaben oder eine Firmenkreditkarte wünschen. Andernfalls könnten Sie sich mit Ihren eigenen Karten oder Bargeld leicht eine Menge Geld kosten. Vor allem, wenn die Rechnungen eingehen (wie bei der 6-wöchigen Reise), bevor Sie erstattet werden. Wenn Sie also mit Ihrem Chef sprechen, sprechen Sie darüber, wie diese Ausgaben zum Zeitpunkt der Ausgabe bezahlt werden. Und stellen Sie sicher, dass Sie für alles eine Quittung erhalten und aufbewahren.

Sie sollten auch in der Lage sein, lokale Währung an einem Geldautomaten zu erhalten. Behalten Sie die Wechselkurse und anfallenden Gebühren im Auge. Wenn Sie so lange dort sind, sollten Sie auch ein entsperrtes Handy mitbringen und eine lokale SIM-Karte mit niedrigen Tarifen für Anrufe und SMS nach Hause kaufen. In einigen Fällen können diese Dienste auf Smartphones ausgedehnt werden. Der Zugang zu Diensten wie Skype kann für den Kontakt mit dem Büro, Freunden und der Familie sehr nützlich sein.

Wenn Ihnen das Bargeld ausgeht oder Sie Schwierigkeiten haben, ist es für jemanden zu Hause ziemlich einfach, Ihnen Geld über Moneygram, Western Union oder einen gleichwertigen Dienst zu schicken. Der Transfer kann in wenigen Minuten abgeschlossen und an vielen Orten abgeholt werden. Dies ist in einer auf Überweisungen basierenden Wirtschaft wie den Philippinen besonders einfach. Behalten Sie Gebühren und Wechselkurse für solche Transaktionen im Auge.

Guter Punkt, dass die Rechnungen fällig werden, bevor die Reise vorbei ist. Über Telefonanrufe: Es ist mehrere Jahre her, dass ich beruflich international gereist bin, aber meiner Erfahrung nach ermöglichen Regierungsreisen (einschließlich Auftragnehmern) einen Telefonanruf pro Tag zu Ihnen nach Hause, um sich zu erkundigen und die Familie wissen zu lassen, dass es Ihnen gut geht. Als ich dies tat, war die Gesprächsdauer auf fünf Minuten begrenzt.
Es ist interessant, dass die allgemeine Stimmung „Kein Alkohol“ ist, und doch wurde mir in meiner kurzen Karriere bisher gesagt, ich solle es ausgeben. In meiner jetzigen Firma wird es als wichtiges soziales Schmiermittel angesehen, also ist es eine gültige Ausgabe, wenn Sie einen Kunden / Lieferanten / Vertreter treffen oder bei einer Art Veranstaltung, bei der Sie vielleicht Networking betreiben. Ich kann mir vorstellen, dass dies insbesondere in Vertriebspositionen weit verbreitet ist.
@SonnyChilds, im Vertrieb könnte es anders sein.

Fast alles, was mir einfällt, wurde in anderen Antworten behandelt, daher werde ich das hier nicht wiederholen. Allerdings habe ich etwas noch nicht Erwähntes gesehen: Bei langen Reisen (über einen Monat) ist es sinnvoll, für ein paar Tage (ein Wochenende bis eine Woche) nach Hause zu gehen. In der Tat ist es nach meinem Verständnis, dass das Zulassen (und Bezahlen) einer solchen Reise an einigen Orten erforderlich ist. (Ein Freund, der im Rahmen eines Regierungsvertrags arbeitet, reist häufig für ein bis zwei Monate und hat mir erzählt, dass er laut Regierungsvorschriften jeden Monat Anspruch auf ein Wochenende zu Hause hat.)

Natürlich kann es bei langen Reisezeiten logistisch schwierig sein und sich nicht lohnen, wenn Sie nur ein paar Tage zu Hause sind. Ob eine Heimreise gut für Sie wäre oder nicht, können nur Sie entscheiden, aber ich würde empfehlen, dass Sie nur fragen, ob Sie planen, sie zu nutzen.

Für welche Reisekosten sollte ich eine Erstattung beantragen?
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