Meine Firma zwingt mir Spesenabrechnungen auf. Wie kann man diese Belastung verringern? [abgeschlossen]

Ich bin Angestellter eines großen multinationalen ausländischen Unternehmens. Dieses Unternehmen hat ein Büro in Belgien 1 (500-1000 Mitarbeiter). Da ich in Belgien lebe, habe ich tatsächlich einen Vertrag mit dieser belgischen Niederlassung.

In den letzten anderthalb Jahren änderte sich meine Unternehmensrichtlinie von einer „Wir kaufen für Sie“-Richtlinie zu einer „Kaufen Sie es, wir erstatten Ihnen“-Richtlinie.

Aktuell werde ich zum Beispiel zusammen mit fünf anderen Kollegen zum Kunden geschickt, ich zahle seit der Tarifänderung jeden Tag meinen Parkplatz (15 € pro Tag, also 300+ € pro Monat). Ich bekomme jeden Monat eine angemessene Rückerstattung. Der Parkplatz gewährt jedoch eine Sonderermäßigung (15%) für Unternehmen ab drei Personen.

Kürzlich habe ich darum gebeten, zusammen mit einigen Kollegen an einem bestimmten Training teilzunehmen. Mir wurde gesagt, ich solle es im Voraus bezahlen und danach erstattet bekommen. Das sind 2500 € pro Person. Ich konnte damals nicht so viel bezahlen, also habe ich bestanden. Der Ausbildungsbetrieb bietet wieder Ermäßigungen für Betriebe an.

Als Java-Entwickler habe ich darum gebeten, dieses Jahr an Devoxx teilzunehmen. Wieder wurde mir gesagt, ich solle es im Voraus bezahlen. Das sind 750 €. Ich könnte es im Voraus bezahlen, aber das ist Geld, auf das ich mich nicht verlassen kann, nur für den Fall. Firmenspezifische Preise sind mir nicht bekannt.

Auch die Spesenabrechnungsanwendung ist wirklich schlecht gemacht. Für einen Monat Parkscheine brauche ich zwischen 1 h und 1 h 30, um alles richtig auszufüllen. Das ist natürlich meine Arbeitszeit, die ich dem Kunden nicht in Rechnung stelle.

Zusammenfassend sind hier meine Probleme mit der Spesenabrechnungsrichtlinie:

Probleme bei mir:

  • Mein Geld gehört nicht mehr mir.
  • Manchmal kann ich einen Monat nicht beenden, ohne von meiner Reserve zu nehmen.
  • Ich kann nicht immer im Voraus bezahlen.
  • Es besteht die Gefahr, dass ich meine Spesenkarten verliere (gestohlen, einfach verloren, mit einer anderen verwechselt, etc.)
  • Mein Unternehmen hat das implizite Recht, eine Spesenabrechnung abzulehnen, wodurch mir Geld zurückbleibt, das ich nie zurückbekomme (das ist mir noch nicht passiert).
  • Natürlich habe ich eine Kreditkarte und meine Ausgaben laufen dort weiter, einschließlich meiner Parktickets. Es hat eine obere Schwelle. Ich war letztes Jahr im Urlaub und wurde von meiner Firma nicht zurückgezahlt, also war meine Kreditkarte noch nicht aufgefüllt. Ich saß dort fest und musste meine Familie um Geld bitten, um zurückzukommen. Der geforderte Betrag war geringer als das, was mein Arbeitgeber mir für das Parken schuldete.

Probleme für mein Unternehmen: (wie ich sie sehe)

  • Mein Unternehmen zahlt mehr, weil ich die Option „Gruppe“ nicht haben kann.
  • Die Leute müssen jedes Ticket manuell überprüfen. Für Parktickets für mein kleines Team sind das 100+ Tickets pro Monat, aber es kann nur 1 Rechnung sein und kein zusätzliches Papier.
  • Die Tickets müssen noch eine Weile aufbewahrt werden.
  • Es gibt zusätzliche Banküberweisungen an jeden Mitarbeiter, da jeder von uns individuell zurückerstattet werden muss (ja, aus bestimmten Gründen geht es nicht auf die gleiche Überweisung wie das Gehalt).
  • Sie bezahlen mich dafür, alle Formulare auszufüllen, die jemand, der weniger kostet, besser erledigen könnte (meine Gewerkschaft denkt, dass es ein Vollzeitjob sein kann, vielleicht zwei, für das gesamte Unternehmen, während es 1 Stunde x 500 Mitarbeiter mehr als 3 sind Vollzeitbeschäftigung).

All dies führt dazu, dass ich in dieser Politik keinen einzigen Vorteil sehe, aber sie wird mir aufgezwungen.

Bisher hat mein Unternehmen Recht: Sie haben mir immer innerhalb von 60 Tagen eine Rückerstattung gewährt.

Das alles macht wenig Sinn und macht mich finanziell extrem unsicher. Ich schätze alle anderen Teile meiner Firma, also macht es mir nichts aus und ein Weggang ist (noch) keine Option.

Ich möchte zu etwas zurückkehren, wo ich mich auf meine Arbeit konzentrieren kann und nicht um mein Geld fürchten muss. Welche Möglichkeiten habe ich? Ist es möglich, einige Argumente zu haben, die für meinen Arbeitgeber sinnvoll sind?

Auf Ebene der Muttergesellschaft kann ich nicht kämpfen, aber auf Ebene der belgischen Niederlassung bin ich gut vernetzt.

[1] Es scheint kein BelgiumTag zu geben, und ich kann bei Bedarf auch keins erstellen.

Meine Firma hat eine ähnliche Politik, aber ich kann problemlos einen Vorschuss verlangen, den ich später zurücktrage, wenn ich die Ausgaben geltend mache. Vielleicht ist das bei dir auch eine Option?
@helm Ich habe nach ähnlichen Optionen gefragt, aber es gibt keine. Ich habe sie nicht darum gebeten, dass es in Zukunft implementiert wird. Ich könnte das über die Gewerkschaft fragen.
2 Optionen – Holen Sie sich eine Kreditkarte speziell für Arbeitskosten, die Sie zurückzahlen, wenn Sie erstattet werden – oder nehmen Sie woanders einen neuen Job an
Ah belgische Effizienz :-)
Sie erstatten Ihnen in 60 Tagen? Wow. Wie viel Zinsen berechnen Sie ihnen? Es scheint, dass Sie kostenlose Kredite vergeben.
@nvoigt Es ist normalerweise innerhalb von 10 Tagen ohne Interessen erledigt. Das eine Mal, wo sie in 50 Tagen zurückerstattet haben, haben sie mir tatsächlich 400 € auf die 350 € zurückerstattet, die ich im Voraus bezahlt habe. Ich habe es nicht als Interessen betrachtet, sondern eher als Entschädigung für die Verspätung.
@RichardU et al. die alle dafür gestimmt haben, diese Frage als Off-Topic zurückzustellen: Warum wird diese Frage zurückgestellt? Meine Frage bezieht sich auf andere Leute. Ich erklärte, was ich tun möchte, um meine Situation zu verbessern: Zu meinen Chefs gehen und sie nach Alternativen fragen, bei denen ihre Mitarbeiter keine Angst um ihr Geld haben müssen. Aber ich weiß nicht genau, was ich mein Management fragen soll. Als Beweis dafür, dass es tatsächlich zum Thema gehört, liefern die Antworten solide Antworten auf genau diese Frage. Ich glaube, Sie haben die Frage falsch verstanden und / oder die letzten Teile, die die eigentliche Frage enthalten, nicht gelesen.
Jedes Unternehmen, für das ich in den letzten mehr als 20 Jahren gearbeitet habe, von 20 bis 1000 Mitarbeitern, hatte eine ähnliche Politik. Es wird erwartet, dass die Mitarbeiter die Ausgaben auf ihre Kreditkarten schreiben und eine Spesenabrechnung (heute online) ausfüllen, um eine Erstattung zu erhalten.
Die Richtlinie hat den Effekt, einen Anreiz für reduzierte Ausgaben zu schaffen, da Sie derjenige sind, der die Rechnung trägt, bis Sie eine Rückerstattung erhalten.
@OlivierGrégoire Ich glaube, Sie wurden geschlossen, weil Sie fragen, wie Sie vermeiden können, wie die Dinge normal funktionieren - es ist unwahrscheinlich, dass es eine Antwort gibt.
@LorenPechtel Danke für deinen Einblick. Ich sehe, was falsch läuft: Die Frage ist nicht, wie ich vermeiden, sondern wie ich die Last, die auf mir lastet, lindern kann. Ich denke, das ist in der Frage ziemlich klar, aber die Leute wollen "vermeiden" statt "lindern".

Antworten (2)

Ich denke, es könnte sinnvoll sein, mit der Idee an das Management heranzutreten, Ausgaben in zwei Kategorien zu unterteilen:

  • Kleinigkeiten, wie das Parken, würden weiterhin wie heute gehandhabt
  • große, wie Konferenzgebühren, würden direkt vom Unternehmen im Voraus bezahlt

Sie müssen dem Management die Vorteile dieser Änderung präsentieren.

  • Für Mitarbeiter ist es angenehmer, nicht Tausende an ein großes Unternehmen leihen zu müssen, ihre eigenen Kreditkarten aufzufüllen, damit sie keine anderen Dinge kaufen können, und sich Sorgen um die pünktliche Rückzahlung machen zu müssen. Es ist auch fairer, da das Unternehmen über Ressourcen verfügt
  • Das Unternehmen kann einen Rabatt erhalten, wenn es mehrere Personen zur Konferenz schickt
  • die Buchhaltung ist im Allgemeinen einfacher (z. B. etwas als Bildung oder Reisen zu klassifizieren)
  • Es können einige Gelegenheiten genutzt werden, die in der Vergangenheit nicht genutzt wurden, als Mitarbeiter gebeten wurden, einen großen Geldbetrag im Voraus aufzubringen

Ich denke, dies würde den Großteil Ihrer Angst lindern, die großen Ausgaben.

Wenn Sie in Zukunft ständig Geld verlieren, weil Sie eine Parkquittung verlegt haben oder das Unternehmen einen Anspruch verweigert (zwei Dinge, die Sie sehr beunruhigen, aber ich stelle fest, dass sie noch nie vorgekommen sind), können Sie möglicherweise auf eine Kategorie „sehr klein“ drängen. Ausgaben, für die keine Quittungen erforderlich sind, sondern nur die Unterschrift eines Managers. Ihr Vorgesetzter weiß, dass Sie nach [Standort] geschickt wurden und dass das Parken dort X pro Tag kostet, also kann er einfach unterschreiben, dass Sie, obwohl Sie nur 4 Quittungen haben, für 5 Tage bezahlt haben. Einige Unternehmen haben auch „Tagesgelder“ für Mahlzeiten, für die keine Quittungen erforderlich sind (und ermöglichen es den Menschen, mehr zu verlangen, als sie tatsächlich ausgegeben haben, wenn sie sich dafür entscheiden, billig zu essen). Aber ich würde warten, bis Ihnen dies tatsächlich passiert, bevor ich mich dafür einsetze .

Vor vielen Jahren wurde mir (von einem großen Unternehmen) gesagt, dass das Unternehmen eine Originalquittung benötigt - ein von mir unterschriebenes Stück Papier, auf dem ich erkläre, dass ich meine Parkkosten zurückerstatten möchte, ist jedoch eine Originalquittung für das Unternehmen . Überprüfenswert.

Mein Büro, ebenfalls in Belgien, ebenfalls groß und korporativ, verfolgt eine ähnliche Politik. Der Vorteil für das Unternehmen liegt in der Liquidität und im Cashflow - diese Last wird auf den Mitarbeiter zurückgeschoben, und es muss die von Ihnen aufgeführten Nachteile irgendwie rechtfertigen.

Der Unterschied in meinem Fall besteht darin, dass mein Unternehmen zwei Dinge hat, die es für den Mitarbeiter besser machen, die Sie Ihrem Unternehmen vorschlagen könnten:

1) Sie bieten dem Mitarbeiter eine kostenlose Firmenkreditkarte (American Express) mit hohem Kreditlimit an. Die Kreditkarte wird immer noch jeden Monat mit meinem Girokonto verbunden, aber es verschafft mir zumindest etwas Zeit, um auf die Rückerstattung von der Firma zu warten. Und dann muss ich meine private Kreditkarte nie für geschäftliche Zwecke einsetzen und bleibe nicht hängen, wenn ich die hier üblichen niedrigen Kreditlimits erreiche.

2) Das Risiko verlorener Quittungen wird verringert, da es ein Formular gibt, das Sie ausfüllen können, um den Verlust einer Quittung zu bestätigen, das dann von Ihrem Vorgesetzten unterschrieben wird. Das Unternehmen verfolgt diese, und ich bin mir sicher, wenn Sie die ganze Zeit Quittungen verlieren würden, würden sie mit Ihnen sprechen … aber zumindest werden Sie immer noch zurückgezahlt. Außerdem benötigen sie für Beträge unter 20 Euro keine Quittung.

Hmm... Das klingt interessant, Balken für den Teil, wo die Karte bei deinem Namen steht. Aber ich werde fragen, ob es hier etwas Ähnliches gibt. Das wurde mir aber nie angeboten, obwohl ich mehrfach nach Alternativen gefragt habe. Können Sie auch den Vorteil für das Unternehmen erläutern? Ich verstehe die Konzepte von Liquidität und Cashflow nicht...
Stimmt - man muss sicher sein, die Kreditkartenzahlungen pünktlich zu machen, um die eigene Bonität nicht zu gefährden, aber die Flexibilität lohnt sich, denke ich ... Ich habe die Firmenkarte sogar selten für den privaten Gebrauch verwendet als ich mein E-Card-Lesegerät für meine persönliche Karte nicht dabei hatte. Cashflow ist im Grunde der Zu- und Abfluss von Bargeld. Je länger Sie (oder das Unternehmen) zögern, etwas bar zu bezahlen, desto besser. investopedia.com/terms/l/liquidity.asp investopedia.com/terms/c/cashflow.asp
Hmm... aufschlussreich. Danke für Ihre Links, ich verstehe, warum sie es vielleicht gut finden, ein internationales Unternehmen zu sein, aber ich verstehe nicht, wie das alles übertrifft, was ich geschrieben habe, genau wie Sie.
Zu 1: Es erspart Ihnen auch Ärger, wenn die Firmendatenbank verletzt wird und Ihre Kreditkarteninformationen auf der Straße sind.
Meine Firma zwingt mir Spesenabrechnungen auf. Wie kann man diese Belastung verringern? [abgeschlossen]
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