Ich habe gerade angefangen, in einem virtuellen Büro zu arbeiten. Ich finde, dass die Kommunikation schwieriger ist, da die Leute unterschiedliche Zeitpläne haben, aber Sie sind sich nicht sicher, wann sie in der Nähe sind, ob sie online sind, ob sie verfügbar sind usw. Wie kann ich eine gute Kommunikation mit meinen Kollegen haben? wenn wir alle virtuell sind?
Um die Kommunikation zu unterstützen, müssen Sie sicherstellen, dass sich alle bei einem Messaging-System anmelden – beispielsweise Skype – sobald sie „bei der Arbeit“ sind, und es sollte nur ein System geben, das Sie alle verwenden. Auf diese Weise können Sie schnell sehen, wer verfügbar ist und wer nicht. Versuchen Sie nach Möglichkeit, einen regelmäßigen Zeitplan einzuhalten, damit jeder weiß, dass Sie jeden Tag zur gleichen Zeit verfügbar sind.
Auch hier könnten Videoanrufe über Webcams helfen.
Ein gemeinsamer Kalender, der Feiertage und Geschäftsreisen markiert, hilft auch für die Zeiten, in denen Sie Ihren Zeitplan unterbrechen müssen. Es hilft auch, sich gegenseitig rechtzeitig vor Terminen usw. zu warnen, die verspätete Antritte oder vorzeitige Abreisen bedeuten.
Wenn Sie geografisch nicht zu weit verstreut sind, vereinbaren Sie regelmäßige physische Treffen. Dies sollten sowohl geschäftliche Treffen während der Arbeitszeit als auch gesellschaftliche Treffen außerhalb der Arbeitszeit sein. Diese helfen Ihnen, sich mit Ihren Kollegen zu „verbinden“.
Je nachdem, wie viel Einfluss Sie im Unternehmen haben, empfiehlt es sich, gemeinsam eine Vereinbarung darüber zu treffen, wie die Kommunikation geregelt werden soll.
In allen Unternehmen, in denen ich virtuell gearbeitet habe, war die Richtlinie immer, dass Sie sich, wenn Sie nicht in einem Büro sind, immer noch so verhalten müssen, als ob Sie es wären, dh während der Arbeitszeit sollten Sie über jede Form erreichbar sein, z. B. IM, Skype, E-Mail, Telefon usw. Wenn Sie dieser Richtlinie zustimmen können, können Sie sicher sein, dass es keine Hindernisse für Sie gibt, Kollegen zu kontaktieren.
Und wie ChrisF betont, ist ein gemeinsamer Zeitplan ein wesentlicher Bestandteil davon, ebenso wie regelmäßige persönliche Geschäftstreffen und gesellschaftliche Treffen.
Obwohl ich nicht virtuell arbeite, haben die Orte, an denen ich gearbeitet habe, die es den Menschen ermöglichen, virtuelle Bürotage zu haben, tendenziell einige Richtlinien, um Kommunikationsprobleme zu reduzieren, die dadurch verursacht werden, dass sich Menschen an verschiedenen Orten befinden.
Die erste ist konsistente Stunden. Das Konzept der „Kernzeiten“ existiert im Büro und gilt auch für Menschen, die aus der Ferne arbeiten. Dies sind Zeiten, in denen sie voraussichtlich über das Unternehmens-IM-Netzwerk, E-Mail und Telefon verfügbar sind. Von allen Teammitgliedern wird erwartet, dass sie während dieser Zeiten arbeiten, mit Ausnahme von Urlaubs- oder Krankheitszeiten. Kernarbeitszeiten sind meiner Erfahrung nach etwa 5-6 Stunden am Tag, die anderen 2-3 Stunden stehen Ihnen zur freien Verfügung.
Das nächste wäre, alle über Ihre Arbeitszeiten auf dem Laufenden zu halten. Im Büro haben die Leute in der Regel ein Schild an ihrem Würfel oder ihrer Bürotür, auf dem ihr Zeitplan angegeben ist. Es hat ihre bevorzugte E-Mail-Adresse, Telefonnummer und einen Ansprechpartner vor Ort (normalerweise ihren Vorgesetzten). Wenn sie sich frei nehmen oder nicht verfügbar sind, ist dies darauf angegeben. Die Verwendung von gemeinsam genutzten Kalendersystemen ist ebenfalls hilfreich, da die Mitarbeiter Zeiten angeben können, zu denen sie Meetings (real oder virtuell), Urlaubszeiten oder zugewiesene Arbeitszeiten haben, die nur minimale Unterbrechungen erfordern.
Schließlich arbeiten die Menschen in der Regel nur wenige Tage in der Woche virtuell. Es kann hilfreich sein, einen einzigen Tag auszuwählen, an dem alle im Büro arbeiten, um sich um Dinge zu kümmern, die nicht aus der Ferne erledigt werden können. Es bietet auch eine gute soziale Bindung für das Team, also erwägen Sie an diesen Tagen ein Team-Mittagessen (auch wenn es in der Cafeteria stattfindet), um sicherzustellen, dass alle gut zusammenarbeiten.
Sie können dies nutzen, um mit Mitarbeitern und Kunden in Kontakt zu bleiben. Sie können kostenlos telefonieren und Konferenzen führen.
Teilen Sie Ihre Dateien mit Mitarbeitern oder zwischen Ihrem Laptop und Desktop.
Dokumente teilen und aktualisieren. Kalender teilen und aktualisieren.
Ich nutze es, weil es billiger ist als Büroräume zu mieten, und ich finde weder, dass ein Postfach professionell aussieht, noch eine Privatadresse
Genau das, was ich verwende, um bei den Abläufen und der Organisation der virtuellen Arbeit zu helfen! Hoffe, es hilft etwas.
Schafe
jcmeloni
voretaq7