Wie kann man am besten mitteilen, dass ein Meeting stattfindet?

Ziemlich oft erstelle (oder nehme ich an) einem Meeting teil, das ich anderen mitteilen möchte, ohne dass sie daran teilnehmen müssen.

Im Allgemeinen leite ich es mit Text in der Art von „Zu Ihrer Information – keine Notwendigkeit zur Teilnahme“ weiter, der als Text enthalten ist. Dies ist etwas unhandlich und hat den unbeabsichtigten Nebeneffekt, dass sie in ihrem Kalender als „Vorläufig“ vorab ausgefüllt werden. Es enthält sie auch an jegliche Besprechungskorrespondenz/-aktualisierungen, was im Allgemeinen nicht erforderlich ist. Es sendet auch eine „Meeting wurde weitergeleitet“-Benachrichtigung in Outlook, wenn ich nicht der Meeting-Organisator bin.

Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen. Ein Beispiel wäre, wenn dieses Meeting ein nächster Schritt für mich wäre, wäre es hilfreich, den Projektmanager darüber zu informieren, auch wenn er nicht an den Details des Meetings interessiert ist. Oder informieren Sie Ihren Chef über Besprechungen, zu denen Sie eingeladen wurden (von anderen Teams/usw.).

  • Gibt es dafür einen besseren Prozess?
Warum möchten Sie ihnen mitteilen, dass ein Meeting stattfindet, aber Sie möchten nicht, dass sie über das Meeting informiert werden oder daran teilnehmen? Ihre Motivation dafür hilft, eine Antwort zu formulieren.
@mhoran_psprep - Wenn ich eine Präsentation mache, möchte ich, dass meine Gruppe davon Kenntnis hat, aber nicht verpflichtet ist. Exchange neigt dazu, viele unnötige „Meeting has change“-E-Mails zu generieren. Das wird Spam. Und als Nächstes hasst mich meine Gruppe, weil ich sie eingeladen habe und ihre E-Mails jetzt voller veralteter Updates sind, an denen sich anscheinend nichts geändert hat.
Sie sind sich nicht sicher, warum Ihr Chef von dem Meeting wissen muss, wenn Sie daran teilnehmen. Sie können ihm später jederzeit eine Zusammenfassung geben und seine kostbare Zeit sparen. Wenn Sie wirklich glauben, dass jemand in Ihrem Team von einem Meeting profitieren würde (und nicht die ganze Zeit durchschnarchen würde), heften Sie einen Aufkleber/eine Notiz/eine formelle Ankündigung an. Eine Pinnwand hilft.
@DeerHunter ist meine Frage wirklich so unklar? Ich beziehe mich ausdrücklich auf letting the project manager know even if they are not interested in the detailsoder letting... boss know about meetingsund spreche überhaupt nicht davon, mein gesamtes Team darüber zu informieren.
enderland - Ich fürchte, es ist unklar. Schlagen Sie, wenn möglich, eine Umformulierung vor, um klarzustellen, wer das Sagen hat.
@DeerHunter - Wenn ich nicht an meinem Schreibtisch bin, möchte mein Chef vielleicht wissen, warum. Wenn er sieht, dass ich eine Präsentation mache, von der er nichts wusste, sieht er dumm aus. Es ist möglich, dass er an der Präsentation teilnehmen möchte, um zu sehen, wie ich abschneide (da es Teil seiner Arbeit ist, mich zu bewerten) oder um bei Bedarf einfach als Ressource da zu sein. Aber die Chancen stehen gut, dass er es nicht tun wird. Aber das sollte seine Entscheidung sein, nicht meine.

Antworten (3)

Normalerweise sende ich nur eine E-Mail oder eine IM, keine Besprechungsanfrage. Ich würde eine Erklärung hinzufügen, warum ich dachte, dass sie davon wissen sollten. Für meinen Chef könnte es so aussehen:

Ich wurde gebeten, am 6. Juni um 4 Uhr an einem Meeting auf XYZ teilzunehmen. Ich wollte Sie nur darüber informieren, falls Sie irgendetwas haben, das Sie bei dem Meeting ansprechen sollten, und Sie wissen lassen, dass ich nicht verfügbar sein werde während dieser Zeit für den Fall, dass sich Kunde A wegen einer Zeit, um das Problem JKL zu besprechen, bei Ihnen meldet.

Oder

Sie haben mich gebeten, mich mit John zum Thema ABC zu treffen. Das Treffen ist derzeit für Donnerstag, 10 Uhr, angesetzt.

Haben Sie darüber nachgedacht, eine Entität in Exchange zu erstellen, die als Proxy für diese FYI/Optional-Ereignisse fungiert?

Ähnlich wie beim Erstellen eines Konferenzraums erstellen Sie ein Konto, das Einladungen empfangen und einen Kalender hosten kann. Fügen Sie den „Konferenzraum“ als Ressource in Ihren Meeting-Einladungen hinzu, und Ihre Gruppe kann neben ihrem eigenen den Konferenzraum-Kalender in Outlook abonnieren und sehen, über welche Meetings sie Bescheid wissen sollte.

Eine Möglichkeit ist die Verwendung eines Teamkalenders. Alle Meetings, an denen das Team teilnimmt, werden in den Kalender eingetragen. Dadurch wissen die Leute, welche Ereignisse auf dem Zeitplan stehen, ohne dass sie in ihrem Kalender erscheinen müssen.

Es ist nicht perfekt, weil Teammitglieder den Kalender aktualisieren müssen und andere den Kalender überprüfen müssen. Es kann auch zusammenbrechen, wenn die Anzahl der Ereignisse das System überfordert, sodass Sie in der Wochen- oder Monatsansicht nicht alles sehen können.

Ich habe gesehen, dass Teams unterschiedliche Farben verwenden, um den Zweck/die Art des Ereignisses anzuzeigen.

Wie kann man am besten mitteilen, dass ein Meeting stattfindet?
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