Was ist die angemessene E-Mail-Follow-up-Etikette nach keiner Antwort?

Aus meiner Sicht gibt es hier zwei Dinge zu tun ...

• Für eine Antwort optimieren
• Entwickeln Sie einen Reaktions-Eskalationszyklus

Die Hauptidee ist, dass es gute Möglichkeiten gibt, eine E-Mail zu organisieren, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie eine positive und nützliche Antwort erhalten, aber es gibt keine Garantie, daher ist es gut, einen Backup-Plan zu haben, der verschiedene Wege durchläuft, um eine Antwort zu erhalten .

Für eine Antwort optimieren

Der absolut beste Weg, eine Antwort zu erhalten, besteht darin, dass Ihre erste E-Mail so klar und so einfach zu beantworten ist, dass es einfach ist, eine Antwort zu geben, und der Leser einen treibenden Grund sieht, Ihnen eine Antwort zu geben. Ein Schlüsselelement hier ist, dass es ziemlich wahrscheinlich ist, dass die Gründe, warum Sie eine Antwort wünschen, sich bemerkenswert von den Gründen unterscheiden, aus denen der Antwortende Ihnen eine Antwort geben sollte.

Hier sind einige Tricks:

• An erster und letzter Stelle in der E-Mail steht, was Sie brauchen und wann Sie es brauchen . Wenn Sie nicht sowohl Ihren ersten als auch Ihren letzten Satz „Ich brauche X bis Y Datum“ haben, werden Sie wahrscheinlich von einem gehetzten Antwortenden übersehen. Fetter, roter Text und andere Formatierungen sind ebenfalls hilfreich. Das muss auffallen ... LAUT.

• Machen Sie die Antwort einfach – ja/nein ist einfach, einen Ansprechpartner anzugeben kann schwieriger sein, etwas mit Budget oder anderen großen Auswirkungen zu genehmigen ist noch schwieriger. Aber eine der schwierigsten ist es, eine Antwort zu schreiben, die viel Überlegung und Mühe erfordert. "Bitte beschreiben", "Bitte sagen Sie mir warum...", "Bitte füllen Sie diesen Fragebogen aus" führen oft zu Verzögerungen. Wenn Sie ein ausführliches Gespräch benötigen, bieten Sie an, ein Treffen zu buchen, oder sagen Sie ihnen, dass Sie anrufen werden, um nachzufassen.

• Wissen, wann man Zeitbomben erstellen kann – Das „Wenn ich nichts anderes höre, gehe ich davon aus“ ist GROSSARTIG, wenn man weiß, dass dies ein freundschaftlicher Kontakt ist und wirklich nur eine Info. Wenn Sie wissen, dass Sie eine große Veränderung vorschlagen, die wahrscheinlich Kummer hervorrufen wird, stellen Sie sich auf diese Weise nicht auf Flak ein. Erkenne, dass du dich zu zwei Dingen verpflichtet hast, wenn du sagst: "Wenn ich nicht vorbeikomme ... werde ich tun ...", dass du dich zu zwei Dingen verpflichtet hast - (1) dass du aufschieben wirst, was auch immer es ist, bis zu der angegebenen Zeit, (2) das ziemlich schnell nach der angegebenen Zeit WERDEN Sie tun, was Sie gesagt haben. Es ist ein Versprechen. Das ist keine schlechte Sache.

• Geben Sie in den Begriffen des Lesers eine prägnante Priorität an. Sie kümmern sich nicht wirklich darum, ob Sie ihre Fristen einhalten, aber vermutlich besteht die Notwendigkeit einer Antwort darin, dass Sie etwas bewirken, das die Welt des Lesers beeinflusst. Erklären Sie, was Sie wissen und warum die Antwort wichtig für sie sein sollte – so knapp wie möglich.

Unterschiedliche Leser benötigen möglicherweise unterschiedliche Begriffe. Hier ist es ein großer Vorteil, Ihr Publikum zu kennen, und wenn Sie die Bemühungen wiederholen müssen, investieren Sie Zeit, um Ihre Responder und ihre Bedürfnisse kennenzulernen.

Antwort-Eskalationszyklus

Ich stelle mir das so vor, als würde ich den Baum sanft schütteln, bis ich etwas Frucht herausbekomme. Ich empfehle nicht, eine Axt zu ziehen und sie zu hacken, sondern mehr zu stochern, zu stoßen, zu stoßen und gelegentlich sogar herumzuklettern, bis Sie das bekommen, was Sie brauchen.

Hier sind einige Vektoren für die Eskalation:

• Versuchen Sie es mit einem neuen Medium - haben Sie es mit E-Mail versucht? Telefon versuchen. Versuchen Sie IM. Und der wirklich Mächtige – wenn Sie ein Einheimischer sind oder einen lokalen Verbündeten haben – versuchen Sie es persönlich.

• Zeigen Sie die Wiederholung – verschleiern Sie nicht, dass Sie sich wiederholen – wenn Sie vor einer Woche eine Anfrage gemailt haben, hängen Sie Ihre Erinnerung an das Original an. Fassen Sie zusammen und probieren Sie verschiedene Wörter aus, aber hängen Sie das Original an. Manche Menschen brauchen ein Schuldgefühl, und wenn Sie die ursprüngliche Frage NICHT angreifen, werden sie möglicherweise verwirrt, ob Sie etwas Neues fragen.

• Eskalieren Sie nach oben und/oder unten – ein echtes Geheimnis in jeder Organisation ist, dass, wenn Sie einem Manager mailen, dieser möglicherweise eine kluge Person hat, die für ihn arbeitet und Dinge erledigt. Wenn Sie diese Person kennen, versuchen Sie, sie anzustupsen. Sie sind möglicherweise in der Lage, eine Low-Flak-Lösung zu erhalten. Wenn dies fehlschlägt, eskalieren Sie es über Ihr Management oder das Management des Responders. Hier gibt es politische Auswirkungen, seien Sie sich also bewusst, und es lohnt sich, zu überprüfen, wo Sie zuerst eskalieren müssen.

• Versuchen Sie es mit einem gemeinsamen Statusmeeting – seien Sie sich bewusst, dass es zwei Möglichkeiten gibt, es aufzuteilen. Der höfliche Weg ist: "Ich versuche, eine Antwort auf das Problem X zu bekommen, ich stecke fest, bis ich fortfahren kann - wen soll ich fragen." Das lässt Ihnen die Option offen, völlig falsch zu liegen, und Sie finden vielleicht die richtige Person ... es verschleiert auch die Tatsache, dass jemand nicht geantwortet hat. Wenn Sie jedoch wissen, dass diese Person das Problem ist, gibt es auch den Weg der öffentlichen Schande: „Ich versuche, eine Antwort auf Y zu bekommen, X Person hat mir nicht zurückgeschrieben … Ich bin ins Stocken geraten … brauche Hilfe !"

Dies sind Elektrowerkzeuge

Wie ein Elektrowerkzeug aus dem Baumarkt - sie eignen sich hervorragend, um eine Arbeit zu erledigen, aber sie können auch einen Finger abschneiden.

Kennen Sie Ihre Politik in einigen davon. Was in einem robusten, chaotischen und dynamischen Team gut funktioniert, kann in einem formelleren Umfeld ein politisches Tabu sein. Hier sind einige Dinge, die Sie sich fragen sollten, bevor Sie einige davon ausprobieren:

• Brauche ich die Antwort wirklich? War das wirklich eine als Antwort getarnte FYI? Was riskieren Sie, wenn Sie eine Annahme treffen und weitermachen?

• Bin ich sicher, dass ich die richtige Person habe? Noch mehr Dinge gehen verloren, nur weil man zu jemandem geht, der die Frage nicht wirklich beantworten kann.

• Was wird die Verzweigung für den anderen Kerl sein? - Sowohl nicht zu antworten als auch als jemand ins Licht der Öffentlichkeit gerückt zu werden, der nicht auf E-Mails antwortet.

• Gibt es einen Grund, warum meine Frage geladen wird? - Was könnte der Grund für eine Verzögerung sein, wenn Ihre Anfrage bereits klar und leicht verständlich ist?

Einiges davon beinhaltet, hellseherisch zu sein, und das sind wirklich nur die großen Fallstricke. Vieles davon hängt (im Laufe der Zeit) von Arbeitsbeziehungen und dem Wissen ab, wie Sie von jeder Person das bekommen, was Sie brauchen.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, und welche funktionieren könnten, hängt stark von der Situation, den benötigten Informationen und den beteiligten Personen ab. Für die Zwecke dieser Antwort werde ich Ihren Kollegen, der noch nicht geantwortet hat, als Jamie bezeichnen.

Wenn Sie sich am selben Ort wie Jamie befinden, ist ein kurzes Gespräch auf dem Flur eine mögliche Methode, um dies zu beheben. Wenn du Jamie im Flur begegnest (und das kann auch bedeuten, einen Weg zu finden, Jamie im Flur zu begegnen; ich habe unaufdringliche Wege gefunden, irgendwo herumzuhängen, wo ich wusste, dass ich Jamie irgendwann finden würde), kannst du einfach deine Frage stellen wieder. Wenn ich dies tue, beziehe ich mich im Allgemeinen überhaupt nicht auf die vorherige E-Mail (obwohl ich anerkennen werde, dass ich ihnen eine E-Mail gesendet habe, wenn sie es erwähnen), ich stelle nur meine Frage. Die weniger lässige Version davon ist, bei Jamies Büro/Würfel/Schreibtisch/was auch immer vorbeizuschauen.

Wenn Sie sich nicht am selben Ort wie Jamie befinden, versuchen Sie es mit anderen Nicht-E-Mail-Kontakten, um zu sehen, ob sie funktionieren: Telefon, Instant Message usw. Ich gebe zu, dass ich das Telefon nicht mag und daher sehr, sehr selten jemanden anrufe, wenn Ich brauche Informationen von ihnen.

Wenn Sie Jamie nicht sehr gut kennen, können Sie vertrauenswürdige Kollegen fragen, ob sie eine gute Möglichkeit kennen, eine Antwort von Jamie zu erhalten. Sie werden vielleicht feststellen, dass Jamie einfach nicht sehr gut darin ist, auf E-Mails zu antworten, aber sehr reaktionsschnell ist, wenn Sie eine Sofortnachricht senden. Oder Sie erfahren vielleicht, dass Jamie normalerweise großartig darin ist, auf E-Mails zu antworten, aber dazu neigt, E-Mails zu verschweigen, wenn sie mitten in einem großen, heiklen Problem stecken, sodass Sie Ihre E-Mail erneut senden müssen, wenn dieses große, heikle Problem gelöst ist selbst. Möglicherweise erfahren Sie auch, dass jemand anderes Ihre Frage beantworten kann, wodurch das eigentliche Problem gelöst wird (d. h. die benötigten Informationen erhalten).

Wenn Sie aus dem einen oder anderen Grund mit E-Mails nicht weiterkommen, können Sie Jamie auf Ihre ursprüngliche E-Mail antworten. Wenn ich das mache, neige ich dazu zu sagen: "Jamie, hattest du schon Gelegenheit, darauf zu antworten?" Wenn es mich daran hindert, eine andere Aufgabe zu erledigen, oder wenn ich gefragt habe, weil mein Vorgesetzter mir diese Frage gestellt hat, füge ich etwas hinzu: "Ich brauche das, damit ich mich auf das Meeting am Dienstag vorbereiten kann." Sie können Jamie auch fragen, ob es jemand anderen gibt, der Ihre Frage stattdessen beantworten kann.

Wenn Sie nur die Informationen benötigen und Meetings in Ihrem Unternehmen Teil der Unternehmenskultur sind, können Sie mit Jamie ein kurzes 30-Minuten-Meeting vereinbaren, um die benötigten Informationen zu erhalten. Dies ist besonders nützlich, wenn die benötigten Informationen detailliert oder nuanciert sind. Wenn ich das mache, mache ich mir während des Meetings Notizen und schicke sie danach an Jamie, um sicherzustellen, dass ich alles erfasst habe, was wir brauchten. Gegebenenfalls poste ich meine Notizen auch irgendwo intern, damit jeder andere, der diese Informationen benötigt, sie finden kann, ohne auf die Planung eines Treffens mit der einen Person zurückgreifen zu müssen, die es weiß.

Wenn Sie mehrmals versucht haben, diese Informationen von Jamie zu erhalten, und wenn Jamie wirklich die einzige Person ist, die diese Informationen kennt, würde ich erneut auf meine E-Mail-Kette antworten, diesmal mit CCing an meinen Vorgesetzten. Je nach Organisation ist das CCing eines Managers eine hervorragende Möglichkeit, eine Antwort zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen darauf reagiert, gehen Sie vorsichtig und sparsam damit um – Jamie könnte erkennen, dass Sie versuchen, sie in Schwierigkeiten zu bringen, und das ist nie gut für den Aufbau von Beziehungen und die Beschaffung von Informationen in der Zukunft.

Ich habe das folgende Muster verwendet und beinahe eine Antwort bekommen: „Lieber X,

Da ich nichts von Ihnen gehört habe, muss ich davon ausgehen, dass sich Ihre Prioritäten geändert haben. Lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen in Zukunft behilflich sein kann.

[IHREN NAMEN]

Wenn Sie keine Antwort erhalten, ist er überhaupt nicht interessiert. Normalerweise erhielt ich in 80 % der Fälle eine Antwort mit unterschiedlichen Ausreden. Aber zumindest konnte ich den Fall abschließen und kannte den Grund, warum der Deal storniert wurde.

siehe Schritt 5 hier: http://millo.co/5-email-scripts-following-client-unresponsive-plus-examples

Ich finde es ziemlich einfach:

1) Gestalten Sie die erste E-Mail höflich, aber klar, dass eine Antwort erforderlich ist, und geben Sie den Zeitrahmen an.

2) Eine Folge-E-Mail, wenn die Frist versäumt wird

3) Danach informiere ich meinen Vorgesetzten und lasse ihn über die am besten geeigneten Maßnahmen unter Berücksichtigung der individuellen Umstände beraten. Weitere Kontakte können zusätzliche E-Mails oder Telefonanrufe sein.

bethlakshmi hat dies ebenfalls angesprochen, aber. Es ist wichtig, einen beabsichtigten Eskalationspfad zu haben. Wenn sie nicht antworten, ziehen Sie ihren Vorgesetzten hinzu. Sprechen Sie bei Bedarf mit Ihrem Vorgesetzten darüber, dass Sie keine Traktion bekommen, und sehen Sie, ob er über höhere Kanäle arbeiten kann. Abhängig von der Beziehung zwischen Ihrem Team und dem Nichtbefragten hat es möglicherweise andere Zugänge oder ist mit jemandem vertraut, der dies tut.

Einige Teams arbeiten auch einfach keine E-Mails ab, sodass Sie bei Bedarf einige Reifen mit einem Anruf oder einem Ticket für ihre Gruppe treten müssen

Sie könnten solche Situationen umgehen, wenn die Frist näher rückt, indem Sie eine Erinnerung senden. Sie senden beispielsweise einen Tag vor Ablauf der Frist eine weitere E-Mail mit dem Inhalt des Originals und sagen so etwas wie „Erinnerung an die folgende Korrespondenz“. Jeder, mit dem ich zu tun hatte, freut sich über Erinnerungen, und ich habe noch nie erlebt, dass sich jemand darüber beleidigt fühlte.