E-Mail-Konto des Mitarbeiterunternehmens nach Kündigung

Als Systemadministrator und Unternehmensmitarbeiter ist dies nicht der richtige Weg.

Wie andere Personen bereits erklärt haben, ist die E-Mail Eigentum des Unternehmens und kann auf jede Weise behandelt werden, die sie für richtig halten.

Ich schreibe dies aus der Microsoft-Perspektive, aber das gilt für alles. Ändern Sie das Passwort nicht. Das Konto sollte deaktiviert werden. Dadurch wird verhindert, dass sich jemand als dieser Benutzer anmeldet. Löschen Sie das Konto nicht aus Active Directory, da dies zu baumelnden SIDs führen kann. Das bedeutet, dass alle erstellten, bearbeiteten und mit diesem Benutzer verknüpften Dokumente diesen Benutzer weiterhin korrekt anzeigen. Ein sachkundiger Systemadministrator sollte wissen, wie man damit umgeht.

Was die E-Mail selbst betrifft, erteilen Sie im Allgemeinen einem anderen Benutzer Lesezugriff auf diese E-Mail-Box und fügen sie ihrem E-Mail-Client hinzu. Auf diese Weise kann der Benutzer alte E-Mails lesen, da dort möglicherweise wichtige Informationen enthalten sind, auf die verwiesen werden muss. Dieser Benutzer kann dann auf alte oder neue E-Mails an den gekündigten Benutzer antworten, mit seiner eigenen E-Mail , die besagt, dass der alte Benutzer nicht mehr im Unternehmen ist und dass er die Verantwortung für den zukünftigen Kontakt übernimmt.

Das Weiterleiten von E-Mails an eine gemeinsame Gruppe ist im Allgemeinen keine gute Idee, da die Leute davon ausgehen können, dass sich jemand anderes darum kümmert und niemand antwortet. Oder genauso schlimm, mehrere Antworten auf eine eingehende E-Mail. Ein Kontaktpunkt ist der beste Weg, es sei denn, es gibt eine Art Ticketing-System, das mit der umgeleiteten E-Mail verbunden ist.

Abhängig von Ihrem Unternehmen, lokalen und bundesstaatlichen Gesetzen usw. müssen Sie möglicherweise E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Erkundigen Sie sich bei der Personalabteilung und/oder Ihrer Rechtsabteilung, ob es Anforderungen gibt, die erfüllt werden müssen.

Das E-Mail-Konto gehört dem Unternehmen, nicht dem Mitarbeiter, sodass Sie damit alles tun können, was Sie wollen, außer sich als Ex-Mitarbeiter auszugeben.

Viele Unternehmen gehen damit um, indem sie keine Personennamen in E-Mail-Adressen verwenden und stattdessen Berufsbezeichnungen verwenden. Auf diese Weise kann beim Ausscheiden einer Person das gesamte E-Mail-Konto von ihrer Vertretung übernommen werden.

Auch Ihre Lösung ist weit verbreitet. Theoretisch sind alle E-Mails, die an dieses Konto gehen, arbeitsbezogen und daher wichtig für den Zugriff des Unternehmens.

Firmen-E-Mails sind nicht privat. Sie gehören dem Unternehmen (was ein Grund dafür ist, dass Sie niemals eine Firmen-E-Mail für einen Zweck verwenden sollten, bei dem es nicht in Ordnung wäre, wenn jeder/jeder im Unternehmen sie lesen könnte). Es ist nicht die Aufgabe des Unternehmens, Mitarbeitern persönliche E-Mail-Adressen zur Verfügung zu stellen.

Ich würde genau das in der Frage vorgeschlagene Verhalten empfehlen: Ändern Sie das Passwort und leiten Sie E-Mails an ein überwachtes Konto weiter.

Die häufigste Methode, die ich gesehen habe, besteht darin, den Mitarbeiter auf Abwesenheit zu setzen. Sie können sagen, dass die E-Mail-Adresse nicht mehr gültig ist, und Weiterleitungsanweisungen für alle Parteien hinterlassen, die möglicherweise kontaktiert werden müssen. Dieser erste Schritt filtert persönlichen oder E-Mail-Spam heraus, bevor Nachrichten an jemand anderen weitergeleitet werden, um Maßnahmen zu ergreifen. Dies spart viel mehr Zeit, als jede E-Mail weiterleiten zu müssen, und vermeidet die unbefugte Nutzung des E-Mail-Kontos einer anderen Person.