Umgang mit nicht vorhandener Telefonrichtlinie

Sie denken wahrscheinlich zu viel darüber nach – Ihr Kollege hat gesagt, dass Sie Anrufe entgegennehmen können, „wenn Sie möchten“, also erwartet er eindeutig nicht, dass Sie seine Anrufe entgegennehmen.

Da Sie sowieso eine andere Rolle als sie haben, ist es unwahrscheinlich, dass Sie den Anrufern in jedem Fall eine große Hilfe sein würden. Ich würde sagen, es ist absolut professionell, die Anrufe zu ignorieren, wenn man mit seiner eigenen Arbeit beschäftigt ist. Eine Voicemail-Box würde die gleiche Aufgabe erfüllen wie Sie, also könnte es sich lohnen zu prüfen, ob das Telefonsystem dies unterstützen kann.

Am Ende entscheidet Ihr Vorgesetzter, ob Sie die Aufgaben eines Telefonassistenten übernehmen.

Gleichzeitig sollte ihre Entscheidung eine fundierte Entscheidung sein. Wenn Sie also glauben, dass sie sich auf Sie auswirken wird, sollten Sie die Diskussion damit führen, wie Sie dies vermeiden können .

Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgesetzter weiß, welche Auswirkungen dies auf Ihre Arbeit hat, und seien Sie bereit, eine Alternative anzubieten, z. B. einen Anrufbeantworterdienst, oder den Anruf nach einiger Zeit an die Rezeption umzuleiten.

Als Software-Typ würde ich mich über die ständige Unterbrechung ärgern und alles in meiner Macht Stehende tun, um das zu ändern; sogar Leute, die telefonieren, haben meine Arbeit in der Vergangenheit stark beeinflusst, weil sie meinen Gedankengang unterbrechen.

In Anbetracht all dessen rate ich Ihnen, dem Telefon weiter auszuweichen, es sei denn, Ihr Kollege tut so, als würde er erwarten, dass Sie antworten. In diesem Fall eskalieren Sie zum Management. Wenn Sie die Erwartungen richtig formulieren wollen (und ich schlage vor, dass Sie das tun), sollten Sie Ihren Kollegen wissen lassen, dass das Telefon normalerweise unbeantwortet bleibt, weil Sie beschäftigt sind.

Hier ist einiges los.

• Verpasste Anrufe können schlecht fürs Geschäft sein. Es ist eine Überlegung wert, dass Sie den Anruf annehmen sollten, wenn Sie die einzige verfügbare Person sind. (Aber es scheint immer noch, dass Sie das nicht müssen .)
• Es kann einen Grund dafür geben, dass Ihr Kollege das Bedürfnis verspürte, Ihnen zu erklären, dass Sie im Raum waren, aber nicht ans Telefon ging. Die Person am anderen Ende hat vielleicht nach einer Erklärung gesucht oder Ihr Kollege hat versucht, einen Witz zu machen, um das Eis zu brechen.
• Wägen Sie die Situation ab. Ich begann meine Karriere in einer Back-End-Rolle mit schlechten Kommunikationsfähigkeiten. Niemand wollte, dass ich Telefone beantworte und mit Kunden interagiere, selbst wenn ich die einzige Option wäre. Es ist auch erwähnenswert, dass Sie feststellen, dass die Ablenkung durch das Telefon Ihren Fokus beeinträchtigen kann. Das ist nachvollziehbar und sollte bei der Entscheidung berücksichtigt werden. (Obwohl das ständige Klingeln nicht auch eine Ablenkung wäre?)
• Schließlich glaube ich, dass der Kern Ihres Problems darin bestand, was Ihr Kollege gesagt hat. Versuchen Sie, mit ihnen zu sprechen. Erklären Sie vielleicht, dass Sie es nicht mögen, als schüchtern bezeichnet zu werden (oder überhaupt nicht). Oder dass Sie es nicht schätzen, wenn Sie in Ihrer Anwesenheit diskutiert werden (dies wird schließlich normalerweise als unhöflich angesehen). Oder vielleicht haben Sie es beleidigt, dass es irgendwie impliziert wurde dass Sie gegen eine geringfügige Verpflichtung verstoßen haben, ans Telefon zu gehen, obwohl dies nicht ausdrücklich von Ihnen erwartet wird und Sie technisch dazu berechtigt sind, Anrufe zu ignorieren.

Das kann in einem kurzen Gespräch mit besagtem Kollegen angesprochen werden.

Hey SoAndSo, ich wollte nur erwähnen, dass es mich neulich irgendwie gestört hat, als du [Person X auf der anderen Leitung] gesagt hast, dass ich ihren Anruf ignoriert habe und dass ich es getan habe, weil ich schüchtern bin. Ich denke, die Art und Weise, wie Sie es gesagt haben, hat mich schlecht aussehen lassen, und ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie das nicht tun würden.

Fragen Sie niemals nach einem anderen Telefon oder einer Möglichkeit, leichter ans Telefon zu gehen. Sie werden dies sehr bereuen, wenn Sie ein paar Mal aus Ihren Gedanken gerissen wurden und feststellen, dass Sie jetzt als sein Anrufbeantworter etabliert sind.
Das beginnt mit „Sagen Sie ihm, er soll mich zurückrufen“ und geht weiter wie „Bitte sagen Sie ihm, dass ich x für Projekt y getan habe, weil z“, was Sie notieren und Ihrem Kollegen übergeben müssen. Ihre Arbeit wird darunter leiden und später will niemand hören, dass Sie oft Sekretärin gespielt haben und nicht nur die Telefonzeit, sondern auch viel andere Zeit verschwendet haben, weil Sie immer wieder aufs Neue denken mussten.

Es ist nicht Ihr Telefon, nicht einmal Ihr Geschäftsfeld, Sie können dem Anrufer nicht einmal helfen.

Zeigen Sie stattdessen aktiv, dass Sie mit der Situation nicht zufrieden sind, bevor andere entscheiden, was Sie tun müssen. Schlagen Sie Verbesserungen vor, z

• Ihr Kollege dreht die Lautstärke herunter, wenn er nicht an seinem Schreibtisch ist.
• Weiterleiten von Anrufen an eine geeignete Person, wenn diese nicht anwesend ist.
• ein Anrufbeantworter, der Anrufe annimmt und Informationen über Anrufe an Ihren Kollegen weiterleitet, ohne dass eine Person eingreift
• ein allgemeines unternehmensweites Bewusstsein für diese Situation. Wahrscheinlich sind Sie nicht der einzige Betroffene. Dann können sie nicht anfangen, dumm über dich zu reden.
• bei internen Anrufen ein unternehmensweites Bewusstsein, dass jemand, der nach 3 Klingelzeichen nicht abnimmt, wahrscheinlich auch die nächsten 20 Klingelzeichen nicht entgegennimmt. Ja, das klingt trivial, aber es mag für viele von ihnen eine Überraschung sein.
• lass die Leute (intern und extern) wissen, dass diese Person selten bei ihm ist, also schreibe ihm besser E-Mails.

Im Grunde hast du dir deine Frage selbst beantwortet

Sie können entweder aufstehen und die Anrufe entgegennehmen.

Oder weiterhin ignorieren und möglicherweise schlecht reden. Das ergibt für mich keinen Sinn, da es bedeutet, dass Sie durch den Anruf so abgelenkt werden, dass Sie ihn genauso gut annehmen können.

Ihre letzte Möglichkeit besteht darin, Ihren Vorgesetzten nach dem richtigen Verfahren hier zu fragen. Möglicherweise können sie Ihnen ein Telefon an Ihrem Schreibtisch besorgen, mit dem Sie die Telefonanrufe anderer fernsteuern und entgegennehmen können.