Wie Sie vermitteln, dass Sie die Person sind, nach der gefragt wird

Ich denke, der Hauptgrund für die Verwirrung ist nicht die anfängliche Begrüßung, sondern das "Ja?" Es ist unklar, ob du „Ja, mach schon“ oder „Ja, ich hole ihn einfach für dich“ meinst, weshalb du dieses Sekundenbruchteil-Zögern bekommst, während sie versuchen herauszufinden, was du gemeint hast.

Die übliche Art zu antworten, wenn sie darum gebeten haben, mit Ihnen zu sprechen, ist zu sagen: „Wird gerade gesprochen“.

Das kann kurz sein:

"Kann ich bitte mit John Smith sprechen?"
"Apropos."
"Ah, hallo John. Kannst du mir helfen mit...?"

Oder länger:

"Kann ich bitte mit John Smith sprechen?"
"John Smith spricht. Wie kann ich Ihnen helfen?"
"Eigentlich suchte ich nach Informationen über..."

Du könntest auch einwechseln

Das ist John Smith.

oder

Sie haben John Smith erreicht.

statt "John Smith spricht". Oben.

So gehen Sie professionell ans Telefon

Zu Ihrer eigentlichen Frage: Eine übliche Art, in einem professionellen Umfeld ans Telefon zu gehen, wäre:

Guten Morgen Nachmittag. ABC Systems, John spricht. Wie kann ich helfen?

Manchmal sagen die Leute einfach

Guten Morgen Nachmittag. ABC-Systeme.

und das ist auch akzeptabel, aber das "Wie kann ich helfen?" klingt meiner Meinung nach kundenfreundlicher.

Wenn Sie ein größeres Unternehmen mit vielen Niederlassungen sind, können Sie auch den Standort hinzufügen:

Guten Nachmittag. ABC Systems Edinburgh. Wie kann ich helfen?

Sie können Hi anstelle von "Guten Morgen" ersetzen, wenn Sie sich damit wohler fühlen; es ist am wichtigsten, sich wohl und freundlich zu klingen.

Denken Sie daran, dass selbst wenn Sie „John spricht“ oder „John Smith spricht“ sagen, sie Ihren Namen möglicherweise nicht verstehen und trotzdem darum bitten werden, mit John Smith zu sprechen. Dann folgen Sie einfach den Ratschlägen in meinem ersten Abschnitt.

Beantwortung des Telefons auf einer direkten Leitung

Aus der Tatsache, dass Sie sagten, die Leute würden namentlich nach Ihnen fragen, ging ich davon aus, dass Sie an die Haupttelefone gingen. In diesem Fall sind Sie das Gesicht des Unternehmens und müssen formeller und entgegenkommender sein.

Wenn Sie jedoch nur eine Direktleitung an Sie beantworten, können Sie etwas anders antworten.

Bei einem externen Anruf würde ich immer noch den Firmennamen und Ihren Namen verwenden - so kann der Anrufer wissen, dass er am richtigen Ort (oder am falschen!) angekommen ist. Sie könnten die Tageszeit-Begrüßung und das „Wie kann ich helfen?“ weglassen. obwohl, wenn Sie es vorziehen. Wie ich bereits erwähnt habe, sind diese eher dafür gedacht, wenn Sie das "Gesicht des Unternehmens" sind.

Also anstatt:

ABC Systems, John spricht.

oder auch einfach

Hallo, das ist Johannes.

Für einen internen Anruf (der normalerweise einen anderen Klingelton hat - fragen Sie jemanden, wenn Sie den Unterschied zwischen den verschiedenen Telefontönen nicht kennen) würden Sie offensichtlich nicht den Firmennamen verwenden. "Hallo?" wäre wahrscheinlich auch für einen internen Anruf in Ordnung, besonders in einer kleinen Firma.

Noch ein paar Tipps

Vieles davon hängt von der Arbeitsumgebung, Ihrem Unternehmen und der Art der Personen ab, die Sie anrufen. Sie müssen beurteilen, wie viel von einer Begrüßung Sie verwenden sollten.

Wenn Sie noch unsicher sind, würde ich empfehlen:

• Zuhören, wie andere Personen in Ihrem Unternehmen ans Telefon gehen und wie formal sie vorgehen. Dies hilft Ihnen festzustellen, wie die Unternehmenskultur ist und was angemessen ist. Sie müssen nicht genau dasselbe sagen wie sie, aber es sollte Ihnen eine grobe Orientierung geben, wenn Sie sich nicht sicher sind.
• Zuhören, wie Kunden Sie am Telefon begrüßen. Wenn es hauptsächlich Leute sind, die du persönlich getroffen hast, werden sie dir wahrscheinlich vertrauter sein als Fremde, mit denen du noch nie zuvor gesprochen hast. Wenn die Mehrheit Ihrer Anrufer das eine oder andere ist, können Sie Ihr Telefonieren entsprechend anpassen.

Wie ich im Eröffnungsabschnitt erwähnt habe, denke ich, dass es das "Ja?" nicht das "Hallo?" Das ist das Problem. Wenn Sie also beim "Hallo" bleiben und einfach ändern möchten, wie Sie kommunizieren, dass Sie die Person sind, nach der sie gefragt haben, wäre das wahrscheinlich in Ordnung.

Ich gehe fast immer ans Telefon, indem ich sage: „Hallo, das ist Joe“ oder „Das ist Joe“.

Es scheint sicherzustellen, dass die Person, die mich anruft, tatsächlich mit dem spricht, für den sie sich hält.

Ich kenne Leute, die Dinge sagen wie "Firma ABC Telekommunikationsabteilung, Steve spricht.", was in Ordnung ist, aber für mich scheint es ein bisschen zu förmlich zu sein. Wenn Sie ein Kundenvertreter oder jemand sind, der mit Kunden des Unternehmens kommuniziert, ist es wahrscheinlich am besten, formeller zu sein.

Ich neige dazu, knapp zu sein:

Wenn die meisten Anrufe von außen kommen, würde ich sagen

"ABC-Systeme"

Normalerweise hänge ich kein „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ an, weil ich bedauerlicherweise dazu neige, die Zeit aus den Augen zu verlieren, wenn ich an etwas arbeite, das meine volle Aufmerksamkeit erfordert.

Ich vermute, dass Sie Ihren Namen „Carel Nel“ nicht erkannt haben, weil Sie gestresst waren, und der Grund dafür, dass Sie gestresst waren, war, dass Sie damit beschäftigt waren, was Sie als nächstes sagen sollten – wenn ich bewusst darüber nachdenken muss, was mein Name, Geburtsdatum, Alter ist , Adresse, mein Kopf wird einfach leer :)

Sie müssen sich auf jeden Fall eine professionelle Begrüßung einfallen lassen, mit der Sie sich wohlfühlen und die die Arbeit für Sie erledigt, nämlich fehlgeleitete Anrufe von Ihnen wegzuleiten. Ich schlage "ABC Systems" vor, weil Sie dort arbeiten, und Sie sollten in der Lage sein zu sagen, wo Sie arbeiten, ohne darüber nachzudenken und sich zu sehr zu stressen :) Lassen Sie nach der ersten Begrüßung einfach die andere Partei sprechen und nehmen Sie die führen - schließlich wissen sie, was sie wollen und du nicht - und schwimmst mit dem Strom :)

Noch einmal (und Sie wissen es bereits) - dies ist nicht Ihr Zuhause, sondern Ihr Arbeitsplatz. Sie können die Leute zu Hause so begrüßen, wie Sie möchten, aber bei der Arbeit sind Sie die Stimme des Unternehmens, wenn Sie einen Anruf entgegennehmen. Daher ist es notwendig, dass Ihre Begrüßung professionell und repräsentativ für das Unternehmen ist. Sie müssen nicht Rezeptionist spielen, wenn Sie nach der Begrüßung alle eingehenden Anrufe mit Ausnahme der Anrufe mit offensichtlich falscher Nummer an die Rezeption weiterleiten können - Sie sind darauf trainiert, eingehende Anrufe anzunehmen und sie entsprechend weiterzuleiten. Du bist nicht trainiert und falls es dich tröstet, ich auch nicht - Mit den Worten meines Lieblingsschauspielers Clint Eastwood: "...A man's got to know his limited..." :)

Ich persönlich denke, dass Sie das Thema wirklich überdenken. Sei höflich und freundlich. Zum Beispiel:

Ich: "Hallo"

Anrufer: "Guten Tag, kann ich bitte mit Carel Nel sprechen?"

Ich: "Apropos. Wer ist das?"

Anrufer: Identifiziert sich selbst. Gespräch beginnt.

Oder wenn Sie das Gespräch beginnen:

Ich: „Hallo“/„Hiya/Hi“, ist das [irgendein zufälliger Name]?

Sie: "Es ist, ja" oder etwas Äquivalentes

Ich: "Hallo, wie geht es Ihnen - hier ist Carel Nel, ich rufe von so und so an" oder wenn intern: "Hier ist Carel Nel in" dieser und jener Abteilung.

Denken Sie daran, dass es auch auf Ihren Ton und Ihre Intonation ankommt. Ich plädiere nicht dafür, "yo" oder "whassup" zu sagen, aber wenn Sie ans Telefon gehen, indem Sie "Hallo", "Carel Nel", "Carel Nel spricht" oder eine andere ähnliche Begrüßung sagen, ist alles in Ordnung. Sie wollen beide zur Sache kommen und als Kollege eines Softwareentwicklers weiß ich, wie anstrengend die Arbeit sein kann. Machen Sie es nicht peinlich oder schwierig, identifizieren Sie sich einfach und lassen Sie das Gespräch beginnen.

Eines möchte ich jedoch sagen - obwohl andere es vorgeschlagen haben und dies eine rein persönliche Meinung ist, verachte ich etwas wie "Hallo, hier ist Carel Nel, wie kann ich Ihnen heute helfen?".

Vielleicht liegt es daran, dass ich in der Telekommunikation arbeite und viel Erfahrung im Umgang mit Call Centern habe , aber für mich klingt es mechanisch und roboterhaft. Vielleicht ist es mein Iresein und die Tatsache, dass ich etwas Persönlichkeit zum Vorschein bringen möchte, aber ich habe einfach trotz dieser Herangehensweise! Sagen Sie stattdessen einfach „Hallo“, haben Sie keine Angst, Sie selbst zu sein, bleiben Sie immer professionell und alles wird gut.

Kurzer Hinweis: Viele Telemarketer fragen „Darf ich mit John Smith sprechen“, obwohl Sie den Anruf mit „Hallo, hier ist John Smith“ beantwortet haben … weil ihr Autodialer keinen Menschen an die Leitung schaltet, bis es sich einigermaßen sicher ist werden ihre Zeit nicht mit einem Anrufbeantworter verschwenden. Wenn ich ein Klicken höre, gefolgt von „Darf ich mit … sprechen“, nehme ich an , dass es sich um einen Telefonverkäufer handelt, und antworte mit „Darf ich fragen, wer anruft“ – er hätte sich sowieso identifizieren müssen, bevor er darum bat, mit mir sprechen zu dürfen. So kann ich herausfinden, wer sie sind, bevor ich meine Identität bestätige, und auflegen.

(Tatsächlich war ich versucht, einen Anrufbeantworter zu programmieren, der diese Sequenz automatisiert, da es ein Muster ist, das zuverlässig genug ist, dass ich denke, dass es tatsächlich zu einem erfolgreichen Filter gemacht werden könnte.)

Ich gehe immer ans Telefon, indem ich meinen Namen nenne, etwa „Hallo, hier spricht John Smith“ oder „Hallo, John Smith spricht“. Wenn ich ein Telefon mit Anruferkennung verwende und jemand anruft, den ich kenne, gebe ich oft nur meinen Vornamen an.

Wenn die Person meinen Namen nicht verstanden hat und nach mir fragt, wiederhole ich meinen Namen. Ich habe viele Gespräche geführt, die in etwa so ablaufen:

"Hallo, John Smith spricht."

"Kann ich bitte mit John Smith sprechen?"

"Ja, John Smith spricht."

Ich erhalte selten Anrufe von Kunden, aber wenn ich an ein Bürotelefon gehe und weiß, dass es sich um einen externen Anruf handelt oder es sich möglicherweise um einen externen Anruf handelt, sage ich: „Unternehmen XYZ, John Smith spricht.“

Einige Unternehmen haben lange Skripte, von denen sie erwarten, dass jemand sie befolgt, wenn sie ans Telefon gehen, wie „Hallo, Firma XYZ, Ihre Quelle für die besten Widgets und Foobars, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche geöffnet, mit Service im gesamten Großraum Dieser Anruf kann zu Schulungszwecken aufgezeichnet werden. Mein Name ist John Smith, und ich werde Ihnen gerne auf jede erdenkliche Weise behilflich sein. Was ist der Zweck Ihres heutigen Anrufs?“ Mich persönlich nerven diese, wenn ich sie mir anhören muss. Ich habe ein paar Mal erlebt, dass die Firma mir ein solches Skript gegeben hat, und ich habe es immer ignoriert und niemanden hat es interessiert. Aber ich bin mir sicher, dass es Jobs gibt, bei denen Sie gefeuert werden könnten, wenn Sie sich nicht an das Drehbuch halten.