Was ist eine höfliche Nachricht an einen Anrufbeantworter, um zu verhindern, dass Kunden wiederholt anrufen?

Oft rufen Kunden mein Telefon kontinuierlich an, bis ich antworte. Manchmal haben sie nur wenige Augenblicke zuvor bereits eine Voicemail hinterlassen, manchmal hinterlassen sie gar keine.

Ich bemühe mich, Anrufe am selben Werktag zurückzurufen, je nachdem, wann sie eingehen. Es kann 24 bis 48 Stunden dauern, aber meistens ist es während der Arbeitswoche am selben Werktag.

Viele Sozialämter in der Stadt haben VM, die Kunden anweist, nicht mehr als einmal anzurufen und nicht mehr als eine Nachricht zu hinterlassen, so wie ich. Kürzlich hinterließ mir ein Anrufer eine böse Nachricht darüber, wie unhöflich meine VM-Nachricht ist.

Ich habe im Internet nach einer besseren Option gesucht, als zu sagen "Bitte nicht weiter anrufen", aber ich hatte kein Glück, eine Antwort zu finden.

Was sagt Ihre aktuelle VM-Meldung? Haben Sie außer diesem einen Fall noch andere Beschwerden erhalten?
Bitte verzichten Sie auf Antworten in den Kommentaren.
Können Sie bestätigen, was Sie hier mit „Kunden“ meinen? Sind das Leute, mit denen Sie derzeit verlobt sind und die Ihnen tatsächlich Geld zahlen?
Einverstanden mit Philip - ist ein Kunde ein Kunde? Zahlen sie dir Geld? Sie implizieren, dass Sie eine soziale Agentur sind - bieten Sie vielleicht einen sozialen Dienst an, der von einer Treuhand-/Regierungsbehörde bezahlt wird, für die Sie Dienstleistungen für "Kunden" erbringen?
Die beste Lösung ist, die Zeit, die Sie im Internet verbringen, damit zu verbringen, eine telefonische Nachricht zu finden, und stattdessen einfach an Ihr Telefon zu gehen.
Haben Sie dem Kunden klar gemacht, wann Sie sich zurückmelden werden? Aus Sicht des Kunden ist es frustrierend, Ihren Zeitplan nicht zu kennen und ihn anzurufen, bis er etwas anderes hört.
Warum gehen Sie nicht einfach ans Telefon, anstatt „innerhalb des Werktages“ zurückzurufen?
Wer ist hier das Problem? Du, weil du nicht einmal ans Telefon gehst? Warum nimmst du nicht einfach beim ersten Anruf ab? Oder sind es die Anrufer, ist es dort so üblich, so lange anzurufen, bis man zurückgerufen wird? Wie groß ist der Abstand zwischen diesen Anrufen? Wissen diese Leute alle, dass Sie zurückrufen werden? Warum rufen diese Leute an, gibt es Fälle, in denen sie Sie gerade brauchen oder es zu spät sein wird?
Sie bitten um eine Voicemail-Nachricht, aber ist Ihre eigentliche Frage nicht „Wie gehe ich mit dieser Situation um, in der ich aus [Grund] häufig nicht ans Telefon gehen kann“? Es wäre auch nützlich, Ihr Fachgebiet einzubeziehen, damit die Leute spezifischere Antworten geben können.

Antworten (6)

Ihre Kunden sind frustriert, weil sie nicht durchkommen können, das ist ein Verfahrensfehler. Keine Nachricht wird dies lindern. Es gibt zahlreiche Mainstream-Optionen, wie z. B. das Umleiten der Anrufe über eine Nebenstellenanlage zu jemandem, der tatsächlich ans Telefon geht.

Führen Sie Unternehmensprotokolle ein, in denen jemand anderes die Anrufe zunächst entgegennimmt und sie dann weiterleitet usw. Die meisten Unternehmen arbeiten an ihrer Seite des Problems, anstatt dies vom Kunden zu erwarten. Es ist einfach ein gutes Geschäft und Professionalität.

Wenn es nur Sie sind, dann ist es noch wichtiger, erreichbar zu sein, meine telefonische Nachricht sagt nur, dass ich nicht erreichbar bin, und gibt meine Handynummer an, wenn es sich um einen Notfall handelt.

Ich denke, jeder Service ist mit einem gewissen Maß an Erwartung verbunden. Es gibt nur sehr wenige Unternehmen, bei denen jemand ans Telefon geht, wenn jemand anruft. Manchmal müssen Sie Ihre Verluste begrenzen und problematische Kunden das Problem von jemand anderem sein lassen.
@JeffO Ich bin mir nicht sicher, was du meinst, jedes Unternehmen, für das ich jemals in vielen Branchen gearbeitet habe, hatte jemanden, der ans Telefon ging. Dies ist kein Störungsclient, sondern ein Störungsdienstanbieter. Wenn ich der Kunde wäre, würde ich darüber nachdenken, meine Verluste zu reduzieren und einen anderen Dienstleister zu verwenden. Übersehe ich etwas?
Sie haben noch nie ein Unternehmen angerufen und eine Voicemail-Nachricht hinterlassen, ohne jemals mit einer Person gesprochen zu haben?
@JeffO ja habe ich, nach Feierabend oder an Feiertagen etc. Ansonsten unter normalen Umständen, nein, habe ich nicht. Ich kann sehen, wie es passieren kann, und hin und wieder würde es mich nicht stören, aber wenn es die übliche Praxis für einen Dienstleister wäre, würde ich sie ersetzen.

Gehen Sie einfach ans Telefon.

Sie haben hier ein XY-Problem. Verwenden Sie kein Telefon wie E-Mail. Es ist ein synchroner Kommunikationsmodus. Menschen nutzen das Telefon, wenn sie eine sofortige Antwort oder zumindest sofortiges Feedback zu ihrem Problem oder ihrer Frage wünschen.

Wenn Sie den Anruf "innerhalb des Geschäftstages" zurückgeben, wird das Telefon im asynchronen Modus verwendet, was von den meisten Menschen nicht erwartet wird. Kein Wunder, dass die Leute frustriert sind und so lange zurückrufen, bis Sie antworten.

Es ist natürlich unzumutbar, telefonisch zu antworten, wenn Sie nicht im Büro sind. Dann kommt Voicemail ins Spiel. Voicemail ist nicht als „Bitte nicht stören“ gedacht, obwohl Sie es so verwenden könnten . Tun Sie das zu oft (oder in Ihrem Fall scheint es die ganze Zeit zu sein), und Sie werden am Ende eine lange Liste unzufriedener Kunden haben.

Der Inhalt Ihrer Nachricht ist nicht objektiv unhöflich, obwohl Sie vielleicht Ihren Tonfall überprüfen möchten, um sicherzustellen, dass er neutral ist und nicht aggressiv rüberkommt. Sie können diesem Client antworten mit:

Es tut mir leid, wenn ich unhöflich rüberkam, aber leider habe ich viele Kunden, die mich wiederholt unhöflich anrufen, während ich mich um wichtige Angelegenheiten kümmerte. Wenn Sie mehrere Nachrichten hinterlassen, kann ich Ihre Anfrage nicht schneller bearbeiten. Es zwingt mich jedoch, mehr Zeit damit zu verbringen, Sprachnachrichten abzuhören, als ich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage aufwenden könnte.

Wenn Sie das zweite oder dritte Mal antworten, wenn ein Kunde anruft, geben Sie ihm im Grunde genommen eine positive Bestätigung dafür, dass er ihn mehrmals angerufen hat. Wenn es Ihr Job zulässt, sollten Sie daher auch in Betracht ziehen, Ihr Telefon zu Zeiten auszuschalten, in denen Sie zu beschäftigt sind, um Anrufe entgegenzunehmen. Auf diese Weise werden sie, egal wie oft sie anrufen, zu derselben Nachricht zurückgeleitet.

Ich glaube, die Frage von OP bezieht sich auf eine höfliche Nachricht, aber nicht darauf, was mit diesem einen verärgerten Kunden zu tun ist.
@SandraK Ich glaube, ich habe diese Frage im ersten Satz beantwortet. Es ist ziemlich üblich, dass SE-Antworten über die Beantwortung der direkten Frage hinausgehen und das allgemeine Problem ansprechen, das zur Notwendigkeit der Frage geführt hat.
Ich stimme zu, können Sie Ihre Antwort bearbeiten und sich mehr auf die Frage des OP konzentrieren und nicht auf den verärgerten Kunden oder den Telefonanrufprozess des OP?

Sie können Clients nicht "zwingen", indem Sie sie darauf beschränken, nur einmal anzurufen, aber Sie können es ihnen nur andeuten; Und sie werden definitiv jeden Humor darin lieben. Du könntest benutzen:

" Hallo! Lauries Anrufbeantworter ist kaputt. Das ist sein Kühlschrank. Bitte sprechen Sie sehr langsam, und ich werde Ihre Nachricht mit einem seiner Magneten auf meine Vorderseite kleben. Wir haben nur eine begrenzte Anzahl von Magneten, also verwenden Sie bitte nur einen Magneten pro Ausgabe. "

Warum hast du das in den Kommentaren und als Antwort gepostet?
In Ordnung, ich verstehe. Ich habe die Ablehnung aufgehoben. Ich dachte du postest an zwei Stellen.
Genius. Einfach und effektiv. Das Prinzip... lösche den Kommentar, falls du es noch nicht getan hast.
Obwohl es sich um eine unterhaltsame Voicemail handelt, könnte dies für geschäftliche Zwecke (selbst auf einem privaten Telefon) als etwas zu informell angesehen werden.
Obwohl es humorvoll und unterhaltsam ist, kann ich nicht erkennen, wie dies die Bedenken des OP anspricht, dass sich ihre Kunden kurzgeschlossen fühlen, während ich annehme, dass albern besser als unhöflich ist, würde es nicht immer noch als unprofessionell rüberkommen?
Warum sollte sich der Kunde darum kümmern, wenn Ihnen die „Magnete“ ausgehen? Es ist dein Problem, nicht ihr Problem. Sie suchen nach einer Lösung für ihr Problem, ohne herauszufinden, ob es sich um einen Kühlschrank oder eine Waschmaschine handelt.
@RichardU Wenn der Kunde bei eisiger Kälte (oder extremer Hitze) aus seinem Haus ausgesperrt ist, weil das sogenannte intelligente Schloss ihn nicht hereinlässt, würde er es sicher nicht "humorvoll" oder "unterhaltsam" finden wissen, dass er mit einem Kühlschrank spricht oder dass es irgendwo an Magneten mangelt.

Ich schlage vor, die Nachricht zu verwenden, um Ihre Richtlinien für Rückrufe anzugeben. Zum Beispiel: „Anrufe während der regulären Geschäftszeiten werden in der Regel am selben Tag zurückgerufen. Alle Anrufe werden innerhalb von 48 Stunden zurückgerufen.“

Wenn Sie nicht im Büro sind oder in einer ganztägigen Besprechung beschäftigt sind, ändern Sie außerdem die Nachricht: „Alle Anrufe, die heute, Montag, eingehen, werden morgen zurückgerufen.“

Die wiederholten Anrufe resultieren aus der Sorge, dass ein früherer Anruf verloren gegangen ist oder ignoriert wird. Wenn Sie genaue Erwartungen setzen, ist dies weniger wahrscheinlich.

Eine Lösung besteht darin, Ihre Kunden so oft anrufen zu lassen, wie sie möchten.

Stattdessen könnten Sie Google Voice verwenden . In den USA ist es kostenlos.

Oder Sie könnten Visual Voice Mail verwenden , das einige Mobilfunkanbieter gegen eine monatliche zusätzliche Gebühr anbieten. Da ich jedoch nur mit Google Voice vertraut bin und nicht mit den anderen benutzerdefinierten Visual Voice Mail-Produkten, die von Mobilfunkanbietern angeboten werden, kann ich nur das Angebot von Google Voice beschreiben.

  1. Mit Google Voice können Sie Ihre Voicemails visuell anzeigen. So können Sie leicht erkennen, ob Sie mehrere Voicemails von derselben Person haben, ohne dass Sie die Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs überprüfen müssen.

  2. Es zeigt Ihnen ein automatisiertes Transkript der Voicemails an, die es auch sofort per E-Mail oder SMS an Sie weiterleiten kann.

  3. Sie können Anrufe basierend auf jeder Art von Regel weiterleiten, die Sie möchten. Es kann auch Anrufe gleichzeitig an mehrere Telefone/Computer weiterleiten.

  4. Damit können Sie Nachrichten anzeigen. So können Sie beispielsweise Nachrichten abhören, während sie in Echtzeit hinterlassen werden, und Sie können den Anruf annehmen, bevor die Person auflegt. Aber es hat auch andere Arten von Screening-Funktionen.

  5. Es erleichtert das Archivieren von Sprachnachrichten, wenn Sie einige aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

Nachteile

  1. Sofern Sie nicht bezahlen, besitzt Google die Telefonnummer, die es Ihnen gibt, und wenn Sie nicht sehr viel Glück haben, ist die Vorwahl der kostenlosen Telefonnummer, die sie Ihnen geben, Ihren Kunden möglicherweise nicht bekannt.

  2. Ihre Kunden müssen eine andere Telefonnummer anrufen als die, von der sie einen Anruf erhalten (es sei denn, Sie zahlen oder Sie rufen über Google Voice zurück, was einige zusätzliche Sekunden dauert).

  3. Das letzte Mal habe ich nachgesehen. Google Voice hatte eine großartige Integration mit Sprint (wenn Sie ein Sprint-Postpaid-Konto hatten). Bei anderen Mobilfunkanbietern ist die erweiterte Integration mit Google Voice etwas komplizierter.

Was ist eine höfliche Nachricht an einen Anrufbeantworter, um zu verhindern, dass Kunden wiederholt anrufen?
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